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驻外机构管理办法
驻外机构管理办法
工程公司驻外机构管理办法
为加强管理，规范管理流程，保证公司驻外机构的有效规范运行，特制定本管理办法。
一、公司驻外机构的主要职责
根据“公司201*年度《人力资源管理方案》实施意见”精神，公司驻外机构的主要职责如下：
（一）越南代表处的主要职责：
1、负责公司在当地的市场开发工作和小型单机（备件）合同的执行工作。
2、根据项目管理部的安排，完成项目合同执行任务。3、协助现场项目部解决项目执行中的问题，与现场项目部共同办理公司在越南开展业务所必须的各种业务审批手续。
4、监督公司在当地项目的执行情况，当发现项目出现异常情况或重大问题时，应及时向项目管理部或直接向公司主管领导汇报，保证项目的正常执行。
5、认真落实公司安全生产和紧急突发事件预案，确保公司员工在当地的人身和财产安全，不出现重大安全事故。
6、负责协调处理公司与当地使领馆、政府、业主及其它公共关系,及时提供当地各种政治、经济、法律以及业务信息。
7、负责公司来往人员的接待工作。8、完成公司领导交办的其它工作。（二）缅甸代表处主要职责：
1、负责公司在当地的市场开发工作和小型单机（备件）合同的执行工作。
2、根据项目管理部的安排，完成项目合同执行任务。3、监督公司在当地项目的执行情况，当发现项目出现异常情况或重大问题时，应及时向项目管理部或直接向公司主管领导汇报，保证项目的正常执行。
4、认真落实公司安全生产和紧急突发事件预案，确保公司员工在当地的人身和财产安全，不出现重大安全事故。
5、负责协调处理公司与当地使领馆、政府、业主及其它公共关系,及时提供当地各种政治、经济、法律以及业务信息。
6、负责公司来往人员的接待工作。7、完成公司领导交办的其它工作。（三）各现场项目部的主要职责：
1、负责项目执行现场的全面管理工作。包括：（1）项目施工管理。包括：进度、质量、成本管理；（2）现场货物的仓储管理；（3）现场技术管理工作；
（4）考核、验收、交付业主等工作;
（5）安全生产管理，确保现场人员和资产安全；2、负责在项目开工地所需的各项审批手续的办理工作。（1）施工许可证以及开工必须的手续；（2）人员进出签证；（3）联络协调处理当地公共关系；3、负责项目在当地的商务工作。（1）项目资金议付以及财务的管理；（2）合同索理赔工作;（3）现场收发货物工作；（4）项目的现场采购工作。4、完成领导交办的其他工作。二、驻外机构业务工作的归口管理
（一）由市场部对公司驻越南代表处、驻缅甸代表处业务工作进行归口管理。
（二）由项目管理部对驻外各现场项目部业务工作进行归口管理。
三、驻外机构财务工作的归口管理
（一）越南代表处、缅甸代表处、各现场项目部的财务工作统一由财务部门进行归口管理；现场会计是公司财务部外派现场的财务管理人员，由现场项目部和财务部双重领导。
（二）驻外机构财务管理工作执行公司制定的相关国家《驻外机构财务管理办法》。
四、驻外机构行政工作的归口管理
（一）驻外机构人力资源管理工作由人力资源部进行归口管理。1、驻外机构（越南代表处、缅甸代表处、各现场项目部）的干部任免、调配由公司人力资源部负责。
2、驻外机构员工的调配管理（1）驻外各现场项目部、各代表处员工调配，由人力资源部统筹调配。根据工作需要，需调配用人的部门须直接向人力资源部提出申请；（填写内部员工调配申请表附件1）；
（2）根据用人部门申请，由人力资源部协调有关部门并提出意见，报请主管领导和总经理研究审批（填写内部员工调动审批表见附件2）；
（3）履行调动手续（填写"员工内部调动交接单"见附件3）①被调人员须与部门办理工作交接；
②被调人员使用的电脑等固定资产，由综合办公室根据“固定资产实物管理实施细则”的有关规定负责协调处理。
③被调人员的工资、保险、福利等自批准调动的次月调整至新部门。
