办公室2014年度经营计划-新.doc

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综合办公室2014年经营计划

概 述

一、我国企业行政管理现状
1、我国行政管理模式严重滞后。现阶段，我国企业行政管理模式仍停留在原先计划经济体制下的传统行政管理模式。
2、缺乏企业行政管理的意识。大部分企业行政管理人员不熟悉和了解企业生产经营的实际情况。企业行政管理机构没有搭建起部门沟通和联系的桥梁，由此导致职能部门之间的工作无法有效开展。
3、没有建立各企业实际的行政管理体系。目前，我国企业行政管理仍然是以企业中的具体行政事务为主，计划经济的色彩较为明显，导致各个企业的行政管理体系千篇一律。
二、我公司办公室现状
综合型人才不足。从目前的情况看，办公室人员仅能胜任自已所负责工作任务，综合型的人员特别是能写、懂接待、会参谋的复合型人员不足。
缺乏针对性的业务培训。现有办公室人员虽有一定的工作经验，但均承担着繁重的任务，且多数没有参加过专业培训，缺乏理论基础，沟通协调等综合素质。
绩效考核意识不强。办公室工作都是一些日常性工作，目前没有具体的量化指标，绩效考核工作仍是按照人资部要求来做。
各单位缺乏对口交流。由于各分、子公司办公室工作内容不统一，归口管理部门不规范，造成与上、下级部门的工作缺少衔接，一定程度上影响了办公室业务的开展与发展。
第一部分 发展规划
一、指导思想
树立全局意识，主动适应新形势，进一步创新服务理念和服务方式，进一步规范管理、科学管理、精细化管理，更好地担负起协助各级领导总揽全局、协调各方的重任，以服务、规范、高效来推动公司又好又快的发展。
二、业务发展规划
1、接待方面。
重点加强员工礼仪的培训，提升公司对外的整体形象。
探索新的培训模式，通过行为礼仪的规范实现公司整体形象的提升。
实现接待机制健全、公司人人可讲解、人人会接待的接待模式。
2、公文管理方面。
规范公文管理制度流程，保证公文收(发)文、流转、办理几个模块清晰高效，行文种类方向规范明确。
3、费用管理方面。
建立各种数据库（宾馆星级、餐饮、住宿数据库、车辆数据库、机票数据库、日杂数据库等），严格费用管理，降本增效。
4、档案管理方面。
利用公司OA服务器建立档案数据库。给各团队设立不同的检索和利用权限进行管理。并定期进行日常动态更新。实现档案管理工作的高效与便捷。
5、固定资产管理。
形成资产管理有序，保养维修及时、利用率高、购置报废流程规范的资产管理体系。
6、车辆管理方面。
探索新的公车管理模式，细化司机考核标准，建立健全油耗公里数考核（费效比）标准；增强司机安全意识，提升司机服务水平。
三、团队地位
办公室是企业的综合管理部门,在企业管理过程中发挥着枢纽作用,在企业领导决策过程中发挥着参谋助手作用,对上是企业的“外脑”,对下是联系基层的桥梁,对外是展示形象的“窗口”,对内是协调各方的纽带，在企业的经营管理中发挥着举足轻重的作用。
四、组织构架
行政服务中心

