事情重要性的量化及思考论坛版.pdf

重要的事情先做,已为大多数高效率的人所认同.但是对于如何在日常的繁杂的工作事务中如何确定哪些工作是重要的,大多数人只是凭个人的主观判断和感觉.这正如法国哲学家布莱斯巴斯卡所说：“把什么放在第一位，是人们最难懂得的。”通常最常用的方法是象下面的案例所做:美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯舒瓦普曾会见效率专家艾维利。会见时，艾维利说自己的公司能帮助舒瓦普把他的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说他自己懂得如何管理，但事实上公司不尽如人意。可是他说自己需要的不是更多的知识，而是更多的行动。他说：“应该做什么，我们自己是清楚的。如果你能告诉我们如何更好地执行计划，我听你的，在合理范围内价钱由你定。”艾维利说可以在 10分钟内给舒瓦普一样东西，这东西能使他的公司的业绩提高至少 50%。然后他递给舒瓦普一张空白纸，说：“在这张纸上写下你明天要做的最重要的六件事。”过了一会儿又说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这花了大约 5分钟。艾维利接着说：“现在把这张纸放进口袋。明天早上第一件事情就是把这张纸条拿出来，做第一项。不要看其他的，只看第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样方法对待第二件事、第三件事直到你下班为止。如果你只做完第一件事情，那不要紧。你总是做着最重要的事情。”整个会见历时不到半个钟头。几个星期之后，舒瓦普给艾维利寄去一张 2万美元的支票，还有一封信。信上说从钱的观点看，那是他一生中最有价值的一课。后来有人说，五年之后，这个当年不为人知的小钢铁厂一跃成为世界上最大的独立钢铁厂，而其中，艾维利提出的方法功不可没。这个方法还为舒瓦普赚得一亿美元.每个读到这个案例的人都会跃跃欲试,但当要象白纸上写下重要的事情的时候,很多人确非常为难,对写下哪六件事拿不定主意,即使写下来六件事,对那件事排在第一位又犯了踌躇.即使上两项工作都完成后,在执行时,又受到种种“干扰”,比如顶头上司突然派发给你一项任务,要求立刻着手做.也就无法坚持办第一件事，直至完成为止.因为再上述案例中,舒瓦普是总裁,但现实生活中大部分人不具备完全控制自己工作节奏和时间.如何在现实环境中,对工作重要性进行判断和有效执行呢?本文试着从销售经理对实际工作的事件的量化分析得出一些有用的启示.销售经理 XX 刚刚升任是一家跨国公司的销售经理,负责公司中国区的市场拓展和产品销售,中国区总部在上海,领导着十数人的销售团队,分布在上海北京深圳成都四个地点.XX最近工作多起来了，感觉每天都需要加班的。下面就是 XX星期一的工作列表和事件,需要在星期一做出决定和安排:1.向亚洲区销售总监汇报上一周的工作总结（：到：）2.参加各地销售工程师的电话总结会,安排这一周的工作重点（：到：）3.上午当地的一家大客户拜访公司，和客户约定：见面，中午共进午餐 4.公司新产品出了质量问题,客户要退货,质量部要求 XX参加质量会议共商解决方案（：到：）5.上海团队的销售工程师骨干要求涨工资,要求 XX同公司人事部门商谈此事 6.深圳团队抱怨人手不够,要求招聘新的销售工程师,需要 XX 批准,但人事部门宣布最近的招聘计划暂时冻结到年底 7.北京团队最近销售业绩持续下滑,第三季度的计划销售额基本无法达到,士气低落,希望 XX 能够近期拜访北京分公司,一方面制定对策,另一方面鼓励士气 8.成都团队的重要客户最近被公司竞争对手挖角,公司在西南地区的份额急剧下降,希望 XX 尽快亲临成都分公司稳定大局 9.公司总部上星期发来通知,月底总部全球销售总裁要来中国考察市场,需要听取 XX的报告,需要 XX将报告在此周内先发给总部进行预先研究,并要求中国区安排相关行程,包括参观路线,拜访客户,产品展示,食宿等;同时计划在上海北京深圳成都与当地销售团队举行小型的销售会议.