英文Memo备忘录写作指南和范例专家讲座.pptx

Memo Memo 英文Memo备忘录写作指南和范例第1页MemoMemoDefinition:也称公务便条，企业、团体内部各部门也称公务便条，企业、团体内部各部门之间最普通书面交流方式。之间最普通书面交流方式。Format:由标题和正文两部分组成。由标题和正文两部分组成。标题标题：收文人、发文人、发文日期、主题：收文人、发文人、发文日期、主题Note:备忘录开头和正文之间普通要用线条隔开，或空备忘录开头和正文之间普通要用线条隔开，或空两格。两格。正文部分通常不需称呼、正文部分通常不需称呼、Sincerely yours等结束等结束语，说明详细内容即可。文字要求明白易懂，无语，说明详细内容即可。文字要求明白易懂，无须太正式，但也不能过于口语化。须太正式，但也不能过于口语化。正文之后无需写祝福语。正文之后无需写祝福语。英文Memo备忘录写作指南和范例第2页How to write a MemoHow to write a MemoMemo Memo To:To:From:full name+positionFrom:full name+positionDate:Date:Subject:Subject:名名词结构构 Body英文Memo备忘录写作指南和范例第3页Key to the exerciseId like to remind youTo deal with/handle the increasing daily mails from and to overseas companies and enterprises.Solve it ASAP英文Memo备忘录写作指南和范例第4页请以教务处名义给学院全体师生发一份内部通知时间：.4.24主题：五一劳动节放假安排正文：为了庆贺五一国际劳动节，我院将于.4.29到5.1放假三天。.4.29和.4.30课调至.4.27和.4.28补上。英文Memo备忘录写作指南和范例第5页Example1:Example1:年年6 6月月B B级实考题级实考题:假如你是销售部经理假如你是销售部经理John Green,请以请以John Green名义按照名义按照下面格式和内容给本企业其它各部门经理写一个内部通知下面格式和内容给本企业其它各部门经理写一个内部通知主题：讨论主题：讨论年度第三季度销售计划。年度第三季度销售计划。通告时间：通告时间：年年6月月16日日 Memo To:Managers of all the departmentsFrom:John Green(The Sales Manager)Date:June 16th,Subject:Discussion on the sales plan of the 3rd quarter in 英文Memo备忘录写作指南和范例第6页内容：本部门已制订内容：本部门已制订年第三季度销售计划。将于年第三季度销售计划。将于年年6月月19日下午日下午1：00在本企业会议室开会，讨论这一计在本企业会议室开会，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不能到会，请提划。并希望各部门经理前来参加。如不能到会，请提前通知本部门秘书。前通知本部门秘书。Our department has made the sales plan of the 3rd quarter in.To discuss the plan,a meeting will be held in the Conference Room of our corporation at 1:00 p.m on June 19th,.英文Memo备忘录写作指南和范例第7页内容：本部门已制订内容：本部门已制订年第三季度销售计划。将于年第三季度销售计划。将于年年6月月19日下午日下午1：00在本企业会议室开会，讨论这一计在本企业会议室开会，讨论这一计划。并希望各部门经理前来参加。如不能到会，请提划。并希望各部门经理前来参加。如不能到会，请提前通知本部门秘书。前通知本部门秘书。It is hoped that managers of all the departments will come to the meeting.If anyone cannot attend it,please notify the secretary of the Sales Department in advance.英文Memo备忘录写作指南和范例第8页Example 2:Example 2:假设你是建设银行办公室主任假设你是建设银行办公室主任Henry,请你给银行全体员请你给银行全体员工写一则备忘录，时间是工写一则备忘录，时间是年年4月月20，通知银行办公时间调整情，通知银行办公时间调整情况：从五月一日起，银行本部早晨上班时间不变，下午改为况：从五月一日起，银行本部早晨上班时间不变，下午改为2：00到到6：00。各储蓄所营业时间依然为。各储蓄所营业时间依然为8：00到到5：00。望。望各自遵照执行，如有新情况，及时与办公室联络。各自遵照执行，如有新情况，及时与办公室联络。After May 1,the office hours the bank will be adjusted as follows.At bank headquarters,in the morning,office hour remain the same.In the afternoon,office hours are from 2:00 to 6:00.The business hours of every savings office remain the same,that is,from 8:00 a.m.to 5:00 p.m.All clerks are expected to observe the new time table.If any questions occur,please consult the Administrative Office.英文Memo备忘录写作指南和范例第9页Example 2:Example 2:MemoTo:All clerksFrom:Henry(Director of Administrative Office,Bank of Construction)Date:April 20,Subject:Office Hour Adjustment英文Memo备忘录写作指南和范例第10页比较：比较：How to write a NoteHow to write a NoteFormat:To:Time:Message:From:英文Memo备忘录写作指南和范例第11页Example:Example:按电话留言格式和要求，以秘书按电话留言格式和要求，以秘书Helena名义，给名义，给Mr.White写一封电话留言，内容包含：写一封电话留言，内容包含：来电人：来电人：Honeywell企业企业Mr.Johnson来电时间：来电时间：年年1月月18日早晨日早晨10时时事由：明天要出差去北京，所以原定于后天早晨约会事由：明天要出差去北京，所以原定于后天早晨约会只能取消，等出差回来后再约见面时间。只能取消，等出差回来后再约见面时间。To:Mr.WhiteTime:10 a.m.,January 18,Message：Mr.Johnson of Honeywell will leave for Beijing on business tomorrow.He has to cancel his appointment with you on the morning of January 18.he will contact you for another appointment when he is backFrom:Helena(secretary)英文Memo备忘录写作指南和范例第12页Section D Applied Writing英文Memo备忘录写作指南和范例第13页MemoTo:Mary FosterFrom:John Smith Date:September 20,Subject:computer Id like to remind you that our office is in need of a new computer to handle the ever-increasing mails from overseas firms and enterprises.I hope that you will pay attention to this problem and solve it as soon as possible.英文Memo备忘录写作指南和范例第14页Thank you!英文Memo备忘录写作指南和范例第15页