施工企业物资采购管理制度.doc

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物资采购管理制度
1 释义
1.1 采购物资的分类
1.1.1 本制度所指采购物资分为三类：
1.1.2 A类，包括主要原料、公用工程、辅助原料等。
1.1.3 B类，包括设备、润滑油、备品备件、工器具等。
1.1.4 C类，包括化学三剂、分析仪器及试剂等。
1.1.5 除上述物资外，其它物资的采购管理另文规定。
1.2 与采购物资管理相关联的二级单位的分类
1.2.1 需求使用单位
1.2.2 主管部门
1.2.3 采购部门
1.3 物资需求（采购）计划的分类
1.3.1 月度物资需求计划
1.3.2 紧急物资需求计划
1.4 采购的方式分类
1.4.1 招标采购
1.4.2 固定厂商、长期报价采购
1.4.3 即时询价采购
1.5 采购部门和计划部门的划分
1.5.1 A类、B类物资的计划部门分别为生产部、设备部，采购部门为供应部。
1.5.2 C类物资的计划部门是生产部，采购部门为供应部。
1.6 采购物资付款方式分为
1.6.1 预付部分款项。
1.6.2 货到凭发票报销付款。
1.6.3 货到后分期付款。
1.6.4 货到延期付款。
1.6.5 以上方式的结合。
2 职责
2.1 公司供应领导小组负责
2.1.1 审议批准《采购物资询议价报告表》。
2.1.2 审议决定采取公开招标方式的采购事项。
2.2 总经理负责
2.2.1 采购合同的批准、签订。
2.2.2 《物资采购审批表》的批准。
2.2.3 采购付款的批准。
2.3 生产副经理负责
2.3.1 A、B、C类物资需求（采购）的批准。
2.3.2 公司首次更新或首次采用的生产各类采购物资的技术性能的确定、批准，及其《采购物资推荐厂家审批表》的批准。
2.4 经营副经理负责
2.4.1 《物资采购审批表》的审核。
2.4.2 长期物资供应厂家的选定。
2.4.3 物资招标工作的组织。
2.5 总会计师负责 ：采购付款的审核。
2.6 综合办公室负责 ：采购合同的审查。
2.7 供应部负责
2.7.1 负责填写《物资采购审批表》、《采购物资询议价报告表》。
2.7.2 负责采购A、B、C类采购物资。
2.8 生产部、设备部负责
2.8.1 A、B、C类物资需求（采购）计划的审核。
2.8.2 A、B、C类采购物资的入库检验或验证。
2.9 各二级单位负责
2.9.1 提报物资需求（采购）计划。
2.9.2 参加物资领导小组会议，审议采购工作相关事宜。
3 程序
3.1 物资需求计划及发放程序
3.1.1 需求使用单位根据生产经营管理需求每月20日前填写《月度物资需求（采购）计划》。对于确实急需不能列入《月度物资需求（采购）计划》的物资，物资需求使用单位可随时及时填写《物资紧急需求计划》。
3.1.2 《月度物资需求计划》或《物资紧急需求计划》经本单位负责人审核，所需物资主管部门的审查，公司分管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。
3.1.3 供应部根据所需物资的库存情况出库发放物资。
3.1.3.1 库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。
3.1.3.2 库存数量不足的，执行《物资采购审批程序》后发放。
3.1.3.3 库存数量充足但发放后库存数量不符合《物资基准库存量明细》规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行《物资采购审批程序》。
3.2 物资采购审批程序
3.2.1 供应部根据按照《物资需求及发放程序》汇总的《月度物资需求计划》或《物资紧急需求（采购）计划》，结合《物资基准库存量明细》和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式，填写《物资采购审批表》，经供应部部长审查，经营副经理审核，总经理批准后实施《物资采购实施程序》。
3.3 物资采购实施程序
3.3.1 物资采购部门采购人员接到经批准的《物资采购审批表》，先核对采购内容，查阅《物资供应商登记台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。
3.3.2 对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利条件，和经批准的采购方式向厂商议价。
3.3.3 采购经办人员询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物资询议价报告表》，经供应部部长审核后，进行采购。必要时与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序各级审批后再进行采购。
3.3.4 召开采购领导小组会议审议批准。
3.4 采购物资验收入库工作程序
3.4.1 采购物资到厂后，市场营销科提请采购物资的主管部门对采购物资进行检验或验证。
3.4.2 检验或验证合格后，由市场营销科采购人员填写各类《物资入库验收单》，经检验或验证人员签字后物资登记入库。
3.5 采购物资付款工作程序
3.5.1 采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，填写《借款单》，经总会计师审核，总经理批准后办理预付款手续。
3.5.2 采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经总会计师审核，总经理批准后办理报销付款手续。
4 规定与标准
4.1 物资需求（采购）信息传递规定
4.1.1 物资需求使用单位必须在《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。
4.1.2 所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上注明相关事项。
4.1.3 物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上将所需物资的估计单价和金额情况列明。
4.1.4 物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知供应部，双方协商积极配合处理好有关事宜。
4.2 物资采购规定
4.2.1 物资采购部门必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。
4.2.2 供应部要严格遵守《供货商评价制度》，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。
4.2.3 对于采购单位提出的供货商、供货价格有疑义的物资需求使用单位，应在召开的物资采购领导小组会议上提出，并由会议做出决定。
4.2.4 凡采购单价在3万元以上的大型设备、10万元以上的成套设备、5万元以上的大宗物资，必须采取公开招标的采购方式，由招标小组（采购领导小组）确定相关事项。
4.2.5 若厂商报价的采购物资规格与《物资采购审批表》所列的规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应列出资料在《物资采购审批表》上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方可采购。
4.2.6 若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。
4.3 采购物资验收入库、出规定
4.3.1 采购物资到厂后，必须经物资主管部门组织使用单位检验或验证合格后方可入库。
4.3.2 对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。
4.3.3 各类物资主管部门要对所有采购物资的质量标准和检验验证方式方法进行规范和明确。
4.3.4 各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况由营销科办理出库手续。
4.4 采购物资付款规定
4.4.1 下列情况财务科应拒绝支付采购款项：
4.4.2 与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。
4.4.3 物资主管部门和物资使用单位未在《物资入库验收单》上签字的款项。
4.4.4 《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》不符的款项。
4.4.5 物资所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求（采购）计划》上注明相关事项。
4.5 采购纪律规定
4.5.1 各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求（采购）计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求（采购）计划的行为进行严肃处理。
4.5.2 物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护公司的利益，保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。
4.5.3 采购人员都必须遵守公司规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。
4.5.4 采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三日之内上交。
4.5.5 采购人员必须树立服务意识，急生产经营所急，想生产经营所想，任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。
4.5.6 为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高业务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。
4.6 售后服务
对于采购物资，供应部在签定购买合同时，要明确服务约定。
4.6.1 采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由物资供应部门负责联系。
4.6.2 对于在使用过程中（保质期内、正常使用条件下）出现的质量问题，由物资供应部门在规定时间内协调解决。
5 附则
5.1 本标准由财务部负责解释。
5.2 本标准自发布之日起执行。

2008年1月1日
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