后勤部
安保部
保 安
车管部
行政部

财产管理
环境管理
宿舍管理
文秘管理
费用管理
接待管理

司 机
档案管理

五、发展战略
1、逐步实现公司行政管理的制度化、规范化、服务化。
2、逐步建立公司安全管理体系、提高员工的安全意识。
3、提升公司档案管理工作，逐步实现化档案管理的电子化，便于查询、借阅。
4、强化服务意识，重点抓好细节，提高服务层次。
5、打破公文旧的程式模式，逐步转型至跟踪、监督、落实。
6、外联工作激进而有力，为业务部门提供有效通道。
7、部门岗位配置齐备，任务分工明确，提高办事效率。
8、不断加强部门内部人员培训机会，提高整体素质。
9、打造职能划分明确、功能齐备、干净整洁的办公环境。
第二部分 2014年度工作计划
一、上年度主要工作完成情况
1、业务完成情况
项 目
2013年度完成情况
大 事 记
1、组织2013年迎春茶话会工作；
2、完成2012年总结表彰暨2013年工作部署大会及系列活动
3、完成司庆二十周年相关组织活动。
4、档案室工作搬迁至六楼。
5、二、三楼办公室隔断工作。
6、完成制药股份营业执照、机构代码证的年检工作
7、做好了五一、十一前后会议组织和旅游等活动
8、制订了《私车公用费用报销办法》及《名片管理规程》
9、优化梳理了办公室制度，并装订成册。
10、规范了印章管理程序，修订了《印章审批制度》
11、召开“素质革命”启动大会
12、建立了微信行政论坛。
日常工作
接 待
接待各类上级领导、来宾及各部门业务客户关系的560余人次
会议组织
完成周例会、经管会、一把手会议的组织工作及各体系会议的服务工作
费用管理
1、手机费用从 月份起只交纳经理以上及关键岗位员工话费。费用同比下降 %。
2、车辆实行私车公用制度，费用同比下降 30 %。
3、其它费用同比均有下降，办公用品费用同比下降 5%。招待费用同比下降 3%。
后勤服务
落实安排每周值班以及节假日的排班
对上级机关下发的各项通知、工作要求等，及时向领导汇报，并传达到相关团队，即时反馈各种信息。
完成了各种年前福利、端午节、中秋节福利、员工冬季手套福利发放工作
完成2013年新年各项准备工作（安全、物资等）
确保了总部大楼卫生的清洁工作；完成了与会人员的住宿协调工作。
治安保卫
健全、完善公司安全保卫系统，启用所有可视频监控设施。加强对没有设岗地点的巡逻力度，维护好公司办公秩序、生产秩序。对重点要害部位、治安复杂场所加强管理，定期检查，及时发现安全隐患，并制定相应的整改措施。
2、经验总结与问题分析
• 目标完成较好的经验总结
双庆活动接待方案制订合理、科学。
车辆管理出台私车公用报销管理办法。

• 存在的问题：
1）部分工作的分工无法明确、合作还不够到位，运转尚未进入高效状态，需要进一步提高工作效能和服务质量。
2）在不同人员、不同时间、不同条件下，工作效能经常产生较大偏差。
3）办公室“事多人杂”，服务对象的多元化、目标要求不断提高，办公室工作人员往往跑跑腿，打打杂，失去了应有的作用，影响了工作效能和服务质量的提高。
3、本团队优势
对于一个公司来说，各级办公室之间通过加强联系，既“各自为阵”，又“协同作战”，充分发挥办公机构的系统作用和整体效能，这是不少地方总结、创造出来的成功经验。而我们办公室，是行政管理工作过程中信息沟通的中枢部门，在此环节中即充当了纽带的作用，将各个部门联合起来，团队协作，从而更好地发挥效力，为各级领导服务，使公司正常顺畅的运作。
二、2014年度业务发展目标
1、组建讲解员队伍。除办公室有一名固定讲解员外，在其他部门再培养4名后备讲解员。
2、规范公文管理制度流程。实现公文收(发)文、流转、办理几个模块数据准确，清晰高效，有档可查。
3、继续完善车辆管理制度，探索新的公车使用模式。
4、完成元旦茶话会以及年会的组织协调工作。
5、配合党工办完成扶贫济困日及冬助日的组织协调工作。
6、利用公司OA服务器建立档案管理系统，所有收交、借阅等实行软件管理。
7、完成制药股份证照年审工作。
8、完成振东中学、振东小学教师节的慰问工作。
9、对车辆进入冬季进行一次换季保养。
10、对取暖设备进行一次检查维护。
11、完成2015年新年挂历订购工作；
12、完成各种例行会议的组织协调工作。（周例会、一把手会议等）
13、完成好各项日常行政工作。（接待客户、考勤汇总、福利统计等）
三、目标完成措施
1、合理配置人力资源
一方面申请增加办公室编制，把有志于办公室工作、基础较好、素质较高的人才选拔进办公室队伍，进一步充实办公室力量；另一方面实行“一帮一”结对子活动，有针对性的将各有所长的人员结成对子，互帮互助，提高办公室团队综合能力。
2、强化职责绩效意识
对办公室各岗位人员职责进行进一步梳理，进一步强化人员职责意识，完善绩效考核机制，真正达到有规可依，有规必依，执规必严，切实提高工作效率。
3、努力提高综合素质
主动加强学习培训，建立定期学习培训制度，确定任务指标，强化人员学习意识，不断提高办公室人员的整体素质。
四、人事
概述
综合办现有人员36人（其中：办公室4人，车队6人，保安17人，保洁9人）。从学历情况来看，大专以上学历5人，年龄结构比较年轻。
1、组织架构

