索赔与反索赔策划及工作流程.doc

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索赔与反索赔策划及工作流程
1.相关人员的具体职责
索赔与反索赔是项目每个部门、每个管理人员的重要职责，做好索赔与反索赔工作，可以直接为企业减少损失，创造效益。针对此项工作，相关人员的具体职责如下：
（1）项目经理职责
A．认真研究大合同，指导项目部制定项目索赔制度，领导项目成立索赔工作小组；
B．监督、指导商务部门积极办理工程索赔工作；
C．研究确定工程索赔方案，审批项目工程索赔文件；
D．在工程索赔事件中积极与业主、监理公司及分包方谈判；
E．在权限范围内审核、批准分供方的索赔报告；
（2）项目商务经理
A．认真研究大合同，制定项目部索赔制度，组织成立项目部工程索赔小组；
B．建立项目部合同管理数据库，为项目部的索赔活动提供准确及时的信息；
C．接受项目部工程、技术部门的工程索赔意向，综合相关部门收集的索赔证据，起草索赔申请、索赔报告；重大复杂的索赔应当编制专项索赔方案，上报项目经理及公司的主管部门；
D．协助项目经理针对索赔事项与业主、监理及分包方洽谈；
E．建立完善的项目部索赔台账。
（3）项目法律顾问
A．协助项目制定索赔与反索赔制度；
B．协助项目起草索赔申请、索赔报告；针对项目部生产、技术、商务部门收集相关的索赔证据,从法律角度予以整理和完善;
C.必要时协助项目经理、商务经理与业主、监理针对索赔事项进行接洽和谈判;
D．审核分包方的索赔报告，必要时回函。
(4)项目技术、工程部门
A.研究并熟知项目工程合同;尤其对工程工期、质量、进度有一个全面综合的把握;
B.执行项目施工计划,并制定工程施工方案,在业主或监理对施工组织、设计提出修改意见时(如设计变更、进度加快、标准提高及施工条件变化等),及时将信息反馈商务部门及项目经理,并在48小时内积极办理签证,保证将工程的变更解决于签证阶段;
C.审核分包商因设计变更、进度加快、标准提高及施工条件变化等原因提出的索赔意向和索赔报告,对审核结果的真实性、准确性负责,并及时将审核结果反馈商务部和项目经理.
(5)项目商务部门
A.如因业主原因拖欠工程款,依据总包合同的约定及时向业主发函索赔;
B.施工签证、索赔已经提交业主、监理,有关商务人员应负责督促业主签字确认,并且可以将索赔额纳入当月的工程量中向业主报量;
(6)项目物资部门
A.落实项目材料、设备需求计划,对甲供材料设备做好进场验收、登记工作(包括进场的时间、品种、型号、数量),建立项目经理部物资采购总台帐;
B.认真核对每批物资进场时间与计划时间是否一致,当物资进场时间与我方提出物资进场计划时间不一致时,及时将信息反馈项目法律顾问(法务经理),并提供相关的证明资料;
2、索赔证据种类
索赔证据主要来源于施工过程中的各种信息,是关系到索赔是否成功的证明文件和资料,项目部负责对来源于施工现场中的索赔证据进行全面、准确、及时的收集.
