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集团采购招标平台解决方案

41
2020年4月19日
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伊电集团协同综合管理系统
采购招标平台解决方案
――建立统一的信息化环境

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文件内容描述
编写人/
创立日期
审核人/审核日期
批准人/批准日期
-10-19
1.0

林维达
王新民

公司名称: 公司名称:郑州通达软件有限公司
负责人签字: 负责人签字:
日期: 日期:
目录
一、 项目背景 4
二、 系统架构设计 4
(一) 系统整体框架 6
(二) 软件平台 6
(三) 硬件平台 7
三、 系统功能设计 7
(一) 系统功能整体设计 8
(二) 供应商管理 10
1、供应商门户流程 10
2、主要功能 10
(三) 物资基础管理 13
1. 物资编码管理 13
2. 物资类别管理 14
3. 计划类别维护 15
4. 物资属性维护 15
5. 采购员名单维护 16
6. 其他基础维护 17
(四) 采购申请管理 19
1. 物资采购申请 20
2. 申请接收与分配 21
3. 确定采购方式 22
(五) 招投标管理 23
1.招投标流程 23
2.主要功能 24
(六) 询价管理 24
1、询价管理流程 24
2、功能特点 24
3、 报价揭示及处理 26
4、报价分析 27
5、报价回收站 27
(七) 物资到货管理 28
1、 到货单登记 28
(八) 物资综合查询 29
1、报价过程查询 29
2、采购需求综合查询 29
3、 询报价信息查询 30
(九) 采购协议、合同管理 31
1、采购协议、合同流程 31
2、主要功能 31
(十) 系统基础设置管理 33
四、 项目价值 33
一、 项目背景
我集团现应用的物资采购管理系统,为我集团有效的开创了集团集中采购的管理模式,充分发挥了集中规模优势,在降低采购成本、控制采购价格、合理控制库存、降低资金占用方面发挥了重要作用,说明这一管理模式是我们必须坚持而且还需要进一步加强和发展的。
Ø 根据集团管理信息化的发展,当前ERP系统和OA系统建设已经在集团管理上发挥越来越广泛和深入的应用,物资采购管理系统作为一个独立的系统在集团物料编码、员工、供应商等基础数据统一上越来越受到影响和制约,其管理价值难于进一步提升;
Ø 物资采购管理系统的采购需求计划数据需要与ERP同步,合同审批流程还要与OA系统对接,需要整合和维护物资采购管理系统信息孤岛的成本也越来越高;
Ø 公司机构调整为物资部和招标办后,原系统无法适应新的应用需求;
Ø 系统应用中的问题无法得到有效的升级服务;
二、 系统架构设计
伊电集团建设的”协同综合管理系统”是一个覆盖集团决策层、到集团管理层、到分公司应用层一直延伸到普通员工和重要生产班组四个层级,根据集团运营管理体系和内控监督体系的管理思想,系统将实现垂直管理纵向的管理流程闭环,在流程闭环中,将内控监督制度在流程中进行体现并控制。围绕”煤、电、氧化铝、资金计划和设备”五个管理主线,打造管控平台。那么在此平台上设计开发”伊电集团采购招标平台”。将信息流和工作流中给出了完美的整合,能够帮助企业解决企业运行的基本问题,大幅度提高企业的管理水平。

(一) 系统整体框架

Ø 系统采用”协同综合管理系统”的B/S架构;
Ø 与”协同综合管理系统”采用统一的MYSQL数据库,能够与”协同综合管理系统”数据表进有集成应用;
Ø 采用”协同综合管理系统”统一的流程机制;
Ø 采用”协同综合管理系统”统一的提醒机制;
Ø 采用”ERP系统”统一的物料编码机制;
Ø 采用”ERP系统”统一的人员编码机制;
(二) 软件平台
WEB服务器:
² 操作系统:Microsoft Windows 企业版/服务器版
² 数据库:MYSQL企业版
客户端:
² 操作系统:Microsoft Windows XP/7/8.1/10;
² 浏览器:Microsoft Internet Explorer 8.0及以上
(三) 硬件平台
服务器建议最低配置:
² CPU:2×2.8G;内存:4G;硬盘:2*100G
客户端建议最低配置:
² CPU:1G;内存:256M;硬盘:剩余1G >
三、 系统功能设计

