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房地产代理公司拓展部部门工作手册
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房地产代理公司拓展部部门工作手册

拓展部工作手册
第一部分拓展部组织结构
拓展部经理市场调查专员市场调查专员
第二部分岗位说明书
第一条
岗位设置
（一）公司拓展部设置为拓展部经理一人，市场调查专员1-2名（根据公司实
际业务量配备）；
（二）拓展部经理由总经理任命。拓展部人员行政隶属关系在公司，由公司负责
招聘、业务培训、指导、管理，受公司拓展部经理领导；
（三）根据公司业务需要及实际情况，综合考查拓展部人员的工作表现予以任
命：
1）拓展部经理的任免权限由总经理负责；
2）拓展部调查专员的任免由公司拓展部经理负责，但需呈报人事部经理。
第二条拓展部岗位职责
职务说明书拓展部经理
一、基本情况：职务名称：拓展部经理部门：拓展部直属主管：总经理
二、职务陈述：
全面负责开拓房地产策划代理项目的信息搜集，建立并维护与开发商的合作关系；及时反馈开发商的相关信息和需求，协助公司策划部和销售部开展工作，保证公司的策划代理项目顺利进行；维系同开发商的长期合作关系并为公司取得更多的资源，为公司的发展提供建议并参与决策。
三、基本职能：
1、全面负责拓展部的各项管理工作，并承担责任，向总经理负责。2、为公司开拓新资源，建立并维护公司与开发商的良好合作关系。3、负责帮助参与代理合同的谈判及签订。
4、协助公司树立良好的企业形象，为公司不断争取新资源。5、领导本部门完成公司下达的业绩指标。6、不断完善拓展部内部管理，调动部门人员的工作积极性，提高工作效率。7、积极在本部门推行公司的各项政策和管理制度，并监督实施。
8、协调本部门内部整体工作关系和员工关系，将拓展部建设成团结合作、
奋发图强的团队。
9、制定本部门工作计划，组织安排拓展部的整体培训和考核，提高本部门
全体员工的素质和业务水平。
10、为公司的发展，积极培养、挖掘、推荐优秀人才，不断优化团队组织。11、负责总体协调配合与其他部门的工作，使相关工作顺利进行。12、全面了解并掌握市场动态及房地产行业发展趋势，把握拓展方向，
为公司的总体发展，提供战略性建议并参与高层决策。
13、按时参加或组织公司各部门的各项会议，汇报或传达有关情况。14、公司要求拟写的各类报告。
四、工作设施：电脑、打印机及日常办公用品。
五、工作关系：开发商、策划部、销售部、客服部、财务部、行政部。六、工作环境：公司、贵阳市场及各地州市场、项目所在地七、文件记录：
每周、月、季的业务拓展量（电子）广告及网络推广信息反馈情况（电子）联络人的详细信息及资料（电子/文本）工作联络单总部（文本）八、职务条件：
1、大专以上管理或房地产相关专业，有深厚的行业经验和专业知识；2、有丰富的管理经验和房地产销售经验，有敏锐的市场洞察力；3、具有较强的沟通洽谈能力，注重把握客户心理；4、有很强的领导能力、组织能力、感召力和影响力；
5、诚实可信，综合素质高，具有较强的职业道德水平，能为公司保守商业
机密，维护公司利益；
6、有极强的事业心和奋斗创新精神；
7、具有很强的独立分析和解决问题能力及良好的决策力；8、远见果敢、沉着冷静、积极奋进。
九、其他重要信息：
1、每需有周工作计划、月度工作计划、月度工作总结，对于市场信息需作详细分析并上报上级部门；分阶段、有步骤地进行市场调查开拓工作；
2、对于已初步建立的开发商合作关系的联络人需做较为详细的个人档案，记录其基本信息及喜好，提高市场开拓成功率，为公司不断带来新资源，并不断更新房地产市场信息。
职务说明书市场调查专员
一、基本情况：职务名称：市场调查专员部门：拓展部直属主管：拓展部经理二、职务陈述：进行市场分析调研，提供准确的市场数据信息，为取得与开发商合作做好相关的基础工作，并协助经理做好其他工作。三、基本职能：
1、整理前一天的工作情况。
2、分析市场情况，并提供具体数据信息。
3、整理一天之内的市场调查情况，并向上级汇报相关工作情况。4、提供开发商项目的相关信息并做详细记录上报上级领导存档。5、为公司开拓新资源，协助部门经理建立并维护公司与开发商的良好合作关系。
