如何着力提高办公室工作科学化水平.doc

以“培养三种能力、建立三种规范、发挥三种作用”为抓手 着力提高办公室工作科学化水平

尊敬的各位领导、各兄弟公司的同事们：
一年来，在集团公司办公厅的正确领导下， XX公司党群与行政事务部以打造一流办公室为目标，认真贯彻落实国资委和集团办公厅“不断加强办公室工作的科学化、制度化、规范化和信息化”的总体要求，以“培养三种能力、建立三种规范、发挥三种作用”为抓手，着力提高办公室工作科学化水平，各项工作取得了新进展，实现了新突破。
一、培养三种能力，提升工作水平。
　　党群与行政事务部是XX公司对内、对外服务的重要窗口，人员的综合素质的高低直接影响着工作效果乃至XX公司形象。因此，我们要求每位人员必须在提升三种能力上下功夫，以适应公司发展的需要。
　 （一）提高参政议政能力。集团公司十二五规划明确提出文化XX产业的发展方向，XX公司也已完成公司改制工作，正在努力争取上市，力争通过资本市场开拓更广阔的发展空间，打造一个跨地域、跨媒体的综合型文化XX企业。这就对行政部的政务服务工作提出了更高的要求。我们定期组织人员认真研读各类文件，随时掌握政策和要求；近距离与领导接触，熟悉和了解领导的工作思路和工作作风，在潜移默化中提高观察、思考和解决问题的能力；分派人员列席业务部门的会议，准确掌握工作开展情况；坚持鼓励和提倡个人学习，定期分享学习心得，不断提高综合素质和业务能力，努力做到参之有道，谋之有方，言之及时，不断提高参政议政的能力，做好领导的“智囊”。
　 （二）提高组织协调能力。行政部是一个全方位的综合协调部门，为了组织、协调、督查好领导各项决策和各项重大工作部署的落实，我部定期组织人员深入各部门、尤其是重要业务部门开展调查研究，摸清实情，掌握第一手资料，做到为领导提供信息准确无误，开展督查有的放矢。在处理一些棘手问题时，为确保工作不出任何差错，我部会提前与其他部门进行沟通，找准工作切入点，统筹安排，以和谐的人际关系赢得公司上下的尊重和对工作的配合。在工作中，我们注重强化团队意识，整体意识，强调分工不分家，着力打造互助团队。当某个岗位出现人员短缺或工作忙不开时，马上就有人能上手，能解围。
　 （三）提高信息处理能力。作为公司的信息集散中心，行政部更多的信息来源于基层，就需要我们具有强烈的信息意识和处理信息的能力，准确把握和熟练运用信息，为领导决策服务。平时，我们注意收集各单位工作亮点、成绩、以及出现的矛盾问题和意见建议，然后进行分析、加工和处理，形成有一定价值的决策依据。同时我们还及时反馈信息，使领导在充分了解各方面情况的基础上作出正确的决策。我们要求文秘人员变被动等要信息为主动挖掘信息。通过建立信息员QQ群，随时了解各单位工作情况，注重提炼有价值的信息，挖掘创新性信息，善于知关节、得要领、把精髓、抓要害，关注信息的工作借鉴价值。在撰写文件时，尽量做到表述准确，实事求是，切实提高了信息质量，增强了信息的实用性，文字质量有所提高，整体公文写作水平有进步。
　　二、建立三种规范,强化科学管理。
　　规范化管理是做好办公室工作的基础和前提，只有制度完善、责任明确、程序合理，才能使办文办事有章可循、工作有序，从而保证高质高效地完成各项工作。
　 (一)规范管理制度。没有规矩不成方圆。办公室工作点多、线长、面广，头绪繁杂，没有科学的管理制度，就没有工作的规范运行。我们提出“以制度约权、靠制度管人，用制度理事”的理念，对原有的规章制度认真进行修改完善，探索建立新的制度。2010年，我部制定完善了《督查督办工作制度》、《会务管理制度》、《档案管理制度》等23项制度。还编写了《党建工作制度汇编》和《安全管理工作手册》，推动办公室工作走上科学化、制度化轨道。