(一) 系统功能整体设计
集团采购招标平台
供应商门户
招标信息发布
供应商管理
供应商资格注册
供应商准入上报
合格供应商准入审批
合格供应商准入查询
合格供应商基础数据维护
合格供应商供应信息发布
合格供应商类别维护
供应商查看权限分配
询价信息发布
供应信息发布
ERP系统物料需求计划接口
采购计划?
计划分解
招标计划
询价计划
公开
邀请
直供
询价管理
招投标管理
中标信息发布
循环物资发布
合同管理
基础管理
组织机构维护、员工信息登记、计量单位维护、公司税务信息维护、电子商务信息维护、登陆用户注册、系统角色管理、角色对应用户、角色对就模块、管理员密码重置、登录日志查询、功能模块管理
物料基础管理
物料信息与ERP接口
入库单与物料需求计划钩稽数据的提取
计划类别维护
物资属性维护
采购员名单维护
合格供应商评估管理

在通达OA中开发采购招标平台中相关的模块,满足集团采购招标业务需求,还要实现以下功能提升:
Ø 供应商准入流程:供应商在招标平台外网网站注册基本信息;内网流程审批(领导确认后,新增供应商信息);供应商信息登记(包含供应商联系人、供应商资质、供应商权限等)
Ø 招标运营流程:物资基础维护(即物资编码、物料类别、计划类别、物资属性、采购员等);采购申请(物资采购申请同步,物资采购审核、物资采购分配);询价报价(采购员根据分配的物资采购,进行分类生成询价单发给供应商询价,供应商竞标,采购员揭示分析,确定中标单位。);采购合同(中标后,系统自动根据采购信息、供应商信息自动生成合同进行审批备案)
Ø 集成短信平台,实现短信提醒,(询价、再次询价、中标通知的自动短信提醒。当前为手动通知客户,或等客户自己查询)
Ø 自动生成中标通知单及采购合同。(中标后系统根据采购信息,供应商竞价信息自动生成中标通知单发给供应商,生成采购合同根据已有流程进行审批。)
Ø 实现金蝶EAS无缝对接,实现金蝶EAS产生采购计划,招标平台自动提取,进行招标流程,生成采购合同,EAS提取采购合同等数据,进行物资管理。财务系统自动根据合同信息进行资金管控。
Ø 供应商准入、采购合同流程审批整合oa流程。
Ø 历史信息查询(询价时,能根据物资编码等信息查询历史中标价格、实际合同价格和EAS入库真实价格等信息。)
Ø 实现EAS与OA的应用集成。在oa系统中,需要实现人员数据、招标等信息同步。当前整理接口有对金蝶EAS接口提取数据接口:
Ø 同步人员部门信息。(oa已经实现)
Ø 采购计划同步,自动提取金蝶eas中的采购计划到招标平台中。
Ø 物料编码同步,自动从金蝶中提取物料编码。
Ø 金蝶需要从招标平台中获取的数据,合同及合同审批单。(中标产品、价格、供应商、到货时间、交货地点等信息)。

(二) 供应商管理
1、供应商门户流程

2、主要功能
· 支持供应商主动注册或者邀请注册,后台可批量导入供应商,完成供应商的初始化

· 供应商准入审核,在线评价供应商信用等级、售后服务等
· 供应商发货订单跟踪,入库、出库登记等订单管理
· 供应商信息变更审核、提前预警功能。

· 支持多种供应商帐号类型,按对口单位或对口的物资分类,直接对应供应商具体经办人或联系人。
· 合格供应商按组织维度进行管理,分子公司可向集团推荐。
· 支持禁用供应商账号等操作。
· 供应商绩效管理包括日常考核评价、年度考核、专项考核。
· 支持供应商考核结果汇总、定级。
· 待办事项:点击具体的待办事项条目,能够直接进入到相应的功能
公告:点击公告等栏目的标题,查看公告明细 及附件
预警信息:根据后台的设置在到期日之前进行预警提醒
· 供应商可经过供应商门户,与企业进行采购执行协同,包括:采购订单维护,采购订单执行情况跟踪,合同查询,合同协议报价,发货计划维护等等。
· 供应商可自助查询订单的到货、入库等信息。

