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 文书基础：第一节应用文书的概念与制发程序
一、 应用文书的含义与分类
（一） 含义
应用文书——各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
（二）分类
主要分为三类：
行政公文——在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。又称“通用公文”。
主要有13种公文：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、
事务文书——处理日常事务所使用的文书。主要包括：
传真稿、备忘录、请柬、邀请信、简报、会议纪要、计划、总结、述职报告、讲话稿等。
商务文书——处理商务业务所使用的文书。主要包括：
意想书、定货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告。
二、文书的制发过程
（一）通用公文的制发程序
草拟——审核——签发——复核——缮印——用印——发文登记——分发
（二）事务文书、商务文书的制度发程序
事务文书、商务文书各有多种下属文书，其内容、体式、功能各不相同，因此，没有行政文书那么严格的、缜密的制发程序。但都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。 

秘书文书基础知识：第二节应用文书的格式
一、 通用公文的格式
指公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
（一）通用公文用纸和印装规格
（ 要求字目闪动）
1、 采用国际标准A4型纸
2、 公文页面与版心尺寸
3、 文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。
4、 公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。
（二）通用公文中各要素标识规则
1、眉首
1) 公文份数序号
2) 秘密等级和保密期限
3) 紧急程度
4) 发文机关标识
5) 发文字号
6) 签发人（会签人）
7) 红色反线

　 ①00001　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　②机密★一年　
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　③ 特 急
　 　　　　　　　④××××××××文件

　　　　　　　　　　　　 ⑤×××〔2006〕号

眉
首
分析：“①”表示　公文份数序号
1、行政公文要求“绝密”“机密”公文应当标明份号，党的机关公文要求凡秘密公文都要标明份号。 每一份公文的份号都不一样，这在秘密公文的管理过程中有重要意义。
2、 份号的位置在公文首页版心的左上角第1行。用阿拉伯数字标注。如001至999
“②”表示　秘密等级和保密期限
1、秘密公文的秘密等级共有三级：“绝密”、“机密”、“秘密”。 如无保密内容，不得标注此项，以免给工作增添麻烦。
2、密级标注在公文首页版心右上角第一行。两字间空一格。如“机 密”
“③”表示 不是事关重大、需要紧急办理的公文，不得标注此项。
紧急程度的标注一般也在首页右上角第2行，跟秘密等级上下排列，居秘密等级下方。
“④”表示　发文机关标识
一般由发文机关名称加“文件”两字组成，也可以只有机关名称不加“文件”二字。
版头用套红大字居中印在公文首页上部。
版头这一格式项目需要特别注意的问题还有：
**发文机关名称必须使用全称或规范化简称，不得出现所指不明或容易误解的情况。
**几个机关联合发文，属于行政公文的，要把参与发文的机关都排上，主办机关排列在前，其它机关依次在下方整齐对应排列。机关名称后的“文件”二字居纵向中央。
几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，
例 ：安徽省人事厅
　　　　　 安徽省 科 委 文件
　　　　　 安徽省财政厅
** 在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族的文字和汉字印刷。
“⑤”表示　发文字号有固定的模式：由发文机关代字＋年份(发文年度)＋序号(发文顺序号)
机关代字是发文机关名称的极度简缩，但还能识别出是哪一个机关。如：“国发”是国务院的机关代字；“中发”是中共中央的机关代字；“国办发”是国务院办公厅的机关代字。陕西省人民政府的机关代字是“陕政字”，四川省人民政府的机关代字是“川府”，根据代字可以看出发文的是什么机关。
年份就是发文当年的年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写，如把1999年减缩为“99”。年份加六角括号，例如：〔1999〕。不得用圆括号或别的括号。
序号是机关发文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以后依次顺排即可。除命令(令)外，其它公文的序号前不加“第”字，数字前面也不加“0”。
发文字号之下4MM处印一条与版心等宽的红色反线
　　　　　　　　　　　　　 ①关于×××工作的通知
　　　②××××××
　　　　　　③ ××××××××××××××××××××××××××××
　　　×××××××××××××××××××××××××××××××××
　　　××××××××
　　　 ×××××××××××。
　④附件：1. ××××××
　　　　　2. ××××××
　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　⑤××××××
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二○○六年一月十号
　⑥(××××××)
分析：“①”表示　标题
公文标题位于间隔横线下方，居中排列，字号大于正文。
公文标题由发文机关名称、公文主要内容、文种组成，简称标题三要素。发文机关名称根据情况可以省略
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。如《**市人民政府关于开展财务大检查的通知》
“②”表示　主送机关
就是受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称或者同类型机关的统称，位于公文标题下方，正文上方，顶格排印。
下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。
如人事部《关于开展国家公务员普通话培训的通知》的主送机关：
各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)，教委(教育厅)，语委(语言文字工作 机构)，国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门，新疆生产建设兵团人事局：
向上级机关行文，特别是上行文中的请示，一般只能写一个主送机关。如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。
大多数公文都有主送机关，但有些向全社会普发的下行文（如通告、公告），没有明确的主送机关，可以没有这一项。
“③”表示　正文
正文位于主送机关名称的下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
一般公文要求一文一事。
“④”表示　附件
具体写法：“附件”后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码．如（附件：１．×××）
“⑤”表示　成文日期
要写明年、月、日，不得简写，用汉字书写
如，零要写作成“Ｏ”如“二ＯＯ一年一月一日”
书写的位置：一是文尾标注　　　二是题下标注。会议通过的重要公文，如决议、决定，以及条例、规定等法规性文体，成文日期不在文后，而是加括号标注于标题下方居中位置。
“⑥”表示　附注
公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。
一般是对公文的发放范围、使用时需要注意的事项加以说明，如“（此件传达群众）”
需要注意的是：
不要把附注理解为是对公文内容的解释或注释。
“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
　　　　① 主题词：××　××　××　通知

