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Word和WPS通用的文档排版技巧无论用Word还是wps排版文档时难免会使用文本对齐、段落设置的功能，本文总结了 Word和WPS通用的文本排版技巧，希望对大家排版的工作有所帮 助。1.单元格数字小数点对齐选中要处理小数点对齐的数字，如果是表格内的某行、某列一组数字的需 要对齐，可选中单元格，接着在“格式”菜单下选择“制表位”命令打开“制表位”对话框。在“制表位位置”下输入制表位数值，在“对齐方式”中选择“小数点对齐”，“前导 符”选择“无”。然后点击“设置”按钮，指定所设置的制表位，不需要的制表位可用“清除”或“全部清除”按钮来删除，确定后退出对话框。然后在该单元格输入的数字小数 点就会自动对齐。2.段落对齐一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字符，编写文档时先不 处理段落格式，编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择“段落”命令，打开“段落”设置窗口，在“缩进和间距”选项卡中“缩进”中应用“特殊格式”下的“首行 缩进”效果，设置“度量值”为“2”确定即可。如果要让文本内容自动适应页面的宽度，可以设置“常规”选项下“对齐方式”为“分散对齐”。3.巧设“歹设距在“段落”设置中我们可以使用“间距”的“行距”功能设置文本每行的间隔距 离，但这里没有列距的设置选项。1如果要设置列之间的间隔距离，可以在“文本”菜单下打开“页面设置”对话框，然 后在“文档网络”选项卡的“网格”中选择“文字对齐字符网格”，再设置“字符”中 每行的字符个数，例如“20”这样就可增加文字之间的距离，变相增加列距。Word另类应用制作字体没商量如果你曾在Word中使用过格式工具栏中的字体下拉菜单的话，或许会注意 到两个变化：Word 97为用户提供了最近使用的(MRU,most recently used)字体列表，这就是人们为何能够在字体列表顶部的横线上方看到一些最近使用 过的字体的缘故；其后的一个版本一Word 2000在此基础上又增加了一种更华丽 的功能，它能够在菜单中以相应的字体显示字体名称，这样我们就可以准确地 分辨哪个是宋体，哪个是仿宋了。然而，当这两个特性伴随着新的Word版本出现的时候，与之相关的小问题 也浮出了水面：并不是每个人都喜欢这些新功能，那么怎么才能将它们关闭呢？或许你花了许多时间去研究“工具”菜单中的“选项”，但最终却无功而返。在“工具”“自定义”“选项”标签页中，有一项名为“列出字体名称时 显示该字体的实际外观”的复选项，除此之外，这一标签页上还有诸如“始终 显示整个菜单”等复选项，但这些不能帮助我们成功关闭新功能。要取消最近 使用的字体列表需要一些技巧，因为Microsoft并没有在用户界面上提供这一 功能，但这并不意味着我们不能够关闭这项功能一通过更改Windows注册表中 的一个键值就能控制这个特性。虽然在用户界面中没有内置的程序来进行相应的操作，但是Microsoft为人们 提供了一个宏来修改此类看似“遥不可及”的设置。首先用户要在Office程序所在文件夹中名为Macros的文件夹里找到一个叫做Support.dot(或 Supportn.doc,其中n是Word的版本号)的文件，如果文件夹中没有这个文件,2那么就需要找来Office安装CD,打开Windows“控制面板”中的“添加/卸载 应用程序”功能,选中Microsoft Office”点击“更改”，选择“添加或删 除功能”。在随后出现的对话框中选中“选择应用程序的高级自定义”复选框,再点击“下一步”按钮。你要找的文件位置在“Microsoft Office Word“向导和模板”其它模版与宏”，点击“下一步”进行添加。做完上述工作 后，打开上文中提到的Support.dot文件，你就可以找到一个编辑Windows注册表设置的宏，在多数版本中可以直接运行这个宏。你要找的的选项名为“NoFontMRUList，如果将它的值设置为1,“MRUList”功能就被取消了。修 改完毕之后，重新启动Word就可以使新的设置生效了，除此之外，你还可以通 过这个宏来设置一些其它的项目，譬如.doc的后缀，拼写和语法检验中下划曲线的颜色等。Word中巧用查找替换功能制作试卷作为教师，经常会整理一些从网上下载的资料，并制作成试卷。有一次，一位朋友从网上另存了一个试卷的网页文本，有很多手动换行符，而且有答案。想把这个试卷让学生做一遍，当然不需要答案，还要在每个选择题的前面加上 一个括号，用来让学生填上答案。如果一个个地修改，要花费很多时间。