嘉庚学院财务报销注意事项.pptx

嘉庚学院财务报销注意事项 财务部一、报销的流程介绍二、报销的原始单据o经济业务发生后，经办人必须取得合法合规的原始凭证，合法合规的报销票据包括应税票据、非税票据。o财务部门拒绝受理的票据（发票）：1.假票据 2.未盖财务专用章或发票专用章的票据，或只盖有出具单位行政公章的票据 3.发票类型与发生的经济业务内容不符的票据 4.超过使用期限的票据 正规发票样式o发票必须为正式发票，即发票必须有税务局或财政局监制的印戳（见发票上端正中央处），邮电、航空等行业专用票据亦为合法有效票据，且一定要加盖对方单位的发票专用章或财务印章,只有印章齐全，才能报销。正规发票样式o除机票、车票等只能写个人姓名的发票外，开给我校的发票上的客户栏只能填写“厦门大学嘉庚学院”；其他以任何名称如开给我校某部或某系的发票都是无效发票。o开具增值税发票的还须填写我校纳税人识别号（350698754994216）正规发票样式o发票的填写项目齐全、内容真实、字迹清楚，内容与实际业务完全一致。发票上应写明实际购买的物品或服务名称、规格型号、数量、单价。填开的发票不得涂改、挖补、撕毁。有误的不得涂改，须由原开票单位重新开具。发票遗失o当发生原始票据丢失的情况，请取得票据的复印件，并且加盖对方单位发票专用章，或者取得原开出单位盖有公章的证明，并注明票据的号码、金额和内容，同时当事人应出具详细的书面报告写明事件的原委，经校领导批准，方予以报销，否则财务部可以拒绝付款。发票粘贴要求 o票据粘贴单粘贴各类报销的票、证、单据等，要求粘贴整齐（排列成鱼鳞状），最好不要超出粘贴单；不允许用订书钉将票据装订在粘贴纸。o不要将票据集中在粘贴单中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使凭证装订起来不整齐，达不到装订要求。o票据比较多时可使用多张粘贴单。o对于比粘贴单大的票据或其他附件，可以以票据粘贴单靠左对齐粘贴或直接用回形针夹住，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。o如果同类票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小或者先小后大的顺序粘贴；粘贴参考样本粘贴参考样本粘贴参考样本三、验收事项o凡购买教具、器材、低值易耗品、固定资产、图书、批量办公用品等物品，都需办理验收手续，验收内容必须包括货物名称、规格、数量及金额，如果物品品种、数量太多，无法在发票上列明的，应要求供货方提供物品清单，并在清单上加盖供货方发票专用章。o经办人不得验收自己购买的物品。（验收办法详见报销流程及学校的资产管理办法、验收单据向资产与后勤管理部领取）四、其他事项o学校发生的一切经济业务，除零星物品采买、市内交通费、差旅费、外雇劳务报酬等可以用现金支付外，其他的都要以银行形式付款（转帐或者电汇），请经办人准确的填写各项信息，包括：收款单位全称、开户行、银行帐号，保证准确付款。o凡须借款的请事先到财务部填写借款单，办理借款手续，保证及时付款。o报销手续审批完整后，领取现金的财务部会发送领款通知到经办人邮箱，经办人见通知后方可到财务部领取款项；通过银行转账的由财务部直接转账。o发票报销时限：当年发生的经济业务票据原则上应在当年度内报销完毕，最迟不得超过次年6月30日 五、几类常用报销业务o耗材、办公用品类 发票要列明采购物品的品名、单价、数量，如果品种太多单张发票无法列明的，需提供销售方盖发票专用章的明细清单。超市购买的，可以提供销售方提供的明细清单或与发票金额一致的购物小票。o印刷费 需提供销售方提供的明细清单。o交通、差旅费 提供公共交通发票、的士票、经批准乘坐飞机出差的除机票外须提供登机牌、特殊情况使用滴滴打车的须打印行程单并开具与行程金额一致的发票 充值类发票不允许报销。住宿费发票要列明住宿天数、单价。出差报销需提供事先审批的厦门大学嘉庚学院出差审批表。五、几类常用报销业务o学生获奖奖金、实习补贴等 提供学生姓名、学号、金额，审批后由财务部直接存入学生银行卡，不领取现金。o讲座等劳务费用 提供收款人的姓名、身份证号码，可提供银行账户信息，审批后由财务部直接转入对方银行卡。六、报销单据的规范填写o这里主要介绍常用的报销单、领款收据和差旅费报销结算单的填写。o报销单用于报销有发票单据的经济事项的支出，报销单填写完整后需要附上发票粘贴整齐的单据粘贴单。o领款收据用于支取学生奖金、讲座课酬等不以发票单据报销的支出，领款收据填写完整后需要附上填写完整的领款清单。o差旅费报销结算单用于因工作需要临时到外地（厦门、漳州以外地区）出差的报销。报销单的填写报销单的填写o使用发票报销的填写报销单o支出摘要应分类填写如交通费、办公用品等的支出金额，如一个报销单报销多个活动也可填写各个活动支出的金额。o收款人要填写清楚；如果是转账的应填写准确的开户行及账号信息。o经费项目如属于各院系报销的费用应填写诸如XX系学生活动经费、XX系学术活动经费、XX系主任活动经费等项目，申请从学校经费支出的应附上学校领导审批同意的批复文件原件；其他行政职能部门报销的费用可以不用填写。o说明栏应写明报销的事由。o大小写金额应填写清楚、准确、不得涂改。o报销单签字后送交各系主任、分院院长或部门主管签字后送交财务部审核。领款收据的填写领款收据的填写领款收据的填写o讲座津贴、劳务报酬、学生奖励等不使用发票报销的填写领款收据及领款清单。o领款收据的填写参照报销单。o领款收据后附的领款清单应写明具体领款人的姓名及领款金额。o款项一般通过银行转账转入领款人提供的账户，特殊情况领取现金的领款后需有领款人本人签字确认。差旅费报销结算单的填写厦门大学嘉庚学院差旅费报销结算单厦门大学嘉庚学院差旅费报销结算单 结算日期：年 月 日出差人姓名出差地点和事由部门或院系经费项目城市间交通费（由经办人填写）以下由财务填写以下由经办人填写备注何月何日从何处到何地飞机车船票伙食补助交通费补助其他费用月日地点至目的地车别张金额项目张金额住宿费小计合计报销（财务填写）万 仟 佰 拾 元 角 分(￥元)预支旅费 （预支日期：年 月 日）归还或补付现金：学校领导：院系/部门主管：财务主管：财务审核：经办人：差旅费报销结算单的填写o临时到外地（厦门、漳州以外地区）出差须提前报批并填写出差审批表。o差旅费报销手续原则上应在返校后一周内办理。o出差人员按往返日期据实填写到达目的地的城市间交通费、目的地住宿费。超标准开支的除预先经出差审批表审批的，超支部分不予报销。相关标准参照财务部网站公布的厦门大学嘉庚学院差旅费管理办法。o出差伙食补助、交通补助，由财务部按实际出差时间计算填写。o出差期间的报销单据如交通费、住宿费发票要保存好，没有发票的不予报销。