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企划部工作规范

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企划部工作规范

一．目的:
1.统一各单店的企划部工作的规范性;
2.明确各单店企划部日常工作内容;
3.协助各单店企划部工作的有效性;
二．工作内容大纲:
1.月度企划案的设计及执行;
2.卖场资源的销售;
3.商情调查;
4.档案管理;
5.美术设计;
三．工作规范:
1、 每月的企划案必须在每月第二周的周三例会制定, 每位企划部员工在例会上必须提交3个有建设性的企划案, 要求以书面形式呈报, 写明活动名称、 活动目的、 执行方式、 成本以及预计效果等。每月企划案在每月23前以标准格式上交区域企划总部后, 区域总部必须在每月25日前汇总区域副总意见后将修改意见批示在企划案中反馈给各单店。
2、 每月25日各单店企划部必须将计划中下月媒体投放填写费用支出凭证给各级主管审批, 作为今后付款依据;
3、 依据月度企划计划在每个企划活动开始前10天, 须填写费用支出凭证给各级主管审批, 才可进行执行;
4、 每周例会中需对上周自办活动总结报告进行分析, 提出休整意见;
5、 制定完企划案后, 个案的执行采用专人责任负责制( 即每个月企划案审批确定后, 在25日前须完成下月企划活动、 媒体投放的具体任务分工表) , 项目负责人在一个企划案中从活动前期准备到活动中期执行直至活动后期结案分析的全程操作中统领该项目相关工作人员, 该个案发生问题由相关人员负责。活动总结报告必须与活动结束后2天内完成;
6、 区域企划部应设定单店年度、 月度销售指标, 单店企划部主任有义务合理分配每个AE的负责客户, 并将单店销售指标分配至每位AE, 让她们了解自己的工作目标。每个AE应明确自己的厂商、 代理商、 经销商客户( 需有负责人电话姓名、 电话、 E-MAIL地址、 公司经营项目、 公司地址的电子文档, 需集中于各店企划部主任) , 每两周必须至少将自己所负责客户上门拜访一次, 同时必须与客户保持E-MAIL联系。每位AE每天至少上门拜访3家客户( 其中2家是厂商、 分销商、 代理商) : 需了解其生产或代理之产品销量情况, 最新产品及性能特点、 与之配合的市场投入, 合作方式探讨、 IT市场最新动向等, 必须体现每天拜访记录中, 以E-MAIL形式上报单店企划部主任, 同时与考勤挂钩( 如拜访客户不到3家或拜访记录严重不符要求时作旷工一天处理) 。每天需将第二天的客户拜访名单及拜访提纲E-MAIL给单店企划部主任。同时注重发掘新客户, 每位AE每月必须至少开发3个新客户, 在周报告中予以体现, 同时放入赛博厂商联络清单, 每一次拜访完新客户后需写一份感谢信, 以此表示对客户接受拜访的感谢, 并整理归纳出洽谈重点, 经过E-MAIL至客户。
7、 厂商在进行企划活动中方式同赛博行销方案管理办法( 及条例1) 采取AE专人个案负责制, 即厂商活动从联络、 合同签定、 收款、 协助布展、 活动执行监督直至结案, 企划部将不定期采取厂商回访确认, 以考核各AE之配合情况, 同时凡客户在星期五到场地布展时, 相关AE必须在岗, 晚9: 00之前不做加班处理。各单店必须在每周四将厂商活动名称、 时间、 位置、 内容、 付款等信息以表单形式上交至区域企划总部, 区域企划总部在每周五汇总上交至总部市场部, 如今后网上数据库建立完成, 则只需在数据库中登记;
8、 在厂商活动中必须先签合同在做活动, 同时新客户在活动前必须至少提交合同款项, 遇特殊情况必须提交企划部企划部主任进行确认。
