五邑大学集邮协会管理制度.doc

五邑大学集邮协会管理制度
一、协会架构：
协会编制：会长一名、副会长两名、会长助理、秘书长一名（秘书处）按需设各部门（外联部、宣传部、组织部、网络部）部长、副部长各一名、干事若干名；
协会各部门权限：
会长：全面负责协会内各项事务，代表协会参加各方面会议并有权与各校内外社团、单位签署合作协议。对协会内人事、财务、外联进行监督和指导，各部门部长、副部长由会长提名产生。
副会长：A、（内务副会长）协助会长分管组织部，主要负责协会内干部管理和会员发展。
B、（外务副会长）协助会长分管宣传策划部、外联部，主
要负责协会内各项宣传工作和活动组织策划工作，负责筹备每学年市直青少年集邮活动年赛。
C、秘书长 管理协会内各项财务收支，拟定年度计划和活动总结。
会长助理：由会长直接任免产生，有权代理会长处理协会内日常事务，负责召集召开协会内常务理事会议。
秘书处：是协会内文书、档案管理部门。负责登记会员资料，办理会员证。秘书长、副秘书长分别兼任协会内财务秘书和财务会计，负责管理协会财务和资产。制定年度计划和学期计划，修改和补充会内条例。制定会内干部人事考评和奖惩条例。
外联部：是由会长直接主管部门，会长主要对外联络，主要负责各项大型活动的外联筹备工作，并与市青少年集邮协会、省高校集邮联谊会、广东省各高校、市直各校进行日常工作联络。负责协会会员的兼职和实习安排。
组织部：是由内务副会长主管的部门，主要负责协会内干部管理和会
员发展；组织会员内部活动；兼任市场部业务，负责协会各
项业务的拓展和现有业务的运行。
宣传部：主要负责协会的海报宣传和网络宣传，以及各类大型活动的策划和宣传工作，并负责协会的刊物发行。
网络部：主要负责协会网站的维护和更新。
二、协会会议管理制度：
协会会员大会：是协会的最高权利机构，决定协会的各项改革方案和会内管理制度。会长、副会长由上届会长提名，会员大会选举产生。由十名以上会员提议，三分之二会员通过可罢免会长、副会长。会员大会每学期至少召开一次，由秘书处召集。
协会理事会：协会理事包括：会长、副会长、秘书长、各部门正部长。理事会是协会的决策机构，代表会员大会执行各项决议，并负责日常工作的安排。每月定期召开一次、由会长助理亲自召集。如会长认为必要，可随时召集。
协会召开会议，各部门部长、干事必须按时参加，未能参加者需事先请假，报秘书处，经会长同意可允许请假。凡连续三次未请假而缺席会议的，协会将认定为自动辞职。
三、协会财务管理制度：
为进一步规范财务管理，节约活动成本，协会将实行严密的财务管理。协会经费统一由秘书长（财务秘书）负责保管，由副秘书长（财务会计）记帐。各部门报销经费范围有：因公外出车费、资料打印费、宣传品购买费、代协会预支邮品费。以上经费需支出须由分管会长同意才可执行，凡超过50元的经费支出须会长正式批准。各部门人员报销时需在单据背面注明：用途、时间、费用总额。持此单据先到财务会计处登记，再由分管会长签名同意，即可到财务秘书处报销。财务会计在每月末将财务登记交会长检查并签名。
四、协会人事考评制度：
会长、各部门部长、干事实行年度聘任制，每年一任。会长实行大三制，各部门部长由大二同学担任，因特殊原因个别部长、副部长可由大一同学担任。协会人事考评内容有：工作态度、完成效率、会议出席情况、特殊贡献等。

五邑大学集邮协会
2010年9月20日