第2讲编辑行政助理文件.doc

第2讲　编辑行政助理文件

　　学习目标
　　在本讲中将学习如何设置标题格式、如何应用项目符号、如何插入图片以及如何为文档添加边框，并通过制作一份企业内部公告来巩固前面学习的知识。

　　主要内容
　　设置样式
　　应用项目符号和编号
　　插入图片
　　为文档添加边框和底纹
　　应用实践——制作企业内部公告

　　2.1 设置样式
　　在编排文档的过程中，为了将文档中的标题，副标题，小标题和正文区分开，通常需要设置不同的样式。每种样式具有不同的字体、字号、缩进、对齐方式、行间距等属性。使用样式能减少许多重复的操作，在短时间内排出高质量的文档。下面为大家介绍如何设置样式。

　　2.1.1 新建样式
　　Word 2007 在快速样式库中为用户提供了少量生成文档所需的样式，如果用户要新建一个全新的样式，可以按照下面的方法操作：
　　（1）打开一个Word 2007文档，单击“样式”工具组中的按钮。
　　（2）打开快速样式库，单击“新建样式”按钮。
　　（3）打开“根据格式设置创建新样式”对话框，在“名称”栏输入新样式的名称“重点”，在“样式类型”栏中选择“段落”选项，在“样式基准”栏中选择“正文”选项，在“后续段落样式”栏中选择“正文”选项。
　　（4）单击“格式”按钮，在打开的列表中选择“字体”选项。
　　（5）打开“字体”对话框，在“中文字体”栏中选择“楷体”选项，在“字型”栏中选择“加粗”选项，在“字号”栏中选择“小四”选项，在“字体颜色”栏中选择“红色”选项，单击“确定”按钮。
　　（6）返回“根据格式设置创建新样式”对话框，单击“格式”按钮，在打开的列表中选择“段落”选项。
　　（7）打开“段落”对话框，单击“缩进和间距”标签，在“左侧”和“右侧”后面的参数框中都输入“3字符”，在“特殊格式”栏中选择“首行缩进”选项，在“磅值”栏中输入“2字符”。
　　（8）单击“中文板式”标签，在“文本对齐方式”栏中选择“居中”选项，单击“确定”按钮。
　　（9）返回“根据格式设置创建新样式”对话框，单击“确定”按钮。
　　（10）随后，即可在快速样式库中查看到新建的“重点”样式。

　　2.1.2 自动套用样式
　　前面用户新建的“重点”样式将会保存在“样式”工具组的列表框中，下面我们可以为选中的文本自动套用“重点”样式，具体操作方法如下：
　　（1）选择需要自动套用样式的文本。
　　（2）在“样式”工具组中的“样式”列表框中选择“正文”样式，即可自动套用样式。
　　由于在“样式”列表框中只能够显示三个样式，用户可以单击按钮，在弹出的样式列表中选择其他样式。

　　2.1.3 修改样式
　　如果在自动套用样式的过程中发现样式设置有错误的地方，可以对该样式进行修改。修改样式的操作方法如下：
　　（1）在“样式”工具组中将鼠标移动到需要修改的样式上，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“修改”选项。
　　（2）打开“修改样式”对话框，单击“格式”按钮，在打开的列表中选择“字体”选项。
　　（3）打开“字体”对话框，在“中文字体”栏中选择“方正细珊瑚简体”选项，在“字号”栏中选择“三号”选项，单击“确定”按钮。
　　（4）返回“修改样式”对话框，选中“自动更新”单选项，单击“确定”按钮，完成对“标题2”样式的修改。
　　如果选中“自动更新”单选项后，文档中套用了该样式的所有文本都会自动应用上修改后的新样式。

　　2.1.4 删除样式
　　如果在快速样式库中保存的样式太多，不方便用户操作，可以将不需要使用的样式删除，释放快速样式库的空间。删除样式的操作方法如下：
　　（1）单击“样式”工具组中的按钮。
　　（2）打开快速样式库，将鼠标移动到需要删除的样式名上，单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“删除“重点”（D）…”选项。
　　（3）随后，弹出确认是否删除对话框，单击“是”按钮，“正文”样式被删除。如右图所示：
　　将某个样式删除以后，自动套用了该样式的文本将会取消该样式，并且自动套用Word默认的正文样式。