整个安排由 XX 负责.10.XX的牙疼最近有加重,星期一需要和牙医诊所约定时间补牙;11.XX的女朋友星期二过生日,要 XX 准备礼物和商量去哪一家餐馆共进晚餐,希望 XX能够今天订下来 12.XX的老同学也是最要好的朋友从今天外地出差到上海,希望和 XX见面,晚上一起吃饭,和聊天,约晚上：见面 13.公司培训部安排了培训课程,第一课在下午 1:00 点开始,需要 3小时,通知参加 14.公司物流部门经理抱怨销售部没有提供完整的顾客地址和信息，导致货物在仓库不能按时发送，要求立即提供相关信息列表 15.公司财务部早上来电话，要求尽快把上个月的出差费用填表报销，否则不能领取本月的出差预支，最好在今天下班前交到财务部 16.公司财务部审核员要求协助通知某顾客尽快归还货款，并通知物流部停止发货 17.负责广告宣传的经理想和谈谈新产品发布的一些构思和想法，现在已经坐在 XX的办公室里,等着 XX 18.XX的部门秘书通知 XX,公司这个月过生日的员工中午一起聚餐 19.XX正在接听一个大客户的抱怨电话,抱怨公司的物流部拒绝发货,而上海的销售工程师又无法说服物流部,但是丝毫不提归还货款的事,只是说现金周转不灵,希望能够帮忙，发了这批货，再付款 20.的手机也响个不停，陌生的号码 XX看了一下手表,已经 8:30 分,于是和客户说抱歉,说稍迟后打回给他.又匆匆和广告宣传的经理说抱歉,让秘书 10:00 点钟再来找,一路小跑,气喘嘘嘘地坐到亚洲销售总监 Mr.Wilson的办公桌前,先说抱歉.Mr.Wilson 看了看 XX,坦诚地说:XX,你好象最近每天都晚上 9:00 左右才离开办公室,看上去压力很大,我有什么可以帮到你的么?XX 就把今天要处理的事情大体上说了一遍.Mr.Wilson 非常理解的点点头,缓缓地说:我刚刚接任现在这个位置时,也是有相同的感觉.每天都要工作到很晚,但是还觉得有很多事情没有完成,周围的同事关系也很紧张,家里妻子非常不满,因为我在家的时间只有 10小时,其中 8小时是在呼呼大睡.后来我从公司的销售培训课程中学到了一种非常好的方法来分析我工作的重要事情,并结合自己的工作实际,效果很不错,愿意和你分享这个方法.”Mr.Wilson 首先从计算机中打印出一张表格,递给XX.XX一看原来是自己的业绩评估表,是自己上个月和 Mr.Wilson 共同制定的.Mr.Wilson对 说：业绩评估表是我们公司从总裁到销售工程师共用的评估自己和下属工作业绩的统一文档根据业绩评估表，可以评估每个公司员工的表现和对公司业绩的贡献，公司员工年底奖金和加薪都是根据业绩评估表量化的分数这表明了公司希望每位员工对公司带来附加值的重点指标和标准，是公司每位员工的行动的方向以此为基础，可以扩展加入职场之外的指标，就构成了你个人的职场人生平衡卡Business&Personal Balanced Scorecard”可以简称为卡 Mr.Wilson又打印出另外一张表格，递给这张表格格式如下：卡 公司指标 个人资源 必要性系数营业额 市场占有率 利润率 客户满意度 健康 家庭 个人能力 自己不参与 事件 重点指数 80M USD 20%升至30%10%75 分升至80 分 锻炼 2次/周,休假 3周/年 七点半钟前到家,加班少于 2次/周 公司培训 4次/年 1事情能够进行和有结果 2 别人做的更好 权重 1098798 X0 Mr.Wilson进一步解释道，每件事情可以根据上述指标进行评估打分，每项的评分和其权重相乘再将各项相加，总分最大的为最重要的事情，注意：该分数最后要和必要性参数相乘，如果事情交待给下属去做能够更好或事情能够进行和有好的结果，该事情的必要性参数为则该事件总分为 Mr.Wilson拿的事件做例子公司新产品出了质量问题,客户要退货,质量部要求 XX参加质量会议共商解决方案（：到：）卡 公司指标 个人资源 必要性系数 分数 总分营业额 市场占有率 利润率 客户满意度 健康 家庭 个人能力 自己不参与 事件 重点指数 80M USD 20%升至30%10%75分升至80分 锻炼 2次/周,休假 3周/年 七点半钟前到家,加班少于 2次/周 公司培训4次/年 1事情能够进行和有结果 2 别人做的更好 权重 10987980 4 1081010030 3490 顾客对公司产品质量不满要退货，确实对公司的营业额，顾客满意度等有重大的影响，是非常重要的事情质量部要求你参加会议但是你参加会议的附加价值是什么呢？