会展财务预算方案与时间进度表.docx

会展财务预算方案
一、 会展支出费用方案
（一） 展览场地费（40万）
会展场地费包括展览场地的租金、展馆空调费、展位特装费、标准展位搭建费、展馆地毯及铺设地毯的费用、展位装修加班费等。
展馆业主通常提供以下租贷:
布展支架、视听设备、 多媒体设备、装饰用品、小型搬运工具等。
（二） 装饰费（8万）
装饰费包括制作会标、 会徽、 吉祥物、 购买或租借花卉、气球等。
（三） 会展宣传费用（30万）
会展宣传费用包括广告费、 展会资料设计和印刷费用、 资料邮寄费、 举行开闭幕式的费用 举行新闻发布会和酒会的费用等。
（四） 招商和招展费总计（26万）
（五） 交通食宿费总计（15万）
（1） 主办方邀请并承担的与会者（包括特邀嘉宾）赴会、 赴展的差旅费，参观游览所需要的交通费 食宿费等。
（2） 展览期间的茶水、 毛巾及相关服务费用。
（3） 茶歇时间的点心、 咖啡、饮料费用。
（4） 主办方会展工作人员所需的交通费和食宿费。
（六） 工作人员费用（5万）
工作人员费用包括指展会从筹备到举办过程中专职人员如项目经理、招展人员、招商人员等的费用。
（七） 人工费（15万）
（1） 报告人的酬金。
（2） 专家的咨询费用或鉴定费。
（3） 临时借用人员的报酬。
（4） 特殊情况下发给与会者的补贴。
（八） 管理费用（10万）
（九） 观光娱乐费（15万）
（十） 杂费（10万）
杂费包括打印、临时运输及装卸、纪念品、礼仪服务、临时工具、传真及其它通信、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务车、汇兑等。
（十一）税收（5万）
（十二）其他费用（3万）
二、 会展收入方案
（一） 展位费收入（50万）
展位费收入就是向参展商收取的展位费及其各项服务型费用。
（二） 门票收入（15万）
门票收入包括展会、技术交流会、研讨会、表演等的门票收入。
（三） 广告和企业赞助收入（20万）
1. 展会本身的广告资源
（1） 证件广告，包括证件吊带广告。
（2） 入场券广告。
（3） 会刊广告。
（4） 现场广告。
（5） 各种手提袋广告。
（6） 专用信封、信纸广告。
（7） 媒体广告。
（8） 以收费方式招揽参展商参加讲座、研讨会和发布会。
（9） 冠名赞助
（10） 向参展商征收自带的特殊广告宣传品的管理费。
（11） 其他形式的广告资源。
2. 企业赞助（30万）
（1） 商品、商品包装或者容器。
（2） 商品交易文书。
（3） 服务项目。
（4） 广告宣传、商业展览、营业性演出以及其他商业活动。
（5） 展会活动指定使用的商品。
（6） 销售、进口和出口含有展会活动标志的商品。
（7） 制造或销售展会活动的标志。

会展时间进度规划
一、 计划立项
1、 工作时段安排；包括可行性报告分析、实施的具体方案、宣传费用计划表。
（1）包括可行性报告分析立项的条件；进行市场调查
对行业而言项目的利润增长点是否够大
地域性的考虑。要结合本地的实际特点，立项要符合当地的地区性。
时间性或者季节性的考虑。项目内容要符合季节特征，比如不能在冬天搞风扇展之类的。
同时时间上要考虑避免国内知名展会的冲突。
（2）实施的具体方案
（3）宣传费用计划表
A、广告时间段的投入
以4-6个月为例，一般的广告投入时间段为：项目开始（前两个月）为总宣传费用的10%~20%[在专业媒体上投入]；三个月左右，重点投入为总宣传费用的30%~40%[主要在专业媒体上投入，少量在大众媒体上投入]；开展前一个月，为总宣传费用的40%[主要在大众媒体上投入，以20%的大众媒体，20%的专业媒体]
B、广告投放的形式
户外广告（主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等，这些广告主要用在展会之前一段时间以及展会期间）
杂志报纸媒体广告（主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等，这些广告主要是在招展之前和招展期间进行）
2、 寻找主办单位。
（1）主办单位的条件：在当地要有权威性、知名度等
（2）合作方式：一种合作方式为对方单位为我们提供一些服务，费用形式为展会利润的百分之几；另一种形式为对方单位只是挂名形式，采用一次性付款。
3、申请各种批文
4、场地联系
5、联系宣传媒体
（1） 对象：专业媒体和大众媒体
（2） 方式：直接付款；用展位交换和我们会刊广告交换。
6、制作邀请函（已经附）
7、建立客户名录（通过会刊收集和杂志、网站等）

二、 实施招展
1、 招展方式：主要是电话联系，其次可以邮寄信封、E-MAIL、上门拜访、朋友介绍等
2、 招展的步骤：
（1）发布信息（主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位）
（2）跟踪拜访（找准负责人）
A、在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（分别以5%、10%、75%的比例分布）；
B/针对第一种客户：
问清客户需求
要求进一步促成购买
愉快地答应客户的
C、针对第二种客户：
了解客户拒绝的原因
为面谈作好准备
二次面谈
向客户推荐下一届展览会
要求客户介绍其它客户
保持关系，待以后联系
D、针对第三种客户：
问清客户需求和异议
进行第二次拜访
消除顾客顾虑
3、招展中用到的文书：项目邀请函、展位确认书、参展商指南

三、 实施招商
（1） 在招展过程中，可以把拒绝型客户转换成参观商
（2） 通过媒体可以间接招来一些参观商
（3） 主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。
（4） 组办单位为展会提供的工作

四、 相关活动
展览会的相关活动，是指研讨会、技术交流等。举办这些活动的目的，是为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展览会的形象与档次。

五、 展会现场
（1） 布展：参展商提前两天进行布展工作。展台的搭建、展位的协调、后期款的收付、物品的运输等
（2） 开展：现场的协调；观众的组织；配套的服务等

六、 展会后的控制工作
包括参观参展的意见反馈等，后期了解工作