第一章 文书基础理论.doc

文书学课程教案
课次
1
授课方式
（请打√）
理论课□√ 讨论课□ 实验课□ 习题课□ 其他□
课时
安排
2
授课题目（教学章、节或主题）：第一章 文书基础理论
教学目的、要求（分掌握、熟悉、了解三个层次）：
1． 了解文书与档案、文书与档案管理的基本概念，熟悉其含义、性质、特点、作用，明确文书工作与档案管理工作的联系与区别。
2． 熟悉文书与档案管理的组织机构，明确文书档案人员的基本素质与要求。掌握文书工作与档案管理工作的基本原则和要求，以指导文书工作与档案管理工作的开展。
3． 掌握文书工作与档案管理工作的基本任务与内容，为开展文书工作与档案管理工作奠定基础。
教学重点及难点：
1．主要是掌握和认识其最基本的理论知识和概念
教 学 基 本 内 容
方法及手段

第一节 概述
¨ 文件与档案的含义
¨ 文书与档案的联系

第二节 文书的性质
¨ 文书的本质属性——现实执行性
¨ 文书的非本质属性

第三节 文书的特点

第四节 文书的作用

第五节 文书的分类

教师举例讲解讲授为主。运用多媒体教学手段。
作业、讨论题、思考题：
1. 文书与档案的联系和区别
2. 文书、文件和公文有何区别和联系
3. 如何认识文书转化为档案的条件

课后小结：
第一章 文书基础理论
第一节 概述

一、 文书与档案的含义
（一）文书
1. 起源：符号出现之后 结绳和刻契
2. 演变：
（1）称谓的演变 书契（殷商）——“官书”（周代）——文书（汉代）
（2）载体的演变 甲骨 金石 简牍 缣帛 纸质
3.概念：
文书是人们在社会实践活动中，为了凭证、记载、公布、传递的需要，在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录，包括公务文书和私人文书。
4.分类：公务文书和私人文书
（1）公务文书：是机关、团体、企事业单位在处理公务活动中，按照规范的体式形成与使用的，具有法定效用的各种信息记录，简称公文。本书统称为文件。
对文件的概念，可以从以下几方面理解：
①文件是在处理公务活动中形成的
②文件的形成单位和使用范围十分广泛
③文件是机关管理信息的记录和传递
④文件是国家管理政务的工具
秦、汉以后形成的许多文种，可以概括为三大类：一是皇帝使用的各文种，称为诏令文书；二是臣僚上书皇帝使用的各文种，称为奏疏；三是各官府相互行文使用的各文种，称为官府往来文书。
（2）私人文书：是个人、家庭或宗族在与他人交往和处理私人事务中形成和使用的信息记录。如日记、手稿、遗嘱等。
(二)文书、公文、文件
目前，在机关单位中常常出现文书、公文和文件三个概念同时使用的情况，现在，我们对三者作简要分析。
1. 文书，从广义上来讲，是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。也就是说，一切书面文字材料，都可以称之为文书。从这里可以看出，文书所包括的范围是很广泛的。在《汉书·刑法志》中有“文书盈于几阁，典者不能遍睹”的叙述。唐代 元稹在《望喜驿》诗中有“满眼文书堆案边，眼昏偷得暂时眠”的句子。这里的 “文书”，指的就是公务文书。此外，还有用于民间的书契之类，亦称“文书”，常有“恐口无凭，立此文书为据”的说法。故古代文书有公用和民用两类。可见，古代文书的概念和现代的基本相近。
2. 公文，是指公务活动中形成和使用的文书，或者说处理公务所使用的文书称之为公文。公文一词，出现于东汉末年和三国时期。《后汉书·刘陶传》说：“州郡忌讳，不欲闻之，但更相告语，莫肯公文。”在《三国志·魏志·赵俨传》中也有“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民”的记载。从此以后，公文就成为公务文书的统 称了。
3. 文件，是指机关、团体、企事业单位之间，正式行使的具有统一格式和行文关系的公文。它是公文中的一部分，或者说是公文中的主要部分。“文件”一词，出现得较晚，据查考，在清代末年才开始正式使用。当时在清代外交文书中，常常提到“交涉文件”、“往来文件”、“公布文件”等等。到了民国时期，文件一词使用得更广泛，更普遍了。
综上所述，文书、公文、文件这三个词的含义基本上是相同的。但严格地说， 它们之间既有含义宽窄之差，也有习惯称呼之别。三者之间的差别，不在其内涵，而在其外延。根据习惯的称呼，它们在不同的地方，或用文书，或用公文，或用文 件。我们习惯说“文书工作”而不说“公文工作”或“文件工作”，习惯说“文书 处理程序”而不说是“文件处理程序”，习惯说“中央文件”而不说“中央文书” “中央公文”。习惯用语，是约定俗成的。我们在这本书中，也尊重习惯用语，在不 同的地方，分别使用了“公文”“文书”“文件”三个词。
（三）档案
1.概念：原始的历史记录。
2.特性：来源的广泛性、形成的条件性、记录形式的多样性和原始的记录性。
3.种类：公务档案和私人档案；历史档案和现行档案；文书档案、科技档案、专门档案和新型载体档案。（还有从政权性质及历史时期角度划分）
4.档案的价值：是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。
（1）凭证价值，第一价值，由内容和形式决定
（2）参考价值，又称情报价值，蕴藏丰富的经验和知识
二、文书与档案的联系与区别
文件是档案的前身，档案是文件的变体，是经过系统化整理的文件集合体；文件是档案的来源之一，档案是文件的主要归宿。
文书转化为档案的三个条件：处理完毕的文件才能作为档案；对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。
第二节 文书的性质
一、文书的本质属性——现实执行性
文书的现实执行性包含以下几层意思：
1.“对号入座”式地贯彻执行文件的精神
2.文书是作为解决文件所规定需要解决问题的依据
3.文书在贯彻执行过程中，对解决问题具有指导意义
二、文书的非本质属性
1.文件的政治性
2.文件的机密性
3.文件的信息内容与载体的不可分割性
4.文件的信息内容的独立性
第三节 文书的特点
一、文书是由法定的作者制成和发布的
二、文书有法定的权威和效用
三、文书有规范的体式，并需经过一定的处理程序
第四节 文书的作用
文书的作用，概括地说就是管理政务的工具和手段。具体包括以下几方面：
一、上传下达作用
二、公务联系作用
三、凭证记载作用
第五节 文书的分类
一、从文书的来源上划分，可以将一个机关的文件分为收来文件和本机关制成文件。
二、从行文关系和方向上划分，可以将文书分为上行文、平行文、下行文。
行文关系是指机关之间文件往来所构成的关系。它是根据机关的组织系统、机关职权范围和机关之间不同的工作关系确定的，机关之间文件的授受关系。
三、从文书涉及的机密程度上划分，可以将文件分为绝密文件、机密文件、秘密文件、内部文件、公布文件。
四、从文书的作用上划分，可以将文件分为法规文件、行政文件、党的文件。
五、从文书的使用范围上划分，可以将文件分为通用文件、事务文件、专用文件。

5