你的工程师会比你更了解事情的来龙去脉，在特殊的产品事件上比你更专业，能为质量部提供更好的销售方面的建议这就符合如果你不参与，事情能够进行和有结果，别人做的更好，必要性就为你完全可以指派你的工程师去参加，会后关心一下结果就可以了 觉的一下难以接受，作为中国区的销售经理，我怎么能缺席这么重要的会议呢，这可是关系到几十万美金的生意啊！Mr.Wilson看出的困惑，笑着说：相信你的下属，敢于授权，否则你的下属永远只是销售工程师，你也是一样 在十分钟内就利用表格形式对个事件作了评分，结果如下：卡 公司指标 个人资源 必要性系数 分数 总分营业额 市场占有率 利润率 客户满意度 健康 家庭 个人能力 自己不参与 事件 重点指数 80M USD 20%升至30%10%75分升至80分 锻炼 2次/周,休假 3周/年 七点半钟前到家,加班少于 2次/周 公司培训4次/年 1事情能够进行和有结果 2 别人做的更好 权重 1098750980 4 1081010030 34901 555200011491492 888500012512513 999900013063065 555500011701706 888800012722727 109980-1013003008 101010100-1013313319 555100-10119619610 00001000150050011 000001001909012 00000901818113 1111009110610614 789100000284015 000000010016 501080000186017 9979000129029018 000000010019 501080000186020 0000000000 按照每百分递进对上述 20件事分类 分数 01-100 100-200200-300 300 事件 4,14,15,16,18,19,2011,12 1,5,9,13 2,6,17 3,7,8,10 XX决定先对大于 300分的事件进行安排:1首先打电话给牙医,约定星期二上午一早补牙(9:0010：30)2星期二下午飞成都分公司处理成都团队市场份额急剧下降的事件（12：00-）3星期三晚上从成都直飞北京鼓励团队士气,制定对策（8：00PM）410:30 按时和到访的大客户,并共进午餐 然后对 200300分的事件和 100-200分的事件分类进行安排,并在销售电话会上对紧急但不需要 XX参与的事情进行安排和授权相关工程师去处理 5 9:00 10:30 参加各地销售工程师电话会议,通报自己访问成都和北京的计划并要求两地工程师准备好报告及相关拜访客户计划,通报全球销售总裁来中国市场的行程安排并通知各地团队准备和销售总裁的小型销售会议;安排工程师甲提供物流部顾客信息和地址,安排工程师乙协助财务部追款,安排工程师丙打电话给抱怨的大客户讨论其还款计划 和送货计划,安排工程师丁参加质量会议，安排部门秘书整理出差费用并报到财务部，安排部门秘书组织本部门生日午餐，但抱歉说要和大客户中午有约，不能亲自参加 6 下午 1:002:00 到人事部商谈深圳团队招聘新工程师的问题,主题是人事部是否可以特批并需要那些手续;之后讨论上海骨干工程师涨工资的要求.7 2:003:30 和负责广告宣传的经理讨论新产品发布的构思和想法并提出行动计划.83:305:30 制定全球销售总裁访问计划和行程安排,并回传总部 9 5:306:00给女朋友打电话告诉她庆祝生日延到星期六 106：00 约老同学在公司旁边的餐馆见面,当夜幕降临，XX常常舒了一口气，当离开办公室时，又碰到 Mr.Wilson 时，XX对 Mr.Wilson说:事情的重要性写在纸上,并变成数字时,复杂就变得简单清晰.我打算以后结合自己的价值观和实际情况对指标和个人资源的合理评估,使个人的职场和人身更加平衡.