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外资生产企业来宾接待管理规程

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来宾接待管理规程

为树立公司形象, 规范来宾接待程序, 确保相关接待事项的运作顺
畅和掌控管理。为此, 特整合修订如下管理规定。
一、 适用范围
**中国公司各地区工厂及分支机构
二、 来宾对象
凡因经营业务之需, 前来公司各区块参观访问、 商务考察、 技术援助、 业务研讨等各类中、 外来访团体和个人。
三、 实施原则
1、 各地区或部门应邀来访宾客的接待礼仪安排, 必须事先以书面形式
《来宾接待申请表》,申报所属管理部门( 综合管理部、 总经理秘书室、 外联部、 总经办) 。
2、 所属管理部门, 将根据不同来访者的目的、 性质、 等级和需求统筹安
排相应礼仪接待事项, 并以书面《来宾接待通知》形式送发各相关部
门付诸实施。
3、 如遇原定接待计划变更, 应以《来宾接待变更通知》及时通知相关担当部门和责任担当, 以便及时调整相关接待安排。

四、 流程分项

总 会客场所整理、 花卉点缀、 茶饮准备、 工作餐
务课 预订、 公司宿舍清理、 住宿人员登记明示等。

车 队 交通车辆安检、 往返接送、 传递宿舍钥匙及
资料车票预购等。

总
经外
理联
秘部
书
室
总
申请
部门
秘 宾馆预订、 招待宴会预订、 机票预订、 异地车 书 室 辆接送联系等。

综 经
合 理
翻译 全程业务翻译、 观光游览陪同、 重要外宾接送
联系等。

管
理 办
部 公
行 欢迎词准备、 礼品预购、 引宾导向、 茶饮招待
政课 临时户口、 签证延期办理等。
室

参观 劳防用品准备( 工作服、 工作帽、 工作鞋、
部门 防护眼镜) 、 参观介绍、 业务陪同等。

接待 接待事项确认、 递交宿舍钥匙及相关资料、
部门 业务研讨陪同、 变更计划通知等。

五、 变更申报
1、 凡各类来宾, 因故变更原计划事项, 各相关担当部门和责任人应将变
更事项( 出入境往返日期、 航班车次、 交通住宿、 接待部门、 接待担
当等) , 及时通知相关接待部门和担当管理部门, 以便及时调整相应
接待计划。
2、 各相关接待担当、 管理部门: 当获悉来宾相关变更信息第一时间段,
应按以下程序申报通知:

总经理秘书室
秘 书
相关来宾( 按调整计划施行)
1、
接待担当部门
主 管

警卫、 总务、 车队等部门

接待担当部门
主 管
综合管理部
( 总经办)

2、
总经理秘书室
秘 书

六、 工厂特例
凡各工厂下属部门之来宾接待申请或变更申请, 必须先通知归口综合管
理部; 如遇特殊情况需与外部机构联系的配合事项, 应抄送所属综合管
理部备案。
七、 通知形式
正常情况, 各类接待申请和接待通知, 均以书面规定格式通知相关管理
部门或责任担当; 时间紧迫情况下, 可电话告之( 事后补书面通知) ,
但各相关担当均应确认变更事项。
八、 责任界定
1、 各类来宾: 对未按调整计划安排, 擅自行动所造成的接待失误, 均由
当事人自行负责( 请接待担当部门, 事先告知往返来宾)
2、 责任担当: 对未及时申报通知或工作失职造成的经济损失和接待失误,
将酌情追究当事人责任, 并应承担相应经济赔偿和考核扣分。
本规定自****年**月**日施行( 原文件同时失效) !

