公路工程竣工文件材料编制办法.doc
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1、XX工程竣工文件编制办法实施细则(试行)竣工文件材料是指建设项目在立项、审批、勘察、设计、招投标、施工、监理及交竣工验收全过程中形成的具有保存和查考价值的文字、图表、声像等各种不同载体形式的文件材料,是对建设项目进行审计、监督、验收以及工程投产后的管理、使用、维护、改造的依据;更是建设项目的全部总结与考核的依据。因此,为实现工程档案的标准化、规范化管理目标,适应公路建设发展的需要,必须加强档案的综合管理,提高档案管理水平,促进公路工程竣工文件材料收集、立卷归档工作。为了使XX工程在施工、监理、管理过程中及时、准确、完整地收集整理工程各种竣工文件材料,依据GBT11822-2000科学技术档案案
2、卷构成的一般要求、交通部JTG F80-2004公路工程质量检验评定标准、交通部20043号令公路工程竣(交)工验收办法、交通部201065号关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知、(交办发2010382号)关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知、川交办2002245号文四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案管理规范及(国家档案局 DA/T28-2002)国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范等档案管理要求,并结合该工程项目实际,特制订XX工程竣工文件编制办法实施细则(以下简称实施细则)。第一章 组织与职责一、建立组织机构、健全规章制度根据国家档案局及上级部门有关建设工
3、程项目档案管理的规定,工程建设项目各参建单位要把工程竣工文件材料立卷归档工作,纳入工程建设项目日常管理工作中,做到工程档案工作与工程建设同步。实行工程项目文件材料立卷归档工作领导人责任制,设置与项目建设相适应的档案工作机构,配备专(兼)职档案(资料)员负责文件材料的收集、保管及立卷归档工作,档案(资料)员必须经过档案专业知识培训,保持档案人员的相对稳定。各参建单位应制定档案管理制度,明确各自的职责范围,进行规范化管理。总监办、监理试验室,各工程项目经理部,以及公司相关部门,必须配备一名以上专业人员全面负责本单位竣工文件材料的收集整理,确保材料真实、齐全、完整、准确。总监办、各施工单位、驻地办、
4、监理试验室应于本实施细则下发之日起一周之内将各自单位档案员(必须是专职人员)名单及联系方式上报指挥部备案,未经指挥部同意,负责人名单不得任意更换。二、建设单位的职责 对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作负有管理和领导责任;对工程项目档案资料工作进行管理、协调、评比、奖惩;制定结合本项目实际情况的档案资料编制办法实施细则和管理办法;负责收集汇总项目全部档案资料,并负责项目档案单项验收。三、监理单位的职责根据上级部门有关工程项目档案管理的规范办法对本单位及所辖合同段档案资料的立卷归档工作负有上承下达、贯彻落实的责任;对施工单位施工资料的系统完整性、真实准确性进行指导检查
5、,并在单位、分部、分项工程中间交验和合同段交工验收时对施工文件材料进行审查,并提出审查意见;对表格填写中的问题给予解答,如表格中存在产生歧义及疑问的地方,应及时向业主或总监理工程师办公室请示,并将答复及时传达各施工单位;完成监理独立抽检资料和独立评定资料;在项目交工验收前向建设单位提交关于施工单位竣工文件材料质量审核的意见。四、施工单位的职责对建设单位的竣工资料归档标准和管理办法,要融会贯通、遵照执行;负责本合同段档案资料的形成、积累、收集、整理、汇编、移交工作负有直接责任;独立完成施工原始记录,应保证施工原始记录的系统完整性和真实准确性,做到填写无空项、漏项,签字齐全规范;独立完成试验资料、
