指导规程(3)：档案立卷规则(修改).doc

江苏省工程造价咨询业务指导规程之三

工程造价咨询档案立卷规则

1. 工程造价咨询档案及立卷
1.1 工程造价咨询档案是指咨询单位从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文件和材料。
1.2 档案立卷实行谁咨询谁立卷责任制。工程造价咨询人员在咨询服务过程中负责收集、整理和分类归档材料，咨询终结按照它们在形成过程中的联系和规律立卷。咨询项目负责人负责对立卷材料的完整性、真实性、系统性和规范性进行检查。
2. 立卷的原则
2.1 遵循工程造价咨询文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的系统联系；
2.2 正确分析和鉴别文件材料的保存价值；
2.3 按委托项目分别立卷（即“一个项目一卷”）；
2.4 卷内文件材料应真实、完整，审批和签章手续完备；
2.5 卷内文件材料的制作和书写必须规范、清淅，益于长期保存和利用。
3. 归档材料

3.1 归档材料主要由咨询成果报告、咨询依据文件、其他文件三部分组成。
3.2 第一部分：咨询成果报告主要内容和排列
3.2.1 咨询报告书正本；
3.2.2 签发人签发的报告书底稿；
3.2.3 技术文件，包括各类分析说明文件、计算书、统计汇总表、工程造价审定单等；
3.2.4 技术文件工作底稿。
3.3 第二部分：咨询依据文件主要内容和排列
3.3.1 委托方提供的主要文件：《委托方提供资料清单》（附样一），项目建议书及批件、设计方案、招标文件、工程承包合同、工程预（结）算书、设计变更单（或清单）、施工签证（或清单）、甲供料明细单等；
3.3.2 咨询过程中形成的主要文件：各种调查材料、采集数据、取证资料、会议纪要、文函等。
3.4 第三部分：其他有关文件主要内容和排列：
3.4.1 工程造价咨询合同、司法鉴定委托书；
3.4.2 咨询单位作业计划书；
3.4.3 《工程造价咨询质量控制流程单》原件；
3.4.4 《江苏地区工程造价信息表》；
3.5 工程施工图和竣工图一般不纳入归档范围。如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。
4. 案卷的编目

4.1 编写案卷页号：正面在页面右下角编写，背面在左下角编写；单面书写的文件材料，空白面不编页号；案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号。
4.2 案卷封面的编制（附样二）
4.2.1 立卷咨询单位全称。
4.2.2 咨询业务类别：指建设项目可行性研究编制、投资估算编制（审核）、设计概算编制（审核）、工程量清单编制、工程标底编制；施工图预算编制；工程报价编制；工程结算编制（审核）；司法鉴定、项目投资控制等。
4.2.3 案卷标题：指咨询项目的全称。
4.2.4 时间：指卷内文件材料所属的起止年月。
4.2.5 保管期限：分为短期（15年）、长期（30年）、永久三类。工程造价咨询档案一般定为短期。有特殊要求的可定为长期或永久。
4.2.6 件、页数：“件”指卷内文件材料的总件数；“页数”指卷内文件材料的总页数。
4.2.7 归档号：可按咨询单位制定的规则编排，也可按档案立卷年份＋分类代码＋流水号组合成归档号。
4.2.8 全宗号、目录号、案卷号：指应移交当地政府档案馆保存的档案，由档案馆编排。
4.3 卷内文件目录（附样三）
4.3.1 序号：以卷内文件排列先后顺次填写序号。
4.3.2 文号：文件制发单位的发文字号。

4.3.3 作者：文件制发单位或个人。
4.3.4 内容：即文件的标题。文件没有标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，但需外加“〈 〉”号。
4.3.5 日期：文件形成的年、月、日。
4.3.6 页号：卷内文件所在之页的页码。
4.3.7 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
4.4 卷内备考表（附样四）
4.4.1 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，由档案管理人员填写。
4.4.2 立卷人：由立卷者签名。
4.4.3 检查人：由案卷质量审查者签名。
4.4.4 立卷时间：指完成立卷的时间。
5. 案卷装订要求
5.1 案卷装订排列：案卷封面－卷内文件目录－文件材料－备考表－封底
5.1.2 卷内文件目录、备考表应采用A4规格用纸，封面、封底宜采用120克至150克牛皮纸。
5.2.3 单卷厚度超过100mm的，可分卷立卷。

附样一：
委 托 方 提 供 资 料 清 单
第 页
序号
提 供 资 料 内 容
份数
是否
原件
咨询单位签收
归还委托方
签收日期
签收人
归还日期
接收人

附样二
（咨 询 单 位 名 称）
（咨 询 业 务 类 别）

（案 卷 标 题）
自 年 月至 年 月
保管期限

本卷共 件 页
归 档 号

全宗号
目录号
案卷号

附样三：
卷 内 文 件 目 录
第 页
序号
文 号
作 者
内 容
日 期
页号
备 注

附样四：
备 考 表

本卷情况说明：

立 卷 人：

检 查 人：

立卷时间：