附: 《来宾接待申请》《来宾接待通知》《接待变更通
知》《来宾回国返程确认》表

**公司总经办
****年十月十二日

来宾接待补充管理规定

随着公司经营规模及社会知名度的不断扩展提升, 社会各界来宾的参观访问日趋频繁。为了维护公司内部办公场所、 作业现场工作秩序及技术保密防范管理。特作如下来宾接待补充管理规定:

一、 适用范围
**中国公司各地区工厂及分支机构
二、 来宾定义
凡以参观访问、 业务联络等名义, 前来公司各地区工厂及分支机构的中外各界供应商、 客户、 合作伙伴、 政府部门等社会团体组织和个人。
三、 来宾接待场所审批
( 一) 一般供应商、 客户、 业务联络等来访者, 不得进入办公区域及工作场所。一律安排在大厅接待处或指定接待室。
（二） 相关来宾需参观视察本公司内部生产现场及相关业务的接待场所
安排。需上报各区块最高负责人审批, 经所属区块行政职能部门确认安排, 并通知有关接待部门落实相关接待事项准备。
四、 来宾接待审批担当
● 日本各界来宾 = 总社经营管理部部长(总社组织参访团)
● 国内一般来宾 = 各地区及各分支机构区块负责人
● 政府部门来宾 = 总经理办公室主任
● 特殊重要来宾 = 总经理( 副总经理)
五、 来宾接待安排程序

来宾接待信息
区块负责人
行政职能部门确认
接待部门落实

别 报送 审批 通知

注: 有关来宾接待申请程序, 参照《来宾接待管理规程》
文件施行。

**公司总经办
****年**月**日

来宾接待失误管理办法

为确保来宾礼仪接待安排, 增强来宾接待担当责任心。现对各相关来宾接待责任担当, 由于未及时确认或未积极采取有效措施等责任心不强造成的接待失误, 作如下管理规定。
一、 适用范围
**中国各地区工厂及分支机构( 各相关部门接待担当、 司机)
二、 责任承担
1、 未及时安排交通接送或未按指定地点接送, 导致来宾误接、 漏接所造成的工作延误及经济损失;
2、 未及时预定或报错来宾姓名, 导致来宾无法入住宾馆而造成的声誉影响及经济损失;
3、 由于来宾原定计划变更, 未及时通知担当部门( 人) 作相应变更调整, 而造成的经济损失( 原订宾馆未注销退房, 机票、 火车票过期及交通车误/漏接) ;
4、 由于责任心不强等主观因素, 造成接待失误的一切行为。
三、 处理条款
1、 属二、 1责任: 按事态程度扣分, 并列入绩效考核记录, 赔偿相应经济损失;
2、 属二、 2责任: 按事态程度扣分, 并列入绩效考核记录, 赔偿相应经济损失;
3、 属二、 3责任: 除扣分列入绩效考核记录, 责任担当应承担70%~100%经济损失( 酌情处理)
4、 属二、 4责任: 按事例责任大小、 性质、 损失程度酌情处理( 扣分、 记过、 调岗、 下岗、 罚款等) 。

本管理办法自文件颁布日起施行!

**总经办
****年**月***日
来宾接待用餐 & 出差机票订购暂行规定

为加强各部门来宾接待用餐及出差飞机票订购管理, 结合公司现行交际成本管理体制, 暂作如下管理规定;
一、 适用范围
**公司各工厂及分支机构
二、 管理条例
( 一) 、 接待用餐
1、 各部门因业务之需, 用于招待来宾( 客户、 供应商、 社会各界关联机构) 的请
客用餐, 必须经有权上级主管核批;
2、 用餐酒家, 应由各地行政管理部门( 综管部、 外联课、 秘书课) 定点预订;
3、 各类来宾定点酒家及规格标准参考:
A、 一般来宾招待餐宴酒家及规格( 原则不超出80元/人标准, 超额部分必须经地区最高负责人审批后, 酌情报销)
B、 国外宾客、 政府官员、 重要客户等来宾的招待餐宴酒家及规格标准, 应经地区最高负责人审批后, 由秘书课预订。
( 二) 、 出差飞机票
1、 凡因公出差需乘坐飞机的订购机票, 应申报各地行政管理部门( 综管部、 外联课、 秘书课) 预订;
2、 除时限紧迫等特殊情况外, 一般不得向公司预支借款;
3、 购票担当:
国外机票 == 秘书课 国内机票 == 工厂-- 综管部、 总部--外联课
4、 订票机构: 订票电话:
三、 以上二项经费的支付报销和支票申领手续, 均由申报部门自行办理。
本管理规定自****年**月**日实行!
**公司总经办
****年**月**日