6、评定资料,达到归档标准及相关要求;工作中要注意解决涉及规范的各种问题,做到日结日清,为日后交工验收顺利进行奠定良好的基础。五、?软件公司职责通过档案业务培训,提高施工单位资料人员业务能力和水平,使其掌握并熟悉资料收集、整理工作。对施工、监理单位竣工文件材料进行检查、指导,规范表格填写,明确填写要求,保证资料质量避免错误返工。指导施工监理单位及时对已完工程资料进行收集和预立卷。指导施工、监理单位各类文件材料的整理、组卷,按建设管理单位要求进行分类整理,保证各单位整理组卷标准统一,符合档案管理要求。向施工单位提供竣工图变更一览表、竣工图图框,保证各单位绘制时目录编排及图框等统一。明确竣工图编制要求
7、。指导施工、监理单位的文件材料完成编码、装订、案卷卷盒封面、卷脊及系统编目归档,形成项目档案案卷目录,避免各单位自行完成而不熟知有关要求的情况。负责与项目建设单位商定项目档案分类编号办法。协助项目建设单位布置标准化档案室。协助建设单位完成项目档案验收工作,准备有关验收材料。第二章 竣工文件材料收集归档范围 各参建单位竣工资料收集范围和内容依据交通部201065号关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知规定,公路工程项目文件归档范围。建设单位负责第一、第二、第五部分文件材料整理编制;施工单位负责第三部分文件材料整理编制;监理单位负责第四部分文件材料整理编制。以上竣工文件材料按分类编排的科学性
8、、合理性、系统性、完整性原则进行组卷,案卷根据工程阶段及材料类别整理组卷,成册文件可单独立卷;红头往来文件按涉及问题种类进行组卷;施工抽检检查表、评定、试验资料结合单元划分及工序按相应办法整理组卷,每卷宜按150260页或厚度不超过3公分整理成册;日志、照片可单独成册。案卷保管期限按交办发2010382号文中规定分为10年、30年及永久。第三章 竣工文件材料收集整理的基本要求一、建设、施工、监理单位归档的文件及工程各种原始资料必须为原件。二、归档文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合,填写内容符合工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程,符合项目归档资料管理的各项要求,竣工图表
9、、音像材料等的相关电子文件及光盘应保证载体的有效性。三、归档文件材料应采用耐久性强的黑色碳素墨水、签字笔书写。禁止使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等易退色易挥发的不易长期保存的材料书写绘制,传真件应附一份复印件一同归档。四、文件材料应字迹清楚、字体工整、格式统一、图样清晰、图表整洁、印章、签字手续完备,数据准确,相互关联数据对应无误,逻辑关系具有一致性。五、各类文件及资料的纸张应采用韧力大、抗折耐酸、能够长期保存的纸张,要求70g及以上A4幅面(210mm297mm)。六、各类图纸一般为A3幅面(297mm420mm),140g及以上,竣工图纸一般要求采用CAD制图,应字迹清楚、结构
10、部位明确、图表整洁、标注齐全、签字手续完备。七、现场办公的口头通知、领导指示以及其它各类事项应以相应书面材料为依据,完善签字盖章手续。有关变更草图和复印图纸应出正式图纸。八、保持复印机和打印机等办公设备正常使用,一旦发现有划痕及黑斑等情况应及时更换部件(如硒鼓等)。九、对破损的文件材料应托裱,对批语、签注意见在文件装订线上的,应予以粘贴、补宽,各种大小不一的文件应适当补镶或折叠成210mm297mm(A4纸)规格,小于A4纸规格的文件,可用高度与A4纸相同的纸条在文件左边镶补(左、下边对齐);大于A4纸张的少量文件应进行手风琴式折叠;单独成册组卷的竣工图和其它表格,超过规定标准A4幅面,不做手
11、风琴式折叠,装盒时,超宽部分整体叠覆于案卷封面之上,放入案卷盒中即可。十、不易保存的文件应复制,对不符合上述第三项规定的纸质资料,例如:用圆珠笔和复写纸的文件材料应复印,复印件应紧贴在原件之后,热敏纸传真件需复印保存,复印件应清晰,文字居中,不能有黑色斑底出现,在进行本卷编号时,其页号不能与原件重号。十一、供应商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的,需在复印件上加盖销售单位印章,并注明原件存放处。十二、试验数据要有原始记录,如:砼抗压强度等要将仪器上的打印条粘贴在原始记录上,打印条若是热敏感纸,要复印后附在原始记录后存档;原材料等都要有原始记录,附在正式试验报告后。十三、档案资料内容繁杂,