9、 厂商活动结案报告及自办活动总结报告( 必须附3张活动照片) 在活动结束后2天内以书面形式提交单店企划部主任批示。每月30前将本月活动总结报告汇总至区域企划总部。区域企划总部及区域副总批示, 告知单店企划部, 并留档在区域总部;
10、 每月的27日之前各AE将本月新增客户信息( 联系人, 公司名称, 地址, 电话, 联系人E-mail) 交企划部主任录入厂商数据库, 同时E-MAIL至区域企划总部。
11、 企划部各相关工作必须严格按照ISO管理条例进行, 如有相关表单, 必须提交:
客户洽谈记录表: 每个AE每天至少提交3份( E-MAIL形式) ;
周工作报告: 每周星期五之间将电子文挡交企划部主任;
巡场记录单: 每天由巡场负责人进行填写;
活动中相关出、 入库单据必须办前完整填写;
海报书写申请单: 厂商活动在每周四之前, 自办活动在活动前三天交由美工( 需经主任签字确认) ;
广播申请单: 厂商活动在每周四之前, 自办活动在活动前三天交由广播员( 需经主任签字确认)
各表单联络人( 即相关沟通执行人) 在未收到表单, 可有权对口头事宜予以拒绝;
12、 各AE在对厂商进行报价时( 活动与广告) , 必须严格按照企划部制定之报价单(广告报价中包含发布费,不包含安装及制作费)进行操作, 各AE折扣权限在9折, 主任权限在8.5折,店长或区域经理权限在7.5折,区域副总权限在7折,7折以下需上报执行长或董事长。
13、 在厂商广告或活动签定合同前牵涉到广告画面尺寸或活动场地、 物品需求时, 必须与相关负责人进行确认, 如在该问题上发生问题, 责任由负责AE承担( 如由此带来的经济损失由该AE承担) 。
14、 厂商广告发布:厂商在签定广告发布合同一个月内必须将广告画面安装(相关人员需全力配合发布审批工作及物业协调工作),按安装结束两天内厂商必须书面确认,否则从第三天后开始正式计费.上述规定必须在合同中予以体现,并明确告知厂商,特殊情况需报知企划部主任及店长.
15、 美编在制定DM时, AE应在DM定稿之前至少3天将特价信息及厂商广告交由美工。
16、 DM中牵涉到厂商广告内容需在印刷前由厂商签字确认。
17、 企划部员工在有加班需求时, 应事先知会企划部主任, 并到人事部办理各相关事宜, 如遇调休或请假必须在前一天将手中待完成的工作及各交接事项以书面形式交由其职务代理人, AE在假期间必须手机保持开机状态, 以方便进行工作联系。
18、 各店企划部每周四将本周最新活动、 每周二将上周卖场活动情况由部门以MAIL形式统发给当地客户; 每月月底将下月DM派发时间、 形式、 参与广告形式统发给当地客户; 每月月底将下月需商家参与活动的招商通知统发给当地客户。
19、 DM派发必须在每月30前将下月派发计划制定, 原则根据活动内容、 DM形式拟订派发方式、 时间、 具体地点、 派发量、 费用等, 需经企划部主任签字确认后方可执行;
20、 单店文案需在每月25日将下月公关计划( 内容包括主题、 媒体选择、 发布时间、 字数、 费用等) 完成, 交由单店主任、 店长、 区域企划部确认后方可执行。执行时需严格按照时间表, 如由变动需提出申请。
21、 各单店每月必须作1次竞争对手调查( 内容包括电脑商城名称、 时间、 卖场活动、 人潮量、 厂商活动等) , 每一次调查选择一个双休日和一个非双休日, 每月30日前将下月计划完成, 交由企划部主任签字确认后方可执行。
22、 各单店AE每月27日以前必须作一次场内经销商调查( 内容包括本月出货量、 销售额、 其它卖场店铺销量情况、 卖场活动的效果情况及建议等) , 汇总至单店文案, 30前提交调查报告给企划部主任、 店长、 区域企划部。
