《档案管理标准》--工程竣工技术资料编制、交付归档和验收.doc
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1、附 录 H(规范性附录)工程竣工技术资料编制、交付归档和验收实施细则H1 术语、定义及缩略语H1.1 工程竣工技术资料指工程项目在其建设、勘察、设计、施工、监理和交、竣工验收等阶段形成的集中保存起来以备查考的直接记述和反映工程实际情况的图样、图表、文字、电子、声像以及其它各种方式和载体的历史记录材料。H1.2 建设工程项目指经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。H1.3 监理资料指监理单位在工程施工监理过程中形成的资料。H1.4 施工资料指施工单位在工程施工过程中形成的资料。H1.5
2、 竣工图指工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。H1.6 竣工验收文件材料建设工程项目竣工验收活动中形成的文件材料。H1.7 归档指文件材料形成单位完成其工作任务后,将形成的文件材料整理立卷,并按规定移交档案管理机构。H2 组织机构与职责H2.1 工程施工单位负责编制、整理和交付工程竣工技术资料。H2.2 工程质量监督部门负责审查施工单位提交的工程质保资料,并出具工程质量评定证书。H2.3 工程监理单位负责编制、整理和交付工程监理资料,并审查施工单位提交的工程竣工技术资料,在“工程竣工资料验收认可证明书”(见附录N)上签字认可。H2.4 工程管理部门(包括使用单位的工程管理部门和
3、档案管理部门)负责审查施工和监理单位提交的工程竣工技术资料(含光盘),并在“工程竣工资料验收认可证明书”(见附录N)上签字认可。同时,使用单位的工程管理部门负责对施工单位施工合同项目的图号进行清理、核实,并在施工单位的资料移交清单(见附录Q)上签字盖章。H2.5 公司及各单位的档案管理部门负责接收施工和监理单位提交的工程竣工技术资料,公司档案管理部门在工程结算单和工程监理结算材料上签字盖章。H2.6 财务部门负责工程竣工资料保证金的核算和管理,并为已办理完工程竣工技术资料验收认可手续的施工和监理单位办理工程结算。H3 工程竣工技术资料的组成H3.1 工程竣工图H3.2 随机技术资料包括引进设备
4、及国内设备的出厂合格证、装箱单、开箱记录、说明书、操作规程(手册)、参数值表、设备图纸(含设备现场处理资料)等。H3.3 监理资料H3.3.1 监理合同H3.3.2 监理规划H3.3.3 监理实施细则H3.3.4 监理部总控制计划等H3.3.5 监理月报中的有关质量问题H3.3.6 监理会议纪要中的有关质量问题H3.3.7 进度控制a 工程开工/复工审批表;b 工程开工/复工及暂停令。H3.3.8 质量控制a 不合格项目通知;b 质量事故报告及处理意见。H3.3.9 造价控制a 预付款报审与支付;b 月付款报审与支付;c 设计变更、洽商费用报审与签认;d 工程竣工决算意见书。H3.3.10 分
5、包资质a 分包单位资质材料;b 供货单位资质材料;c 试验等单位资质材料。H3.3.11 监理通知a 有关进度控制的监理通知;b 有关质量控制的监理通知;c 有关造价控制的监理通知。H3.3.12 合同与其他事项管理a 工程延期报告及审批;b 费用索赔报告及审批;c 合同争议、违约报告及处理意见;d 合同变更材料。H3.3.13 监理工作总结a 专题总结;b 月报总结;c 工程竣工总结;d 质量评价意见报告。H3.4 工程建设过程中形成的全部技术文字材料(以下简称文字材料)H3.4.1 一类文字材料:主要由设计变更材料(统称变更材料,后同)组成。a 图纸会审纪要;b 变更通知单(包括变更设计的
