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河南理工大学研究生处

研究生教育工作通知［ ］19号

关于研究生教育教学档案归口管理的通知

为了进一步完善校院( 系) 两级管理体制, 规范研究生教育教学档案管理工作, 特就管理过程中教育教学档案的归口管理工作通知如下。
一、 研究生教育教学档案的范畴
研究生教育教学档案主要包括: 研究生教育教学管理文件、 研究生日常教育教学材料、 研究生学籍档案三个方面。
二、 各类档案的归口管理
1. 研究生教育教学管理文件
主要包括学校、 研究生处下发或转发的各类学位与研究生教育教学文件、 通知等, 以及院( 系) 自行制定的配套管理文件。该类文件是院( 系) 开展研究生教育教学工作的基本依据和指南, 应由院( 系) 负责按年度归类并妥善保存。

2. 研究生日常教育教学材料
主要包括本院( 系) 各类研究生基本信息、 课程表、 开课计划表、 教学日历、 课程教学大纲、 课程考核试卷及成绩单、 学位评定分委员会会议记录、 毕业研究生学位评定简况表、 教改基金、 学位论文创新基金和优秀研究生学位论文申请表, 相关评估、 获奖、 表彰、 申报材料, 以及院( 系) 认为应保留的教育教学材料等等。以上材料是国家、 省及学校各类评估检查所需的基础材料, 应由院( 系) 负责按年度分类整理归档并妥善保存。
3、 研究生学籍档案
主要指研究生入学、 培养、 毕业、 学位评定等环节的档案材料, 根据不同要求, 整理为院( 系) 存档、 研究生处存档、 校档案室存档、 图书馆存档以及研究生个人档案五部分, 分别进行移交、 邮寄和妥善保存。各类研究生学籍档案的主要内容及其要求, 见附件1～附件4( 博士研究生的学籍档案材料另行通知) 。
另外, 研究生学籍档案中应留存或归档的年鉴定表、 表彰或处分决定等涉及学生工作的有关内容, 由学生处负责明确。

河南理工大学研究生处
12月12日

附件1: 全日制硕士研究生学籍档案材料明细表
序
号
材料名称
总数
归档单位及份数
校档案室
研究生处
院
( 系)
图书馆
就业单位
( 学生档案)
1
硕士研究生录取登记表
( 由研究生招生办提供)
4
1
1
1

1
2
硕士研究生培养计划
3
1
1
1

3
硕士研究生开题报告
3
1
1
1

4
硕士研究生中期筛选表
2
1

1

5
硕士研究生社会实践考核表
2
1

1

6
硕士研究生学术活动登记薄
1

1

7
硕士研究生论文预审表
1

1

8
硕士研究生论文答辩情况表
( 附专家评议书)
1
1

9
硕士研究生学位论文修改报告
1

1

10
硕士学位申请书
1
1

11
发表学术论文复印件
( 刊物封面、 目录、 全文)
1

1

12
学位论文纸质及其电子版
5
1
2
1
1

13
学位论文详细摘要的打印稿及电子版
2

1
1

14
毕业研究生登记表
4
1
1
1

1
15
硕士学位授予决定
( 由学位办提供)
1

1

附件2: 工程硕士及高校教师在职攻读硕士学位研究生学籍档案材料明细表

序
号
材料名称
总数
归档单位及份数
校档案室
研究生处
院
( 系)
图书馆
就业单位
( 学生档案)
1
研究生录取( 或入学) 登记表

4
1
1
1

1
2
课程学习培养计划表
3
1
1
1

3
学位论文开题报告
3
1
1
1

4
学位论文中期报告
1

1

5
学术报告登记表
1

1

6
学位论文预审表
1

1

7
学位论文修改报告
1

1

8
学位申请书
( 附专家评议书)
1
1

9
发表学术论文复印件
( 刊物封面、 目录、 全文)
1

1

10
学位论文纸质及其电子版
4
1
1
1
1

11
学位论文详细摘要的打印稿及电子版
2

1
1

12
研究生培养登记表
4
1
1
1

1
13
硕士学位授予决定
( 由学位办提供)
1

1
附件3: 同等学力申请硕士学位研究生学籍档案材料明细表
序
号
材料名称
总数
归档单位及份数
校档
案室
研究
生处
院
( 系)
图书馆
就业单位
( 学生档案)
1
入学资格审查表
( 附: 毕业证及学位证复印件和论文或科研等相关证明材料)
1
1

2
所在单位人事部门推荐表
1
1

3
入学登记表
4
1
1
1

1
4
课程考核计划表
3
1
1
1

5
转入论文阶段申请表
2
1
1

6
学位论文开题报告
3
1
1
1

7
学位论文预审表
1

1

8
学位论文修改报告
1

1

9
学位申请书
( 附专家评议书)
1
1

10
专家推荐书( 2位专家)
1
1

11
发表学术论文复印件
( 刊物封面、 目录、 全文)
1

1

12
学位论文纸质及其电子版
4
1
1
1
1

13
学位论文详细摘要的打印稿及电子版
2

1
1

14
研究生培养登记表
4
1
1
1

1
15
硕士学位授予决定
( 由学位办提供)
1

1

附件4: 研究生课程进修班学籍档案材料明细表
序
号
材料名称
总数
归档单位及份数
校档
案室
研究
生处
院
( 系)
就业单位
( 学生档案)
1
研究生课程进修班人员情况登记表
( 由研究生招生办提供)
3
1

1
1
2
研究生课程进修班结业登记表
4
1
1
1
1