建材公司ERP业务流程说明.doc

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湖北楚瓷建材有限公司

ERP业务流程说明

宜昌纵横宜友信息技术有限公司
1月

一、 整体业务流程:
ERP系统结账流程说明:
1) 采购系统: 当期所有采购入库单已收到采购发票的均须生成发票, 并进行结算或运费分摊后即可进行月结;
2) 库存管理: 当期所有出入库单据录入、 审核完毕, 库存结存与仓库实物核对无误后即可进行月结;
3) 核算模块: 须对当期所有出入库业务单据进行记账后方可进行期末处理, 之后可进行月结, 如库存模块未结账, 则存货模块不能结账;
1.1采购入库单录入:
操作路径: 【库存管理】---【入库业务】---【采购入库单】---增加

1.2‘采购专用/普通发票’生成----参照采购入库单生成
操作路径: 【采购管理】---【采购发票】---【普通采购发票】---增加
收到供应商发票后, 发票参照入库单生成界面, 点”增加”后在普通发票界面选择供应商后再执行生单---入库单即可按指定供应商生成发票;

选择待生成普通发票的入库单记录后, 自动将入库单上的存货、 数量、 单价带到普通发票界面执行保存; 若此入库单无对应运费发票, 则可直接进行结算操作, 如下图所示;

备注: 若普通发票为手工增加, 系统则无法自动对应其入库单, 也无法在发票界面进行结算, 必须进行手工结算;
1.3 运费发票录入----手工录入运费发票, 供应单位与代垫单位可不同
操作路径: 【采购管理】---【采购发票】---【运费发票】---增加

1.4 手工结算----将运费分摊至材料入库成本上
操作路径: 【采购管理】---【采购结算】---【手工结算】---选单

选择”手工结算”后, 执行”选单”操作, 系统弹出”结算选单”功能, 在”查询”功能节点能够按供应商选择未结算的入库单、 发票, 如下图所示:

选择对应的入库单、 发票、 运费发票后执行”分摊”, 系统提供按数量、 金额2种方式进行运费分摊, 如下图所示:

注意: 入库单、 采购普通发票、 运费发票税率均应为0

执行”结算单”查询, 如下图所示, 可显示分摊运费金额、 原入库单单价、 分摊费用后单价:

1.5材料出库单录入
操作路径: 【库存管理】---【出库业务】---【材料出库单】---增加

1.6 正常单据记账-----存货核算模块对已结算的入库单进行记账处理
操作路径: 【存货核算】---【业务核算】---【正常单据记账】---单据类型: 采购入库单

备注: 在进行单据记账时, 须按单据物流顺序进行记账处理: 先记五金库所有入库单据, , 即先记采购入库单、 其它入库单, 再记材料出库单、 其它出库单( 出库单记账时一定要选择出库单上单价重新计算) 。
1.7 结算成本处理:
结算成本处理: 主要用于以前月份入库本期收到发票后进行结算处理后确认暂估处理完毕的最后一步操作。
操作路径: 【存货核算】—【业务核算】—【结算成本处理】
对已结算的暂估入库单执行”暂估”操作!

对于运费发票的核算, 若运费发票与实物入库是不同期到达的, 则在进行费用折扣结算后, 须在存货核算模块进行”结算成本处理——暂估”操作。
1.8 期末处理
操作路径: 【存货核算】—【业务核算】—【期末处理】
选择待执行期末处理的仓库, 按”确定”即可。

当月所有业务单据录入、 审核、 记账完毕无误后, 须执行仓库期末处理操作, 期末处理后生执行存货核算的月末结账操作。
1.9 月末结账
操作路径: 【库存管理】—【月末结账】—【结账】

如上图所示, 月末结账必须按照单据流程和业务流程按模块顺序进行结账否则会提示上图所示提示, 以导致月末结账失败。
正常结账顺序为: ①采购管理—②库存管理—③存货核算
1.10 特殊单据处理---华强免费调入
操作路径: 【库存管理】---【入库业务】---【其它入库单】---增加

1.11 特殊单据处理---盘亏出库
操作路径: 【库存管理】---【出库业务】---【其它出库单】---增加

二、 报表查询
2.1 单据列表审核快速查询:
操作路径: 【库存管理】—【单据列表】—【采购入库单列表、 材料出库单列表等】
审核人为: NULL, 即查询未审核的单据

在单据列表过滤条件录入窗口输入审核人为NULL, 即代表查询入库时间范围内且未审核的采购入库单, 过滤后可执行批量审核操作, 其它单据列表操作方法同。
2.2 入库汇总表查询:
操作路径: 【存货核算】—【账表】—【汇总表】—【入库汇总表】

入库汇总表用于对某期间的入库存货进行统计汇总: 提供已记账、 未记账、 全部单据的汇总数据。
提供按不同口径统计汇总:
n 按存货分类、 存货明细汇总;
n 按供应商、 入库类别汇总;
2.3 库存存量查询
操作路径: 【库存管理】—【报表】—【库存帐】—【现存量】

现存量查询用于查询仓库最新的库存存量数据。
2.4 出库汇总表查询
操作路径: 【存货核算】—【账表】—【汇总表】—【出库汇总表】

出库汇总表能够按时间范围、 领料部门、 仓库、 存货类别等条件进行汇总查询。
2.5 库存台账查询

操作路径: 【库存管理】—【账表】—【库存帐】—【库存台账】

2.6 暂估材料余额表
操作路径: 【库存管理】—【账表】—【库存帐】—【库存台账】