　　2.2 应用项目符号和编号
　　项目符号和编号是指在段落前添加的符号或编号。合理使用项目符号和编号不但可以美化文档，而且可以使文档层次清楚、条理清晰。

　　2.2.1 添加项目符号
　　添加项目符号的具体操作方法如下：
　　（1）打开一个Word2007文档，选择需要添加项目符号的段落。
　　（2）单击“开始”选项卡，单击“段落”工具栏中“项目符号”按钮旁边的按钮，在弹出的列表框中选择“定义新项目符号”选项。
　　（3）打开“定义新项目符号”对话框，单击“符号”按钮。
　　（4）打开“符号”对话框，在符号列表框中选择“”选项，单击“确定”按钮。
　　（5）关闭“符号”对话框，在“定义新项目符号”对话框中单击“确定”按钮。
　　（6）随后，将项目符号添加到文本中。
　　如果用户对列表框中的字符不满意，可以在“定义新项目符号”对话框中单击“字符”或“图片”按钮，在弹出的对话框从中选择需要的字符或图片。

　　2.2.2 添加编号
　　（1）打开一个Word2007文档，选择需要添加编号的段落。
　　（2）单击“开始”选项卡，单击“段落”工具栏中“编号”按钮旁边的按钮，在弹出的列表框中选择“定义新编号格式”选项。
　　（3）打开“定义新编号格式”对话框，单击“编号样式”栏右侧的按钮，在下拉列表框中选择“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ …”选项，单击“确定”按钮。
　　（4）随后，将编号添加到文本中。

　　2.2.3 设置多级列表
　　多级列表不仅能够展示同级文档内容，而且还可以展示下级文档内容，这样能够详细展示文档中的结构，将文档内容划分得更加细致。设置多级列表的具体操作方法如下：
　　（1）打开一个Word2007文档，选择需要设置多级列表的文本。
　　（2）单击“开始”选项卡，单击“段落”工具栏中“编号”按钮旁边的按钮，在弹出的列表框中选择列表库中的第二个选项。
　　（3）随后，选中文本中的“第一节”被替换成“1”，“第一点”被替换成“1.1”，“1、”被替换成“1.1.1”。

　　2.3 插入图片
　　在Word文档中可以插入的图片，漂亮的图片加上丰富的文字说明，会使整个Word文档内容看起来丰富多彩，更能够吸引读者的眼光。下面就为大家讲解如何在文档中插入图片。
　　（1）将光标定位到需要插入图片的位置处，单击“插入”选项卡，在“插图”组中单击“图片”按钮。
　　（2）打开“插入图片”对话框，在“查找范围”栏中选择要插入图片存放的位置，在窗口中选择要插入的图片，单击“插入”按钮。
　　（3）随后，选择的图片就被插入到文档中光标所在的位置处。

　　2.4 为文档添加边框和底纹
　　用户在编排一些有特殊用途的文档如邀请函、备忘录时，为了美观，需要为文字、段落或者页面加上边框和底纹。下面就来为大家介绍如何添加边框和底纹。

　　2.4.1 为文字添加边框和底纹
　　通过单击“字体”工具栏中的“字符边框”按钮，“字符底纹”按钮，和“突出显示”按钮可以为文字添加边框和底纹以突出重点内容。操作方法如下：
　　（1）打开一个Word2007文档，选择需要添加边框和底纹的文字。
　　（2）单击“开始”选项卡，单击“字体”工具栏中的“字体边框”按钮，为选中的文字添加上边框。
　　（3）单击“突出显示”按钮旁边的按钮，在弹出的列表框中选择“紫罗兰”，为选中的文字添加上紫罗兰底纹。
　　在弹出的列表框中选择“无颜色”选项，可以取消前面设置的底纹。

　　2.4.2 为段落添加边框和底纹
　　为段落添加边框和底纹，主要是通过“段落”工具栏中的“边框”按钮来完成的。具体选择方法如下：
　　（1）选择需要添加边框和底纹的段落。
　　（2）单击“开始”选项卡，单击“段落”工具栏中“编号”按钮旁边的按钮，在弹出的列表框中选择“边框和底纹”选项。
　　（3）打开“边框和底纹”对话框，单击“边框”标签，在“设置”栏中选择“方框”选项
　　（4）单击“底纹”标签，单击“填充”栏右侧按钮，在弹出的列表框中选择“红色”选项，单击“确定”标签。
　　（5）随后，即可为选中的段落添加边框和底纹。