主 任

保安队长
车队队长
保 安
档 案 员
司 机
讲 解 员
内 勤
财 产 员

2、定岗定员
部门
岗位
主要功能职责
2013年人数
2014年定员
新增
人数
备注
办

公

室
主任
1、各部门协调2、车辆管理3、费用管理 4、来客接待5、本部门员工的评估与考核
1
1
0

内 勤
1、来客接待;2、考勤管理;3、费用管理
4、负责为来客讲解企业发展史、文化及公司现状
1
1
0

档案员
1、文印工作;2、档案收交借阅整理。
1
1
0

财产员
1、公司财产管理；2、财产维修。
1
1
0

车

队
队长
1、负责车队日常管理工作
2、负责监督车队人员的工作执行情况。
1
1
0

司机
1、车辆的保养维护。2、保质保量出车。
3、出车安全4、车辆的清洁。
5
5
0

保
安
部
队长
负责管理保安部日常工作及考核保安岗位执行情况
1
1
0

保安
负责公司巡逻及安保工作
16
16
0

保洁
保洁员
负责公司日常清洁工作
9
9
0

小计

36
36
0

3、薪酬计划
岗位
2013年人均
2014年计划
调整幅度
调整原因
备注
经理级
3500
4000
14.2%
根据公司薪酬计划
不含年薪
主管级
2500
3000
20%
提高骨干积极性

员工级
2000
2500
25%
提高员工工作积极性

4、人力管理计划
季 度
淘汰
调整
提拔
培养
带培
招聘
第一季度

2

2
3
第二季度
2
2
1
1
2
3
第三季度

2

2
3
第四季度
2
2
1
1
2
3
合 计
4
8
2
2
8
12
5、培训计划
类型
月份
培训内容
参加人员
主讲人/
责任人
课时
形 式
轮讲轮训
每周三
根据公司月度培训
公司全员
张旭文
4次/月
课堂讲授
经管会
每月
根据公司月度培训
公司全员
张旭文
1次/月
观看光盘
行管体系会议
每季度
根据行政人事体系方案
行政人事体系全员
李志华
1次/季
课堂讲授
春节大培训
初八-十三
根据春节培训课程表
公司全员
培训
总指挥
1次/季
课堂讲授
内部培训
类型
月份
培训内容
参加人员
主讲人/
责任人
课时
形 式
内

部

培

训
1
《商务礼仪》
全员
蒋洁
2
课堂讲授
《办公室5S管理》
全员
秦新华
2
课堂讲授
2
《如何提高执行力》
全员
秦新华
2
课堂讲授
《档案分类》
全员
刘晓琴
2
课堂讲授
3
《电脑基础操作》
全员
刘晓琴
2
课堂讲授
《公司亮点介绍》
全员
游良珈
2
情景模拟
4
《word操作》
全员
刘晓琴
2
课堂讲授
《如何提升素质》
全员
秦新华
2
课堂讲授
5
《PPT制作技巧》
全员
刘晓琴
2
课堂讲授
《主持要素》
全员
游良珈
2
课堂讲授
6
《车辆保养》
司机
韩文斌
2
课堂讲授
《EXCEL表格技巧》
全员
刘晓琴
2
课堂讲授
7
《OFFICE操作基础》
全员
刘晓琴
2
案例分析
《数据库的建立》
全员
秦新华
2
课堂讲授
8
《如何提高协调能力》
全员
秦新华
2
课堂讲授
《如何沟通》
全员
秦新华
2
课堂讲授
9
《领导艺术》
全员
秦新华
2
课堂讲授
《如何请示汇报》
全员
秦新华
2
课堂讲授
10
《安全保卫》
保安
苏红伟
2
课堂讲授
《原则与灵活》
全员
苏红伟
2
课堂讲授
11
《责任意识》
全员
苏红伟
2
课堂讲授
《工作心态》
全员
刘晓琴
2
课堂讲授
12
《时间管理》
全员
游良珈
2
课堂讲授
五、业务
概述
2014年，综合办将继续围绕公司“十二、五”规划，和部门制定的规划六年、细化三年的总思路，依据工作主线及工作目标开展工作，并以制定的考核办法为标准，从而保证团队工作任务的完成和突破。
1.任务分配情况
序
号
项目
计划要求
完成时间
责任人
考核办法
备注
1
规范管理
规范办公室各项管理，节本降耗。
2014.12
秦新华
每月完善一个制度

