公务文书写作加强版.pptx

三、公文的分类13个文种按行文方向的不同，可以分为三类：1、下行文：行文方向往下。2、上行文：行文方向往上。3、平行文：行文方向往不往上，也不往下关于级别，有必要作一个解释按办法规定：各级行政机关的行文关系，应该根据各自的隶属关系和职权范围。“上”和“下”指的是有隶属关系的上下级，即直属的上下级。学习时应该把握好这个内容。练习：下面单位的行文关系怎样？1、总行与各分行2、广东金融学院与广东省政府3、上海市人民政府与广东省人民政府4、北京市人民政府与沙河镇人民政府（一）下行文主要有：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、批复1、命令（令）以突出的强制性和最高的权威性区别于其他文种。多为国务院及其部委、县以上人民政府的领导人才能颁发。2、决定：与命令相比，在强制性和权威性方面稍弱，在行文单位上限制不多。3、公告、通告：常常用于面向没有固定的行文对象或行文对象级别相当复杂时使用。这两个文种多没有主送机关。4、通知、通报：前者指向将来，后者指向过去5、批复：答复下级机关的请示事项（二）上行文主要是议案、报告、请示。议案有特定的行文单位和行文对象。发文单位一般是人民政府，主送机关（行文对象）则是同级的人民代表大会或人民代表大会常务委员会。报告和请示的区别在于要否答复：前者只是陈述情况，不用上级答复后者则需要上级的批复。（三）平行文主要是函适用于不相隶属机关之间的文书往来。使用上比较灵活。不相隶属机关：两个没有隶属关系的机关。第二章行政公文的格式第二章行政公文的格式2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法中所规定的13种公文一、组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。1.眉首部分包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等项。1.眉首部分1.保密等级：对涉及国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，分为“秘密”、“机密”、“绝密”三个等级。2.紧急程度：对公文送达和办理时间的要求，分为“特急”、“急件”两种。3.份号：将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。眉首部分4.发文机关标识：由发公文的机关名称加“文件”二字组成，用套红大字，在公文首页上端居中排列。5.发文字号：由机关代字和年份、序号组成。6.签发人：发文机关签发、签批公文的领导人的姓名。2.主体部分2.主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文时间、印章、附注等项。公文标题：标识在红色反线下空二行字的位置居中对称标识。主送机关：也就是受文办理机关，要使用机关的全称或规范化简称。正文：在主送机关下一行用3号仿宋体字，每自然段开头空2字，回行顶格。印章：是公文生效的标识。公文除会议纪要、电报、翻印文件外，均应加盖印章。成文时间：指公文的生效日期，一般标识在图文右侧空4字的位置。附件：是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。3.版记3.版记包括主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等项。主题词：是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，用3号黑体字居左顶格标识，冒号后标主题词词目；词目用3号小标宋体字；词目间空1字作间隙，不用标点符号。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。抄送机关：指除主送机关之外需要了解文件内容的单位。印发说明：包括承印单位名称和印发时间两项。印发份数：在印发时间之下，右空3字用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识（如：“共印份”）。第三章文种一通报1、含义：通报用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。2、特点：通报具有晓喻性，没有办理要求，兼用叙述、说明和议论，有感情色彩。3、要求：（1）要注意时效性（2）要注意指导性（选择对面上工作有普遍指导意义的事项）（3）要注意真实性。4、通报的类型：（1）表彰性通报：（2）批评性通报：（3）情况通报：5、通报的写法：1）标题：2）主送机关：3）正文：序言：概述通报的主要事实和决定。习惯性过渡语（承启语）：“现通报如下：”事实分析、评价通报决定事项：号召、要求或希望：常用结语：“特此通报”。3）落款：发文机关（章）发文时间例文 校团委关于表彰李明华同学奋不顾身抢救落水儿童事 迹的通报各班级：李明华是我校高二（2）班的学生，共青团员。