　　　②抄送：××××××，××××××，×××××，××××××。
③

　⑤××××（印发单位）　　　　　　　　　　　④××××年×月×日印发
　（共印××份）
分析：“①”表示　主题词
又称为“关键词”。它是公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。
所有的公文都要标注主题词，上报的公文要求更严格，要按上级机关的要求和公文主题词标标注。
主题词按规定应标注在公文末页下部，抄送范围上方。
其标引的顺序先标类别词，再标类属词。主题词的数量一般三到五个，要求不超过５个。原则是“谁办文，谁标引”
“②”表示　抄送机关
指主送机关之外的其他需要阅知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
它位于主题词的下1行，左空1字，用3号仿宋体标识“抄送”，后标全角冒号，冒号后为抄送机关。抄送机关用全称或是规范化的简称，抄送机关之间分隔采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标句号。
“③”表示　版记中的反线
版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心。
目的：1、显示各要素之间的区别；2、显得美观好看
注意的是：最后一个要素之下要有一条反线。
“④”表示　印发机关和印发日期
印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占１行位置。
印发机关要具体到承办公文印制和发出的部门。通常是机关的办公部门，或办公部门下属的秘书部门。
印发日期，指的是办公部门接到定稿后起印日期。一般写成＊年＊月＊日，使用阿拉伯数字。
“⑤”表示　版记的位置
版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行
　关于印章的认识：
（三）通用公文的特定格式
三种格式：信函式格式
命令式格式
会议纪要格式
二、事务文书、商务文书的格式
除了简报等个别文种外，大多文书不具有版头、主体、版尾这样严格的三大板块的划分；
事务文书与公务文书包含多个文种，这些文书各有各的格式规范与要求，如请柬有其固定的格式；合同、标书也有约定束成的格式。