6、电传等在内,后同)及除代替图、新增图以外的附图;c 业务联系单、工程洽商单及除代替图、新增图以外的附图;d 材料代用单;e 设备处理委托单(含设备制造单位派驻工程现场代表现场处理单);f 其它形式的变更材料。H3.4.2 二类文字材料施工委托书;中标通知书;工程合同(协议书);经审定的施工组织设计或施工方案;技术交底;安全协议;开工报告(开工报审表);系统功能考核意见(报告);建筑工程消防设施检测报告、消防验收意见书;环境监测报告、环保验收意见书;防雷装置竣工验收批准书;竣工报告;交工验收证书;实物交接清单;工程质量评定证书;土、岩试验及基础处理记录;基础验槽及隐蔽记录;基坑回填压实记录;各种
7、桩基的施工记录和检测记录;场地平整记录;隧洞工程喷射混凝土的厚度、强度及锚杆长度与锚固力的测试记录;施工、安装记录(含水下作业及隐蔽工程);施工大事记和质量检查评定材料及工程质量事故处理方案、报告;各种建筑材料及构件等的合格证、配合比、质量鉴定及试验报告;对各种管线、压力容器(含锅炉)、设备等进行的焊接、检测、探伤、敷设、接地、绝缘、泄漏、试压、防腐、隔热、保温、耐压、防震、耐火、耐酸、脱脂、清洗、消毒、通水、渗水、防爆、密闭、强度及其它功能测试、校核试验的试验记录;各分部、分项的质量评定及检验批质量验收记录;工程报验单以及材料报验单;各种管线、设备的调试、调整记录、试车、安装验收记录;工程的
8、预、结算材料,结算单及结算支撑材料。H3.4.3 三类文字材料:主要指测量成果。a 各种地形测量(包括水下)和施工控制测量成果。b 一般土建工程的施工定位(含水下)测量成果和竣工测量成果(包括打桩工程的桩位实测记录及最后测量和水下建筑物的竣工测量成果)。c 管线安装工程测量成果(包括管线的起点、中点、拐点、终点和管线交叉点的坐标、标高、坡度)。d 各类机器设备安装工程的复测记录、测量成果。e 道路工程的测量成果(包括路面、结构层、桥台、桥墩基础及顶部的测量,隧洞工程施工中在地面上建立的平面与高程控制网,将地面上的坐标、方向和高程传递到地下后在地下建立的平面与高程控制网,工程施工中的施工定位测量
9、和竣工测量,隧洞开挖后的洞底高程、贯通情况、衬砌后的洞底高程、每10米处的洞宽、洞高的测量和横断面图等)。f 沉陷观察、位移、变形记录等。H3.4.4 工程建设前期资料,主要包括:立项手续、可行性研究报告、可行性研究评估、批复、初步设计任务书、初步设计文本、审查、批复、工程地质及地震资料、地形测量、水文及气象资料、征地搬迁、人员安置、施工准备、施工设计图纸及其说明、招投标、机构设置、人员分工、管理办法等。H3.4.5 外事活动资料,主要包括:技术交流、出国考察、商务谈判、询价、报价、签订协议、合同、出国培训、监制、装箱运输、报关、商检、开箱检查、索赔、外国专家现场服务、质量事故处理、费用支付、
10、设备调试、技术总结等。H3.4.6 外部配套建设或协作的有关资料,包括原、燃材料、辅助供应、设备供应、动力供应等方面的协议、合同、会议纪要、与此有关的上级和地区有关文件材料、指示、建设条件、进度、资源情况、资金来源等。H3.4.7 工程项目建设期间上级或当地与工程有关的各项文件材料、讲话、指示,召开的各种专题会议文件材料(纪要、总结、会议资料),预算审批、资金安排、项目调整、进度安排、计划调整等。H4 工程竣工技术资料的编制H4.1 工程竣工技术资料的编制原则和编制责任H4.1.1 工程竣工技术资料原则上按工程施工和监理合同进行编制。H4.1.2 实行总承包的工程项目,由总承包单位全面负责整理
11、交付竣工技术资料。H4.1.3 对于一个整体图号由两个或两个以上施工单位施工形成的竣工资料,由主体施工单位负责汇总,但其他施工单位应在所施工范围内的竣工图及变更材料上加盖竣工图章,其共用图纸及变更材料应由各方同时加盖竣工图章,技术文字材料由主体施工单位将各方的合并成册(一册或多册,单册厚度不超过5.0cm),封面上应反映各相关施工单位的内容并加盖公章,对变更材料在相应的竣工图章上进行标注,然后与相应的竣工图配套移交。H4.2 工程竣工技术资料的质量要求H4.2.1 工程竣工技术资料应为原件,所使用的表格和填写的内容以及签字、盖章均须为原件,且内容必须真实、准确,与工程实际相符合。文字材料幅面尺