· 供应商在线报价,下载报价单。
· 支持供应商资质证书、资质文件等过期预警提醒。

(三) 物资基础管理
物资基础信息维护主要用来进行物资属性、物资类别、物资编码等信息的维护,在此形
成伊电集团公司统一的物资编码、形成一个完整的物资编码体系,用于支撑物资申请、物资
采购、物资到货等物资全生命周期的管理。
注意:系统内的物资编码、物资类别等信息完全取自伊电集团原有金蝶EAS系统,在对物资基础信息进行管理时,请核对双方系统内信息的一致性。
1. 物资编码管理
在【采购招标平台】点击”物资基础管理”,进入”物资编码管理”页面:

在此处维护整个伊电集团公司的物资编码库,支持对物资的增加、删除和修改操作。
新增物资:选中物资类别树种的某个类别,点击”增加”按钮,则能够在此类别下新增
物资,其中,伊电集团公司物资编码自动生成,物资名称、物资单位为必填内容。
修改物资:选中某物资,单击其某属性,则可对物资的该属性进行编辑,编辑后,点击
”保存”,即可修改成功。
2. 物资类别管理
在【采购招标平台】点击”物资基础管理”,进入”物资类别维护”页面:
系统支持物资类别的增加、删除和修改。其中,根类别”物资类别”唯一,不允许增删
改。不支持各物资类别问父子关系的调换,支持修改物资类别名称。
3. 计划类别维护
在【采购招标平台】点击”物资基础管理”,进入”计划类别维护”页面:

系统支持对计划类别的增加、删除和修改操作,其中,根类别”计划类别”无法编辑。
1、新增:在左侧计划类别树中,选中某类别,点击”新增”按钮,即可在该类别下新增一
个计划类别。编码自动生成,名称可自定义。
2、删除:在左侧计划类别树中,选中某类别,点击”删除”按钮,即可将该计划类别删除。
3、修改:选中某计划类别,在右侧名称区域内重新录入内容,点击”保存”,则修改成功。
不支持对计划类别编码及父子关系的修改。
此计划类别主要用于维护伊电集团公司物资编码及物资采购申请时,对欲采购物资进行
详细的定义。例如,在”物资采购申请”等页面,新增一项物资后,需要定义其计划类别。
4. 物资属性维护
在【采购招标平台】点击”物资基础管理”,进入”物资属性维护”页面:

· 父物资属性编码:某属性的父级属性编码,用来定义物资属性间的父子关系,形成物资
属性树。
· 父物资属性名称:某属性的父级属性名称。
· 物资属性编码:物资属性的唯一性标识,不允许重复。
· 物资属性名称:物资属性名称。
系统支持对物资属性的增、删、改操作,拥有”增加”、”删除”、”修改”三个功能按钮。
其中,根属性”物资属性”无法编辑。
1、新增属性:在左侧属性树中,选中某属性,点击”新增”,即可在此属性下增加下级属
性。
2、删除属性:在左侧属性树中,选中某属性,点击”删除”,即可将该属性删除。
3、修改属性:在左侧属性树中,选中某属性,在右侧区域能够修改其编码和名称信息,点
击”保存”后,修改完成。父级信息无法修改。
此物资属性主要用于维护伊电集团公司物资编码及物资采购申请时,对欲采购物资进行
详细的定义。例如,在”伊电集团公司物资编码”和”物资采购申请”等页面,新增一项物
资后,需要定义物资属性。

5. 采购员名单维护
此采购员名单,用于”申请接收与分配”页面,采购主管向下分配物资计划时,能够选
择哪些采购员,以及确定采购主管才有物资计划的分配权限。
在【采购招标平台】点击”物资基础管理”,进入”采购员名单维护”页面:

· 采购员类型:商务主管或采购经理。采购员类型为商务主管时,具有物资采购申请的分
配权限,能够指定某人对某物资进行采购:采购员类型为采购经理时,具有接收物资采
购申请的权限,但无法向别人指定物资。
· 注销标识:是或否。是,表示该采购员已注销,无法使用,无采购员的分配或接收权限;
否,表示该采购员可正常使用。
系统支持对采购员信息的增加、删除和修改操作。
6. 其它基础维护
其它基础维护包括税种税率维护、付款方式维护、交货地点维护、运输方式维护。此信
息用于在询价单登记时,录入询价单的付款方式、交货地点、运输方式等。如下图所示