(二)规范工作制度。编写《部门工作手册》，严格目标管理，规范工作程序，形成职责范围、工作流程和工作标准“三位一体”的工作机制，结合各岗位工作职责，对工作流程进行细化和规范，并绘制工作流程图，使每项工作的内容、要求、完成标准一目了然，便于操作，做到事务工作流程化、精细化，工作标准规范化。比如说会务管理方面，只要对照流程和检查单执行，即便是对此项工作不熟悉，也都能完成会前准备工作。
(三)规范台帐制度。一是建立工作日志。我们要求办公室人员接到新任务时，在部门工作日志上记录工作内容、要求、落实人、进展情况等信息，每天对工作日志进行检查，相互提醒和督促，每个岗位的人员也都能随时掌握全局工作，逐步形成“有序、高效、互动、顺畅”的工作运转机制。二是建立内控台帐。对车辆维修、加油、办公用品、办公饮用水采购等具体工作建立台帐，对各项经费进行严格规范和控制，为公司节约了成本。
　　三、发挥三种作用,严格履行职责。
　　办公室工作承担着参与政务、处理事务、提供服务的职能。就要求我们把握形势，围绕各项工作重心，超前思考运筹、深入调查研究、正确预测趋势，及时反馈信息，做到积极地参与政务、有效地处理事务、认真细致地做好服务工作。
（一）大力开展政务信息工作，充分发挥领导决策的“智囊团”作用。
一是调查研究。身在兵位，胸为帅谋，这是新形势下对办公室工作的新要求。要做好参谋就必须调查研究。调查研究是谋事之道、成事之基。从总体上讲，开展调查研究、服务领导决策，既是我们办公室工作的一个薄弱环节，也是我们提高参谋服务水平的一个突破口。去年，我们组织开展了全体员工的思想问卷调查，根据调查结果反映出的突出问题，我们有针对性地进行调研，最终形成调研报告。虽然这个调研的课题不是很大，但调研的建议却被领导采纳，产生一定效果。二是期刊编写。每周编写的《工作动态》中既有各单位的工作进展情况，还有周例会内容、领导指示精神以及督办事项，不仅让领导了解各项工作的开展情况，把握全局，还避免各单位“只知自己不知他人”“只知局部不知全局”以及领导指示贯彻不到位的现象。平时，我们注重挖掘工作亮点，将重点工作以及领导认可工作用《工作简报》的形式上报集团、下发公司各部门，及时让集团领导了解公司生产经营情况，在公司内部也起到借鉴和示范作用。去年，针对公司影视部所取得的业务突破，我们深入基层，主动采访，撰写了“用心做好每一件小事”文章，以《工作简报》的形式报送，得到领导一致好评。2010年7月以来，编发《工作简报》15期，《工作动态》23期。
（二）稳步开展督查督办工作，充分发挥工作进度的“助推器“作用。
年初我们对工作报告进行分解，制定《工作目标推进表》，明确责任人，将各项工作落实到各单位，并要求各单位每季度将工作开展情况进行报送。根据周例会内容，我部在《工作动态》中增加“本周例会督办事项”，并在下期《工作动态》中体现督办事项的进展情况和落实情况。每季度对督办事项的进行一次汇总整理，编写《督办通报》；我们还对公文中领导的重要批示、交办事项及来文、来电要求落实的事项也作为督办立项。在督办实施过程中，我部重视督办过程的跟踪，及时了解情况和反馈信息，确保工作落实不走样，有效地推进了各项工作按既定目标顺利完成。
（三）做好综合协调工作，发挥行政保障的“加油站”作用。
在日常工作中，我们不断加强顾全大局、团结协调意识，坚持“有理、有节、有度”的原则，对领导决定的工作主动协调，对一些急事、要事和难度较大的工作及时协调，对领导关心和员工关注的热点、难点问题着力协调，并时刻注意协调方式、方法和效果，调动各部门、各单位的主动性和积极性，形成合力，整个工作出现了围绕中心、整体联动、互相配合的良好局面。
回顾2010年，在集团办公厅的指导下，XX公司办公室工作取得了一些成绩，但我们清醒的认识到，与集团办公厅的要求，与在座的兄弟公司相比，还存在一定的差距和不足。新的一年，我们将以此次办公室系统会议为契机，学习借鉴兄弟公司的成功经验，创新工作思路，强化自身建设，全力推动各项工作有序开展，为增强XX公司综合竞争实力，实现健康持续发展做出积极贡献。
谢谢大家！