公司工程部档案管理制度.doc

工程部档案管理制度
目录
第一章 总则 …………………………………………………………………………2
第二章 档案归档 ……………………………………………………………………3
第三章 档案整理 ……………………………………………………………………4
第四章 档案保管 ……………………………………………………………………4
第五章 档案借阅 …………………………………………………………………… 4
第六章 附则 ………………………………………………………………………… 5
档案管理制度
第一章 总则
第一条 目的
为加强公司工程部档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。
第二条 释义
本制度所称档案包括公司对外签订的业主合同、材料合同、施工队合同、经营部中标项目的招标文件、投标文件、中标通知书、图纸、各个项目竣工后的建设资料等。
第三条 管理原则
（一） 集中统一管理原则。
（二） 维护档案完整与安全原则。
（三） 便于利用原则。
第四条 适用范围：本制度适用于公司工程部的档案管理。
第五条 管理职责
1. 及时做好各个项目资料文件的整理及归档工作；
2.督促各个项目部移交相关资料；
3. 定期完成与经营部的档案移交工作；
4 档案管理体系的建设与完善。
第二章 档案归档
第一条 档案归档范围
公司各个项目具有保存、利用价值的各种形式的文件资料合同均须归档。
第二条 归档时间
招投标文件、图纸、中标通知书等文件应在经营部门接到中标通知后及时进行交接；业主、施工、材料合同应在合同签订后即刻归档存档；基本建设类文件应在项目竣工后1个月内归档；项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。
其他未特别说明的文件材料， 应随时归档。
第三条 归档要求
（一） 归档的文件资料必须完整、真实、准确。
（二） 归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确。
（三） 归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。
第三章 档案整理
具体见附件《档案整理细则》。
第四章 档案保管
第一条 档案保管规定
（一） 各类档案均须按制度向档案管理负责人移交，集中保管。不得私自留存档案。
（二） 具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。
（三） 电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。
（四） 图纸须平放在专用柜内保存。
（五） 密级档案须存放在加锁档案柜中保管。
第五章 档案借阅
（一） 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
（二） 借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管理员填写《档案借出登记表》。
（三） 企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写《密级档案查借阅审批表》，经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。
（四） 档案借阅期限一般不得超过 7个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30个工作日。
（五） 档案使用者须按照档案密级对档案内容保密，并对档案安全、完整负责，不得标记、污损、涂改、转借档案。
（六） 档案归还时，经档案管理员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
（七） 员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还档案室，方可办理相应手续。
第六章 附则
附件：
附件1：档案整理细则
附件2：档案整理流程
附件3：档案室管理规定
附件4：档案移交表
附件5：档案借阅登记表
附件6：密级档案查借阅审批表
附件1:档案整理细则
档案按内容分为3个一级类目，即：经营管理类、基本建设类、合同类。
（一） 全宗内档案分类
一般按“年度—类别”分类，即将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按一级类目分类、排列。
（二） 不同类别档案的分类
经营管理类、合同类按内容结合形成时间、重要程度进行分类；基本建设类档案按工程项目分类。
（三） 须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类规则的一致性。
附件2:档案整理流程
收藏有保存价值应归档资料

根据工程部档案整编规则拟定分类方案，划分大类和小类

分 类

案卷编目
案卷排架

将分类后的资料装入卷盒
案卷 组合

按重要程度、时间或类别等对卷内文件进行有序排列
卷内文件排列、编号

•
编件、页号

填写卷内目录、备考表，并在备考表上签字盖章

拟写案卷题名

填写案卷封面和脊背

•
编制案卷目录

附件3：档案室管理规定
第一条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。如工作确实需要其他人员进入库房时，必须有档案管理员陪同并始终相伴。
第二条 保管档案必须设置坚固适用的专用档案室，配备专业档案保管设备。库房应做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。
第三条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善的保管。
第四条 档案室建立档案登记、统计制度，设置登记本、统计薄，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管理员应认真完成档案统计表填报任务。
第五条 在整理、搬移、上架和提供利用档案过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁。认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。案卷归还后，及时放回原处。
第六条 档案管理人员须每年对库藏档案进行检查核对，掌握档案保管情况，做到帐物相符。对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。
附件4：档案移交表
片区、部门：
档 案 移 交 表
序号
类别
文件名称
密级
保存期限
移交形式
份数
每份页数
有无复印件（份数）

移交人签字： 接收人签字：
移交日期 ： 部门负责人签字：
附件5：
档案借阅登记表
使用日期
文件名称
归档号
使用部门
使用人
资料份数
每份
页数
使用
用途
使用方式
归还时间
确认签字
查阅、借阅、复印、调出

附件6：
密级档案查借阅审批表
档案号
名称
密级
使用方式

使用部门

使用人

本 部 门 意 见
档案主管部门领导意见

借阅日期
年 月 日
返还日期
年 月 日
经办人：
备 注

注：1.借阅绝密资料需经所领导批准 2.使用方式有(1)查阅； (2)摘抄； (3)外借。