行政事务部标准化方案.doc

行政事务部标准化方案
一、行政管理组
（一）、岗位：物业管理
工作职责：
1、负责管理公司保安、保洁，办公楼的物业管理工作；
2、车辆调派和维护工作；
3、负责东展集团新购车辆上牌照；
4、负责东展集团各车辆年检、维修及保养工作；
5、负责东展集团办公用车燃油费的管理；
6、负责东展集团车辆每年保险费、养路费、车船使用费的缴纳；
7、负责各外埠公司车辆使用管理；
8、负责员工宿舍管理制度的监督执行及每月水费、电费、煤气费、物业管理费、冬季取暖费的缴纳，宿舍内设施的维修。
下设岗位
1、保安
工作职责：防火、防盗，维护公司内治安
工作流程：突发事件→物业管理上报行政事务部部长→报综合管理处处长→处理。
一般事件→物业管理上报行政事务部部长→处理
工作内容：
1）、班时：早班：7.30—17.30，夜班：17.30—7.30。
2）、接班人员提前10分钟到达岗位与上一班进行交接工作。
3）、南正门早8.00—11.30，13.00—17.00为开放时期，非时间锁门。
4）、北后门为员工通道，早7.00—18.00点开放，晚18.00点夜班人员上楼清楼锁门。18.00点后至22.00点对加班人员的不定时察看及锁门。
5）、22.00点至次日早6.00每隔二小时对楼内外进行巡察一次，其余时间不定时巡察。
6）、早7.00开启楼内所有办公区域房门，打开饮水机、空调设备，17.00点关闭饮水机、空调及其它电器设备。
2、保洁
工作职责：清洁公司大堂地面、门窗，电梯，楼梯、楼梯护栏，走廊，卫生间，茶水间、室内地毯，顶棚、办公区域等内外所有场所。
工作流程：发现公司公共区域损坏→报行政事务部物业管理→经行政事务部部长审核→报综合管理处处长审批→维修(标准：五个工作日修复)。（费用1000元以上的报主管经理）
工作内容：
1）、每日必须做随时清洁：
卫生间，茶水间，拖走廊、楼梯，擦楼梯护栏、电灯开关、报警器、垃圾筒、公共区域窗台、指示灯。
2）、每周必须做的办公室内区域卫生：
四楼保洁员：
周一：4418、4410、4416、4415室。
周二：4409、4406、4407室。
周三：4401、4402室。
周四：资料室、档案室(五楼)。
周五：企业文化展示厅(五楼)。
三楼保洁员：
周一：3317、3316、3315、3306室。
周二：3311、3310、3309、3307室。
周三：3308、3302、3301、3305室。
周四：企业文化展示厅(五楼)。
周五：企业文化展示厅(五楼)。
二楼保洁员：
周一：2212、2218室。
周二：2217、2211室。
周三：2202、2206室。
周四：2205、2208室。
周五：1110室。
地下室保洁员：
周一：1101、1105、1102室。
周二：员工活动室、计算机房。
周三：保安室、车队、工程室。
周四：大堂内、外窗玻璃。
周五：多功能会议厅。
3）、每周必须做的公共区域：
周一：地角线(楼梯、走廊)，台面、地面(茶水间、卫生间)。
周二：墙面(茶水间、卫生间)、顶棚、饮水机、茶水炉。
周三：消火栓，垃圾桶，台面下小柜，擦卷纸箱。
周四：楼梯通道台面、通道窗台、广告牌、地毯去渍，擦五楼天窗玻璃，洗大堂理石地面。
周五：电梯轨道，所有门及门框，两侧楼梯白灰墙面，走廊墙面。
4）、每周清洁各楼层塑胶走廊地面一次。
5）、每月清洁：
走廊灯筒、排风口一次。
大堂理石墙面一次。
6）、每季度清洁：
室内内窗玻璃一次。
公司所有地毯一次。
养护大堂理石地面一次。
3、车辆管理
l 工作职责：
1、负责对公司驾驶员进行管理、培训及考核。
2、负责对车辆的调派、使用。
3、负责车辆的维修和保养管理。
4、负责交通事故和违章处理工作。