　　2.5 应用实例——制作企业内部公告
　　任务设计
　　本例制作的是企业内部公告，在制作时先依次输入公告的内容，接着设置正文的格式，然后插入公司的Loglo，最后添加一个页页边框。
　　完成任务
　　1.输入公告内容
　　首先需要新建一个Word，并将其重命名为“企业内部公告”，然后输入公告的内容，具体的操作步骤如下。
　　1：启动Word2007，新建一个文档。
　　2：接着单击Office按钮，在弹出的下拉菜单中选择“另存为”选项，然后在子菜单中选择“Word文档”命令。
　　如果是第1次保存文档，执行“保存”命令，也会弹出“另存为”对话框。
　　3：在弹出的“另存为”对话框中选择文件要保存的位置，并输入文件名“企业内部公告”，然后单击“保存”按钮。
　　4：这时可以看到文档名称变成了“企业内部公告”。
　　5：在文档按顺序依次输入公告标题和公告正文内容。
　　2.设置标题格式
　　下面为标题设置一种字体样式，具体的操作步骤如下。
　　1：选中标题文字，单击“字体”下拉按钮，在弹出的字体列表框中选择一种字体样式。
　　2：单击“字号”下拉按钮，选择一种较大的字号。
　　除了可以直接在“格式”工具栏中设置文字格式外，还可以将需要设置的文字选中，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“字体”选项，接着在弹出的“字体”对话框中进行设置。
　　3：单击下划线按钮，为标题添加一种下划线样式。
　　4：到这里，标题设就设置完成了。
　　3.设置正文格式
　　接下来设置正文的格式，具体的操作步骤如下。
　　1：首先选中正文文字，单击“字体”下拉按钮，在下拉列表中选择一种中文字体。
　　2：保持正文的选中状态，为其设置一种英文字体，设置完成后可以发现正文中的所有英文和数字都会应用上设置的英文字体。
　　3：选中“时间”到“携带物品”这6行文字，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“项目符号”选项，然后在子菜单中选择一种符号类型。
　　6：将光标插入到“携带物品”后面，然后敲回车键将“员工证”和“员工手册”文字进行换行。
　　7：这时可以看到“员工证”和“员工手册”文字自带套用了项目符号，下面要将这两行文字设置为数字编号，首先将这两行文字选中。
　　8：接着单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“编号”选项，然后在子菜单中选择一种编号样式。
　　4.段落格式调整
　　在制作文档时，版面是否平衡是影响视觉效果的重要因素。为了让文字与其他内容适当充满整个版面，必须进行段落格式调整。
　　1：选中除标题外的所有正文内容，然后单击“开始”选项卡，接着单击“段落”工具组右下角的小箭头按钮。
　　2：这时会弹出“段落”对话框，在 “段落”对话框中分别将段前和段后间距都设置为“0.5行”，设置完成后单击“确定”按钮。
　　3：返回到文档，即可看到设置后的效果。
　　5.整体版面调整
　　接下来对整体版面进行调整，具体的操步骤如下。
　　1：选中标题内容，单击“段落”工具组中的“居中”对齐按钮。
　　2：选中末尾的“公告部门”这一行文字，然后单击“文本右对齐”按钮。
　　3：选中公告中的说明文字，使用鼠标左键按住标尺上的“首行缩进”滑块，向右拖动2个字符。
　　6.插入公司Logo
　　下面在标题的上方插入一个公司的Logo公司进行装饰，具体的操作步骤如下。
　　1：单击“插入”选项卡，然后单击“插图”工具组中的“图片”按钮。
　　2：在弹出的“插入图片”对话框中选择要插入的Logo图片，然后单击“插入”按钮。
　　4：由于插入的Logo图片是嵌入型版式，不能随意的进行拖动，需要修改版式，选中Logo图片，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“文字环绕”选项。
　　5：然后在子菜单中选择“浮于文字上方”命令。
　　6：将Logo图片拖动到标题的正上方,对标题文字进行两次换行处理。
　　在调整图片时如果想对图片进行微调，可以选中图片，按下“Ctrl”键，然后敲击方向键进行微调。
　　7.添加边框
　　下面为公告添加一个页面边框，具体的操作步骤如下。
　　1：单击“开始”选项卡，然后单击“段落”工具组中的“边框和底纹”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“边框和底纹”选项。
　　2：在弹出的“边框和底纹”对话框中单击“页面边框”选项卡，然后选择一种边框线型，选择完成后单击“确定”按钮。
　　3：返回到文档，即可看到添加页面边框后的效果。
　　8.保存文件与打印
　　到此“内部公告”就制作完成了，最后将文件保存并打印出来，具体的操作步骤如下。
　　1：单击“Office按钮”，在弹出的下拉菜单中选择“保存”命令，保存文档。
　　2：保存完毕后，单击“Office按钮”，在弹出的下拉菜单中选择“打印”命令，然后在子菜单中选择“打印”选项。
　　3：在弹出的“打印”对话框中选择打印机，然后设置打印份数，打印范围等选项，设置完成后单击“确定”按钮即可开始进行打印。