索赔证据分为施工记录资料和财务记录资料:
(1)施工记录资料包括:
A.国家、工程所在地城市建设档案行政管理部门所要求竣工归档资料,由项目部技术负责人负责,项目资料管理员依据建设工程所在地城市档案馆要求进行管理;
B.施工过程中同相关方的往来函件、传真、快递、数据电文、电话记录等。传真、数据电文、电话记录等电子信息需要在24小时内请监理、业主代表确认;
C.会议纪要或其它记录;
D.施工过程中发生的各种签证文件和有关工期顺延的各方面的资料;
E.专业工长施工日志,内容具体包括时间、气象、生产情况、技术质量安全工作等记录.施工日志必须是专业工长每人一册,逐日记载,记载内容应当保证其连续和完善;
F.政府性政策及政府指令等。
(2)财务记录资料包括:
A.依照《会计法》及相关法律法规要求建立的财务会计文件、台账;
B.会计往来信函及文件资料;
C.通用货币汇率变化表;
D.政府物价指数、工资指数
　所有的索赔证据必须及时记录、收集、归档保存,严禁事后不及或任意丢弃等。在工程索赔事件中,若因为相关部门及责任人故意或者重大过失造成举证不能,给企业造成经济、名誉损失的,公司追究相关责任人的经济、行政责任,有违法犯罪的,将依法移送司法机关追究刑事责任。
3、索赔事件具体分类及相关责任部门
所有的索赔最终将落实到工期和费用两点上,一旦出现索赔事项,由责任部门直接经办人员办理索赔意向通知并收集相关证据,报商务经理、法律顾问及项目经理,商务经理组织索赔委员会讨论通过后,由项目法律顾问(法务经理)向发包人或监理公司发出索赔函件。
各类索赔事项及责任部门分类如下:
(1) 技术人员办理的索赔事项
A. 发包方未严格按照合同约定交付设计图纸、技术资料、批复或确认口头指令;
B. 非我方原因,发包方指令原约定的施工方案、施工工艺、增加工程量、变更分部分项工程内容、提高工程质量标准等;
C. 由于设计变更、设计错误、及业主提供的错误数据资料造成工程修改、返工、停工、窝工等;
(2) 施工人员办理的索赔事项
A. 业主未严格按照合同约定交付施工现场, 未完成建筑红线以外的水、电、路“三通”，提供水、电接口到红线;未提供施工场地工程地质、地下管网线路资料;
B. 工程地质情况与业主提供的资料不一致,需要做特殊处理;
C. 非我方过错,业主指令调整原来约定的施工进度、顺序、暂停施工、提供额外的配合服务的;
D. 因业主错误指令造成工期延误及费用的损失;
E. 业主在工程未竣工验收提前使用,工程在保修期内出现的质量问题,我方不予承担责任.
(3) 质量人员办理的索赔事项
A. 发包方未严格按照合同约定验收工程;
B. 合同约定之外的其他增加的检查,费用应由业主负担;
(4) 物资人员办理的索赔事项
A. 业主提供的材料设备不符合合同约定的标准或方式;
B. 业主指定规格品牌的材料设备市场供应不足,或质量不符合要求
C. 业主违反合同约定,指令调换材料设备的品种、规格、质量等级及供应时间
D. 业主供应材料的进场时间滞后我方上报材料计划中材料进场的时间
（5）由财务人员办理的索赔事项
A. 未严格按照合同约定支付工程价款的
B. 非我方过错,业主拒绝或迟延返还保函、保修金等.
4、索赔报告规范编写
（1）索赔报告是在索赔事件发生后,我方立即收集证据并寻找合同依据,进行责任分析,计算索赔金额或索赔的工期,在规定的期限内报送索赔方的报告性文件。
（2）索赔事件发生后,我方应在48小时内编制索赔报告，及时上报甲方。
索赔报告应包括以下内容: 标题、索赔事件、索赔理由、结论、索赔计算书、索赔要求、附件几大部分。
标题：简要、准确地概括索赔的中心内容，如“关于××事件的索赔”。
索赔事件：主要包括事件发生的工程部位、发生时间、原因和经过、影响范围以及承包商采取的防止事件扩大的措施、事件持续时间、最终结束影响的时间、事件处置过程中有关主要人员办理的有关事项等，着重应指出业主（监理）应承担的责任。
索赔理由：索赔的依据，主要是法律依据和合同具体的规定。
结论：指出索赔事件给承包方造成的影响和带来的损失。
索赔计算书：列出费用损失或工程延期的计算公式（方法）、数据、表格和计算结果，并因此提出索赔要求。
索赔要求：指索赔事件造成损失，承包商要求补偿的金额及工期，只需列举各项明细数字和汇总数据。
附件：各种证据材料。
（3）分包方向我方提出的索赔报告内容应参照本条的内容进行审核，首先进行形式审查、合格后再进行内容的审查，不合格时予以退回，另分包方重新申报，逾期申报作为无效处理，并且正式函告分包方。
5、索赔事件发生后，相关的责任部门应及时出具索赔意向并收集相关证据，报商务部门、法律顾问及项目经理，最后由商务部门统一编制索赔报告与甲方协调。

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