项目信息管理流程样本.doc

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项目信息管理
1 项目信息管理
1.1 流程说明
编写部门
信息处
部门编号

流程编码

主责部门
总承包项目实施部门
配合部门
详见流程中的责任部门
主责岗位

使用范围
适用于院总承包项目相关的主责部门和配合部门
关联制度
《总承包项目信息管理规定》、 《总承包项目信息沟通管理计划管理办法》、 《总承包项目外部信息沟通管理办法》、 《总承包项目内部信息沟通管理办法》、 《总承包项目文件编号管理办法》、 《总承包项目档案管理规定》、 《总承包项目现场档案管理办法》、 《总承包项目文件资料管理办法》、 《总承包项目电子档案管理办法》、 《总承包项目项目档案竣工移交管理办法》
流程简介
项目信息管理的关键步骤、 内容和要求, 分为一个二级流程和五个三级流程。
输出文档
《收文记录联系单》、 《发文记录联系单》、 《项目文件借阅单》、 《会议纪要》、 《项目部工程联系单》、 《移交清单》。
编制

审核

批准

版本
制定( 修订) 原因
发布时间
编制部门
编制人

1.2 二级流程图

1.3 三级流程图
1.3.1项目外部信息接收子流程

1.3.2项目对外信息发送子流程

1.3.3 项目对内信息发送子流程

1.3.4项目信息借阅子流程

1.3.5项目档案信息移交、 归档子流程

1.4 流程描述
序号
流程步骤
责任部门
流程步骤描述
输出文档
相关制度
项目信息管理流程
1
编制项目信息计划
项目部综合办公室
项目经理组织项目部综合办公室编写项目信息计划。

《项目信息管理制度》
2
审核
项目经理室
项目信息计划编写完成后呈交项目经理审核。

3
信息提供
其它部门
项目其它部室将信息提供给项目部综合办公室, 由项目部综合办公室统一收集。

4
信息收集
项目部综合办公室
在工程建设过程中形成的各种信息资料, 包括来往文件、 信函、 会议纪要、 委托书、 标书、 合同、 协议、 保函、 设计文件、 设计图纸、 施工文件、 现场记录等, 统一收发, 分工管理。

5
信息识别
项目部综合办公室
项目部综合办公室对信息进行分析, 判断信息的全面性、 准确性、 有效性和安全性, 将信息报告给项目相关人员审批。

6
审核
项目经理室
项目经理室相关人员审批完成后安排人员实施或者根据信息的重要性、 安全性, 选择是否还需要其它部门人员进行会签。

7
参与审核
其它部门
参与会签。

8
是否需要院级审批
项目经理室
项目经理判断是否需要院级审批。

9
审批
院级管理层
院领导对重要信息进行审批, 批准后项目相关人员实施。

10
整理汇总
项目部综合办公室
项目部综合办公室整理已经批复完成的信息, 将信息归类整理。

11
信息流转
项目部综合办公室
根据领导批复, 通知相关人员, 如需要外发则将外发文件发给项目相关责任人审批。

12
审核
项目经理室
项目经理室相关人员审批完成后安排人员实施或者根据信息的重要性、 安全性, 选择其它部门审批人员。

13
参与审核
其它部门
部门收到信息后, 安排人员实施或者根据安全性、 重要性选择院级审批人员。

14
是否需要院级审批
项目经理室
项目经理判断是否需要院级审批。

15
审批
院级管理层
院领导对重要信息进行审批, 批准后项目相关人员实施。

16
信息存档
项目部综合办公室
将信息备份, 并将原件保存入库。

17
查询分析
项目部综合办公室
信息存档后, 如需借阅、 查阅, 需要相关流程。

18
信息更新
项目部综合办公室
为了保证信息的及时、 准确、 有效, 相关责任人需要对相关信息进行及时更新。

19
是否最终版
项目部综合办公室
信息更新时判断工程是否是最终版。

20
归档
档案接收部门或者单位
项目部综合办公室在工程完工后, 整理工程资料, 在档案出版处的协助下, 将有效信息整理成档案, 交由业主签字后将档案交给相关部门存档。

项目外部信息接收子流程
1
接收确认有效性
项目部综合办公室
接收到的外部信息由项目部综合办公室接收并确认其有效性, 进行编码。
《来文登记表》
《项目信息管理制度》
2
整理信息
项目部综合办公室
项目部综合办公室根据信息类别进行登记, 登记过的信息由项目部综合办公室呈交事件责任人。
《收文记录联系单》
3
事件责任人
项目经理室
责任人根据实际情况进行审阅、 批办、 转批或者分发。

4
查阅、 办理
项目部其它部室
各部门相关人员查看信息并处理。

5
是否反馈
项目部其它部室
判断信息是否需要反馈, 如需要反馈, 则将反馈信息提供给项目部综合办公室统一回复。

6
反馈
项目部综合办公室
项目部综合办公室将反馈信息发送给发文单位。

7
信息存档
项目部综合办公室
项目部综合办公室将信息备份, 并将原件保存入库。

项目对外信息发送子流程
1
拟稿
项目部综合办公室
发往外部的所有报批文件、 信函、 传真、 会议纪要等应报备项目部综合办公室, 由项目部综合办公室制订的统一文件格式和文件编码对外发送。
《发文记录联系单》、 《会议纪要》、 《项目工程联系单》