2
会议组织
保质保量完成各项会议的组织工作。
2014.12
以每月工作完成情况考核

3
车辆管理
严格执行修订后的车辆管理制度和司机管理制度，规范车辆管理。
2014.12
以每月工作完成情况考核

4
成本控制
按照成本控制方案，计划各项费用比去年同期下降20%。
2014.12
以每月工作完成情况考核

5
服 务
要求能做到知其因留其据，加强沟通利于票据的报销
2014.12
办公室全员
以每月工作完成情况考核

6
部门的费用预决算
要求按照部门的具体情况制定出符合部门的费用分析
2014.12
秦新华
游良珈
以每月工作完成情况考核

7
日常接待
提升讲解能力，保质保量完成接待工作。
2014.12
游良珈
以每月工作完成情况考核

8
考勤管理
及时公示考勤
2014.12
月初六日前完成公示

9
福利统计
按时、准确的统计、发放
2014.12
以每月工作完成情况考核

10
手机费、机票、车辆费用管理
认真登记台帐，及时贴票报销，月底列支各部门。
2014.12
以每月工作完成情况考核

11
办公用品管理
按照各部门预算控制办公用品领用
2014.12
刘小琴
费用核算准确无误

12
档案管理
按照分类方案整理档案，电子档案及时更新
2014.12
以每月工作完成情况考核

13
文印管理
及时准确，高效节能。
2014.12
以每月工作完成情况考核

14
财产管理
保证公司所有设施的完备和安全运行的工作
2014.12
宋晓平
以每月工作完成情况考核

15
安全保卫工作
加强管理，提高责任心，杜绝事故发生。
2014.12
苏宏伟
以每月工作完成情况考核

六、费用
概述
A.严格执行费用审批列支制度，做到层层把关，阳光审核，审核不超天，报批不过周，如有疏漏负连带责任。
B. 加强节约意识教育，珍惜一滴水、一度电、一粒粮、一分办公费用，倡导“节约是美德，浪费是缺德”的良好风尚。
C. 凡事精打细算，把各种物品的采购控制在最低限度。
D. 采用科学合理的管理机制，提高办事效率，努力培养复合型人才，倡导员工做本部门的多面手，秘书型司机，总管型秘书，降低管理成本。
E.加强培训，努力提高操作各种设备的技术，特别是在车辆和办公自动化上要加大力度。
1、201年费用使用情况
单位：元
项 目
2011年实际
2012年1-12
增减%
备注
2013年预算
月实际
福利
1646563.25
57783
-96.49%

730000
一、通讯费
1027205
795623
-22.54%

410,000
1.固话费
195350
237436
21.54%
178部电话
240,000
2.手机费
831855
558187
-32.90%
336个手机
170,000
二、差旅费
371509
1179392
217.46%

183,965
三、招待费
2250858.12
1125830
-49.98%

1,185,962
1.烟酒

207757

2.招待费

190588

3.酒店会议费

438857.5

4.其它招待费

288627.5

水果费等

四、水果费
34865.1
22137
-36.51%

70000
五、车辆开支费
1901192.19
1605324.28
-15.56%

2060000
1.车辆保险

486031.59

2.油费

810750.77

3.维修费、燃油费及其它费用

308541.64

六、礼品
76440
40
-99.95%

七、其他
85729.5
98100
14.43%

八、办公费
989850.84
665100
-32.81%

365000
九、会务费
3499713.18
222224
-93.65%

690000
十、交通费
2775803.7
1149161
-58.60%

16820000
1.班车费

331500

372000
2.飞机票

817661

1310000
十一、高管费用
1885637.4
590049
-68.71%

800000
十二、工会
180653.6

-100.00%

十三、绿化

362500

十四、其他
285541.3
101830.8
-64.34%

合 计
17011563.15
8927866
-47.52%

7972927
2、2013年费用预算（附财务预算表）
3、费用控制措施
综合办费用包括（通讯费、旅差费、车辆费、办公费、会议费、水电费、接待费、班车费）等。为了规范管理，合理开支费用，一是增加编制，配备专人管理，二是规范各种制度，加强过程管理，三是依据往年数据，核定人均费用，实行费用包干。
七、团队绩效考核方案
为了进一步提高部门员工素质，激发员工潜能和工作积极性，提高员工在工作中的主动性、积极性，全面完成2013年工作任务，现结合部门具体情况，特制定团队绩效考核方案：
1、考核原则
1）依据岗位职责和任职时间及任务完成情况进行考核。
2）坚持公平、公证合理的原则，对考核的内容、考核方法、考核标准力求合理，科学、严格、客观进行考核评估，增强考核的透明度。
3）坚持定期化与制度化的原则，绩效考核按每周、每月的进行考核。
2、考核标准
除了公司规定的考核方法外，团队根据业务进行分块考核。

