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档案资料借阅制度

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档案资料借阅制度

为了加强分公司库藏档案和资料的管理和提供利用, 确保档案的完整与安全, 使现存档案、 资料更好地为分公司的各项工作服务, 根据上级有关规定及本分公司的具体情况制定本规定。
1.凡本分公司的职工持单位盖章的借阅证均可要求借阅档案、 资料。外单位人员查阅本分公司档案, 须持所在单位的介绍信, 并经本分公司办公室主任批准后方可查阅。
2.查阅档案、 资料人员, 查阅后要认真填写档案利用效果登记。
3.查阅保密档案, 需分公司办公室主任批准, 档案人员要严格控制被批准的查阅范围。
4.因工作需要复制档案内容, 必须经分公司办公室主任批准并办理复制手续后, 由档案人员进行复制。
5.利用者借阅档案, 不得损坏、 勾划、 删改、 加注、 拆页等。借出的档案不准转借她人, 借阅人必须妥善保管, 防止丢失和泄密。如遇丢失, 要及时写出丢失报告, 在没有做出处理前停止借阅。
6.凡调出、 离退以及较长时间外出工作、 学习的人员, 离前必须归还全部所借档案、 资料。否则不能办理调离手续。
7.文书、 音像档案一般只允许在档案室查阅, 科技档案及资料能够借出, 但期限不得超过半个月, 逾期不能归还者, 需到档案室办理续借手续。对特殊情况需较长时间利用的要经主管领导批准, 但年末要将所借档案交到档案室进行清点、 核对后重新借出。对长期借阅档案不归还, 又不说明原因, 不办理续借手续的, 档案人员要通知借阅部门负责人负责催还, 否则对其整个部门暂停借阅。并严格按经济责任制考核办法执行。
8.借阅财务档案, 必须持有财务科盖章的借阅证, 以此证明已经财务科长批准。
9.档案人员和借阅人员对借出和归还的档案, 要当面进行清点、 核对后签字。每年十二月底, 档案人员要对全年借出的档案、 资料进行清点、 催还。如利用者工作需要, 可重新办理续借手续。
10.各部门人员利用计算机查阅档案信息, 必须严格管理好本部门或人员使用的密码, 不得随意向她人提供。