秘书文书基础知识：第三节应用文书的要素
● 材料——血肉
● 主题——灵魂
● 结构——骨骼
● 语言——细胞
一、 材料
（一） 概念
材料是作者为了某一目的，收集、摄取以及写入文章中的一系列事实或依据。
（二） 环节
● 材料的占有
途径——一是亲身经历所获；二是调查阅读所获
● 材料的鉴别
对材料进行分析、比较的研究过程。
● 材料的选择
原则：1、围绕主题
2、选择典型材料
3、选择真实准确的材料
4、选择生动新颖的材料
● 材料的使用
注意事项：
一是恰当安排先后顺序
其原则只有一个：便于读者接受
二是确定详略程度
原则有二：一是根据主题需要；二是根据文体的特点
二、主题
（一）概念
通过文章内容所要表达出来的基本观点或中心思想。
（二） 依据
1、 以写作目的为立意依据
2、 以材料本身的意义为立意依据
（三） 对主题的要求
1、 正确——符合党、国家的法律、法令、方针、政策。否则，就不能发挥好积极的作用。
请看下面一篇公文：

　　　　　　　 　华力五金厂关于加强安全保卫工作的通知
　　近来，我厂连续发生盗窃、斗殴和小型失火事故。有数位职工被歹徒打伤，财务损失数万元，为保证工厂的正常生产秩序，特作如下通知：
一、凡是本厂职工进入厂门，均要佩带厂徽标志，否则作违反厂纪处理，扣发奖金。
二、外来人员进入工厂时，必须持所属单位介绍信或证件登记，出厂时，应接受行李物品，甚至搜身检查。
三、来客投宿、有关人员应报厂保卫科批准。在此期间，如厂内发生盗窃、失火事故，来客不准离开工厂，并要集中接受审查。
通告自二零零五年二月八日生效就。凡自觉执行本通告的给予表彰，拒不执行予以经济处罚或行政处分。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二零零五年二月一日
2、 深刻
3、 新颖
4、 集中——一文一事
三、结构
（一）标题
两中模式：
1、 公文式模式
其构成通常是：“发文机关+事由+文种”
××卷烟厂关于生产销售“高档××”及其定价的请示
××市××研究所2005年度科研工作总结
2、 一般文章标题
常用于简报、调查报告、总结、述职报告等事务文书。
两种：单标题——如《为祥和公司的诚信宗旨而尽力》（简报）
双标题——正标题+副标题
如，艰苦的拼搏××，丰硕的成果
——××省邮政系统2006年工作总结
（二）开头
四种开头方式：
1、 概述式
报告、会议纪要、总结、述职报告、调查报告等文种常常采用概述式。
2、 目的式
通告、通知、计划、招标书等采用此方式。
如，
3、 开门见山式
　　　　国务院关于修改《中华人民共和国个人所得税法实施条例》的决定
国务院决定对《中华人民共和国个人所得税法实施条例》作如下修改：
　 ×××××；
××××××；
××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
4、 引述来文式
多用于函、批复等回复性公文。
市人事局关于批准市卫生局录用高校硕士毕业生的函
　　你局《关于拟录用高校硕士毕业生的函》（×卫函〔2006〕15号）收悉。
【练习题】：
1、近年来，全市酒类生产发展过快，已登记发照的社办酒厂有37个，国营酒厂有12个。去年生产白酒4200吨，酒类生产已处于饱和状态。目前申办酒厂的单位还在增加，特别是乡镇、个体户要求办厂的较多。个别的未经申请办理执照，擅自开业；部分酒厂在质量上也未达到要求。为了使酒厂生产健康发展，根据国务院〔1982〕108号文发布的《工商企业登记管理条例施行细则》的有关规定，特提出如下请示。（属____式开头）
2、根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅《关于×省首次侨情普查的通知》精神，为进一步作好我市侨务工作和对台工作，把侨、台工作重点转移到……现确定在全市开展侨、台情况普查工作。（属____式开头）
3.你厅《关于拟录用2005年大中专毕业生的函》（国政〔2005〕18号）收悉。经研究，现复函如下。（属____式开头）
答案：1、目的式 2、开门见山式 3、引述来文式
（三）层次
1、总分式
2、并列式
3、递进式
如，《农村文化活动设施量少质差的现状亟待改变》的调查报告，按以下思考写成：
　　　　　　　　　　××县农村文化活动设施量少质差
　 　　　　　　　　　　　　　↓
　　　　　　　　　　“文化饥饿症”带来农村精神文明滑坡