12、寸规格应为A4幅面(210mm297mm),并且字迹清楚,图样清晰,图表整洁,无任何破损,签字盖章手续完备。文字材料用纸应采用具有一定厚度、便于长期和永久保存的韧力大、耐久性强的纸张,并应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔(包括黑色圆珠笔)、复写纸和铅笔等,资料中不得使用涂改液。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图,要求图面无破损,线条、数据清晰无污点,计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。不同幅面的工程图纸应按技术用图复制图的折叠方法(GB/T1060931989)统一折叠成整齐、规范的A4图幅(210mm297mm
13、),做到图面在里,图标栏露在外面,并预留1015mm的保护边。送交城建档案馆的图纸须折成手风琴形式(非楼梯状),折叠时图纸的左边留出25mm的装订线后的回折需左右对齐。H4.2.2 对于施工单位自行采购的材料,应提供材质证明书(合格证)的原件。如果同期采购的一批材料多处使用,可将原件放在材料使用量最大的图号中,其他相关图号可使用复印件,但须在复印件上注明原件所在的具体图号,并且原件须交公司档案室保存。合格证若为金属牌,需在边角处穿孔系绳装入信封中,再将信封边沿与其他合格证装订在二类文字材料中。若材料采购量太少,供货商难以提供材质证明书(合格证)原件的,须在复印件上说明情况,并盖上供货单位的印章
14、。H4.2.3 属于公司物资采购部门供应的材料,施工单位须提供物资采购部门开具的材质证明书(抄件)原件,确有困难的,由原件的保留单位在复印件上说明情况并盖单位印章。用于粘贴材质证明书和合格证的胶水须是符合档案保管要求的防蛀胶水。H4.2.4 工程竣工技术资料中如出现电子文件材料,归档时应以不可擦写光盘作为长期存储介质,光盘里须有电子文件材料目录,内容须经使用单位工程技术人员和监理审查认可。光盘上应附有标签,标签上须填写工程项目名称、光盘编号、光盘制作单位、制作人、检查人、制作时间、阅读本光盘所需的硬件、软件环境(光盘驱动器的型号、计算机配置、软件操作系统及其版本、显示电子文件材料的软件等)以及
15、其他各种有助于说明本张光盘的信息等。移交时须有该电子文件材料的纸质目录(移交单位要签字盖章),该纸质目录应经使用单位工程技术人员和监理审查、认可并签字盖章,然后与光盘一并交付。H4.3 工程竣工技术资料的编制方法H4.3.1 监理资料的编制监理资料按合同项目进行配套编制,由监理单位将监理资料按同种类集中的原则再按形成时间的先后排序装订成册,每册资料应有封面(见附录O)和封底(须使用具有一定厚度的白纸即150g),封面上必须写清楚业主单位、项目名称、工程编号、施工单位名称、监理机构名称(并加盖公章),编制人和编制日期等,并编写资料目录(见附录P)。H4.3.2 竣工技术文字材料的编制H4.3.2
16、.1 竣工技术文字材料的配套方式:本细则H3.4中所列一、二、三类文字材料中,除综合性材料(如:施工委托书、中标通知书、合同、施工方案、技术交底、安全协议、开工报告、竣工报告、交工验收证书、工程质量评定证书等)可按合同项目进行配套编制组成综合卷外,其余各类材料一律以图号为单位进行配套编制。H4.3.2.2 竣工技术文字材料的系统化方法H4.3.2.2.1 所有竣工技术文字材料均应按专业图号配套的方式分三类分别装订成册。H4.3.2.2.2 每一册文字材料应当有封面(见附录O)、目录(见附录P)和封底,并对册内的全部文字材料编上页号。封面上必须填写清楚工程项目名称、工程编号、专业类别、施工图号、
