岭东科技大学电子公文系统教育训练教材.docx

嶺東科技大學電子公文系統教育訓練教材
目 錄
一、嶺東科技大學公文處理標準作業流程---------------------------P2
二、嶺東科技大學電子公文管理系統線上會簽(辦)標準作業流程-------P3
三、電子公文管理系統說明---------------------------------------P4
四、注意事項---------------------------------------------------P6
五、電子公文管理系統線上實作講解-------------------------------P7
六、受訓人員實作練習-------------------------------------------P7
七、電子公文操作手冊-------------------------------------------P7

一、嶺東科技大學公文處理標準作業流程

二、嶺東科技大學電子公文管理系統線上會簽(辦)標準作業流程

三、電子公文管理系統說明
1、公文製作：提供承辦人創簽、函（書函）、開會通知、公告、令等六種公文製作介面，承辦人透過此介面完成公文製作。
用途
公文種類
對內
對外
備註
創簽
○

函

○

開會通知

○
內部開會通知請勿使用
公告
○
○
目前僅有對內
令

○

2、登記桌：功能為會辦、分文、歸檔作業(目前為一、二級主管)。
2.1分文：登記桌將公文分給業務承辦人簽辦。外來文由文書組分文給單位登記桌，登記桌在分文作業中選擇承辦單位或承辦人，按下傳送並簽收，公文即分至承辦人作業中之經辦公文處。
2.2歸檔：單位內承辦人結案後的各類公文，由登記桌完成歸檔作業。登記桌收到單位內承辦人結案之公文後，點選該筆文做進行歸檔作業。
2.3會辦：由其他單位會辦到本單位之各類公文，會出現在登記桌之會辦作業中。登記桌點開此份文後，到公文流程的頁籤中加被會辦人；(即使被會辦人為單位登記桌本身，亦要加簽到自己身上)。
3、承辦人作業：
3.1 流程公文：會辦及陳核的公文會出現在此資料夾；此文非自已所承辦的公文，但業務有相關，所以被會辦。
3.2 經辦公文：自己創的簽、函等各類公文會出現在此資料夾，分別說明如下
3.2.1由自己所創的公文，傳送之前存在此資料夾中（含創簽、函、開會通知單、公告等公文）。
3.2.2因業務相關經由單位登記桌分文的外來文，承辦人需針對此份公文擬辦。
3.3.3上電子簽核流程的公文，經校長核示、判行後的公文會擲回原承辦人之經辦公文資料夾，承辦人應選送結案，再至結案作業進行結案。
3.3.4 經辦公文畫面各按扭及圖示使用說明如下
Ø 以電子簽核流程處理的公文
Ø 以紙本簽核流程處理的公文。
Ø刪　除：未經批示的各類公文回到承辦人的經辦公文資料夾中應選刪除，將此份公文做刪除動作；各類公文含承辦人所創的簽、函稿、公告、開會通知單等。
Ø送發文：經校長判行後的函稿、開會通知單及公告(對外)回到承辦人經辦公文資料夾中，承辦人應選送發文，將此份文送文書組發文。
Ø送結案：經校長批示的簽及外來文回到承辦人經辦公文資料夾中，承辦人應選送結案，將此份文送到結案作業。
Ø待　發：經校長判行的函稿、開會通知單及公告(對外)回到承辦人經辦公文資料夾中，承辦人應選待發，將此份文送待發資料夾中存放並另製作簽案敘明原委陳　校長批示。
4、結案作業：
4.1承辦人所創的函稿送文書組發文後會回到承辦人的結案作業資料夾中，承辦人應將此份公文結案，結案後此份文會到登記桌歸檔作業資料夾中。
4.2承辦人的創簽、外來文經校長批示後，在經辦公文資料夾中點選送結案後，該文會到結案作業中。
Ø紙本文請在結案作業輸入校長批示日期，按進行結案。
Ø電子文直接勾選按進行結案。
Ø送文書組發文，文書組辦結後，原稿回到結案作業中。
5、公文追蹤：承辦人所承辦的各類公文在電子簽核流程中，都可以透過公文追蹤查詢目前流程。
6、公文查詢：
6.1公文基本資料查詢：可查詢所有公文，如選擇全部(包括收文、創函、簽等)。
6.2歷史公文查詢：
Ø收文公文：查詢歷年所有外來的公文。
Ø發文公文：查詢歷年所有創函的公文。
Ø其他：查詢非上述兩種情形的公文。

7、資訊管理：
7.1個人資料維護：個人基本資料查詢與維護。
7.2個人常用字彙設定：常用標點符號以及常用字彙自訂輸入。
7.3受文者群組設定：常用內部單位受文者群組輸入。
7.4預設流程設定：個人常用的流程，可以在此設定成常用的流程。
四、注意事項：
6.1、紙本或電子流程的圖示判斷法
以紙本流程處理公文。
以電子流程處理公文。
6.2、紙本或電子流程使用時機
6.2.1外來文：由文書組判定，承辦人經辦公文資料夾中該筆文的圖示為時，則以紙本流程，圖示為時，則以電子流程處理該份公文。
6.2.2創　簽：承辦人創簽時附件無法製成電子檔或屬機密簽案時以紙本方式處理該份公文。
6.2.3創　函：承辦人創函時附件無法製成電子檔時以紙本方式處理該份公文。
6.3、會辦注意事項
6.3.1承辦公文要會辦其他單位之前，應先會該單位的二級主管再會一級主管。
6.3.2直屬主管批閱時，應注意承辦人是否有依會辦規則設定好公文流程。
6.3.3流程設定需會辦其他單位時，請直接點開單位點選該單位的主管(人員姓名後面均有職稱)。
6.3.4被會辦的單位主管，如果覺得這份文需要加會其下的組員，可在流程設定 加簽給承辦人，並使用回簽功能，該份文在承辦人簽辦後，會再回到主管自己的流程公文中。
6.3.5可以將自己常用的流程設定成預設流程。
6.4、修改內文:承辦人的直屬主管可以修改公文內容。
直屬主管定義為承辦人所屬單位內的二、一級主管、研發長、副校長、校長
6.5、加(刪)簽：承辦人所設公文電子流程，直屬主管可以變更承辦人所設定的會辦單位，即可增、減會辦單位。
6.6、退 文：被會辦的單位主管有退該分公文的權限，退文方式有直接退回承辦人或加簽承辦人兩種方式。
五、電子公文管理系統線上實作講解(範例說明)

六、受訓人員實作練習
電子公文測試機IP: https://192.192.105.28:8443/index.jsp
帳號:現行個人帳號，忘記者請向資網中心黃淑惠查詢(校內分機:2811)
密碼:空白
七、電子公文教育訓練教材
請上校網/校園e化/查看
IP: http://www.ltu.edu.tw/edoc/