能不 能想一个办法，快速地将这些问题都解决呢？当然有办法了，用“查找/替换”功 能。把不必要的手动换行符去掉在Word 2003中打开“查找/替换”对话框（如图1）,在“查找内容”输入框中 输入“人1力”，当然也可以在打开【高级】按钮后，在“特殊字符”中选“手动换行符”两次（如图2）；在“替换为”输入框中输入“乍”，即在“特殊字符”中选“段落标记”3（如图3）,点击“全部替换”后，将两个手动换行符换成了一个段落标记。U A*gjWf 苻 0在书J钱孑口乎 Qg）1 9磐番如1”等柯如分岂苍也篁食4彳&）於i/于qim，争施加*|才词明蓬宇$；没有Word照样可以打开D0C文件笔者发送了一个doc文件给朋友，但他的电脑上却没有安装Word,以至于 无法打开这个由Word创建的doc文件。其实我们也常常遇到这样的情况，如何 解决呢？方法很简单，安装Microsoft Word Viewer就可以。Microsoft Word Viewer这款软件的体积为11MB多一点，如果本机上没有安 装Microsoft Word,有了这款软件同样可以打开doc文件，但只能对doc文件进行 查看、复制和打印，无法对其进行编辑。先在 4http:/download.microsoft.eom/download/8/2/e/82el6622-7fee-4cl0-b9a2-07591b8320d0wdviewer.exe上下载此软件，安装之后打开程序，可以看到此软件界面很简单（如图1）。软件要求直接选择doc文件进行查看，选择好文件之后点击“打开”即可。这个软件也有另外一种用途，大家都知道，Word的体积比较大，启动的时 候速度比较慢，对于想快速查看doc文件的用户来说，这时就可以选用Microsoft Word Viewer对doc文件进行查看。在软件中打开doc文件后，如果想要对它进行编辑，而本机上又有Word程 序的话，可以点击主菜单中的“文件”“打开并编辑“以启动Word程序（如图2)o5盟野建 Hcrosoft Vord 文档-Bicrosoft Vord Viewer文件任）编辑视图9 工具辽）国口通帮助第Ctrl-H)打印().1LkJLyLi cornTcnCtrl+P属性（I）1 D:IT文稿,新建文件夹新建Microsoft Word文档,退出奥）KN-0-M卜，立）壬石需要:-II 方法呈，确盎卜的文件一日大家都知道，Microsoft Office所包含的程序，除了 Word之外还有其它几个,比如Excel,它也有一个查看器，名字叫Microsoft Excel Viewero这几个Office组 件 的 查 看 器 程 序 都 可 以 在http:/ 上下载（如图3）o这些查看器的使用方法都很简单，和Microsoft Word Viewer大同小异，在 此不再赘述。6Kccess 2003加觐项更新程序UULXWUM,工UUJ、Q UUUtU a&aex)加叠项更新程序Kxcel 2003 加髭项更飘程序FrontFace?003 更新程序FovnrPoint 2003加或项更新程序以期Froj.ct 2003加就项更新程序示例与裒程lBoP*th 2003加欲项更新程序出版物Project Serrw 2003加戴前更新程序Live CoBBuni cati ons Server 2003更新程序出版物Publisher 2003更新程序Live CoaBuntcations Server 2005 更新出版物SharePoint Por tel Server 2003加羲项更新程殍出版与Live leetinc 2003没有可用的下羲Live leeting 2005 外接程序出版物V】2003 _加危项更新程序查看1I示例厉教程Yinduvs SharePoint Services 技术加教项更新程序ford 2003加豪项自看器2费新闻幅。，“主停网站eAH.博绪新石构利.法津冬红 布在Word中查找和替换功能详细介绍在Word中查找和替换功能很多人都会使用，最通常是用它来查找和替换文字,但实际上还可用查找和替换格式、段落标记、分页符和其他项目，并且还可 以使用通配符和代码来扩展搜索o笔者以一些例子来说明如何将word中查找和替换功能运用地自如，或许对 你有帮助。一、查找和替换文字可以自动替换文字，例如：将“改善”替换为“进步”L单击“编辑”菜单中的“替换”命令。72.在“查找内容”框内键入要查找的文字，在“替换为”框内输入替换文 字。3.单击“查找下一处”或“查找全部”，后单击“替换”或者“全部替 换”按钮。二、查找和替换指定的格式例如，查找指定的单词或词组并更改字体颜色；或查找指定的格式（如加 粗）并更改它。81.