12、数量大,载体形式多样,涉及文件、资料、图纸、照片等等,且贯穿工程建设全过程。因此竣工文件资料的收集编制应从工程实施的起初就开始,与工程建设同步进行,对工程进行有效的控制,保证第一手资料的齐全、完整、系统、准确、真实。十四、建设前期各参建单位成立工程档案管理小组,学习和讨论编制有关办法和实施细则;建设过程中建立、完善相应管理制度,配备档案管理人员;建设后期做好档案资料自查、自检、整理、收集、组卷归档工作。十五、各参建单位在施工过程中应采用建设单位统一规定或印制的各种原始记录、试验等检查表格。形成的各类原始记录、表格、承包人上报文及批文、工程变更等,内容要真实准确且须有相关当事人签字,规范填写检查
13、意见。需经监理工程师签认的须有监理确认意见方为有效。十六、整理要遵循文件材料形成的自然规律,保证系统有机联系,符合施工流程。第四章 竣工文件材料的整理一、竣工文件材料的分类可行性研究类:项目建议书及批复、工可研报告、项目评估论证、环境预测、调查报告、环境报告书等;设计基础材料类:工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、重要土岩;地形、地貌及重要设备测量观察记录;水文、气象、地震等设计基础材料。设计文件材料类:总体规划设计;方案设计、初步设计、技术设计及批文;施工图设计、设计计算书;项目用地图。工程管理文件类:土地审批及红线图;项目用地呈报表;拆迁补偿协议书;承发包及委托合同、协议书、招投标及租赁
14、文件;技术规范补充和修改文件;施工执照;环保、劳动安全卫生、消费、规划等文件;电、暖、气等供应协议;工程总结。施工文件材料类:开工报告、工程技术要求交底、图纸会审、施工组织设计、施工方案计划、纪要;原材料试验报告及出厂证明、鉴定报告;隐蔽工程验收记录等(详见附表一中第五类);监理文件材料类:监理通知、开停工令许可证、合同管理文件、进度、技术、质量、计量与支付管理控制;监理日志等(详见附表一中第六类);竣工文件材料类:竣工申请、验收报告;验收鉴定书、验收委员会名单;工程总结、审计材料;财务决算、工程决算、支付报表;竣工图。科研文件材料类:课题报告、任务书、批准书、协议书、委托书、合同、研究方案、
15、计划、调查研究报告、试验记录、实验分析计算、整理数据、阶段报告、科研报告、技术鉴定。二、项目准备阶段及施工阶段管理性材料依据性、设计及设计基础性、工程管理类中图纸、合同等成册案卷每册编制案卷封面、卷内目录及备考表,作为一卷。对涉及工程管理的零散的报告、请示及批复等往来红头文件按性质或材涉及的问题种类依科技档案进行分类组卷,也可以根据厚度将相关材料合并一卷,但需在案卷题名上反映案卷所含材料信息的概括词,卷内目录中详细反映案卷材料信息。其组卷编制办法如下:收集建设过程中形成的文件材料,各单位之间的往来文件要认真核对公文处理部门的收、发文登记簿,并注意收集文件中要求上报或提交的文件材料,确保文件材料
16、的完整性,发文的审批单、草稿及收文的阅办单作为文件的内容一并收集整理。按照文件的归档范围和保管期限,对收集的全部文件材料进行鉴定。参照2006年12月18日国家档案局第8号令机关文书材料归档范围和文书档案保管期限规定、交办发2010382号关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知,确定有无保存价值及文件保管期限,剔除不需归档的文件材料。以下文件材料可不归档:上级单位的普发性且不需办理的文件、事务性、无查考价值的文件;重复文件;转发或抄送至本单位且不需办理的文件;一般性文件的历次修改稿、奖惩非本单位及人员的文件、施工单位内部管理文件。对法人资格单位中的党群、党政、行政工作所形成的文书档
17、案,按文书档案整理要求,按年度、问题(机构)、保管期限进行分类整理,不予装订,单份文件作为一件。合同段及驻地办属临时机构不涉及文书档案。往来文件材料的组卷1、各类目文件材料及范围:a、行政管理类 包括人员任命、公章启用、劳动竞赛、奖惩、组织机构、制度办法、廉政等;b、进度控制类 包括工程月报、旬报、复停工、阻工、开工令、总体施工组织设计及批文、施工进度计划及批文、延期报告及批文、有关工期的请示批复等;c、质量技术类 包括质量检查、质量通报、单元划分、测量复测成果、原材料审批、施工工艺措施、施工方案、质量事故处理、图纸审查等;d、变更设计类 包括设计变更、变更工程量等;e、安全文明类 包括防汛、