（4）履行调动手续，并发员工岗位调动通知函，通知调入部门和调出部门及相关部门（岗位变动通知函见附件4）。
（5）当员工需要变更（提前或延续）工作岗位时限时，应提前在人力资源部进行备案批准（填写员工岗位变更备案审批表见“附件4”），备案审批表由用人单位填写报人力资源部，经批准备案后由人力资源部通知相关部门（下发岗位变动通知函）。
3、驻外机构人员岗位级别待遇标准执行公司有关岗位、工资等有关制度规定。驻外员工工资在国内发放，各类国外补贴由现场项目部和各代表处发放（补贴标准详见各代表处、项目现场部财务管理办法）。（二）驻外机构的公文运转工作由公司综合办公室负责。综合办公室应及时通过信使、邮箱、传真等形式（应相对固定传递方式通道和地址），将公司正式下发的公文、各种信息、资料等，传递给驻国外现场的公司领导、中东工程公司经理、副经理、以及两个代表处和各现场项目部负责人。
（三）驻外机构的党、工、团工作分别由市场部党支部和阿联酋党支部负责组织开展。
越南代表处、缅甸代表处的党、工、团工作由市场部党支部负责联络组织开展；阿联酋各现场项目部的党、工、团工作由阿联酋党支部负责联络组织开展。公司综合办公室要充分发挥驻外机构党的基层组织的战斗堡垒作用，应对驻外机构党、工、团工作给予具体指导和特别关注。
驻外机构管理办法（初稿）
一、总则：
1、为加强驻外机构管理，规范驻外机构工作，制定本办法。
2、驻外机构实行主任负责制，驻外机构主任负责驻外机构全面工作。驻外机构主任对总裁负责。二、驻外机构组织结构
主任专员内勤
三、驻外机构工作职责（一）主任职责
1、驻外机构主任负责驻外机构日常工作的开展，承担外部的协调工作，贯彻落实集团各项规章制度和文件要求，及时向集团反馈信息；2、严格监督管理所辖区机构各岗位工作；3、能承接本机构各岗位工作；
4严格执行集团的保密管理制度，不得把集团内部管理资料及相关保密文件予以传阅或透露。（二）专员职责
1、协助主任开展各项驻外机构的日常业务工作；2、及时做好出入境人员签证及接送工作；
3、负责物品的出入库物流的跟进并做好记录存档备案；4、衔接好驻朝项目基地的订货申请，做好相关业务的梳理。（三）内勤职责
1、负责办事处的卫生整理工作；2、负责驻外机构来访人员的接待；3、接听电话做好记录，及时反映；
4、认真做好文件收发，做好行政人事文件的整理传递存档，并妥善保管所有档案；
5、负责管理各种费用的初审及流程控制，每月初做好上月的办公费用明细，经主任审阅呈报集团财务部；
6、负责驻外机构考勤，每月1日把上月考勤经主任审阅呈报集团人力资源部；7、负责每周例会会议记录，并做好传递工作。
（四）说明：如专员、内勤未到岗，由主任代行专员、内勤职责。三、驻外机构人事管理
1、遵守集团办公室人事制度。
2、驻外机构人员薪酬福利标准由集团确定。
3、驻外机构因工作需要增减人员，由驻外机构主任向集团提出书面申请，经办公室审核，报董事长批准后实施。人员招聘由集团办公室负责，驻外机构协助。5、驻外机构建立驻外机构人员档案。四、驻外机构财务管理
1、驻外机构不设立独立财务，遵守《湖南纬金投资集团有限公司财务管理制度》。
2、驻外机构物资采购及大额支出，由驻外机构工作人员提出申请，经驻外机构主任审批后，报集团财务部审核，经总裁批准后，由集团财务部直接支付。每月15日前支付的款项，当月20日前向集团财务部提供收款方开具的销售凭据或收款凭据，15日后支付的款项，在次月2日前向集团财务部提供收款方开具的销售凭据或收款凭据。
3、零星开支以备用金支付。备用金领取及使用执行《湖南纬金投资集团有限公司备用金管理办法》。
4、驻外机构费用报销遵守《湖南纬金投资集团有限公司费用管理办法》五、例会
驻外机构每周一上午由主任组织召开周例会，驻外机构全体工作人员参加。例会内容：总结上周工作（具体工作内容，重大失误事项及改进措施等），布置本周工作（本周具体工作内容，重要事项强调等）。驻外机构主任指定专人作会议记录，在会后形成会议纪要，驻外机构到会人员签字后，于周一下午传回公司总裁办。