如下图”付款方式维护”页面,系统支持增加、删除、修改等操作,其它几个维护页面
与此页面功能、操作相似,请参考处理。
在【采购招标平台】点击”物资基础管理”,进入”付款方式维护”如下页面

(四) 采购申请管理
采购申请管理模块主要用于各项目公司计划员上报物资采购计划,集团公司采购经理将
其汇总后,对采购计划进行分配。

1. 物资采购申请
各项目公司计划员在此录入物资采购计划。
系统支持三种方式录入物资计划:系统内逐条录入和固定格式excel导入。
在【采购招标平台】点击”采购申请管理”,进入”物资采购申请”页面:

● 系统内逐条录入方式录入采购申请
1、在”基本信息”区域内,录入”联系手机”,点击”保存”。(此联系手机为计划员
联系手机,用于供应商联系计划员确认物资详细信息)
2、在下方物资列表区域,点击”新增明细”,开始逐条录入物资信息,其中物资编码、
物资名称、单位、数量为必填项。”物资编码”从系统内选择,”所属项目公司”为
当前计划员所在的项目公司。
3、多条物资录入完成后,点击”保存”。
4、点击【报送】按钮,将按指定物资采购申请启动审批流程。

● 固定格式excel导入方式录入采购申请
1、在”基本信息”区域内,录入”联系手机”,点击”保存”。(此联系手机为计划员联
系手机,用于供应商联系计划员确认物资详细信息)
2、在下方物资列表区域,点击”浏览”按钮,选择己编辑好的固定格式的excel文件,
点击”导入”。其中,excel文件必须为．xls文件格式;文件内物资名称、物资编码、单位、
数量信息不能为空,否则系统会给出报错提示;对于系统内不存在的物资编码,系统会给出
3、导入完成后,点击”保存”。
4、点击【报送】按钮,将按指定物资采购申请启动审批流程。
备注:
（1） 在录入或导入采购物资时,系统自动返回物资库存和在途物资,如果存在有同一项目、同一理由重复上报物资时系统提示用户是否继续上报。
（2） 对于重要备件(指复杂的进口备件、需安装调试的、较为复杂的、须原厂家的备件、昂贵的、对安全生产有重大影响的关键备件,由生产部、物资部和各单位共同确定清单),在物资计划审核时与其它计划分开,由审核人员重点把关;需提供技术指标、图纸类物资,必须由上报人把指标、图纸附加上才能提交。
（3） 项目名称、规格型号(计量单位为非公称计量单位时,须注明包装规格)、设备序列号(图号)、物资代码、材质(技术标准或图纸)、单位、数量、用途、上报车间、使用人(上报人)姓名、手机号、生产厂家、是否必须原厂(必须原厂要注明原因)、上报时间、是否紧急(如紧急,在待分配和待确定询价方式栏自动排序靠前,并显示不同颜色,以示提醒)、计划类别(小修、大修、日常);五金件、金属材料须注明材质;管道、弯头、板材类须注明厚度、材质;化工原料(化学药品),须注明成份比例;夹持工器具类须标明规格和紧固方式。

2. 申请接收与分配
点击【采购招标平台】中”采购申请管理”一”申请接收与分配”,进入采购申请接收与分配界面,如图,显示采购申请经过审批后的所有物资明细。
注:可根据查询条件,查询某个项目公司的物资明细
采购主管可再次对物资明细进行”自定义类别”,并将物资分发给不同的采购员,分发
采购员支持批量操作。
其中,”批量自定义类别”弹出类别选择窗口,此类别的展示内容与供应商类别完全一
致。”批量确定采购人”的采购员名单取值于”采购员名单维护”的内容。
采购主管选择完采购人后,保存。然后勾选需要分配的明细后,点击【分配】按钮,
就将物资分配给采购员了。如果明细需要退回,填写退回原因后,保存,勾选明细,选择
【退回】。
3. 确定采购方式
在【采购招标平台】点击”采购申请管理”,进入”确定采购方式”页面,采购员能看到采购主管分配到当前采购员的物资。
勾选所要的物资明细(建议根据自定义类别分批勾选),选择”询价”方式,被询过的
价的物资,从页面中隐藏了起来,如需要显示所有记录,选中图中显示所有记录,点击查询,
即可显示所有物资,另外,被询价的物资以红色字体显示。

