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探究新形势下如何提高高校档案管理工作水平
李娟
摘要：高校档案管理工作是高校教育管理工作的基础，无论是对学校内部党组织建设、科研事业发展和人才培养都具有重要意义。基于此，本文对探究了新时期高校档案管理工作中面临的问题，并且以H高校为例，分析了新形势下提高高校档案管理工作水平的办法。
关键词：高等院校;档案管理;管理制度;服务模式
引言：
高校院系的档案资料是学校组织开展各项工作的重要凭证，记录着学校管理和院系发展历程。H高校于2017年接受中央巡视组对学校的巡视检查，提交了单位内部的各项档案资料，在巡视工作中，各院系的档案较为完整，很好地反映了各项工作的开展情况。借此机会，各院系也加强了对档案管理工作重视，在新形势下，探究了进一步提高高校档案管理工作的可行方法。
一、新形势下高校档案管理工作面临的问题
（一）服务水平较低
受到传统行政工作思维模式的影响，部分高校档案管理人员错误地理解了管理含义，认为档案管理工作对学校的教学与科研工作发展没有太大的帮助。管理工作的实际推进中，出现了被动服务的情况，具体体现在积极配合上级部门的工作，但是忽视了对管理对象的服务，甚至还有回避工作责任的问题发生，增加了高校科研、教学与行政管理的困难。虽然很多高校在发展中能够制定出了宏大的规划，但是其中很少有涉及到档案管理内容，重视度低也是造成当前档案管理工作困难的主要原因[1]。
（二）管理制度落后
我国与2016年重新修正了《档案法》，为高校的档案管理工作提供了法律依据，但是在具体操作中，《档案法》仅能从总体上进行规划和指导，对于细节问题和具体的工作流程无法进行详细地规划与管理。很多高校在工作中经常出现管理不到位的问题，档案管理随意性较强、缺乏科学明确的管理架构均严重阻碍了档案管理工作的顺利落实。受到制度落后的影响，档案管理工作中经常出现归档不及时、整理不规范以及档案资料遗失等问题。
二、新形势下提高高校档案管理工作水平的方法
（一）高校档案管理内容分类
根据各院系的活动安排，H高校将院系内部的档案进行了合理分类，具体分为以下几个类型：教学、党政、科研、实验、学生以及其他工作档案。日常管理中，H高校采取了档案馆统一保存结合各院系复制备份的方式，提高档案的安全性。其他不需要移交到学校档案馆进行管理的材料，由各院系单独管理，这一管理模式便于档案随用随查。
（二）高校档案管理水平提升方法
在经过了多年档案管理工作积累之后，H高校积累了一定的档案管理经验，具体可以分为以下几个方面：
1.落实信息化服务模式
信息化档案目录数据库与全文数据库的建设是落实信息化服务模式的重要环节。H高校为提高信息化档案的服务水平，专门为各个学院提供了档案管理信息系统的院系节点，通过这种方式实现了档案管理的数据导入与导出、档案著录、信息查询调取与利用、批量管理、业务流程管理等功能。同时，在落实信息化服务模式的过程中，还实现了电子档案自动归档与智能化管理。这一模式不仅提升了各院系在档案查询与管理的速度，而且还提高了信息化管理效率，促进校内档案资源的共建与共享，真正提高了档案管理信息化服务水平[2]。
2.建立健全管理制度
管理制度可为档案管理提供保准与依据，对于高校而言，若想从根本上提高档案管理的工作水平，就要坚持制度先行。比如，档案管理工作中，H高校的信息技术与工程学院根据国家颁布的《归档文件整理规则》和《高等院校档案管理办法》的内容，结合院系管理的实际情况，制定出了如下档案管理工作制度：
（1）《信息技术与工程学院档案管理工作办法》明确地规定的了档案管理的领导体系和工作职责，明确了档案管理的归档范围以及整理办法，同时还对档案的利用与安全保密进行了系统规划。
（2）《信息技术与工程学院档案管理责任清单》规范了科室、岗位和专员的工作职责与管理范围，确保各项管理工作制度有较强的可操作性，将档案管理工作与人事考核挂钩，人员调离首先要完成档案管理工作交接。
（3）《信息技术与工程学院兼职档案员工作职责》明确地规定了各科室档案管理工作人员以及兼职档案员的具体工作内容，确保工作人员能够履行自身的责任和义务。
3.加强人员专业培训
档案管理工作人员日常主要任务就是档案管理，因此工作人员是档案管理工作的执行者，其工作能力、业务水平和信息素养均会影响到高校档案管理工作的具体成效。H高校在建立了院系档案管理工作制度之后，档案馆的教师与各个院系档案管理负责人建立了联系，对各院系的档案管理工作负责人与兼职档案员进行了了培训，形式多样内容丰富：
（1）组织专场档案管理工作培训。从学校档案历史发展到新时期新技术的应用，都进行了详细地讲解，提高了工作人员的理论水平。
（2）组织现场观摩学习。H高校的档案管理工作人员深入到档案管理室与库房进行了现场学习，通过手把手教学方式，使工作人员掌握了最基本的檔案归类与整理方法，提高了实际操作的能力。
（3）提供信息化培训。传统的档案管理方法已经难以跟上时代的发展步伐，为了提高档案管理工作的效率，H高校组织档案管理工作人员参与到了信息化档案管理培训环节中，为学校的档案管理资料库建设、管理与维护提供了支持。
总结：
作为高校办学管理中的重要组成部分，高校档案管理工作要得到应有的重视。特别是在新的发展形势下，如何提高档案管理工作的水平成为了相关领域工作人员需要重点关注的问题。对此，H高校通过积极主动探索的方式为其他高校做出了良好的示范，结合自身发展的需求和国家社会对高校档案管理提出的新要求，不断地对档案管理方法进行优化调整，才能为高校的持续健康和稳定发展提供充足保障。
参考文献：
[1]李大为.浅谈新形势下高校科研管理工作人员综合水平的提高[J].教育教学论坛，2017 （06）：18-19.
[2]陈海英.新形势下提高高校档案管理工作水平的思路与对策[J].辽宁经济，2014 （04）：84-85.