l 工作流程
1、用车申请流程
（1）市区办公用车申请流程：
填写“用车申请单”→由行政事务部部长签字批准→物业管理岗位人员简单后通知车队队长调派车辆→司机见单出车。
（2）长途办公用车申请流程
用车部门填写“用车申请单”→由行政事务部部长上报综合管理处处长→经处长报主管经理同意后→物业管理岗位人员通知车队队长调派车辆。
2、车辆维修、保养流程
司机填写“车辆维修、保养申请表”→经车队队长审核同意→上报至物业管理工作岗位人员→由行政事务部部长审批→ 经部长同意后对车辆进行保养及维修(维修费超过1000元以上需主管经理批准)。
3．燃油费管理工作流程
每月根据上月车辆的行使里程及车辆燃油使用情况制定下月的燃油使用计划→报经行政事务部部长批准→报经综合管理处处长批准→到指定的加油站预购燃油。
4．外埠公司车辆使用管理工作流程
每月26日外埠公司向物业管理岗位人员上报当月车辆使用情况→行政事务部部长审阅后下达相关指示给外埠公司→外埠公司遵照执行。

5．上牌照、车辆年检及车辆费用缴纳工作流程
由物业管理岗位人员提出申请→行政事务部部长→报经综合管理处处长批准→向财务部门申请借款→到相关部门办理缴费业务。
6、宿舍维修管理流程
由宿舍管理员上报突发情况（如设施损坏、房屋渗漏等）→报物业管理→经行政事务部部长审核→进行维修→归档(三个工作日办理)。

（二）岗位：内勤
l 工作职责
1、负责员工日常考勤、着装、纪律、电话费用管理。
2、负责办公用品、礼品的申报、保管与发放工作。
3、负责定餐、午餐饭票的发放工作及每季度与北钢山上宾馆的费用核算工作。
4、负责办公楼、办公桌椅、设备的使用管理及月度维修、保养工作。
5、负责计划生育方面的工作。
6、负责各种报刊的订约工作。
7、负责5s管理工作。
l 工作流程：
1、办公用品发放工作流程：
每月20日各部门上报当月所需办公用品数量→经审核后上报部长→部长审批→发放→归档。

2、申请办公设备购买工作流程：
各部室提出申请→转报行政事务部部长审批使用管理 报综合管理处处长审批→报主管经理审批→下计划调度中心→归档(工作标准：五个工作日回复)。
3、办公设备的使用管理工作流程：
由使用部门提出设备使用申请→转报行政事务部部长审批→经部长同意后→部门领取该设备→归档。

4、计划生育管理工作流程：
由本人申请→审查核实→转报行政事务部部长批准→ 开具《准孕证》介绍信→归档。
5、休假管理流程
员工填写“休假申请表” →经部门负责人同意(根据负责人的权限)→内勤归档→月度统计→报人力资源部。
6、加班审批流程
员工填写“加班审批表” →经部门负责人同意→由内勤签字(盖章) →行政组长签字→交保安人员。
7、出差到本溪申请住宿流程
山上宾馆、大学生公寓：
员工填写“住宿申请表” →经部门负责人同意→由行政内勤签字(盖章)→通知前台人员联系安排住宿。
北钢宾馆：
部门负责人同意即可