17、文字材料类别(指本细则中所划定的文字材料一、二、三类)、施工单位名称(应加盖公章)、监理单位名称、建设单位名称、编制人和编制日期。综合性的文字材料组成一册综合卷(材料类别栏应为综合卷),其资料封面上的项目名称按合同上的名称填写。各图号配套的资料封面上的名称应填写本图号图纸上的名称,建设单位栏应按合同的甲方如实填写。一册内的文字材料应按同种类集中的原则再按重要程度和形成时间的先后排序装订成册。正文的所有附件都附在正文之后,若是监理项目,每一份报验单必须附上它所对应的附件,且报验单上应将附件名称全部罗列出来。若遇某一变更单多次变动,应将这类变更单按发出的时间先后顺序集中放在第一次变更单之后。文字材
18、料的页号应从“一类文字材料”开始自“1”往后累计编号,其后依次是二类、三类文字材料,竣工图不编号,凡有书写内容的页面均应编写页号。页号编写位置:单面书写文字材料,正面在右下角;双面书写文字材料,正面在右下角,反面在左下角。为便于加盖竣工图章,“一类文字材料”中的图纸会审纪要应单面打印,打印时行距要适当以便逐条盖“采用”或“未采用”章。封面、封底必须使用具有一定厚度的白纸(150g)。目录应附于封面之后且不编号。目录上须填明本册内各种材料的名称和起止页号。H4.3.3 监理资料和竣工技术文字材料的装订要整齐、牢固,采用三孔一线(孔距为100mm ,上下孔与上下边距各为48.5mm)并一律以左侧(
19、边距为20mm25mm,以不压盖内容为原则)进行装订,装订物须使用棉线或蜡线。H4.3.4 竣工图的编制H4.3.4.1 竣工图的要求a 每一套竣工图都必须有目录。b 若有转化图,则既要提供原图又要提供转化图,两者合二为一。H4.3.4.2 竣工图章H4.3.4.2.1 竣工图章的式样如下: 80mm 竣 工 图15施 工 单 位7编 制 人审 核 人7技 术 负 责 人编 制 日 期7监 理 单 位7总 监现 场 监 理7 20mm 20mm 20mm 20mm竣工图章尺寸为:50mm80mm,章上尺寸未注明单位的均为mm。 对竣工图章中的各项内容,在编制竣工图时必须填写齐全,不得代签。若几
20、栏为同一人,请分栏签字。若无监理,则只签施工单位栏。H4.3.4.2.2 每一张竣工图和每一张变更材料上都应加盖竣工图章,并一律盖在折叠后图纸背面的左下方。H4.3.4.3 整理好每一个图号的变更材料H4.3.4.3.1 将每个图号的全部变更材料按图纸会审纪要、设计变更通知单、业务联系单(或工程洽商单)、材料代用单、设备处理委托单以及其它形式的变更材料排序,再按各自形成时间的先后顺序排列装订成册,并为每张变更材料编上页号。H4.3.4.3.2 变更材料所附的除代替图和新增图以外的附图,一律随变更材料配套装订于变更材料册中。H4.3.4.3.3 若某一变更材料(含图纸会审纪要)涉及若干个整体图号
21、的变更,则应备足相应份数,以确保每一个整体图号配套一份。H4.3.4.3.4 对于变更材料在施工中已实施和未实施两种情况必须明确指出,须加盖“已采用”和“未采用”两种图章进行区别。凡一张变更材料及其附图中的内容全部采用或未采用,只需在变更材料右上角的“有关图号”处盖章即可,其附图则在右下角图标栏的图号处盖章。凡一张变更材料及其附图中的内容部分采用的,须逐条加盖“已采用”或“未采用”章以示区别,图章须盖在相应的序号上。若某一变更材料对前一变更材料作废,则对施工中最终实施的条款盖“已采用”章,对前一变更材料中的相应内容加盖“未采用”章。若某一变更材料(含图纸会审纪要)涉及若干个整体图号的变更,则“
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