化妆品公司人事档案管理制度.doc

化妆品公司人事档案管理制度

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1.0总则
1.1为确保人事档案的机密完整, 使人事档案管理工作规范化和标准化, 根据市场管理部实际情况, 制定本制度。
1.2人事档案管理工作由人力资源中心负责, 人力资源科负责员工人事档案的建立与完善及保管。
1.3档案管理遵循以下原则:
1.3.1 借阅层级审批原则。
1.3.2个人情况相对保密原则。
1.3.3确保真实, 不断丰富完善的原则。
1.4本制度适用于市场管理部全体员工, 不含外派( 副) 总经理、 财务经理。
2.0建档
2.1建档时间
2.1.1人力资源科在员工入职后2个工作日内建立员工人事档案。
2.2档案内容
2.2.1人事档案内容要求如下:
2.2.1.1真实全面反映员工个人情况和在公司的工作经历;
2.2.1.2使用蓝( 黑) 钢笔工整书写;
2.2.1.3除员工证件外, 其它资料必须为原件。
2.3人事档案由初始资料和后续资料两部分组成。
2.3.1员工入职前须提供人事档案初始资料,内容包括:
2.3.1.1职员级以上员工: 个人简历、 职位申请表、 面试考核表、 与原单位解除劳动关系证明、 体检表、 担保书、 学历证书验证证明和毕业证书、 学位证书、 职称证书及身份证的复印件等。
2.3.1.2美容护肤顾问: 《职位申请表》、 《担保书》、 体检表/健康证复印件、 学历证书及身份证的复印件、 存折账号复印件等。
2.3.2员工入职后根据需要对其人事档案应予以补充和完善, 后续资料包括:
2.3.2.1职员级以上员工: 劳动合同书、 就业证、 员工劳动手册、 转正考核表、 个人总结、 人事异动申请报告、 人事谈话笔录、 培训记录、 奖惩记录、 交接清单等。
2.3.2.2美容护肤顾问: 劳动合同书、 岗位变动通知单、 奖惩记录、 交接清单等。
2.4每年6月和12 月, 人力资源科组织员工填写《个人基本情况登记表》( 见附件一) , 并存入员工人事档案。
3.0归档及管理
3.1档案管理要求
3.1.1人事档案由人力资源科安排专人管理, 其它人员不得随意翻阅。
3.1.2人事档案统一存放, 按工号顺序排列, 专人专号。
3.1.3档案管理人员必须严格遵守保密原则, 不得议论和泄露档案内容, 更不得私自将人事档案提供她人查阅, 违者予以开除。
3.1.4任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
3.2对于发生霉变、 虫蛀等不能继续使用的档案材料, 由人力资源科通知员工及时补办。
3.3离职人员档案保存期限
3.3.1职员级( 含职员级) 以下员工离职, 办理完毕相关手续后, 档案材料至少继续保存半年以上;
3.3.2主管级( 含主管) 以上员工离职, 办理完毕相关手续后, 档案材料至少继续保存一年以上;
3.3.3对于未办理离职手续, 私自离职的员工, 档案材料至少继续保存二年以上;
4.0借阅档案
4.1借阅原则
4.1.1客户代表、 业务/超市代表和终端督导可查阅分管美容护肤顾问的人事档案;
4.1.2主管或经理级可查阅下级员工的人事档案;
4.1.3总经理/副总经理可查阅经理级( 含) 以下员工的人事档案;
4.2借阅审批权限
4.2.1本部门员工: 由查阅人所在部门负责人和人力资源科负责人审批;
4.2.2非本部门员工: 由查阅人所在部门负责人和人力资源科负责人审定, 总经理/副总经理审批。
4.3借阅人事档案, 填写《人事档案借阅申请单》( 见附件二) , 经审批同意后, 到 人力资源科办理相关手续。
4.4其它
4.4.1人事档案借阅人应注意档案材料的保密存放, 并按时归还。
4.4.2不能按时归还的, 借阅人应及时补办借阅手续, 并通知人力资源科。
4.4.3 人力资源科负责登记档案借阅时间、 借阅人及档案名称等, 并在归还时核对档案是否完好。
4.4.4严禁涂改、 复制、 折叠和污损人事档案, 违者给予相关责任人严重警告以上处分。4.4.5对于借阅人事档案逾期未还的, 由人力资源科负责收回。
5.0附则
5.1本制度由人力资源中心制定并负责解释。
5.2本制度自****年1月1日起执行, 凡与本制度相抵触的, 同时废止。

附件一: 《个人基本情况登记表》
附件二: 《人事档案借阅申请单》