在“编辑”菜单上，单击“查找”。2.如果看不到“格式”按钮，请单击“高级”按钮。覆我蔓 WPQL）定位&）_重裁（！）H8|国词序）画下T&e.南 irittvi 瞿岁_口区分大小与8 口金字跳B口便用遇配柠冏若或文）QPs 陆直修整立 i）格式改号寥堵星w 迸/。拉却普帙 万国回区分至/丰角图n查枚演的所有意式ge文）（i格式入其设计能力为2:年8月31日开:3同类烧结机建 xm to.cch。回，U I Iff i 节I字（ta）我蹲我）丽佳Q）商K438式曲/出皇于国）92.6%.于 200331日建成投产，创造了全国中文gab1?Lk3.在“查找内容”框中，请执行下列操作之一：若要只搜索文字，而不考虑特定的格式，请输入文字。若要搜索带有特定格式的文字，请输入文字，再单击“格式”按钮，然 后选择所需格式。若要只搜索特定的格式，请删除所有文字，再单击“格式”按钮，然后 选择所需格式。94.单击“全部替换”后，单击“关闭”。三、查找和替换段落标记、分页符和其他项目可以方便地搜索和替换特殊字符和文档元素，例如分页符和制表符。1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。2.如果看不到“特殊字符”按钮，请单击“高级”按钮。103.在“查找内容”框中，请执行下列操作之一:若要从列表中选择项目，请单击“特殊字符”按钮，然后单击所需项目。栈和查拉曾期如定值&）变找内看00年坦 簿式smijm*力（X）格式字体 nfi.t9区分大小耳噂）口至字皿使用通的国）口同番砚文查被国的所富彤式供文）也】M财 字耕”其设计能力为26年8月31日开 1同类烧结机建设人新钢1厮*I O|1 Q JT 1 节 1/1 位1 3 W米0落春运2 trng）ftarc）任*6（字看）任字母a）R字号g5分节将Q）1段幅符号4）9匕将0P/明号a）金角电聋号0）长明如!/域a）aI号记 sn*a）手动举行耕qj 手动分贝特qp 不间断隹于杆出）不间时制燃）!.c X1画吧；a 1.现V；要津.*SI n j TLfl_j 卜1 30 22 M X X寺矿产.流量的要.T2亿元,新定1q 两传母忱设计,施工总承tQ.肘作业率92阴6.于21月八日建成投产,创造了全进的工艺.费齐.自动化水号;中文（中国）在“查找内容”框中直接键入项目的代码。114.如果要替换该项，请在“替换为”框输入替换内容。5.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。四、查找和替换名词、形容词的各种形式或动词的各种时态您可以搜索:12名词的单数和复数形式例如，在将“apple”替换为“orange”的同时，将“apples”替换为“oranges”。所有形容词形式例如，在将“worse”替换为better”的同时，将“worst”替换为“best”。动词词根的所有时态例如，在将“sit”替换为“stand”的同时，将“sat”替换为“stood”。1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。2.如果看不到“查找单词的各种形式”复选框，请单击“高级”按钮。3.选中“查找单词的各种形式”复选框。4.在“查找内容”框中输入要查找的文字。5.如果要替换该文字，请在“替换为”框中输入替换文字。136.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。7.如果替换文字不明确，请单击与所需含义最匹配的单词。例如，“saw”可以是名词也可以是动词，单击“saws”以替换名词；单击14“sawing”以替换动词。其他形容词的各种形式或动词的各种时态替换，读者可以动手试试。注意：替换文字时最好使用“替换”按钮，而不要用“全部替换”按钮，这样 可以确认每一处替换，以免发生错误。查找和替换文本时，应使用相同的词性和时态，例如，可以搜索“see”，并将其替换为“observe（两者都是一般现在时的动词）。五、A、使用通配符查找和替换例如,可用星号（*）通配符搜索字符串（使用“s*d”将找到“sad”和“started）。1.单击“编辑”菜单中的“查找”或“替换”命令。2.如果看不到“使用通配符”复选框，请单击“高级”按钮。3.选中“使用通配符”复选框。4.在“查找内容”框中输入通配符，请执行下列操作之一：若要从列表中选择通配符，请单击“特殊字符”按钮，再单击所需通配 符，然后在“查找内容”框键入要查找的其他文字。在“查找内容”框中直接键入通配符。5.如果要替换该项，请在“替换为”框键入替换内容。156.单击“查找下一处”、“替换”或者“全部替换”按钮。