省希望社会工作服务中心档案管理制度模版.docx

省希望社会工作服务中心
档案管理制度
为规范中心工作档案管理，保证档案资料齐全、完整和安全，维护中心和服务对象的合法权益，结合中心实际制定本制度。
第一条 归档
1.归档范围：凡反映中心和社工工作活动，具有保密、查考、研究或其他利用价值的文件材料：包括上级文件、机构文件、人事档案、合同（任务书）、媒体报道、服务记录、工作记录、会议记录、等具有参考价值的文件资料。
2.司职人员：中心的档案管理由专人负责。
3.司职人员的职责：保证中心及社工的各种原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
4.档案应用符合档案存放标准、需要的专用档案袋、档案柜存放。
第二条 中心文件
1.中心文件由人事行政部门拟稿，文件形成后，根据中心行政体系的划分，根据所属分类，分别经理事会讨论通过后由理事长签发或由总干事签发。
2.外来的文件由行政事务部门指定专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关负责人，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。
3.打印文件、传真、复印文件资料，均需分类逐项登记，以备查验；必须按时、按质、按量完成每项打字、传真、复印任务，不得积压迟误；工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。
4.传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。
第三条 社工工作记录
1.社工应按照专业工作伦理、方法如实做好工作记录。
2.服务束后，社工应在一至两周内将相关记录归档。若跟进服务，社工按照实际需要填补进档案。
3.社工工作记录应按照中心统一的服务档案模板填写，如在具体操作中有
不便记录在表格中的文件，应以A4纸打印，社工与档案管理人员签字确认。
4.档案存放于本中心以便查阅。
5.服务对象个人基本信息及中心保密范围内的信息不能泄露。
第四条 档案保管
1.档案递交应填写中心档案交接相关登记表，借阅档案须填写档案借阅登记表。
2.档案存放处要符合防火、安全、保密等标准，并有明显标识。
●属于秘密的文件，核稿人应该注“保密”字样。
3.档案室要做好日常防尘、防潮、防鼠、防虫蛀、防干燥等工作。
4.档案编排要科学有序，按年度获项目归类等摆放，便于查找和管理。
5.档案管理人员要按归档要求，对未归档的材料及时催收，对破损材料尽力粘贴修补，以保证所有档案材料完整、齐全。
6.档案柜架及柜内档案要统一编号并编制检索索引，方便日常利用和科学管理。
7.档案柜钥匙由专人管理，不得随意乱放或借给他人。人员变更时，要办理严格的交接手续，保留有签署记录。
8.档案管理人员要忠于职守，坚持原则，遵守保密规定，不断提高档案管理专业知识和业务能力。