关于[来宾礼仪接待]相关事项通知

为树立公司形象, 提升全体员工文明素质修养, 规范各类来宾接待礼仪统一标准, 现就有关事项作如下说明, 望各区块职能部门, 加强本区块全员文明礼貌、 迎宾宣教培训工作, 并予付诸实施宣贯见效:
一、 适用范围
**中国公司各地区工厂及分支机构
二、 欢迎词( 欢迎牌、 横幅、 显示屏)
**总社及各地区下属机构人员, 均无需注名( 姓名、 职务) 。
三、 来宾牌
**各地区社员和国外来宾牌, 切勿交叉发错。来宾牌公司将考虑
统一设计制作后下发各区块使用。
四、 宣教培训
* 行为规范参考如下:
1、 礼貌用语: 请用”早上好、 您好、 欢迎光临、 请这边走、 请走好、 请问
您找谁、 欢迎下次再来、 再见”等;
2、 走道遇客: 微笑点头示意, 谦和让道, 不得抢先夺路;
3、 脸部表情: 面带笑容、 切忌冷漠、 置之不理或久盯不移;
4、 作业场所: 认真专心、 不得停止作业, 切忌东张西望、 斜视宾客。

本文要求自文件颁发之日起施行!

**公司总经办
****年**月**日

来宾接待申请

来宾名称:
人数
天数
日
月 日

时

来访目的:
性质
团体
私人
视访
参观
学习
其
它

起程航班( 车次) 号
起始地 时 分发
目的地 时 分着
返程航班( 车次) 号
起始地 时 分发
目的地 时 分着
宾 馆
公司宿舍
旅 馆
所
需
要
求

接待场所: 贵宾室 主管会议室 会客室
Ⅰ会议室 培训活动室 其它

参观部门: 制一 制二 制三 制五
展示厅 其它

用餐标准: 市区酒家 就近餐馆 工作餐

住宿标准:
五星 单人房
四星
三星 双人房
二星

游览观光:
礼品赠送:
备注;
申报部门: 申报人: 核准: 批准:

来宾接待通知

部 门:
. 月 日, 星期 , 时
. 公司 位来宾
将来我公司 进行
接待场所 参观部门
接待要求:
门卫接待
接待陪同
参观陪同
翻译陪同
观光陪同
用餐陪同
住宿安排
交通接送
礼品馈赠
备 注 :

请各相关部门和责任担当, 落实接待事项。谢谢配合!
通知部门:
年 月 日
来宾接待变更通知

部门
原 来宾, 现因 缘故 ,
将作如下接待事项计划变更:
变更事项明细
往返日期时间: 原定 现定
往返航班车次: 原定 现定
交通接送车型: 原定 现定
接送担当司机: 原定 现定
住宿标准安排: 原定 现定
用餐标准安排: 原定 现定
参 观 部 门: 原定 现定
接 待 场 所: 原定 现定
接 待 陪 同: 原定 现定
翻 译 陪 同: 原定 现定
礼 品 馈 赠: 原定 现定
其 它 事 项: 原定 现定
备 注 :
请于确认落实, 谢谢协作配合!
变更通知部门:
年 月 日

来宾回国返程接送确认单

客人姓名: 英文名:
所属部门:
回国日期:
回国航班及出发时间:
是否需要订上海饭店:
是否需调用上海派车:
从饭店或宿舍出发时间:

来宾确认签字:
部门主管签字:

注: 该表由来宾所属接待部门和来宾共同确认填报后, 送交所属工厂综合管理部或区块职能部门, 并抄送总经理秘书室, 本地区派车可由综合管理部或区块职能部门直接安排车辆接送。

确认部门:
年 月 日