注释选中“使用通配符”复选框后，Word只查找与指定文本精确匹配的文 本。要查找已被定义为通配符的字符，请在该字符前键入反斜扛(),例如,要查找问号，可键入“?”。B、要查找和替换的项目的通配符(笔者整理)如果要查找：任意单个字符键入？例如，s?t可查找“sat”和“set”。任意字符串键入*例如，s*d 可查找“sad”和“started”。16单词的开头键入例如，(inter)查找“interesting 和“intercept”,但不查找“splintered”。单词的结尾键入例如，(in)查找“in”和“within”，但不查找“interesting”。指定字符之一键入例如，wion 查找“win”和“won”。指定范围内任意单个字符键入-例如，r-tight查找“right”和“sight”。必须用升序来表示该范围。中括号内指定字符范围以外的任意单个字符键入!x-z例如，t!a-mck查找“tock”和“tuck”,但不查找“tack”和“tick”。n个重复的前一字符或表达式键入n例如，fe2d查找“feed”，但不查找“fed”。至少n个前一字符或表达式键入n,例如，fel,d 查找“fed”和“feed”。17n到m个前一字符或表达式键入n,m例如，101,3查找“10”、“100”和“1000”。一个以上的前一字符或表达式键入例如,lot 查找“lot”和“loot”。注释可使用括号对通配符和文字进行分组，以指明处理次序，例如，可以通 过键入“rtArt 珠投SanrtArt图形毛占1 列表 w漉8Q谑环 盖朋t结构 名美霰J段慢图Q-OT Ttf 密,d门Ji a4 i用于显示车有序倡a决成分蛆信b，决.&_ aE两偌号帆jJwLjkJLrAJaCrwn rwn3、点击循环结构中的射线图，单击“确定”。24选舞Saari Arto形在左边的框中可输入文字，字体等等格式是按照预先模板的格式显示的，可选中文字后单击右键就可调整文字的格式，也可单独对各个区块用鼠标调整。1_-24 K /在此处徒人文茅 A A/设备b”事叁-a 一3三.机蛇一 改；戊 及1 3精贴凹A 字体汉字重选M用罢史环切干的持换5外一对ve 中圆第缠的典 跟和瓦用子 示息式,使先254、在选中SmartArt图形时，工具栏上就会出现“SmartArt工具”，下面还有“设计”与“格式”两大功能区。在“设计”工具中，可以对图表的层级变化、布局、色彩、样式进行设置。(1)设置字体格式和层次。(2)选择布局。26(3)选择一个色彩搭配醒目的模板。(4)在“样式”中为区块选择外观风格，有简单和三维。275、在“格式”工具区分别有“形状”“形状样式”等工具供您选择使用。d d c U 73 K AAInwbHAn X*，揭I54Oft mi 幺，京京/财y E RJE51P-(1)在“形状”中改变形状大小、样式。(2)形状样式中可进行填充、改变轮廊和效果等。28B 0jb,a 7nBMtlmrulXB4 4ffiun.eb(3)在“快速样式”中还可为文本选择一种喜欢的样式。29经过这些的设置，应该可以做出令你满意的样式。两络号优 各种不同的图型有相应的制作方法，只要你能够熟悉它们，然后多加练习，就 一定会制作出非常精美的文档图型。对W0RD2007我都不是很熟悉，如果有错误 的地方，希望能够指出。Word中插入cad图的技巧大放送在日常的工作中，大家可能会遇到写说明书之类的事情，像在word文件中 30插入我们绘制的cad图，方法大体上有三种，但是它们达到的效果却并不相同,有的显得精致些，有的显得粗糙些，根据我们写作的目的还要进行相应的再处 理，这个过程有一些技巧，现在把它写下来，希望能给读者朋友以启发。比如，我们要在word文件中插入一个cad图，可以利用下面的三种方法来 实现：第一种，利用键盘上的print screen sysrq”来抓取cad图，再通过系 统自带的画图软件做进一步的修剪，去掉cad剪贴图中多余的部分，这项工作 为了是能使图片在word文件中显示的足够的清晰。如图1、图2所示：gjtirtnfAl!rfilW1J!EgCfflirY E2+O-QJ/r u n-，/1克 1节 1位 位置23 8厘米 3列 Q图1紧接着，再依次单击菜单栏中的“视图”/“页眉/页脚”命令，然后将鼠标指针 移动到当前页面页脚区域的右侧位置;接下来同时按下键盘上的Ctrl键与F9键,这样的话鼠标指针所在的位置又会自动弹出一个包含有阴影的花括号在该 花括号中输入字符串“=，随后再同时按下键盘上的Ctrl键与F9键，在后面出 现的花括号中输入字符串“page”，以便提醒Word应用程序此处也有一个域代码。