一九九二年五月七日下午，李明华放学回家途经青杨河桥时，突然听到小孩的呼救声，循声望去，只见不远处一小孩被激流卷向河心。岸边另两位孩子正大声呼救。李明华毫不迟疑，立即奔过去，扔下书包，来不及脱衣服便跳入河中救人。水流湍急，李明华竭尽全力，将落水儿童教上岸。当孩子父母赶来，要感谢李明华时，李明华却悄悄走了。李明华入校两年来，以乐于助人、善做好事闻名全校，这次又在关键时刻奋不顾身抢救落水儿童，体现了当代青年人的精神风貌，为全校同学树立了好榜样，是我校学雷锋做好事的典型。根据李明华的一贯表现和这次的英勇事迹，经研究决定，授予李明华同学校“优秀共青团员”称号，并通报全校予以表扬。希望全体共青团员和全校同学学习李明华同学的先进事迹，不断提高自己的思想觉悟，把自己培养成雷锋式的好青年。长海市红旗中学团委（章）一九九二年六月五日 二、通知1.含义：通知用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。2.特点：使用范围最为广泛，任何机关单位、任何事项都可以使用，可以上行、下行或者平行甚至泛行。因此，通知是最常用的行政公文，作用最多，数量最多，尤其是批转性通知。3.通知的类型：下发文件的通知：1）公布性通知2）转发性通知3）批转性通知4）指示性通知5）会议通知6）任免（或聘任）干部的通知4.通知的写法：（1）标题：发文机关+事由+文种 标题灵活：发文机关和事由都可以省略；发布性通知由“发文机关+发布+被发布标题+通知”构成；批转、转发通知的标题由“批转（转发）+始发机关+原通知标题（不要书名号）”构成。如果转发上级通知，则标题由“转发+始发机关及原通知标题”组成，如镇政府转达发国务院关于费改税的通知。（2）主送机关（3）正文：1）事由 2）事项（通知内容事项）3）结语（要求或希望）：常用结语：“特此通知”，“请遵照执 行”，“请认真贯彻执行”，“请研究贯彻”等。（4）落款：发文机关（章）发文时间例文 关于战胜严寒防寒防冻确保生产的通知各区人民政府、市直各委、办、局并中直、省属在单位、驻部队：据气象部门报告，新年以来，我市气温骤降，最低温度在零下30度左右。16日早晨已出现零下36度低温。预计近日内将持续维持低温。由于气温骤降并持续时间较长，严重影响了我市的生产、工作、学习和人民生活的正常进行。各工厂、企业、机关、学校和居民群众要采取有力措施，切实加强防寒防冻工作。在节约的原则下，适当延长取暖时间。各单位，特别是房产和公用事业部门要加强检查，严防上下水道和暖气管道发生冻裂事故以影响生和生活。公用交通部门要适当增加客车车辆，加强调度，保证市内交通畅行。全市人民要积极行动起来，战胜严寒、防寒防冻，确保生产、工作、学习和人民生活的正常进行。人民政府(章)年月日 三 通告1.含义：通告是指在一定范围内，公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。2.特点和区别：（1）通告和通知不一样的是，它面向机关之外的社会，后者只是在机关管理范围中使用；（2）通告和公告不一样的是，它的发文机关广泛，单位团体均可发布，后者的发文机关一般级别较高（3）通告和公告不一样的是，它的内容具体，业务性强，一般用张贴或登报的形式发布；公告的内容通常是重要事项和法定事项。不写主送机关即抬头，但又有落款，这是通告的一个形式特点。3.通告的类型：法规性通告：事务性通告：4.通告的写法：通告包括标题、正文、落款、署时。（一）标题：标题灵活发文机关和事由都可以省略。范围较大、内容较重要的标题写三部分或者两部分，反之只写一部分就可以。（二）正文：正文由原由+事项+结语组成，可以省略其中之一。原由 事项 结语：常用结语：“特此通告”。（三）落款（印章和成文时间）。5.、注意：（一）不要把“通告”写成“通知”。通知在机关管理范围内使用 。通告面向社会。（二）发文目的要明确。要重视原由。（三）通告事项要符合政策规定。（四）语言要通俗简洁。例文 北京市公安交通管理局通告 为了维护春游期间的交通秩序，保证广大游人乘坐车辆的交通安全，从四月十四日起到六月三十日，凡乘坐七人以上客运车辆去香山、颐和园等游览的单位和个人，须持单位介绍信，到当地交通大（中）队检验车辆、签注意见后，再到市公安交通管理局宣传处（西城区石桥兴华胡同15号）办理游览通行证；本市和外省市专业旅游单位的车辆，持单位介绍信直接到宣传处办理浏览通行证。凡无游览通行证进入游览的，按交通违章处理。特此通告。北京市公安交通管理局（盖章）一九九一年四月三日 四、报告：一、含义：报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问的文体。二、种类：1.工作报告2.情况报告3.答复报告三、报告的特点：（1）报告是陈述性公文，主要叙述事实，要掌握充分的材料，写时详略得当，重点突出；（2）上级不作答复，不能夹带请示事项，但可以将建议性报告批转有关下级机关；（3）一般在事情过程中间或之后撰写。