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著名物业公司办公室主任岗位说明书

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某著名物业公司办公室主任岗 位 说 明 书

岗位名称
办公室主任
岗位编号

所在部门
办公室
岗位定员
1人
直接上级
主管职能部门的副总经理
工资等级

直接下级
秘书、 干事、 车管组成员
薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

工作综述
为物业公司内部办公提供便利, 为总经理层提供支持。总体负责公司办公室日常事务、 会议的通知、 组织、 记录、 会议室的安排、 负责协调公司各部门之间及公司与外单位的关系。总体负责公司文件、 档案、 车辆、 印章、 各类证照的管理和党工团日常工作。
职责与工作任务
职
责
一
职责表述: 负责协调公司内部各部门之间或公司与外单位的关系, 沟通内外关系。 工作时间百分比: 25％
工作
任务
组织公司各类会议, 向各部门传达会议精神, 对工作中存在的问题及时向有关领导和相关部门反馈
对上级通知和外单位业务联系及时向领导汇报, 并根据领导指示通知相关部门执行。接待内外来访人员
职
责
二
职责表述: 全面负责行政办公室日常工作 工作时间百分比: 40％
工作
任务
拟定本部门工作计划, 定期召开例会, 布置、 检查、 总结工作、 培训部门员工。
重要事项及时向主管领导汇报, 拿出解决措施并主持实施
职
责
三
职责表述: 负责文件、 档案、 车辆、 印章、 各类证明的管理工作 工作时间百分比: 15％
工作
任务
组织公司文件的撰写、 审核、 上报、 下发, 督促文书的收发、 登记、 存档
负责审核车辆的维修保养计划, 及维修保养费用的控制, 督促车辆的安全使用情况, 抽查车辆的保养状况
负责印章登记、 使用
审核证照年检计划, 督促各类证件登记、 年审, 检查证件借阅及存档情况。审批证照费用
组织公司报刊杂志的征订, 督促报刊杂志发放、 信件的处理发放工作
职
责
四
职责表述: 负责督促党工团日常管理工作。 工作时间百分比: 10％
工作
任务

组织编制党工团年/月/周工作计划并组织实施
督促党工党组织的发展工作
督促检查党工团组织费用的收缴工作
组织员工生日活动, 党工团培养教育工作
职
责
五
职责表述: 领导交办的其它工作。 工作时间百分比: 10％
工作
任务

完成总经理层领导交办的各项其它任务
权力
权限一: 有对本部门下级人员调配的建议权和任免的提名权
权限二: 对部门下属员工的工作有指导和监督权、 检查权
权限三: 对上级提出本职工作的合理化的建议权
权限四: 对各部门行政工作落实的监督检查权
权限五: 对公司制定的制度和决议、 总经理的指令的监督实施权和督办权
权限六: 对汽车使用的指挥权
权限七: 对部门预算内的费用的审批、 使用权
工作协作关系
内部协调关系
计财部、 人力资源部、 物业部、 管理部、 工程部、 经营部、 市场部
外部协调关系
国投公司、 工商局、 技术监督局、 民政局、 政府部分、 媒体
任职资格
教育水平
大学本科及以上学历
专业
物业管理或行政管理相关专业
培训经历
接受过行政管理以及物业管理知识培训
经验
具有五年以上行政管理或物业管理经验, 两年以上管理岗位工作经验
知识
熟悉行政管理和物业管理知识
了解办公自动化, 与物业有关的法律法规
技能技巧
熟练使用办公软件、 具备一定的网络知识
具有英语口语对话水平
具有较强的写作水平
具有汽车驾驶技能
个人素质
个人能力
具有较强的推理判断、 计划能力
具有较强的协调能力、 组织能力、 人际能力、 信息管理能力和冲突管理能力
具有较强的亲和力和倾听力
身体素质
身体健康, 无传染病, 有充沛精力
其它
使用工具/设备
计算机、 电话、 Intranet网络、 交通及通讯设备、 计算器、 档案柜
工作环境
独立办公室或公用办公室
工作时间特征
经常加班, 偶然出差
所需记录文档
公司上报或下发文件、 经营计划、 总结、 会议文件、 研究报告、 法律文本
备注