二、外事管理组
（三）前台
l 工作职责
1、负责电话的接听、转接工作。
2、负责来访者的接待工作。
3、负责快件的接收、寄发及结算工作。
4、负责飞机票、车船票的预定工作。
l 工作流程：
1、来访者的接待工作流程：
请来访者登记→电话通知接见人→接见。
↓ →见相关部门→通知文书→由谁接见回复前台。
2、快件的接收、寄发工作流程：
（1） 签收快件→通知收件人→收件人登记→领取快件。
（2）持部门部长签字的申请单填写快件→登记→邮递快件。
（四）岗位：外事材料
◆岗位职责：负责公司进出境人员的护照、签证办理和保管、商务客户信息的整理和补充、公司重要客人的房间预订。
◆工作内容：
1、提交申请
国际贸易公司、物流公司、金融管理公司（包括典当行）、国内贸易公司、三大处室人员需要办理签证护照人员，应填写办理申请（表格附后），经主管经理签字；
2、申请签字
将填写后并经主管经理签字的申请表，送至常务副总经理处签字，经综合管理处同意后，送达行政事务部进行办理工作。
3、申请时间要求
签证护照的办理申请应该在出行前25天提出，以方便外事材料有足够的时间进行办理工作；及特殊情况除外。
4、护照的交还
因护照是根据业务要求由公司统一办理，出境人员从境外归来7天内，统一将护照和通行证等证件交由商务组统一管理，以方便下一次签证的办理；
◆工作流程
综合管理处长签字
常务副总经理签字
主管经理签字
提交申请

外事材料办理
行政事务部部长签字
回国归还护照问
出国商务访问

（五）岗位：外事接待
◆岗位职责：
1、进行与公司有业务往来的客户和北钢集团公司领导等涉外的商务接待工作。
2、国外分子公司、办事处的国内审批、备案等工作的办理
3、有关与政府往来的商务走访活动；

◆商务接待内容
1、了解客人的基本情况。
接到客人来访通知后，相关部门要详细了解客人情况，由与接待客人有紧密业务往来的公司联系人填写接待客人情况表（附表见后）。
2、申请签字
客人情况表经部门主管领导签字后，重要客人需要报经至常务副总经理或者总经理批准送至综合管理处长签字，签字后送达行政事务部办理具体接待工作。
3、制定具体接待计划。
根据相关领导的意见和来宾的意图要求，制定接待工作计划或方案，并与相关部门配合，做好相关准备工作。
4、落实接待计划。
根据是否需要北钢集团配合，由商务组与北钢联谊处进行对接，按照接待计划，实施具体接待工作。
6、接待总结工作。
总结接待过程中出现的问题和相关领导或客人提出的意见，并撰写总结报告。
根据公司商务活动层次和对象的不同，按程序和流程作如下
◆一般性商务活动：
★和集团有往来的商务活动程序：
综合管理处长签字
主管领导签字
提交接待申请
行政事务部长签字

落实活动方案
与集团联谊处联系
外事组制定方案

★本公司其他商务活动程序：
综合管理处长签字
主管领导签字
提交接待申请
行政事务部长签字

总结工作
外事组制定方案
落实活动方案

◆高层商务活动：
★和集团有往来的高层商务活动：
总经理签字
综合管理处长签字
主管领导签字
提交接待申请

行政事务部部长签字
与集团联谊处联系
外事组制定方案
落实方案

总结工作

★本公司内部的高层商务活动：
常务副总经理签字
综合管理处长签字
主管领导签字
提交接待申请

行政事务部部长签字
总结工作
落实活动方案
外事组制定方案

（四）、岗位：商务公关
◆岗位职责：
１、负责集团公司及下属企业的各种认证和许可证的办理
２、负责集团公司及下属企业的产品商标的办理
3、东展集团国内分子公司和办事处需特批的商务工作。
4、负责东展集团、东展物流及北钢进出口公司各种有效证件的工商局等相关部门的变更登记及年审（每年年初进行年审）工作。
（1）、 企业法人营业执照
（2）、 进出口登记备案证（进出口资格证书）
（3）、 企业代码证
（4）、 自理报关单位《注册登记证明书》
（5）、 报检登记证
5、负责分子公司的注册登记。
l 工作流程；
1．申请审批工作流程
依公司有效证件的年审时间到有关部门领取年审材料→进行所需文件资料的准备工作→到对应行政部门办理手续→工作完成后向行政事务部部长汇报工作→上报综合管理处处长。

2、公司各种证件的使用流程
(1)原件：由借阅人填写“使用申请单”→经其部门主管经理审批签字→报董事长审批签字→报行政事务部部长签字→借阅→归档。
(2)复印件：由借阅人填写“使用申请单”→经其部门主管经理审批签字→报行政事务部部长批准→借阅→归档。

行政事务部
2005-3-10