下面将鼠标移动到内部花括号之后，并输入字符串“*2”，这样的话在当前页面的 页脚处我们就能看到“=page*2”这样完整的一行域代码了（如图2所示）。编 辑好右侧的域代码后，再将鼠标指针移动到该域代码中，同时按下键盘上的Shift 键与F9键，这样的话我们又能在当前页面的右侧页脚区域处看到不同的页脚号 码了，最终我们就能实现在同一个页面中插入两个不同页码的目的了。39文档 1-Microsoft Vord0EE：文件）编辑也视图任）插入格式j工具表格 窗口帮助以I：页脚e!2M?插入“自动亩立鬃，3飞七且少 u J 国声W Times New Roman 小五XE3 2 4 6 8 10 12 14国口“;二，皿 同一个山面*在打印小册子或编 辑书籍的过程中,我们有可能会碰 到这样的一则难题要是想把打印出 来的n容装订成一本32年的，卜册子 时.我们往往H需要i正人到正面设 广页船_ 11618 20 22 24 26 28 30 4 32 人伏/1*巨1二日壮江见。卬壮王M小二 同的页号,不过因为两官娘处于同一4页面在打印小册亍或编 辑书籍的过程中，我们有可能会碰 到这样的一则难题.要是想把打印出 未的内容装订成一本32开的小册不（=page*2=。叵w尊1页 1节 1/2 位置38厘米14列回图2小技巧轻松缩短页眉横线长度经常使用Word编辑文件的朋友一定都知道，当我们为一份文档设置了页眉 以后，Word默认会在页眉与文档之间加上一条横线，但却没有给出这条横线的 更具体设置。有时，出于排版的需要，我们可能想把这根横线的长度缩短一点,其实借助一个小技巧，实现这样的目的并不困难。【注】本文所述技巧已于Word 2003下测试通过1.打开一份Word文档，并为它设置好一个页眉2.在页眉编辑状态下，用鼠标将负责文档左右缩进的标尺拖拽到满意位置3.最后，退出页眉编辑状态，页眉横线的长度便合乎我们的需要了文件结尾快速输入多行公司信息有时，我们在编写公司文档时，需要在文件结尾处注上自己公司的联系方 40式。但每次都要手工输入非常麻烦，于是有不少朋友便想到将公司信息事先写 好在一份TXT文件中，然后写完文档后再将TXT文件里的公司信息拷贝过来，虽然这样比以前的手工输入方便了一些，但相对来说还是比较麻烦。而另一种 方法则是通过Word自带的“自动图文集”功能完成，但默认的自动图文集只能输 入单行词条，像公司联系方式这种多行信息用默认的方法很难输入。其实，Word 的自动图文集功能是可以支持多行信息存储的，下面笔者就来给大家演示一下。【注】本文所述技巧已于Word 2003下测试通过1.在Word中事先输入好自己公司的联系方式2.将联系方式中的文字选中，点击“插入”菜单一“自动图文集一新建”命 令，为该图文集词条起个名字3.此时，在文档的需要位置输入那个代表公司联系方式的词条名后回车，即 可快速完成公司信息的输入了事半功倍-Off ice Word也玩批处理Word是办公一族经常需要用到的文字处理软件，其强大的文字处理和表 格编辑功能给我们的工作带来了很多方便。如果能合理使用一些技巧，批量处 理文档，就能有效提高工作效率，达到事半功倍的目的。下面笔者就以Word 2003 为例，带领大家一起去领略Word的“批处理”能力，感受自动化办公的乐趣。一、批量生成信封大家知道，通过邮局寄信需要在信封上填写收信人的邮编、地址、姓名，以及寄信人的地址、姓名、邮编等信息，如果需要发出去的信件很多，手工填 写是一件繁锁的事。其实，用Word2003的“中文信封向导”不仅可以批量生成漂 亮的信封，而且可以批量填写信封上的各项内容，实现信封批处理。第一步：制作信封模板。运行Word 2003,单击“工具/信函与邮件/中文信封 41向导”，系统会启动“信封制作向导”。在“向导”的带领下，首先按实际需要选择 信封规格；然后单击“下一步”，在“生成选项”窗口中选中“打印邮政编码边框”和“以此信封为模板，生成多个信封”，并在“使用预定义的地址薄”一项的下拉列 表中根据自己的喜好选择地址薄文件类型（这里有三个选项可选，分别是 Microsoft Word Microsoft Excel 和 Microsoft Access,本文以选择 Microsoft Excel 为例。）;最后单击“完成”，向导将自动生成信封模板，同时还生成一个地址薄 文件，并以“中文信封地址.xls”为文件名保存在“我的文档”中。第二步：编辑地址薄。进入“我的文档”，打开自动生成的地址簿文件一“中 文信封地址.X1S”，大家会看到这是一个Excel表格文件，表头中已经自动填写了 收信人邮编、收信人地址一、收信人地址二、收信人姓名、收信人职务、发信 人地址、发信人姓名和发信人邮编等项目，我们要做的就是在单元格中输入收 信人和发信人的相关信息即可（如图1）。