采购报销相关管理规定.docx

物品申购、采购及报销管理规定

为了规范申购、采购及报销流程，加强物品使用管理，特制订申购报销制度及流程。
一、申购分类：
1、工地所需物品由产品部统一申购
2、办公用品行政部进行统一申购，各部门根据需要进行领用。
二、申购、采购管理规定
1. 工地所需申购物品统一由产品部详细填写“附件一”《产品申购单》并上报总经理签字审批。
2. 办公用品由行政部填写“附件二”《办公用品申购单》并由总经理签字审批方可采购。
3. 采购人员应严格按照申购项目进行采购，如有疑问及时与申购部门沟通，确认无误后及时安排采买，采购物品必须带有发票（或是盖章收据），入库单据，否则不予报销。
4. 验收人员必须按照收货标准仔细清点物品并到行政部领用《入库单》及时填写办理入库手续。
5、公司采购一般采用先个人垫付，再行报销制度，也可以在手续齐全时，在财务处申请借款，待物品回来入库后，进行报销。
6、申购审批权限：
申购类别
审批限额
申购部门
申购审批权限
工地所需物品
不论金额多/少
产品部
总经理
办公用品
不论金额多/少
行政部
总经理

四、采购程序：
1、每月根据库存及需求，将填写好的《申购单》报送总经理审批。
2、采购的物品需到行政部领取《入库单》、《出库单》办理入、出库登记。
3、临时急需的用品，可通过总经理电话及钉钉回复确认同意后先行购买，但再需要后补《申购单》交至总经理签字。
4、违规处理
违反审批权限和程序的采购，财务部有权不予以报销；特殊情况须写情况说明，经总经理批准后方可报销。

五、申购流程图

产品采购流程：
申请人申请－－－产品部填单－－－总经理签批－－－采购人采购－－－财务部报账

办公用品采购流程：
申请人申请－－－行政部填单－－－总经理签批－－－采购人采购－－－财务部报账

具体操作说明：
1、申购单必须由总经理签批。
2、持签字完整的申购单，由相关部门负责购买。

六、报销流程图

1. 费用报销流程
总经理签字
财务部负责人签批
部门主管签批
费用报销人

具体操作说明：
1）报销人需到行政部领用《费用报销单》再把发票及原始票据依次整齐的粘贴在《费用报销单》上并详细注明费用事由。
2）报销人在费用报销单上由相关部门负责人签字并总经理签批后方可报销。
3）开车接（送）客户需要报销油费时，必须有行政部主任签字确认，财务部审核后由总经理签字方可受理报销。

附件一：

附件二：