18、防火、文明施工、安全事故处理等;f、合同管理类 包括设备采购、材料采购、分包、分割合同等; g、计量支付类 包括计量报表及台帐、计量证、工程量台帐、单价调整、预付款及借款文件等;h、交、竣工验收类 包括验收申请、审查意见、交竣工验收报告等。2、组卷要求a、同一类别按相近问题集中组卷,卷内材料按相近事由、时间排序,一般文字在前,图样在后;译文在前,原文在后;批复在前,请示在后;正件在前,定(草)稿在后;转发文在前,被转发文在后;工作指令在前,指令回执在后;b、工作指令、会议纪要类文件材料可单独成册,由发文单位组卷;c、文件的附件不在卷内目录中体现;d、变更文件按合同段以编号依次排列整理;e、计量
19、、进度报表等按合同段以时间顺序排列组卷;f、对于一份文件涉及几个标段的一个问题或几个问题和一份文件涉及一个标段内几个问题的文件材料,集中组卷,案卷题名详细书写合同段或问题内容。3、案卷的编制案卷题名应简明扼要,书写准确,其格式为“责任者+内容+文种”,可省略线路及项目名称。责任者按红印章全称或标准化简称填写,若本案卷材料涉及多个责任者,则案卷题名体现两个或三个主要责任者,以“等”代替省略其它责任者;内容用能概括本卷材料问题的关键词书明;存在多个文种材料时,最多罗列三个文种;内封面、卷内目录、备考表格式符合统一标准要求;卷内目录文件题名按文件标题书写,标题不能反应文件内容的,须在标题后叙述文件的
20、主要内容,并加中括号;卷内目录内“文件编号”填写文件的发文字号;文件页码编写一般为正反面,对发文的拟稿、签发单及收文的阅办单编写页码,没有文字的空白页不编写页码。对缺失的文件需在备考表中予以注明。三、施工阶段施工、监理材料施工、监理单位管理性材料参照上述第二项整理组卷办法。对施工、抽检检查表等现场形成的材料以合同段为单元按单位、分部、分项工程结合施工检测评定验收顺序进行组卷。组卷编制思路如下:施工单位施工材料组卷顺序如下:单位工程、分部工程开工报告及批复第一个分部中第一个分项工程资料分项开工报告+现场检查资料+(相应的实验资料)+中间交工证书第二个分项工程工序资料分项开工报告+现场检查资料+(
21、相应的实验资料)+中间交工证书下一个分项工程工序资料第N个分项工程工序资料、第二个分部工程资料监理单位施工材料组卷顺序如下:第一个分部中第一个分项工程资料现场抽检资料+(相应的实验资料);第二个分项工程工序资料现场抽检资料+(相应的实验资料);下一个分项工程工序资料第N个分项工程工序资料、第二个分部工程资料评定也是结合单元划分按分项工程评定排序整理。施工、监理单位合同段工程质量评定、单位工程质量评定、分部工程质量评定及分项工程质量评定单独组卷,不予施工检查资料一起。监理单位不收集整理开工报告及施工单位计量支付报表,施工单位不收集监理指令及工程师通知。施工、监理日志及监理旁站记录施工、监理日志,
22、按路基、路面或桥梁等单位工程分类,按工程师人员组卷,数量多时按年度划分,每一卷可包含多本日志,每一本作为一件在卷内目录中体现,页码可不编写。监理旁站记录按单位工程结合施工时间整理,每一页作为一件在卷内目录中体现,也可将一段时间内同一工程监理内容合并作为一件。施工、监理试验材料试验资料按标准试验、外委试验、原材试验及过程抽检检验类别整理。试验材料是针对某一单位或分部工程的,应将单位或分部工程分别收集,排序于相应工程资料后,若不能对应至某一具体工程,则按合同段集中收集,排序于合同段工程资料后。标准试验按试验内容结合时间(编号)整理组卷;外委试验按外委项目内容结合时间(编号)整理组卷;原材试验按原材
23、种类结合规格、型号及进场检验编号进行整理组卷,原材料填写报告单时,要准确填写使用部位,表填写不下时,可在表后附一张附表,单独填写,材质单附在相应的原材料试验资料后面。过程中现场检验如压实度、承载力等对应至相应工程现场检查资料处。施工、监理工作总结施工、监理单位工作总结单独组卷。施工、监理单位电子文件材料施工、监理单位电子文件指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。储存保管应保证载体有效性及保存环境。收集积累要求:1、应存储于能够脱机保存的载体上;2、用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字
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