t.z:vl收情人婚讴400013收信人地址一史氏市桃中区双泗路3号段信人地址二电的迷杂志社国信人姓名而 好招明400013重庆市榆中区双钢第3号电胭迷汆志社亮齐力工一400013重庆市输中区双钢路3号（电勤建）杂志社产图国jd400013与庆市崎中区双拥路3号电脑迷，柒志社周受JL.400013重庆市渝中区双网路3号电脑逑京赤社400013查侯市裕中区双横路3号电脑迷柒志社*解3.400013重庆市榆中区本钢踣3号电脑迷杂志社板H9 j400013重庆力榆中区双粥第3号电腑迷汆志社奉天虎ml H 41 艮出谡 从任看中血。然木口目H.力就?5场廊。与俅fTX布；新生成的目录二.三 Z9PIS前言3果从上旃，田洋世利.第一承鱼子市堵运生又忠.国华的门高色更蚪经经历了十。.年的，展和博斗,从*相以匚HT造谣一片七至阳的电干币/,制 Vkp.由彼潞取与 索的电脑城.再别上用年斗人口零售耍道的百角湾向u业如出 LT5&知1：叁n 场,”零管币有遇也开配之警已就，作为it产品的其端柴瀛.无有自寻的不断串赳和白前由；一-F u j.；.一,.不过，可能我们也会不满意Word所默认的目录级别，这时可以由我们自已 定义。点击“工具”菜单夕插入目录”命令，在如图7所示的“目录啕口中选择好 新的级别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了。【小提示】有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般 是由于用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图”菜单一“工具栏一自 定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目 62录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。如图8所示二.快速更新目录随着编辑的深入，有时我们可以会对文章添加或删除一些段落，这样就可 能导致目录的页码与实际位置不符，此时就要利用Word的目录更新功能了。使 用方法很简单，只要先将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令,再选中如图9所示窗口中的“更新整体目录”单选项后确定即可，这时Word会仅 更新目录中的内容，达到快速更新目录的目的。63中国6城市IT零售市场调研报告中0 6”市行零断53周珥布春扁匕顺仃耳鲁市场转用 I二平酝2 _三.王内寻前言 afTT硅谷学院C7LK-LraJ归黑也上、世纪初年已讯 第一军电子币均怩生算胆、内的*it争售市炀me _/八 L-，=7T；口 二:、，一.:ry;口工 二一/，L 士修父 A-J r?二 二 J”I L，44 it q写在最后写到这里，关于“样式与格式”在长篇文档排版中的妙用就给大家介绍完了，不知 您有没有豁然开朗的感觉？其实，在我们的Word之中，还有好多像“样式与格 式”这样值得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快更 好地完成文档的编制，希望今天这篇文章能够抛砖引玉，让更多的朋友积极去 查找Word的一些“隐藏功能”，提高自己的工作效率。从头到脚完美：Word文档布局页眉和页脚是分别位于页面的顶部和底部并独立于文档的部分，在其中不 仅可以包括“自动图文集”，页码等信息，还能将更多有趣的应用运用其中。除了写字板外大部分的字处理应用软件都允许用户设计出与众不同的首页 文档格式，比如左右分栏格式等。如果把页眉和页脚与一些属性相结合使用，那么Word文档的布局会更加人性化，满足更多需求。有些Word的狂热爱好者，从其version 1版本就开始研究它的博大精深。最 近，他们遇到了一个问题一有位同仁需要创建一份页眉只在第一页，而页脚只 在最后一页的文档模板。这个文档模板的页数应该是可变的，也就是说，你不 用做任何设置，页眉和页脚就会分别在整篇文档的第一页和最后一页出现。64这个问题的挑战就在于只在首页出现页眉，尾页出现页脚，而其余各页都 不出现。可以采用的一个建议是运用endnote,它通常出现在文档的最后。不过 需要提醒的是，首先，endnote并不会出现在最后一页的最底部而是跟在最后一 个段落后面；第二，一个endnote必须依附于文字中的注释，这样就会很容易地 被删除。一个好方法是在运用非首页的页脚检查是否为最后一页之后再输入文 字。因此不论是首页页脚还是非首页页脚你都需要插入“域”语句：IF PAGE=NUMPAGES“This text only appears on thelast page”小提示：实际上你并不需要手动输入,只要同时按住Ctrl和F9键即可 得到空的花括号了。