　　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　　　　　　　　　文化活动量少质差的原因
　　　　　　　　　　　　　　　　　↓
　　　　　　　　　　采取有力措施质量农村文化活动阵地建设
4、因果式
先因后果 OR 先果后因
如，某厂生产的传统产品出现销售疲软势头，厂方要求做出调查并写出市场销售情况的调查报告：
5、时序式
6、三段式
（四） 段落
常用的段落方式：
1、 提行式
2、 条款式
3、 篇段合一式
（五） 过渡
常用的方式：
1、过渡词。如，因此、综上所述、尽管、但是……
2、过渡段。如，现将具体要求通知如下；
3、过渡段。
（六） 照应
常用方式：
1、 首尾照应
2、 文题照应
3、 行文前后照应
（七） 结尾
常用方式：
1、 强调式
2、 期求式
3、 希望式
4、 说明式
5、 秃尾
*****对结构的总体要求：
严谨、自然、完整、统一
56、文章的四要素是：材料、主题、结构和（　　）。2003/8
（A）照应　　　　　　　　　　　　　（B）段落
（C）过渡　　　　　　　　　　　　　（D）语言
27、公文中一般用作经办用语的词语有( )。2005/5
(A)印发 (B)拟定
(C)收悉 (D)兹经
28、公文结构的总体要求是( )。2005/5
(A)自然 (B)统一
(C)严谨 (D)完整
答案：D D B(见书P26)
【训练题】：
下面是应用文书的几段结尾，试根据题后的选项提示判断它们属于哪类结尾方式。
1、以上意见如无不妥，请批转各地执行。 （属____式结尾）
2、希望各级人民政府加强领导，结合实际情况做出规划，切实办好职业技术教育，使这一工作出现新局面。 （属____式结尾）
3、到会同志一致表示，试点城市作为改革的先行者，必须加强当的领导，作好思想政治工作，统一和提高各方面的认识，……努力做到方向准、决心大、路子顺、效果好。
（属____式结尾）
答案：1、期求式 2、希望式 3、强调式
四、语言
（一）运用语言的标准
1、准确
如，要统筹安排生产和生活用水，把城市所有用水户逐步纳入计划，按季分月下达用水指标，严格执行，认真考核。（2001年第18号《国务院公报.二十五个城市用水会议纪要（摘要）》）
例中的“考核”应改为“考核”。因为，对人可以“考核”，对“用水指标”是不能“考核”的。
2、简洁
3、平实
（二）应用文书专用语言
应用文具有独特的专用语言，常见的有以下8类：
1、 开头用语
2、 承启用语
3、 引述用语
4、 批转用语
5、 称谓用语
6、 经办用语
7、 表态用语
8、 结尾用语
56、文章的四要素是：材料、主题、结构和（　　）。2003/8
（A）照应　　　　　　　　　　　　　（B）段落
（C）过渡　　　　　　　　　　　　　（D）语言
27、公文中一般用作经办用语的词语有( )。2005/5
(A)印发 (B)拟定
(C)收悉 (D)兹经
【练习】：
下面是一位学生在实习后写的一篇调查报告，习作的开头文字通顺，交代了调查的时间、地点、任务、事件，但这样写行吗？请从语体方面分析不对之处，并予以修正。
阳春三月。风和日丽。我们省××学院旅游管理专业班的45名同学从广州乘船，在15日天蒙蒙亮时就到了肇庆市。啊，肇庆！美丽的肇庆！你是南粤的旅游胜地，多少个日日夜夜啊，同学们梦寐以求，要来领略你的风采。今天如愿以偿了。但是，这次我们要到你的农村——大湾的食品站，作为期一个月的生猪收购成本调查。因此，尽管大家都想借此机会痛快地玩它一玩，但想到这是实习调查，必须把学好专业放到首位。这样，在实习老师的带领下，下午就分为两个小组奔赴实习调查点了。
下面一段话，是从某工业局干部写的工作总结中摘录的，句子不仅通顺，而且可以说还颇为生动，但是，该局的局长看过后说这样写不对。请你说出理由。
我局所属××工厂去年借助外部东风，生产一度像穿云燕子，飞向百尺竿头。曾几何时，今春以来，却又像冰山开花似的，一泻千里。
答案：
1、 提示：调查报告属于应用文的范畴，其语言要求准确、简洁、庄重、平实、朴素和自然。
文种的语言表达属于文学作品的表达方式，抒情、生动。
其所要表达的主要内容是：广东省××学院旅游管理专业班的45名同学，于3月15日下午始，将分为两个小组对肇庆市的农村——大湾的食品站，作为期一个月的生猪收购成本调查。
3、 我局所属××工厂去年借助外部环境的力量，生产大幅度增长；但是，今年入春以来，生产却直线下降。