序
号
具体工作
标 准
自评分
分管领导评分
总经理评分
1
工作计划类(15分)
每月制定本部门的月度工作计划，要求包含部门下月工作重点、部门下月工作开展计划、部门下月各项成本费用预算及控制方案并于当月25号前递交到企管部后按计划实施。未交、迟交或工作计划内容不完整的扣除本栏所有绩效分。

2
财务类(15分)
本月招待费用计划为 元，实际产生的招待费用为 元。超出月度成本预算的扣除本栏所有绩效分。

本月办公费用计划为 元，实际产生的费用为 元。超出月度成本预算的扣除本栏所有绩效分

本月车队费用计划为 元，实际产生的费用为 元。超出月度成本预算的扣除本栏所有绩效分。

3
运
营
管
理
类
︵
70
分
︶
制度管理 （10分）
修定和完善公司的各项规章制度，保证各项制度有很强的可执行性并且贯彻执行。

各项规章制度的执行力度。

自觉遵守公司规章制度。

绩效考核 (10分)
考核态度端正，积极、公正的参加公司的绩效考核。按时完成每月的绩效考核工作，每月2号前将绩效考核表递交到人力资源部。按时填写绩效考核手册

制定本部门员工的绩效考核方案并严格实施，对部门员工进行月度绩效考核，以作为员工晋升、调薪、评优的依据。

在绩效考核实施过程中不断调整绩效考核内容，使考核内容和方式更加完善。

根据绩效考核要求，发现工作中的问题和不足，积极进行跟踪改善。

文书处理 (10分)
及时呈送或下发公司相关文件（如公司决议、规章制度、报告、请示、通知等）并将各类资料、档案等文件进行分类归档，并妥善保存。配合公司各部门打印和复印各种通知、通报、发言稿、申请、申报、制度等文字资料。

保管好公司档案资料，及时提供公司各部门相关负责人所需的文件、证照或资料。

外事接待 （10分）
做好公司与市、县、党政、群等相关职能部门的关系，为公司发展创造一个良好的外部发展环境，尽量减少非税支出。

热情接待各类来访、来客、来宾、各级党政机关相关工作人员。

公司各类会议、仪式、活动的组织与实施。

卫生清洁工作(5分)
每日对董事长、总经理办公室、接待室、宿舍楼楼梯间、走道以及各相关办公、接待场地进行2次以上打扫，并时刻保持清洁卫生。保证垃极的及时清理。

消保安防工作(10分)
每周对保安人员进行一次消防知识培训和体能训练，不定时组织员工进行消防演习。

不定时对公司各区域进行巡逻，及时发现和制止各类安全事故的发生。

每日做好车辆停放管理工作。

做好人员、车辆出入厂门登记，严格把好安全关。有效降低公司产品的流失率。保证公司报纸、邮件、信件、资料的及时递送。

做好消防设施设备的维护和管理工作以及消防安全工作。

宿舍管理 （5分）
做好宿舍管理工作，做好宿舍清洁卫生工作，为员工创造良好的生活环境。尽可能改善员工生活条件。

做好宿舍安全保卫工作，避免偷盗、火灾、电器灾害、人身伤害等事故发生，本月发生一起事故，扣除本栏所有绩效分。

做好宿舍入住员工的登记工作，保证入住和出厂员工的登记数据真实准确。

车队管理工作 （10分）
及时、安全、高效的完成各项出车任务。

确保车队运营不出任何交通事故和违章事故。

确保公司车辆货物及财产安全。

总分统计

结束语
作为振东制药股份的综合办公室，在公司占有十分重要的地位，同时，也肩负着十分重要的责任，在2014年，综合办要加强自身的职责意识，培养每位员工的责任感，营造一种高效的、积极的、亲和的工作环境，让大家在这里产生一种归属感而使得工作进行的更加顺利，增强团队的协助能力，按2014计划完成工作。
与民同富 与家同兴 与国同强