物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表.doc

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《物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》（参考）
归档文件材料目录
保管期限
一、党群管理工作形成的文件材料

（一）党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料
长期
（二）党组织建设、党员管理、纪检监察工作文件材料
长期
（三）思想政治工作、精神文明建设文件材料
长期
（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作文件材料
长期
（五）参加有关协会和群众团体活动文件材料
短期
（六）其它应归档的党群工作文件材料

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）企业筹备期可行性研究、申请、批准文件材料，企业章程、证照
永久
（二）企业物业管理资质等级认证文件
永久
（三）企业领导（包括董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构构成、变更文件材料
永久
（四）董事会、股东会、监事会产生的文件材料
永久
（五）企业发生分立、合并、破产、歇业等变更事宜的文件
永久
（六）各项企业内部管理制度、规定
长期
（七）综合性行政事务,文秘、机要、保密工作文件材料
短期
（八）会务工作文件材料  重要的
      一般的  
长期
短期
（九）法律事务、公证工作文件材料*
长期
（十）审计工作文件材料
长期
（十一）人力资源管理文件材料*

1、岗位职责
长期
2、员工录用、招聘文件材料
长期
3、劳动合同管理
长期
4、劳动工资和社会保险文件材料
长期
5、员工教育、培训工作文件材料
短期
6、员工的考核工作文件材料
长期
7、职务任免，职称评聘文件材料
长期
8、工服、工装管理文件材料
短期
9、其它应归档的人力资源管理文件

（十二）行政后勤工作文件材料（食堂、车辆管理等）
短期
（十三）其它应归档的行政管理性文件材料

三、经营管理工作形成的文件材料

（一）企业改革，经营战略决策文件材料
永久
（二）计划与统计工作文件材料，企业发展规划、各项发展计划文件材料，责任制管理文件材料
长期
（三）统计报表：    年度
季度、月份
永久
短期
（四）企业综合性统计分析
永久
（五）资产管理文件材料：房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资文件材料
永久
（六）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理文件材料
永久
（七）企业信用管理，形象宣传，达标创优文件材料
长期
（八）合同管理文件材料：物业管理委托、物业租赁及其它商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查，工作协议文件材料：
重要
一般
长期
短期
（九）财务管理文件材料：资金管理，成本价格管理，会计管理文件材料
长期
（十）物资管理文件材料：物资采购、保存和供应文件材料
短期
（十一）营销管理文件材料：营销组织管理、网络建设、市场调查与分析文件材料，客户信息管理，多种经营管理文件材料

长期
（十二）服务质量管理文件材料
长期
（十三）其它应归档的经营管理文件资料

四、物业管理工作形成的文件材料

（一）各物业项目招投标文件材料
长期
（二）各物业项目验收有关文件材料
短期
（三）各物业项目房屋及设备设施管理有关文件材料
短期
（四）各物业项目公共秩序维护管理有关文件材料
短期
（五）各物业项目环境卫生管理有关文件材料
短期
（六）各物业项目绿化管理有关文件材料
短期
（七）各物业项目社区文化管理有关文件材料
短期
（八）其它应归档的物业项目管理工作形成的文件材料

五、基本建设工作形成的文件材料（企业有该项工作时设立）

（一）可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作以及建设单位项目管理工作文件材料
永久
（二）基建项目的设计文件材料
永久
（三）基建项目的施工文件材料
永久
（四）基建项目的监理文件材料
永久
（五）基建项目的竣工和验收文件材料
永久
（六）基建项目的使用、维修、改建、扩建文件材料
永久
（七）其它应归档的基本建设工作形成的文件材料

六、设备仪器管理形成的文件材料

（一）购置设备、仪器的立项审批，购置合同
长期
（二）设备、仪器的开箱验收或接收文件材料
长期
（三）设备、仪器的安装调试文件材料
长期
（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废文件材料
长期
（五）其它应归档的设备仪器管理形成的文件材料

七、会计档案

（一）会计凭证（原始、记账、汇总）
15年
（二）会计账簿

1、总账（包括日记账）
15年
2、明细账
15年
3、现金和银行存款日记账
25年
4、其它日记账
15年
5、固定资产卡片
固定资产报废清理后保管5年
6、辅助账簿
15年
（三）财务报告类