23、 单店每一个活动的项目负责人必须充分利用单店资源( 如网上、 广播、 海报、 舞台背板、 地贴等) , 填写活动宣传申请表, 交由主任签字确认方可执行。
24、 区域美编在进行美术设计时, 必须严格按照公司CI手册。所有广告设计必须区域企划部经理签字确认后方可出单。美术设计时必须注意以下几点:
详情见商场海报
数量有限, 送完为止, 每人限购一台
卖场自办活动必须注明: ”此活动会员专属, 非会员者可现场申请”
产品LOGO要符合其它公司的要求
特价信息及厂商广告必须由商家签字确认
卖场地址与电话的准确
25、 各单店企划部必须建立下列数据库( 电子文档) , 保留在各单店主任处, 同时及时更新,未经企划部主任授权不得擅自查阅;
厂商、 经销商、 代理商数据库( 需有负责人电话姓名、 电话、 E-MAIL地址、 公司经营项目、 公司地址)
记者名单( 媒体名称、 电话、 E-MAIL地址、 职称、 地址)
大学名单( 学校名称、 地址、 人数)
社区名单( 居民数、 地址)
电脑卖场名单( 卖场名称、 电话、 地址、 柜位数、 租金、 出租率)
合作商名单( 广告发布、 印刷、 制作、 礼品商的公司名称、 地址、 合作项目及具体价格、 电话、 联系人)
区域企划部应有上述材料的电子文档。
23.各单店企划部必须对下列档案严格分类管理:
合同(企划部保管合同复印件,原件保存在财务部):
厂商活动合同:
根据活动时间排序,档案册首页附清单,清单内容包括:合同编号,活动时间,活动名称,厂商名称,活动位置,活动金额,收款情况,备注;
厂商广告合同(如有发布合同及委托制作\安装合同须将复印件附在相应合同后):
根据合同签定时间排序,档案册首页附清单,清单内容包括:合同编号,广告签定时间,广告发布时间段,厂商名称,广告位置,合同金额,发布费用及委托公司,代理安装制作费用及委托公司,收款具体方式及时间,收款实际情况,备注;每月25将下月应收帐款上报企划部主任\店长\区域企划部经理
印刷合同:所有外包印刷品必须有签定合同,档案册首页附清单,清单内容包括:合同编号,印刷物,印刷量,委托公司签定交货日期,实际交货日期,单价及总价,付款情况,备注;每月25日前企划部主任检查是否已将单据上报财务部;
广告投放合同: 所有广告发布必须有签定合同,档案册首页附清单,清单内容包括:合同编号,发布媒体及形式,委托公司,发布时间及实际情况,刊列价及成交价,付款情况,备注;每月25日前企划部主任检查是否已将单据上报财务部;
布置物制作合同:
所有有关卖场布置的制作物外包制作必须有签定合同,档案册首页附清单,内容包括:合同编号,制作物名称,委托公司,使用时间,金额,付款情况,备注;每月25日前企划部主任检查是否已将单据上报财务部;
礼品及制作物采购合同:
所有礼品及制作物采购必须有签定合同,档案册首页附清单,内容包括:合同编号,礼品名称,委托公司,合同签定到货时间及实际到货时间,单价及总价,验收情况(应附ISO相关验收单),付款情况,备注;每月25日前企划部主任检查是否已将单据上报财务部;
上述合同的管理在网上数据库完成后可直接登记在数据库中;
活动总结报告:
档案文件夹首页附清单,内容包括:活动编号,名称,活动时间,活动概述,活动预算及实际支出,活动负责人。
厂商活动结案报告:
档案文件夹首页附清单,内容包括:活动编号,名称,活动时间,活动概述,活动收入,
美术作业档案:
每一期DM、 广告设计、 印刷品设计必须保存电子文档及书面文档( 50份) , 同时每一期DM必须交给区域总部留档; 区域总部必须把区域内各单店每月每期DM( 3份) 在每月30日前汇总上交至总部市场部;
厂商LOGO及产品图片需以电子文档保存在专门文件夹;
24．应收帐款管理:
厂商活动帐款原则上在活动前付款, 特殊情况在经过企划部主任允许前提下在活动结束后三天内付款; 厂商广告帐款原则上最多分三期( 超过三期以上需经过企划部主任及店长确认后方可) , 在每一次应收帐款到期日, 相关AE必须提前收回帐款, 特殊情况经企划部主任及店长在7天内收回; 自帐款到期日前7天起相关AE可要求财务出催款通知书, 通知书中需包含滞纳金处罚情况( 超过付款日7天按付款金额的1%处罚, 超过15天按付款金额的2%处罚, 超过30天按付款金额的5%处罚, 应将此规定包含在合同内) ; 相关AE处罚为超过7天罚100元。超过15天罚200元, 超过30天罚500元。
25．公关作业:
各单店公关人员在每一次文章出稿前需提前2天交给单店主任、 区域公关主管、 店长审核, 需有企划部主任及店长签字后方可出稿。每一次报帐需文章发布媒体的复印件, 同时需在10天内予以销帐, 媒体发布文章原稿应按时间顺序排列保管, 每月30日将复印件上交区域总部;
26．个人工作环境:
企划部每位员工应妥善保管相关资料( 企划案、 客户档案资料等) , 下班后应将桌面清洁干净, 电脑关机, 机密电子文档应设密码;
27．上网规定:
企划部员工在上班时间不得上网( 中午12: 00—13: 00, 18: 00以后例外, 只限上专业计算机网站) , 除工作需求需经企划部主任允许方可。
四．单店企划部主任工作要求:
1.企划案设计需合理、 针对性强;
2.企划案执行需透彻, 充分利用卖场广播、 海报等资源, 与经销商充分沟通, 使经销商充分利用促销资源, 合理防止经销商作弊;
3.应对部门内员工设立明确工作目标, 如AE—销售指标, 活动执行—企划案的效果预估达到情况等;
4.与大客户要保持经常联络, 主动带AE拜访客户, 洽谈合作, 使AE进步迅速;
5.档案管理需完善, 明确专人进行工作规范中所有档案的整理工作, 及时更新, 定时抽查;
6.DM派发、 电脑商城调查需有计划性, 严格按照计划执行, 进行抽查工作;
7.了解卖场动态情况( 销售额、 人潮量、 整机、 手机销量等) , 保持与卖场内代表性经销商的沟通, 了解市场动态信息, 及时作出应对措施, 反映在企划案中;
8.保证企划部内部的充分沟通, 努力发挥团队力量, 如企划案设计、 活动总结报告讨论、 厂商及经销商信息、 竞争者动态等;
9.注意培养员工的能力提高, 让员工负责项目开始至结束, 注意监控指导;
10.积极配合区域企划部、 总部市场部工作, 第一时间完成所布置工作;
五．区域企划部经理工作要求:
1.在规定期限前收审核集各单店企划案, 协助单店企划案的准确性;
2.应与业界大厂商保持密切沟通, 将区域内各单店资源联合打包销售, 争取大活动的资源获取;
3.注意单店企划活动的活动总结中数据信息, 批示整改意见;
4.了解区域内各单店的营运状况, 对经营不良的单店需及时提出企划整改意见;
5.掌控各单店资源销售情况, 指标完成情况( 需设定各单店每月销售指标) , 每月需将区域内各单店资源销售情况反映在月工作报告中;
6.对区域美编设计的广告需严格审核, 注意广告中的第一信息、 第二信息排版, 切忌广告信息过多, 要注意”眼球”效应;
7.保证区域总部内工作人员与单店企划部的充分沟通, 区域企划部员工应明确了解相关单店窗口, 将总部、 区域企划部相关工作、 信息及时告知单店, 并按时将布置工作完成情况收集;
8.督促区域公关人员协助各单店进行整体对外的宣传、 包装;
9.合理调配各单店企划资源, 如礼品、 媒体发布等;
10.严格按照工作规范中档案管理要求, 及时整理、 上报相关资料;
11.保证区域内各单店企划部的充分沟通, 每月召开电话会议( 报告单店企划工作、 优秀案列介绍等) , 每季度召开一次碰头会;
12.积极配合总部所布置的工作。