可以在其中按常规输入内容及等号。当选中域后，同时按 下Alt和F9键，就会看到域中代码所产生的结果。在尝试这种方法时很可能会遇到一个问题，即使你为页眉和页脚设定了“不 同的首页”，但是仍旧不能将文本页脚移至模板。这里的技巧是在模板中利用分 页符得到了第二页，从而达到获得非首页的页眉和页脚的效果。已经设置好页眉和页脚后，删除分页符。这时文档模板会转变为一个记录 了页眉和页脚的独立页。记住在保存文档之前同时按住Alt和F9键以确保得到 域中的结果而不只显示是代码（而且其他用户也会看到这些代码）。最后，选择“工具”“选项”“打印”“更新域”即可。65 你变我也变Word中更新数据两法在办公操作中，常常遇到这种情况，文档已经输入完成时，某一个数值发 生了变化，要将文档中所有相同的数值也要进行改变。这时，我们虽然可以执 行“编辑/替换”命令，将数值进行更新。但这种方法效率较低，且属于事后补救。那么有没有什么方法，可以让Word文档中某一数值发生变化后，其它相同数值 自动进行改变呢？在日常办公操作中，笔者总结出如下两种方法。一、定义书签法将相关的数值及文字（如“利润比上年同期增长70%”等）输入到Word文档 中，然后选中这一特定字符串，执行“插入/书签”命令，打开“书签”对话框（如 图1）,输入一个便于理解的名称（如“替换百分比”），然后按下“添加”键，这个 对话框就自动关闭了。66以后需要输入该词条时，执行“插入/引用/交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，按“引用类型”右侧的下拉按钮，选择“书签”选项，然后在下方列表中选 择需要的书签名称，并确定“引用内容”为“书签文字”，最后单击“插入”按钮即可（如图2）。执行完这些操作后，如果要对相关数值进行修改，如改为“利润比上年同期 增长70%”我们只需在原始数据（也就是定义成书签的那个数据）上修改，然后 按“Ctrl+A”组合键选中全文，再按一下F9功能键，后面相同的数值也会做出应67的更改，更加方便、准确、高效。二、选择性粘贴法将需要的特定字符（如“利润比上年同期增长70%”等）输入到Word文档中,然后选中这一特定字符，执行“复制”操作。再将光标定在需要再次输入此词条的 位置上，执行“编辑/选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中其中的“粘 贴为链接”选项（其它选项不需要更改），确定返回就行了。重复执行此操作,直到将所有的相关数值及文字输入完成（如图2）。以后按照方法一的操作步骤，就可以更新数据了！小提示：这两种方式支持对原始数据进行删除、数据更改，如果要在原始数据 上面添加文字或者数据，那可就不行了。Word、Excel组合 批量打印信封很多学校期末都都要给学生寄成绩通知单，教务处需要打印大量的信封。利用Word XP与Excel XP可以协作来批量打印信封，一起来看看吧。1、准备阶段（1）新建一 Excel文件“新生名单”，将新生名单的各项信息导入或直接输 入，如:邮政编码、通讯地址、姓名等。（2）新建一 Word文件“信封”，调用菜单“工具一信函与邮件-中文信封 68向导”，打开“信封制作向导”对话框(没有此功能需用Office XP源盘来安装)，根 据向导提示设计一个信封，设置好字体、字号.2、调用数据(1)在“信封”文件中，调用菜单“视图一邮件合并”，显示邮件合并工具 栏，点击打开数据源工具按钮，按提示选择新建的Excel文件“新生名单”，选 择 sheet1o(2)选择“000000”(代表邮政编码)，点击邮件合并工具栏插入域按钮，在对话框中选择插入“邮政编码”，“000000”被“邮政编码”所代替。然后进行 同样操作，替换“地址”、“姓名”。(3)点击邮件合并工具栏查看合并数据图标按钮，会显示“新生名单”中的学生数据。3、打印信封点击邮件合并工具栏中的合并到打印机,同时对对话框进行设置，最后打印出 信封。真正经典的十个Word XP实用技巧现在是讲效率的年代，使用Word来进行平时的办公处理也是一样，那么，我们怎样才能够在Word中“快”起来呢？那就请这位作者给我们带来的Word中 快速操作的10个技巧，小编看完后也觉得相当实用。1.快速定位光标位置用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一 WPS文件时，光标 会自动定位到你上一次存盘时的位置。不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快 速定位到你上一次编辑的位置了。