1、月、季度财务报告（包括文字分析）
3年
2、年度财务报告（决算）（包括文字分析）
永久
（四）其它类

1、会计移交清册
15年
2、会计档案保管清册
永久
3、会计档案销毁清册
永久
4、银行余额调节表
5年
5、银行对账单
5年
（五）其它应归档的会计文件材料

八、职工个人档案

九、特殊载体档案

（一）声像类

（二）实物类

十、物业项目形成的文件材料

（一）基础管理文件材料

1、小区规划详图、竣工总平面图、单体建筑、结构、设备的竣工图、绿化平面图、附属配套设施、地下管网工程竣工图等文件材料
永久
2、竣工验收合格报告、新建住宅商品房准许交付使用证等文件材料
永久
3、物业质量保证文件和使用说明文件等材料
永久
4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合格证，电梯准用证、年检资料等材料
长期
5、接管验收手续等文件材料
永久
6、各种机电设备出厂合格证，使用说明书，安装、调试报告，保修卡、保修协议等文件材料
永久
7、业主购房合同文本
永久
8、维修基金交纳明细
永久
9、维修基金管理、使用、续筹等文件材料
永久
10、前期物业管理服务合同、物业管理服务合同及其它协议等文件材料
短期
11、房屋使用手册等文件材料
永久
12、装饰装修管理规定及巡查、制止违规行为、向行政主管部门报告记录
短期
13、业主告知物业管理企业函（装饰装修）
短期
14、物业管理企业告知房屋所有人、使用人和装饰装修企业函等文件材料
短期
15、与业主会往来文件材料
长期
16、申报达标、市优、国家示范项目的争创规划、实施方案等文件材料
短期
17、各项管理制度、规定，各岗位工作标准，各级各类人员的岗位职责及考核办法等文件材料
短期
18、业主公约
短期
19、业主档案
长期
20、房屋及其配套设施权属材料
长期
21、投诉记录及处理、回访等文件材料
短期
22、业主满意度调查及分析、整改措施等文件材料
短期
23、特约服务等文件材料
短期
24、项目管理的年度计划、总结
短期
25、与公司往来的各种请示、报告、批文等
短期
26、与辖区物业行政主管部门、各专业服务部门往来文件材料
短期
27、项目管理会议记录、与业主委员会之间沟通协调有关事项会议记录、参加社区联席会议记录等文件材料
长期
28、员工管理文件材料

（1）员工花名册
短期
（2）员工工资管理、考勤记录、绩效考核、奖惩记录
短期
（3）员工培训记录（培训计划、教案、签到单、考核试卷等）
短期
29、钥匙管理文件材料
长期
30、各种提示、通知资料留存（或照片等）
短期
31、其它应归档的综合性文件材料

（二）房屋管理与维修养护

1、公共区域巡查记录
短期
2、报修记录
短期
3、维修派工单
短期
4、领料单
短期
5、客户回访记录
短期
6、其它应归档的维修文件材料

（三）共用设施设备管理

1、各种设施设备操作规程
长期
2、各种设施设备管理规定
长期
3、各种设施设备维修、保养记录
长期
4、各种设施设备日常运行状态检查记录
长期
5、二次供水卫生检验报告等文件材料
短期
6、停电、停水、电梯停运等应急处理预案
长期
7、各类事故处理方案及处理记录
长期
8、其它应当归档的文件资料

（四）公共秩序维护、消防、车辆管理

1、门卫、监控室、物业区域巡逻值班记录
短期
2、使用装具发放、使用情况登记等文件材料
短期
3、维护公共秩序中遇到各类事件应急处理预案、消防应急预案等材料
短期
4、物业项目内危及人身安全的提示标示及防范措施等材料（照片等）
短期
5、机动车管理规定、出入证发放登记表、收费标准公示及车位分配方案等材料
短期
6、机动车出入登记手续等材料
短期
7、非机动车管理等材料
短期
8、其它应当归档的文件材料

（五）环境卫生管理

1、环卫设备、工具等明细，卫生区域责任划分，卫生消毒灭杀制度及其落实情况记录等材料
短期
2、日常卫生检查记录等材料
短期
3、宠物、家禽、家畜等管理规定等材料
长期
（六）绿化管理

1、绿化使用机具明细，绿化日常巡查、养护、病虫害防治等材料
短期
2、绿化工作日常检查记录等材料
短期
3、绿化施工等材料
短期
4、其它应归档的文件材料

（七）社区文化活动文件材料

1、社区文化活动计划及实施情况
短期
2、社区精神文明建设文件材料
短期
3、获奖的荣誉证书、奖牌、奖杯
短期
4、其它应归档的社区文化活动材料

（八）项目管理效益

1、物业管理服务费收缴情况及收支情况公示等文件材料
短期
2、开展多种经营服务项目及收入情况
短期
十一、其它应归档的文件材料

注：永久：50年以上，长期：15－50年，短期：15年以下
    *可单独设类

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