6、协助部门经理参与代理合同谈判及签订。
7、协助公司树立良好的企业形象，为公司不断争取新的资源。8、协助公司策划部及销售部开展相关工作并提供准确信息。
四、工作设施：电脑、纸张、笔本、文件夹、文件架
五、工作关系：开发商、策划部、销售部、财务部、客服部及其他公司内相关
部门
六、工作环境：公司、贵阳市场及各地州市场、项目所在地。七、文件记录：
市场调查表拓展部经理
开发商详细信息记录表拓展部经理八、职务条件：
1、形象佳、气质好、五官端正，性格开朗；
2、必须具有两年以上的从业经验，熟悉房地产行业；3、具有较强的沟通洽谈能力，注重把握客户心理；
4、吃苦耐劳、诚实可信、综合素质高，具有较强的职业道德水平，能为公司保守商业机密，维护公司利益；
5、有极强的事业心和奋斗创新精神，积极上进
6、为人踏实、成熟，有较强的责任心和团队荣誉感。7、工作有效率，在规定的时间内完成需完成的任务。
九、其他重要信息：
1、每位拓展部市场调查专员需有周工作计划、月度工作计划、月度工作总结，分阶段、有步骤地进行市场调查开拓工作。
2、对于已初步建立的开发商合作关系，需对联络人做较为详细的个人档案，记录其基本信息及喜好，提高市场开拓成功率，为公司不断带来新资源，并不断更新房地产市场信息。
第三部分拓展部工作流程
第一条签到及签退
（一）签到：早上9：00拓展部所有工作人员必须按公司规定使用公司指纹打卡机签
到；
（二）签退：公司下班时间统一为18：00，拓展部业务员必须打卡签退，否则以早退
论处；
（三）打卡要求：到岗及下班必须打卡，否则按旷工论处。若没有按要求打卡、也没
有部门负责人证明的，严格按照公司行政人事制度执行；
（四）外出办事：若因业务需要需中途离开公司的，须填写《公司人员外出登记表》
并由部门经理签字证明，若上班时间外出办理私人事务的，视情节轻重一律按公司行政人事制度执行；
（五）特殊情况：如因公司业务不能按时打上下班卡，必须提前报备考勤处，并得到
部门经理的认可，否则一律按公司行政人事制度执行。
第二条晨会
（一）9：10至9：30分由拓展部经理组织召开早会，通知当天工作任务及人员安排；
就前一天的工作情况进行小结分析，提高部门人员工作效率。（二）要求：拓展部经理必须按时组织晨会。
（三）规范：拓展部经理须检查拓展部人员仪容仪表，在没有统一服装的情况下，拓
展部人员须按照公司规定着装。女生须适当化淡妆，穿戴整洁大方，忌浓妆艳抹或奇装异服；男生须穿职业装，头发整洁干净，忌长发过耳或衣衫不整。
第三条市场调查
（一）时间：拓展部经理根据每天晨会安排制定当日工作计划，按人员分配工作量，
具体实施时间以实际情况而定；
（二）要求：拓展部调查员根据市场调查的实际情况填写市场调查表，并于次日晨会
上交前一日的市场调查表。
第五条市场信息数据上报
（一）时间：每周一对前一周的市场调查情况进行总结分析，提供准确的数据及调查内
容。由拓展部和策划部相关人员将已有的客户情况进行定位和分析；
（二）要求：每周信息上报前须按要求填写详细客户档案表，并对于客户需求和现况进行详细描述。
第六条应存档资料明细表序号123填写人市场调查员市场调查员市场调查员应存档明细《开发商联络人档案表》《区域拓展信息表》市场分析报告内容照章填写根据调查情况填写根据市场调查情况分析总结
存档管理处拓展部拓展部拓展部备注打印版打印版打印版/电子版第七条拓展部工作流程图
市场调查摸底网络及网站信息搜集通过各种渠道与开发商取得初步联系填写开发商联络表开发商联络人信息档案公司内部研究讨论交至拓展部经理与开发商进行深入沟通促成合作签订代理合同
第五部分工程部行为规范
第一条拓展部所有员工应遵照公司行政人事制度的行为规范要求自我，严格遵守各制度，
维护公司形象；
第二条善于辞令而不夸夸其谈，待人以诚，与客户保持良好关系，树立公司良好企业形
象。
第三条拓展部人员必须随身携带自己的名片，赐名片时，须将名字朝对方，双手或单手
（不方便时）递交给对方。接名片时，须双手承接。
第四条对于已取得联系的开发商信息不得外泄，不得跟部门领导及部门上级领导以外的
其他人提起，泄露公司商业机密，违者将勒令辞退，情节严重者追究其法律责任。
第五条为树立企业形象、增强员工荣誉感，展示员工精神风采，工作人员在通过试用期
以后，即配发统一工装。