秘书文书基础知识：第四节应用文书的表达方式
一、叙述
（一）叙述的概念
把人物的经历、行为、或事物发展变化的过程表述出来的方式。
六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果
（二）人称
两种：第一人称和第三人称
报告、请示、函、计划、总结、邀请信、感谢信、述职报告等使用第一人称。应用文中的第一人称，指的往往是发文机关，只有很少一部分是作者本人（如个人计划、个人总结）。
运用第三人称的文体主要有通报、会议纪要、会议记录、合同
（三）叙述的方式
1、顺叙
调查报告、总结、报告采用这种方式
2、倒叙
简报、通报等
二、议论
（一）概念
作者通过事实材料和逻辑推理，来阐明自己的观点，表达自己赞成什么或是反对什么的表达方式。
三要素：论点、论据、论证
（二）类型
1、立论
2、反驳
（三）论证的方法
1、例证法
要注意典型性
2、分析法
3、引证法
4、对比法
5、因果法
三、说明
（一）概念
对事物的形状、性质、特征、成因、功能，或对人物的经历、特征、状况等进行客观解释、介绍的表达方式。
（二）说明方法
1、定义与表述
（1）定义：对事物的本质特征加以揭示和概括。
商业——以买卖方式使商品流通的经济活动。
（2）表述：具体说明、介绍某一事物或人物的文字。
2、分类和比较
分类说明法是按一定的标准划分成不同类别，并对各类别加以说明的方法。
如，《一九九八年国家留学基金资助出国留学人员选拔简章》就“申请条件”中的“基本条件”和“类别条件”进行了说明。
（1）高级访问学者
应是高等学校、科研院所及大中型骨干企业的重点学科、重点实验室、重点科研项目的学术带头人……
具有高级专业技术职称，年龄不超过55岁。……
（2）访问学者\进修人员
应是在本人所从事的学科领域内有较深入的研究并取得一定成果、确有必要出国培养的教学、科研、技术、管理人员。……
年龄在50岁以下，具有大学本科以上学历人员。……
（3）研究生
根据双边文化教育使用交流项目或其他合作项目的形式选派，具体条件与选派办法另行通知项目单位，不受理个人申请。
比较说明——将相似的或不同的事物进行类比、对比来说明事物的特征的方法。
如，国家统计局××年国民经济和社会发展的统计公报，在介绍我国邮电通信行业发展时指出：
全年完成邮电业务总量1335亿元，比上年增长35.4%。全国城乡电话交换机容量达到10 864万门；其中局用交换机容量达到9318.5万门，比上年增加2107万门……
3、数字和图表
【本章作业】：
1、根据下面内容，拟写一份公文，要求具有眉首、主体、版记；公文内容可以略写。
2006难6月30日，海天电器集团就做好安全保卫工作释义，给各分公司下发了通知，发文字号是：海电〔2006〕79号
2、以拟写工作总结为例，说说材料工作的4个环节。