模板会议活动工作流程.ppt

,BRING UP YOUR BRAND,会议活动工作流程,流程,序言,策划分析阶段,方案制定阶段,物料准备阶段,静态物料准备阶段,动态物料准备阶段,会场落实阶段,现场布置阶段,现场彩排阶段,现场监控实施阶段,后期跟踪阶段,会议活动的开展是一个需要各方面统筹协调的系统工程，合理的统筹资源，,安排好工作时间，是顺利开展工作的重要保证。,工作流程的制定，系统、合理的安排工作程序使会议活动的运作更流畅。,工作流程是广告公司内策划的一个有系统、,有纪律的制度来执行对品质、,价格及时间的控制。,序 言,策划分析阶段,与客户充分沟通,了解客户意图,内部沟通会议,制定工作时间,进程表,双方确认,工作时间进程表,常规方案,备用方案,确定人员走向,方案制定阶段,内部工作会议,确定功能区,方案制定,方案修改,方案确定,现场勘察,方案提交,物料准备阶段,1.,静态物料准备,1.1,在设计之前应由客户部要求主办方提供相关物料文字资料；,1.2,设计部根据主办方提供的文字资料，进行物料设计工作；,1.3,设计完成后，由客户部将设计稿提交给主办方；,1.4,主办方提出反馈修改意见,1.5,设计部根据主办方意见进行方案修改工作,1.6,由客户部向主办方提交修改方案,1.7,主办方签字确定设计方案,1.8,客户部下单给制作商进行小样制作,1.9,客户部将小样提交给主办方,1.10,客户签字确认小样,1.11,成品制作（在成品制作期间，制作部派专人到制作公司跟进工作）,物料准备阶段,2.,动态物料准备,人员,组织,礼仪小姐,主持人,醒 狮,相片提供,面试,人员确定,服装提供,服装确定,礼仪公司提供确定,人员的相片及身份,证号码，主办方签,字确认,个人资料,/,相片提供,服装提供,相片提供,服装提供,相片提供,服装提供,人员确定,服装确定,人员确定,服装确定,人员确定,服装确定,将主持人资料以及,相片打印，提供给,主办方签字确认,将军乐队资料以及,相片打印，提供给,主办方签字确认,将醒狮队资料以及,相片打印，提供给,主办方签字确认,军乐队,会场落实阶段,与主办方、会场,召开三方会议,场馆相关事宜,申报工作,水电报建,用电申请,工具租赁,图纸申报,广告位租赁,（按客户要求）,将空飘、拱门的使用数量，提,供给场馆负责人，由场馆向广,州市环卫局进行使用申报。如,果超过审批数量，应通过其他,途径解决该问题。,在使用场馆前一周，应将会议期,间的用水、用电预计数量报到会,场负责人处。,在使用场馆前一周，向会场提,出用电申请，保障施工及会议,用电。,国旗的申报应知会外事办,应在施工前，根据物料清单所需,要施工的项目，向场馆租赁相关,工程用工具，如升降机、水泥柱,等。由施工物料较多，可根据实,际情况要求场馆提供物料储藏处。,根据客户需要，如果有广告发布,要求，可提前向场馆租赁。,THANK YOU,SUCCESS,2024/12/10 周二,9,可编辑,现场布置阶段,向场馆交纳施工押金,办理进场手续,（如车证、施工证等）,签到处搭建,空飘、拱门、刀旗安装固定,灯光、音响调试,礼炮调试（试一发）,广告牌安装,主办方验收,主席台搭建,报到处搭建,花篮摆放,国旗、会旗升降,现场安装调试,各大功能区划分,现场彩排阶段,主持人,主办方提供,相关资料,主持人组织,主持词,提交主办方,审核,主办方提出,修改意见,主持词修改,主持词确定,主持人,熟悉场地,现场彩排阶段,礼 仪,主办方、礼仪、组织方,三方到达现场,主办方挑选重点礼仪,（目的：引领重要嘉宾）,确定重点区域,（如重要嘉宾站位等）,礼仪现场走位,节目演出,现场彩排阶段,与主办方沟通,确定节目风格,及演出时间,与演出方沟通,确定节目风格,及演出时间,向主办方提交,节目单,主办方提出,修改意见,节目单修改,主办方签字,确定节目单,现场节目彩排,主办方、演出方、,组织方三方主要,负责人到场进行,节目审查工作,演出方制订,节目单,现场监控实施阶段,会议活动中包含许多动态的因素，是文字所不能完全禁锢的东西。,会议现场很有可能会发生一些突发性事件，这是对一个团队机动性、,组织协调性的一个考验，需要更多的是经验和团队协调性。,后期跟踪阶段,在会议活动结束后，对活动所达到的效果做出后期跟踪评估，并制,作资料文件存档。,THANK YOU,SUCCESS,2024/12/10 周二,16,可编辑,