第六条所有员工必须保持衣着整洁，注意个人卫生。
第七条拓展部人员代表公司形象，在外与开发商联络时，应注意自我形象，有工装的员
工必须着工装，无工装的员工应着正装外出联系业务；
第八条拓展部人员凡在公司上班，不得随意串岗；不得随意使用他人办公用品，不得使
用其他部门的电脑玩游戏，不得在公司睡觉，一经发现，每次罚款50元；。
第九条所有拓展部人员离职前应做好工作交接，否则公司将扣发其所余所有工资及奖金。第十条拓展部人员在公司整理客户资料或者电话回访客户时，应在指定的区域（会议室）
工作，不得在其间大声喧哗，嘻戏打闹，更不能用公司的营销电话打私话，一经发现公司将重罚，罚款100元200元；
第十一条拓展部人员不得利用上班时间，外出办理私事，逛街购物，否则一经发现，罚款
100元，情节严重，或屡教不改者，公司视其为自动离职，其所余薪金及奖金提成，一律不予发放。

概述
1.《拓展部工作手册》专为XXX服饰有限公司拓展部工作人员编写，加强团队管理与合作，共同发展和管理好二级市场。本手册适用于全体拓展部人员。
2.本手册主要内容包括经销商前期接待和经销商后期管理两大部分，从接待客户、签定意向、签定合同、首次配货到经销管理、退换货和会议制度等都进行了详细的描述和规范。
3.XXX拓展部员工，必须认真学习此手册内容，并严格按照手册上面的规定执行。
4.此员工手册为公司重要文件，仅供XXX内部员工浏览学习、执行使用，杜绝泄露给任何外部人员。
5.此手册自201*年8月31日正式颁布实施，最后修订时间为201*年7月。
6.此员工手册最终解释权归***服饰有限公司所有。
●经销商前期接待
★1.接待客户：①
公司来访：
A.请客户填写客户登记表格。
B.提供公司形象等资料给客户浏览，并针对客户问题做出合理回答。
C.尽量多问询对方信息，掌握客户资料，针对其特点给予指引，让其对我们公司和产品产生巨大兴趣和信心。
D.如果感觉成功几率较大，可赠送写真集和宣传单张等宣传品给客户，但文字资料不可以外发。
E.客户走后，认真填写电子版“客户跟踪表”。②
电话来访：
A.根据“客户跟踪表”内容，询问对方情况，并做好相关记录。填写内容要完全清晰。
B.回答对方疑问，给对方留下良好印象。
C.电话咨询不外发任何资料，尽量口头解决客户的疑问或者指引客户到网站上寻找他所需要的信息。
D.接待客户完毕后，在电脑上做好电子版“客户跟踪表”的记录。
③留言回复：
每天下班前需要检查公司留言，如果有自己区域的留言需要及时回复，在回复留言中不可以体现已经合作经销商的联系方式并尽量不公布公司的政策等信息，而是声明已经发送邮件给对方，具体问题可以在邮件，最好是在电话中进行解答，如果对方没有留下联系方式则要求对方留下联系方式后再做解答。④
email来访：
A.收到咨询的电子邮件，须仔细阅读，并有针对性的回复信件给对方。回复内容参考“Email回复例文”。
B.原则为不在email上谈过多的事情，争取直接电话交流或者面对面交流。
C.回复内容中需表现出我们公司对他来访的重视并传达出我们公司的特点和理念，加强对方兴趣与合作欲望。D.对其问题进行合理答复后，适当询问对方相关信息以掌握客户资料。
E.建议对方留下联系电话，有其他疑问和想法可来电公司，以争取进一步接触。
F.回复邮件后，如果此次客户的咨询邮件信息比较全面，须在电子版“客户跟踪表”上认真做好记录。
◆接待客户前必须熟悉加盟手册及合同范本的内容，接待客户过程中，如果有无法解答的问题则尽量回避，并记录问题，留做部门会议时大家一起讨论解决。
★签定意向：
①客户亲自来公司：
A.请客户认真填写经销商合作申请表，复印其身份证。B.根据客户情况修改意向书，意向书打印一式两份，请客户确认签字。
C.客户交纳意向金，通知财务收钱并开收据给客户（填写财务收据书写表）。
D.填写合同签定表后，将意向书提交总经理签字，到副总经理处盖章。
E.把客户信息在自己区域的“合作经销商信息表”中填写完全，然后将其中一份意向书，连同身份证复印件和申请表一起上交部门主管。
F.另一份意向书连同CI形象光盘、公司资料、收据、个人名片一起交给客户。
②客户无法来公司：
A.要求客户传真其身份证复印件到公司（在复印件上要求其重新写一次身份证上的姓名、身份证号、身份证上的地址、快递通信地址、店铺地址、email信箱和联系电话等。）B.根据客户情况修改意向书，打印一份。C.意向书传真给客户，其确认签字后传真回公司。