如需要导出物资,只需要勾选上物资,点击导出按钮,即可将物资以excel格式导出。

(五) 招投标管理
1.招投标流程

2.主要功能
· 招议标是指在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求,邀请多家供应商参加投标,并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为
· 公告邀标经过采购公告邀请供应商;邀请招标经过短信、邮件等方式自动邀请、通知供应商具体的联系人
· 适用于采购金额高、监管要求高的杠杆类、战略类大宗物资采购
· 设置定标委员会,开标小组以加强对邀标过程的监督管理
· 在邀标过程中组建评标专家小组,可在线评标
· 投标后组建专家小组,保证投标过程的公平、公正

(六) 询价管理
1、询价管理流程

2、功能特点
· 询价采购:可指定采购平台的本级及以上的供应商
· 询价通知可经过短信、邮件等方式自动邀请、通知供应商具体的联系人
· 支持多轮报价,操作方便。
· 适用采购风险低、采购金额低的常规类物资采购
· 支持一个采购项目多家供应商中标情况。
· 支持在线查询、导出询比价报告操作,并对最低单价、总价进行标示,方便统计分析。
· 在【采购招标平台】点击”询价报价管理”,进入”询价单登记”页面,如图

· 点击【增加】,新增询价单,系统自动生成询价单和询价单号(默认状态为公开、限时5天,可手动更改为邀请、直购、竞价或修改限时时段,显示如图
· 这里能够先点【保存】,选择好物资之后再填写询价单标题,如物资选择的不对也能够在物资选择页面中物资退回到确定采购方式页面中,如下

· 3、点击【保存】按钮,询价单号自动生成,再点击【选择物资】,进行询价单号对应的采购物资明细。

· 4、点击【发送电子商务邮件】,以便供应商电子商务平台进行物资报价。
· 如果询价供应商方式为邀请的,需要先点击【选择供应商】,此处供应商根据当前采购员可查看供应商的权限展示不同的供应商列表。
· 其中,”邀请”方式,选择供应商数量应不少于3个;”直供”方式只能选择一个供应商;
· ‘公开”方式可不选择供应商。
3、 报价揭示及处理
在【采购招标平台】点击”询报价管理”,进入”报价揭示和处理”页面,如

4、报价分析
在【采购招标平台】点击”询报价管理”,进入”报价分析”页面,如

5、报价回收站
在【采购招标平台】点击”询报价管理”,进入”报价回收站”页面,能够删除回收站里面的报价信息和对由于误操作的物资进行还原操作,界面如下

对于上报后不再需要招标采购的物资计划,可由原上报人员在系统中申请退回,经招标专责确定后予以作废,自动从询价单中退出,进入系统回收站。

(七) 物资到货管理
1、 到货单登记
在【采购招标平台】点击”物资到货管理”,进入”到货单登记”页面。
能够单个或批量选择到货的物资,并记录到货的时间,同时经过接口把到货的信息传递到EAS中,生成未审核的采购入库单,对于入错的物资能够点击退回按钮退回,重新进行到货登记。但在EAS中已经审核入库的物资不能进行到货退回操作。

(八) 物资综合查询
1、报价过程查询
在【采购招标平台】点击”物资综合查询”,进入”报价过程查询”页面,如

2、采购需求综合查询

在【采购招标平台】点击”物资综合查询”,进入”采购需求综合查询”页面,如图

3、 询报价信息查询

在【采购招标平台】点击”物资综合查询”,进入”询报价信息查询”页面,如

(九) 采购协议、合同管理
1、采购协议、合同流程

2、主要功能
· 可根据采购结果生成采购合同
· 可直接创立采购合同
· 支持合同模板,可根据合同模板自动生成采购合同

· 支持合同流程审批

· 支持合同变更管理、合同执行管理
· 采购合同生成供应商合同协议库
· 支持对采购合同物资执行情况追踪,到货、入库登记

· 支持采购合同中结算管理,包括垫资利息结算,资金到期预警提示等

(十) 系统基础设置管理

四、 项目价值
集团集中采购的管理模式,充分发挥了集中规模优势,在降低采购成本、控制采购价格、合理控制库存、降低资金占用;
在通达OA中开发的物资采购招标平台,采用平台化技术,结合OA的流程管理,整合ERP的基础数据管理,达到了高度统一的业务管控、数据管控、流程管控的目标。