港口集团加强财务控制探讨.doc

加强港口企业财务控制的探讨

企业是营利性组织，其出发点和归宿是获利。获利虽然主要在于经营，但也决不能忽略财务控制。财务管理的目标就是股东财富最大化，一个财务失控的企业是不可能搞好经营而获利的，还在于财务控制本身就能产生巨额利润。因此，近几年港口企业在财务控制上进行了一系列的改革，推出了两点新措施。
一、建立统一的财务系统
随着信息技术的高速发展，由计算机处理的业务范围不断扩大，企业企业内部使用统一的财务信息系统已经成为一种主流。它不仅可以提高工作效率，节约人力费用，而且能够准确地汇集、分析财务信息，为管理决策层提供服务，同时更是企业总部对下属企业强化财务监管的和控制的有效途径。在2003年前，虽然港口企业下属企业大部使用了电脑记账，但并没有形成统一的财务信息系统。
1、公司的原有财务系统
公司的原有财务系统，基本状况如下：
一是几套财务系统并用和财务系统不完善。2004年来港口企业下属公司大部使用电脑记账，但仍有少数采用人工记账。在使用电脑记账的企业中，存在着多套财务系统并用和系统不完善的情况。
二是各下属公司的财务系统相互独立，没有形成全企业统一的财务系统。
三是各下属企业的会计科目不统一。企业在会计科目上没有统一要求，各下属公司设置会计科目，主要根据所管辖的税务部门的要求，以及企业自身的需要与理解。
四是记账规则不统一。企业在会计核算上没有明确统一对记账规则的要求，各下属企业根据自身的要求和会计自己的理解来处理账务。
2、公司原财务系统存在的问题
公司的原有财务系统，存在以下问题：
一是管理失控。下属企业各自独立的财务系统，有可能平时不入账，在月底把日常发生的业务集中起来编造假账。企业公司即便派人去查，也很难发现问题。
二是财务资料不真实。在下属企业会计科目不统一、记账规则不一致的情况下，下属企业会有意或无意的利用调整会计科目和改变记账规则的途径，虚增利润或隐瞒利润。企业无法判断财务指标的准确程度。如，企业每年订立的“大战红五月”经营计划，为粉饰账务，下属企业会在前几个月少做甚至不做收入，留在五月集中入账，从而达到粉饰五月份利润的目的。
三是资金成本增加。在新系统建立起来前，每月报表都会加班加点，企业汇总报表时间也不及时，不仅耗时长，真实性和准确度也不能保证。下属企业为了企业拨付更多资金，往往会在月末，人为调节报表的货币资金，甚至形成账外账。
3、建立统一账务系统的成效
为了解决上述存在的问题，企业应开始着手建立统一的财务信息系统。在统一会计科目和记账规则的前提下，开始统一使用账务系统软件，实现了企业总部可以随时通过会计科目进行不同组合，编制所需的任何报表。
新系统改进了原有财务系统的工作流程，不仅提高了准确程度，而且加快了工作速度。只要下属企业会计的日常工作按时完成了，月终只需轻轻松松的点击界面就可完成报送企业的报表；而企业总部也只需要点击财务系统就可以完成企业的合燕、汇总报表，无需等待。
新系统的使用，使原有财务系统存在的信息滞后、信息失真、信息量不足等问题基本得到了解决；也为扭转管理失控、财务资料不真实、资金成本增加的局面创造了条件。在全企业使用统一的财务系统的情况下，企业的每笔会计分录只要一进电脑，就会进入总部的主机系统。下属公司如果平时不记账，月底才入账，总部就能立即发现。还有因为记错账或者制造假账而改账的，都会在电脑上留下痕迹。使用电脑联网核算后，企业形成了一个通过财务系统对下属企业实施监控的体系，从而强化了企业总部的监管、控制功能。
二、建立集中管理的财务人员制度
建立统一的财务信息系统，只是为了加强财务控制创造了条件，并不能代替财务管理。要想解决财务控制的问题，还必须解决人的问题，企业总部决定对下属企业财务会计实行委派制。严格制定了委派会计的工作职责，建立下属企业经理和委派会计之间相互配合、又相互制约的机制。
1、实行财务会计委派制
企业总部制定了会计委派制的相关规定：
第一、下属企业的财务委派会计由企业总部任命、免职或辞退。
第二、委派会计作为经营班子成员，参与该企业的经营管理决策会议。
第三、委派会计的薪金与奖金由企业总公司统一制定标准，企业总公司考核发放。委派会计发生的各项费用也在总公司报销。
这些规定，为解决委派会计在具体问题的处理上保有独立性创造了条件，也是经理与财务会计之间相互配合，又相互制约的条件。同时企业总部明确要求，委派会计不仅要对本人所在的公司财务负责，也要对企业总部财务管理负责人负责。
如果子公司的经理违反财务制度和公司的各项规定，危害了子公司的利益，子公司的委派会计必须向总公司财务负责人汇报，总公司的财务负责人再向企业领导层汇报。另一方面，委派会计作为子公司的经营班子成员之一，也要对该公司经理负责。如果子公司经理没有违反公司的有关规章制度，委派会计必须无条件执行该公司经理的指挥。
2、委派会计参与公司日常与管理的途径
委派会计的职责，是保证公司财务的正常运作和会计核算的正常进行，不得参与公司的其他管理活动。这样做的目的，是使委派会计能够处于相对超脱的地位，把全部精力放在财务会计工作上，更好地发挥监管作用。同时，也制约着委派会计，防止个别委派会计利用自己的特殊地位，干预子公司经理的正常工作，谋取个人利益。总部规定委派会计参与管理的途径有如下几点：
第一、把公司的整个财务系统控制起来。这既是委派会计的基本职责，也是参与企业管理的根本途径。
第二、从管理会计的角度参与管理。各委派会计要从单纯的记账会计转变为管理会计，要运用自己的专业知识和经验，从财务分析和经营的角度，向子公司经理提建议，让该公司有限的资产、资金发挥最大效益。同时通过分析财务资料发现、向上级反映问题并提出建议是委派会计参与管理的重要途径。
第三、坚持制度参与管理。委派会计参与管理和经营的关键是监督公司的经营管理是否符合账务制度的规定，对不符合规章制度的必须坚决拒绝。如果，该坚持的没有坚持，因而出现了问题，则要追究委派会计的责任。如果委派会计坚持了制度招致报复，则企业公司予以支持，并负责调换工作。
3、实行委派会计轮换制度
为了委派会计职能得以充分发挥，企业实行了委派会计二至三年轮换一次的制度。这样做既有效地防止了委派会计与子公司经理串通一气，也可以充实委派会计的经历和工作经验，提升委派会计的执业能力。
港口企业在实行了新的措施之后，对企业下属监管制度加强了，子公司挤占企业资金的现象基本杜绝了，亏盈不实的现象得到有效控制，为企业总体制定目标分解计划提供了较为真实而准确的依据。