D.客户签字的意向书复印两份，填写合同签定表后，把两份复印件意向书提交总经理签字，到副总经理处盖章。E.再次将签定后的意向书和公司账号传真给客户，请客户汇意向金到公司账户，通知财务查收。
F.确认意向金到账，由财务开出收据（填写财务收据书写表）。G.其中一份意向书连同CI形象光盘、公司资料、收据、个人名片一起快递给客户，并通知其接收。
H.把客户信息在自己区域的“合作经销商信息表”中填写完全，然后将意向书，连同身份证复印件一起上交部门主管。
★签定合同：
A.经销商确定店铺地址后，向部门主管申请合同。B.将合同提供给经销商，并提醒其需要签字的地方。C.经销商收到合同后，确认签字后，把两份合同上交或快递回总公司。
D.经销商须于签定合同后五日内将品牌使用费打到公司账号，财务查收到账后，开出相关收据（填写财务收据书写表）。E.收到经销商确认签字后的合同，填写合同签定表后，提交总经理签字，到副总经理处盖章。
F.上交公司副总经理一份合同。另一份合同连同收据和培训手册一起快递给经销商。完成合同签定。
★首次配货：
A.经销商须提前15天将开业时间告知公司。
B.相关区域负责人安排配货，配货单按照统一的首次进货模版来进行，初步配好的货单发送给客户，经过协调后，将最终确定的货单发送部门主管审批，审批通过后发送生产中心。C.进货执行过程按照“进货流程”来实施。
★正式开业：
A.区域经理主动恭喜其开业大吉。
B.重点客户可申请在公司的官方网站上设专题恭贺开业！
●经销商后期管理★经销跟踪：
Ⅰ.定期访问经销商情况，并做好经销商月调查表的记录。Ⅱ.保证每个经销商至少半个月访问一次。
Ⅲ.拓展部主管每两个星期与各区域负责人逐个进行区域跟踪会议，了解各经销商情况和问题所在，共同研究解决方案和工作建议。
★表格填写需要及时记录并认真填写的表格如下：
1.经销商汇款情况跟踪表：经销商进货汇款情况填写，用于帐目记录和任务量计算以及提成计算等。统计经销商换货率、经销商完成进货任务情况等信息也是使用此表格。
2.经销商优惠产品过往记录：经销商进货的时候如果有进优惠产品，需要及时填写记录在这个表格中，用来以后经销商退换货时，查询客户是否退换了曾经进过的优惠产品。（进过优惠产品的款
式除非质量问题是不可以进行退换的。）
3.经销商月调查表：每个月经销商情况的调查总结和问题反馈记录在这个表格上，以让公司了解各个区域经销商的近况。4.全国卖场信息表：经销商（包括代理发展的下级经销商）的姓名、联系电话和店铺地址的记录。用来查看全国专卖分布情况，及代理出现问题的时候，据此表可以联系到他下级的经销商。5.合作经销商信息表：与公司直接签约合作的经销商（不包括代理发展的下级经销商）的详细信息。包括姓名、联系电话、传真、emali、通信地址、合同到期日期等信息。
★货物流通：
Ⅰ.进货和退换货按照流程操作。Ⅱ.做好进货，换货，退货记录。
Ⅲ.进货单统一分类保存在服务器中进货明细文件夹内。Ⅳ.退换货单统一分类保存在服务器中换货明细文件夹内。Ⅴ.每批进货要在经销商汇款情况跟踪表中做好记录，填写清楚进货数量和进货金额。
◆换货率的计算要十分严格，按照每月来计算（最多可累计3个月），过期不予以调换。具体是这个月的换货量是上月总进货额的10%。
★发货信息查询：
1.如果经销商货物在物流过程中出现任何问题（包括没收到货物、货物损坏丢失、货物运费有问题等）。及时联系区域负责人。
2.区域负责人接到经销商投诉后，立即调出经销商这次发货的“生产中心发货情况表”，根据上面信息，直接联系发货的物流公司解决相关问题。
3.如果是我们签定合同的“天地纵横物流集团”则用以下方式查询：走货信息查询电话：36243333（没收到货物时查询到货情况使用），客服操作人员:贺经理13312870157（货物损坏丢失或者运费有问题及投诉时使用）。
★日常会议：
客户接待要认真负责，做好记录，拓展部每周星期一进行周总结例会，集中讨论一周的接待情况和管理过程中发现的问题，理清逐个问题，促进大家合作共同进步，取得更好效绩。
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