《项目信息管理制度》
2
审核
其它部室
发件部门经理对信息进行审核, 不合格就打回, 合格后呈交给项目经理审批。

3
项目经理审批
项目经理室
项目经理审批, 批准后, 交给项目部综合办公室统一发送, 不批准则打回给拟稿人员重新编写。

4
发送院外机构
项目部综合办公室
项目部综合办公室将文件发往业主、 分包商等院外机构, 并接收回复。

5
需要回复
项目部综合办公室
如发送文件需要回复的, 由项目部综合办公室统一接收后交由项目经理审批; 不需要回复的直接存档。

6
项目经理审批
项目经理室
项目经理审批对外发送信息的回复, 并将回复分发给相关人员查阅。

7
信息存档
项目部综合办公室
将信息备份, 并将原件保存入库。

项目对内信息发送子流程
1
拟稿
发起部门
发起部门编写需要发送的信息。
《发文记录联系单》、 《会议纪要》

《项目信息管理制度》
2
发起部门审批
发起部门
发起部门经理审批。

3
是否需要项目经理审批
发起部门
判断是否需要项目经理审批, 需要则发给项目经理审批, 不需要这直接分发。

4
审批
项目经理室
项目经理审批

5
分发
发起部门
发起部门相关责任人将文件发给接收方。

6
各部门接收
接收部门
各接收部门接收信息后进行处理。

7
需要回复
发起部门
如果需要回复的信息, 由发起部门相关责任人收集回复信息后发给项目部综合办公室存档; 如不需要回复, 则直接发给项目部综合办公室存档。

8
信息回复
接收部门
接收部门事件处理完成后回复信息。

9
信息存档
项目部综合办公室
将信息备份, 并将原件保存入库。

项目信息档案归档子流程
1
借阅申请
需求部门
借阅人提出申请。
《项目文件借阅单》

2
需求部门审批
需求部门
部门经理对借阅人提出的借阅申请进行审批。

3
是否审批
需求部门
部门经理根据借阅资料的安全级别等信息判断是否需要项目经理审批。

4
项目经理审批
项目经理室
项目经理对申请进行审批。

5
借阅
项目部综合办公室
借阅人将申请提交给项目部综合办公室相关人员, 并领取借阅资料。

项目档案信息移交、 归档子流程
1
整理分析
项目部综合办公室
在工程完工以后项目经理组织项目部综合办公室相关人员, 在档案出版处的协助下对整个工程的信息进行整理分析。

总承包项目档案管理归档
2
是否归档
项目部综合办公室
整理出来的信息, 由项目部综合办公室相关人员及档案出版处相关人员判断信息是否需要归档。

3
短期保管
档案接收部门
不需要归档的信息, 直接移交档案出版处进行短期保管。

4
规范性审查
档案接收部门
档案出版处相关人员对归档的档案进行规范性审查。

5
项目经理审批
项目经理室
项目经理审批。

7
档案移交
项目部综合办公室
填写《移交清单》, 将档案移交给相关部门。
《移交清单》
8
档案接收
档案接收部门
档案接收部门进行档案接收工作。

8
归档
档案接收部门
档案出版处归档。

1.5 管理制度
项目信息管理办法: 包括《总承包项目信息管理规定》、 《总承包项目信息沟通管理计划管理办法》、 《总承包项目外部信息沟通管理办法》、 《总承包项目内部信息沟通管理办法》、 《总承包项目文件编号管理办法》、 《总承包项目档案管理规定》、 《总承包项目现场档案管理办法》、 《总承包项目文件资料管理办法》、 《总承包项目电子档案管理办法》、 《总承包项目项目档案竣工移交管理办法》。
1.6 配套表单
1.6.1收文记录联系单

收文记录联系单
编号:
项目名称

发件方

发件人

收件方

收件人

文件名称

收文说明:

录入人/
日期

核稿人/
日期

签发人/
日期

1.6.2来文登记表

来文登记表
序号
文号
公文标题
来文单位
发文时间
收文时间
收文人
处理情况
1

2

3

4

5

1.6.3会议纪要
中国能源建设集团湖南省电力设计院有限公司
R02.02—04— 会议纪要
编号: 43005—XXC -001
会议名称或主题

组织单位

会议时间

会议地点

主持人

参加人

会议主要内容(结论或决定):

纪要整编人

纪要签发人

签发日期

*注: ①会议纪要需发往参会单位或其它单位时, 可填写《文件和资料发放记录表》;
②对会议结论或决定的整改执行情况的反馈, 可附表或附整改报告。

1.6.4发文记录联系单

发文记录联系单
编号:
项目名称

收件方

收件人

发件方

发件人

文件名称

发文说明:

录入人/日期

核稿人/日期

签发人/日期

1.6.5项目部工程联系单
项目部工程联系单
签发单位:
编号: □回复 □不回复 □紧急 □特急
主送单位

抄送单位

主题:
内容:

发出单位( 章)
中国能源建设集团湖南省电力勘测设计院有限公司
负责人

经办人

年 月 日
发出单位负责人

年 月 日
接收单位答复意见:

答复单位( 章)
负责人

经办人

年 月 日
注意: ”回复”应在3天内回复, ”紧急”应在2天内回复, ”特急”应在当天内回复。
1.6.6项目文件借阅单
R02.18—06— 档案资料借阅申请单 编号: 43107—
借阅人

部门

室

电话号码

日 期

借
阅
原
因

文件名称
编号
数 量
备注

部门经理

日期

项目经理

日期

预计归还日期

实际归还日期

经办人