69小提示：其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word 会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在 三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置 了。2.快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日 期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间，很快！3.快速多次使用格式刷Word中提供了快速多次复制格式的方法：双击格式刷，你可以将选定格式 复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。4.快速打印多页表格标题选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或 打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提 是表格必须是自动分页的。5.快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+一键，可把文本提 升为标题，且样式为标题1,再连续按Alt+Shift+一键，可将标题1降低为标题 2、标题3.标题9。6.快速改变文本字号Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72 磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有余了。但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦70To其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改 变您的字体大小。而且这个技巧在Excel和WPS 2000/Office中同样适用。小提示：其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法：(1)选中文字后，按下Ctrl+Shift+键，以10磅为一级快速增大所选定文 字字号，而按下Ctrl+Shift+键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号；(2)选中文字后，按Ctrl+键逐磅增大所选文字，按Ctrl+键逐磅缩小所选 文字。7.快速设置上下标注首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上 标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也 恢复到原始状态。小提示：详见本刊前期Word XP中神奇的Ctrl键一文，掌握一些快捷 按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。8.快速取消自动编号虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令 常常出现错乱现象。其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。(1)当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时 自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了；(2)选择“工具”一“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图 1),最后单击“确定”按钮完成即可；719.快速选择字体为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工 具栏上。首先右击Word工具栏，选择“自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看 到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只 要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众 多字体中选择的麻烦。10.快速去除Word页眉下横线快速去除Word页眉下的那条横线