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采购制度流程

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审批人:
聊城市福润禽业食品有限公司采购制度、 流程
为了更好地保质保量地完成公司的各项供应采购任务, 保障生产等各个环节的有序运转, 保证公司资金的效益最大化, 特制定本流程。
一、 填写请购单注意事项:
1、 各部门需请购物资, 必须填写请购单, 没有填写请购单的物资供应科一律不予以购买。
2、 详细准确填写请购物资的名称、 型号、 规格、 单位、 数量、 以及请购日期、 部门。内容填写不清晰不详细的供应科不于采购直至请购单补填清晰详细, 供应科不承担由此造成的损失。
3、 必须有填表人、 部门负责人、 仓库保管、 主管负责人及相关部门责任人的签字, 并由总经理签字批准。
4、 请购单未填满的, 下面须注明”以下空白”。
5、 若能够提供请购物资相关产品信息或联系方式的应在备注栏里注明。
6、 固定资产须附批准后的固定资产报告。
7、 字迹要清晰, 请购单字迹不清晰而导致供应科无法购买或所买的物品与实际物品不符则由填写人负责。
二、 不予接收的请购单:
1、 不符合请购单填定规范的不予接收。物资相关信息不完整, 不准确的; 无相关责任人签字的。
2、 不在规定的时间内的请购单不予审批请购。如各个部门所需的劳保用品: 手套, 记号笔, 毛巾等用品一个月只能集中请购一次( 每月的21-27日) 其它时间则不予以购买。
3、 应附批文而未附的请购单不予接收。
4、 所填请购时限不满足相应请购周期的请购单不予接收。如请购一般性物品在当地能够购到的则需七天的时间; 需订做的或需到外地购买的物品则需15天以上的采购周期, 如果是冷门产品或需特殊订做的产品则需提前一个月的时间做请购计划。以便于供应科作好统筹安排, 并形成批量性购买, 同时节约相关费用。( 特殊情况须总经理特别批示但一周不得超过一次) 。
5、 经过涂改的请购单不予以接收, 如需增加或需改动请购单则需重新填写请购单, 而且作废与之冲突的请购单。
三、 物资请购的时间安排:
1、 每周在周一提交常规性的请购计划。以便于供应科业务的统筹安排。
2、 每月25日之前将下月的整体计划提交到供应科。办公、 劳保用品拟一个月请购一次, 每月20-25日各部门将请购计划报到供应科。以便于供应科业务的统筹安排。
3、 在做计划之前, 将仓库的物资库存情况结合起来, 并考虑采购的周期、 最小库存量、 采购的难易度等因素, 将整体需求的计划以书面形式提交给供应科。提交的计划必须有部门负责人签字确认, 或经总经理审批。在要货之前, 再将请购单按相关程序提交到供应科。此整体计划是为了便于供应科做好采购计划和供货安排。
4、 提交到供应科的请购计划必须符合要求, 以免为确认物资而耽误物资采购。比如: 规格型号、 名称、 单位等。
5、 部分物资要考虑到检验的周期和物资的场地。
6、 对于紧急物资的采购, 除严格按照上述要求填写请购单, 执行请购程序外, 还必须详细填写用途、 时限, 并由总经理签字。且每月不得超过三次。
四、 物资的缴库与验收:
1、 请购的物资采购回厂后, 采购员应将物品及时交予仓库保管, 由保管根据来料清单或与客户当面清点, 并检查所到物品与清单上的物品的名称、 规格、 型号、 数量是否一致, 需送检的物资开据送货送检通知单, 经相关人员验收合格后, 开据来料证明单交供应科和客户。( 市内采购物资验收为货到验收。外地物资两个工作日验收完毕。煤等须外检的物资除外)
2、 供应科凭保管开据来料证明单及时开据缴库单, 经验收合格的物品由检验人员在缴库单上签字确认, 并将缴库单交于保管。
3、 保管接到缴库单, 经核查与所缴物品准确无误后签字确认, 并将缴库单反馈到采购员、 财务科做为结算和做帐的凭证。
4、 保管及时将验收合格的物品按规定摆放到指定的地点并做好标识。
五、 出库程序及操作要求:
1、 物品出库时, 需严格按照先进先出的原则, 将前期的物资出库完毕后方可出库后期到位的物资。
2、 本部门请购的物资, 要做好请购登记。将请购单送到供应科后请购期限到时, 则先到仓库查一下是否到位, 一般情况下是: 谁请购谁验收谁领用。一旦请购的物资到位时就需及时开据出库单将本部门所需的物品出库, 不得多领或未请购而硬性领用, 以免影响其它部门的使用。
3、 对于由于该领而未领或使用量与采购量明显不符等原因造成的物资积压损失, ( 特别是有保质期的产品) 则由请购部门负责赔偿。
4、 对于将物资领取后而长时间不用又能够分开计数的, 则由领用部门及时办理退库手续, 再由仓库统一调配, 避免造成不必要的损失和浪费, 同时减少积压物资的数量, 减勉资金的占用, 提高资金的使用效率。
5、 对于清理、 拆除、 生产结构的调整、 组织结构的变更而出现物资的临时过剩时, 则应将多余的物资办理退库手续, 将物资交仓库统一保管, 需维护保养的设备类物资必须经工程科保养检查后, 方可交到仓库保管。
6、 对于批量性进货的物资, 经过验收合格而领用的物资在使用过程中出现少量的不合格或次品时, 则由使用部门及时将不合格品送到供应科, 由供应科与供应商联系退换、 折扣或索赔; 否则供应科不负责送样不及时所造成的损失。
7、 对于在保修期内出现故障的设备或工器具, 在其出现异常情况时必须停止使用, 如工程科能够检修的则及时找维修人员检修, 如属精密设备或高科技产品, 则必须马上通知供应科或工程科, 由供应科或工程科与厂家或专业维修点联系, 且不得私自乱动, 否则出现的一切后果由责任人承担。
8、 本程序经总经理签字确认后生效。
六、 本制度经过表明公司各科室部门对相关内容的认可, 供应科不承担任何的相关联责任。如: 供应科收留了不附和要求的请购单而耽误时间所造成的损失。

聊城市福润禽业食品有限公司
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