备查账簿的设置与管理.doc

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备查账簿的设置与管理
　　备查账主要用于登记资产负债表表内（或分类账账内）需要说明原因的重要交易或事项，或资产负债表表外（或分类账账外）的重要交易或事项。它可以补充说明总分类账和明细分类账所不能详细反映的资料，具有备查备忘的基本作用。例如，分类账内没有反映的担保事项、分类账内虽已记录但性质重要的应收票据，都需要在备查账上进行登记说明。备查账对完善企业会计核算、加强企业内部控制与管理、强化对重要经济业务事项的监督、明确会计交接责任、准确填列财务会计报告附注内容等都具有重要意义。国家统一会计制度对备查账的设置有明确要求，所有企业都必须按要求依法设置会计账簿体系，包括总分类账、明细分类账、日记账和备查账簿。
　　备查账簿的种类很多，企业常设的有：
　　1、应收账款备查簿。该备查簿用于登记财务报表内（或账内）需要说明原因的重要应收款项或表外（或账外）的应收款项。例如，对于企业债务重组，如果未来应收金额大于应收债权账面金额的，则未来应收款项在债务重组时不作账务处理，但应在备查簿中进行登记。待实际收到债权时，如果实际收到的金额大于应收债权账面金额，则将其差额作为当期营业外收入处理。在企业以应收债权取得质押借款的情况下，因用于质押的应收债权的相关的风险和报酬并没有发生实质性变化，所以企业应设置备查簿，详细记录质押的应收债权的账面金额、质押期限及回款情况等。对金融机构应计利息在超过规定期限（如90天）尚未收回的，应冲回所计利息。同时，将应收利息转账外核算，并在备查簿上登记。企业的委托贷款按期计提的利息到付息期不能收回的，应当立即停止计提利息，并冲回原来已计提的利息，同时在备查簿上登记。
　　2、应收票据备查簿。该备查簿用于逐笔登记每一应收票据的种类、号数、出票日期、票面金额、票面利率、交易合同号，付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称，到期日、背书转让日、贴现日期、贴现率、贴现净额、未计提的利息，以及收款日期和收回金额、退票情况等资料。应收票据到期结清票款或退票后，应当在备查簿内逐笔注销。对于到期不能收回的带息应收票据，转入“应收账款”科目核算后，期末不再计提利息，其所包含的利息在有关备查簿中进行登记，待实际收到时，再冲减收到当期的财务费用。
　　3、分期收款发出商品备查簿。该备查簿用于详细记录分期收款发出商品的数量、成本、售价、代垫运杂费、已收取的货款和尚未收取的货款等有关情况。
　　4、受托加工来料备查簿。该备查簿用于登记企业对外进行来料加工装配业务而收到的原材料、零件等收发结存数额。收到的物资由于所有权不属于本企业，不应包括在“原材料”科目的核算范围内。
　　5、代管商品备查簿。对已经办完销售手续、但购买单位在月末尚未提取的库存商品，单独在该备查簿中逐笔登记，不再在“库存商品”科目核算。企业以集资合作方式修建的职工住房建成后，按代管资产处理，并设置备查簿予以登记。
　　6、在用低值易耗品备查簿。对于在用低值易耗品以及使用部门退回仓库的低值易耗品，应当加强实物管理，在该备查簿上进行登记。
　　对于施工企业，在用周转材料以及使用部门退回仓库的周转材料，应当对其加强实物管理，并在备查簿上进行登记。
　　7、出租出借包装物备查簿。该备查簿用于登记收回已使用过的出租出借包装物。
　　8、临时租入固定资产备查簿。该备查簿用于登记临时租入的固定资产的有关情况。
　　9、在建工程其他支出备查簿。该备查簿用于专门登记基建项目发生的构成项目概算内容但不通过“在建工程”科目核算的其他支出，包括按照建设项目概算内容购置的不需用安装设备、现成房屋、无形资产以及发生的递延费用等。企业在发生上述支出时，应当通过“固定资产”、“无形资产”和“长期待摊费用”科目核算，并同时在在建工程其他支出备查簿中进行登记。
　　10、应付票据备查簿。该备查簿用于详细登记每一应付票据的种类、号数、签发日期、到期日、票面金额、票面利率、合同交易号、收款人姓名或单位名称以及付款日期和金额等资料。应付票据到期结清时，应当在备查簿内逐笔注销。
　　11、应付债券备查簿。企业发行债券时，应将待发行债券的票面金额、债券票面利率、还本期限与方式、发行总额、发行日期和编号、委托代售部门、转换股份等情况在该备查簿中进行登记。
　　12、递延税款备查簿。采用纳税影响会计法进行所得税会计处理的企业，应当设置该备查簿，详细记录发生的时间性差异的原因、金额、预计转回期限、已转回金额等。
　　13、实收资本（股本）备查簿。该备查簿用于登记企业资本（股本）的变化情况。对于投资者按规定转让其出资的，企业应当于有关的转让手续办理完毕时，将出让方所转让的出资额，在资本（股本）账户的有关明细账户及各备查簿中转给受让方。企业因减资而注销股份、发还股款，以及因减资而更新股票等的变动情况，在股本账户的明细账以及有关备查簿中详细记录。
　　14、持有股票备查簿。企业持有股票期间获得股票股利时，不作账务处理，但应在备查簿中登记所增加的股份。
　　15、股权投资未确认亏损备查簿。采用权益法核算时，企业确认被投资单位发生的净亏损，以股权投资账面价值减记至零为限。若被投资单位以后继续发生亏损，则未确认的亏损额应在备查簿上登记。
　　16、发票备查簿。该备查簿详细登记增值税专用发票、普通发票领购、缴销、结存等情况。
　　17、账销案存资产备查簿。为了做好企业资产评估、财产清查中核销资产的变现、保管、销毁等工作，对处置的实物资产，应建立实物台账和处置档案。对核销的应收账款，应实行债销账留，继续保持追索权，建立备查簿单独反映和监督其回收情况。
　　18、其他需要设置的备查簿。如企业对外担保事项，以及应由以后年度弥补的所得税计税亏损情况，也应设置备查簿进行登记。
　　当然，企业备查账簿还不止这些。企业应根据国家统一会计制度的要求，结合管理需要和满足填报会计报表附注的需要，规范备查账簿的设置和登记工作。设置内容应科学、完整，设置格式应简捷、明了，可采用订本式或合页等形式。在登记管理上，应建立相应的责任制度，明确何时登记、谁登记、谁保管、谁配合、谁检查，做到责任分明，并将备查账簿纳入企业重要的会计档案进行管理，有条件的企业可以开发必要的备查登记软件

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