四、报告的要求：主旨要新；要有真实的材料；重点突出，详略得当；标题只能省略发文机关部分；不能夹带请示事项；常用结语：“特此报告”，“专此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等。五、报告的写作1标题2.主送机关3.正文1）原由2）内容基本情况成绩和经验问题和教训3）结语：特此报告。4.落款：发文机关（章）发文时间六、注意事项1.内容客观真实。2.不准夹带请示内容。3.迅速及时。五、请示一、含义：请示用于向直接上级机关请求指示和批准事项的文体。二、特点：标题一般要完整。其他要求与特点相同。正文结构完整规范，即原由、事项和结语都要写。常用结语：“以上请示，请批复”，“以上请示如无不妥，请批准”三、类型：请求批准的请示：请求批转的请示：四、请示的注意事项：1主旨集中，一事一请。2请示是报请性的上行公文，不能多头主送，只能主送一个上级机关。如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关。3不得越级请示。4请示理由要充分，请示事项要明确。5请示是请求上级批准某一意见或建议，或指示某事应如何处理，下级不能在未获批复前擅自作出决定。五、报告与请示的区别 报告与请示虽都是上行文，但是两种不同的公文文种，因此不能将二者混为一谈，更不能写成“请示报告”。它们的区别主要是：（1）从写作目的上看。请示是为了解决某一问题向上级机关请求指示、批准，要求上级机关给予明确指示和批准。而报告是为了汇报工作，反映情况，提出意见或建议，让领导及时了解情况，不需要上级机关答复。（2）从发文时间上看。请示必须在事前行文，经上级机关批准或答复后方可实施，不能“先斩后奏”。报告可在事前、事后或事中行文，一般来说，事后、事中行文的较多，将事情的经过和结果，或将一个时期的工作情况向上级领导机关汇报，以沟通信息，便于上级机关掌握。（3）从内容构成上，报告的结构一般由缘由、叙述事实、结语组成，其中结语不带请示内容。请示的结构由缘由、请示事项和带有请求批准、批复的结束语组成。六、请示的写作1.标题：发文机关+事由+文种2.主送单位：3.正文：1）事由 2）事项 3）要求4.落款：发文单位（章）发文时间XX学院文件 X院字XXXX号 签发人：XXX 关于拨给教学设备购置经费的请示市教育局：为了迎接省高教厅今年下半年对成人高校实验室进行评估，为适应我院发展，进一步开展电化教学，我院计划今年建立“制冷工程实训室”和“电子、电工实验室”，现有的三个电化教室也需要充实。为此，特申请教学设备购置经费五十万元。以上请示，请批复。XX学院（印章）二九年五月一日 主题词：教育 设备 经费 请示 抄送：（可省）X X学院办公室 2009年5月1日印发 共印XX份 六、批复一、含义：答复下级机关请示事项的指挥性公文。二、种类：1.批准性答复 2.阐释性答复 三、批复的注意事项：1注意针对性。2注意可行性。3意见明确。四、批复的写作1、标题2、主送机关3、正文 1）事由 2）事项 3）要求4.落款：发文单位（章）发文时间例文：关于XX学院申请教学设备购置经费的批复XX学院：你院19 X X年 X月X日X市教字XXXX号关于拨给教学设备购置经费的请示已收悉。经研究，同意拨给你院教学设备购置经费五十万元，所拨经费通过原经费渠道拨付。特此批复。XX市教育局（印章）一九XX年X月X日 七 函 一、含义：函用于不相隶属单位之间（在级别上可以是上级或平级、下级，但不属于一个机关管理范围之内）相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门（一个机关范围内，与发文机关平级）请求批准。二、特点：使用范围广，多向发文；灵活方便，不拘格式（可以不要标题，这在行政公文中是独一无二的），可以写成便函（不打印，不编号）；简明扼要，讲究礼貌。注意：个人信函不是行政公文，作者必须是机关或部门、单位以及法人（即一个机关或实体的法定的第一领导人）行政公文都是如此。常用结语：“特此函告”，“特此函达”，“特此函达，请予函复”“请复”，“特此函复”，“此复”等。三、类型：商洽函 告知函 问答函 请批函。四、函的写作1.标题2.主送机关.3.正文1）原由2）事项3）结语：去函：函复为盼；复函：特此函复。4.落款：发文机关（章）发文时间五、注意事项1.注意针对性2.要有分寸感3.语言简洁例文：XX省人民政府办公厅关于申请拨款维修省府机关办公 室的函省财政厅：省府机关办公室多是五十、六十年代修建的，不少门窗破烂，漏水严重，急需维修。为保证省府机关正常办公，请拨给房屋修缮费十万元。XX省人民政府办公厅（章）一九XX年X月X日八意见一、含义：适用于对重要问题提出见解和处理办法的公文。二、种类：1.指导性意见2.建设性意见3.评估性意见三、特点1.形式的灵活性2.内容的广泛性3.行政效力的政策性四、意见的写作1、标题2、主送机关3、正文前言、主体、结尾4.落款：发文单位（章）、时间五、意见的注意事项：1把握各类意见的侧重点。2科学、客观、公正。3对建设性意见，提出建议、设想时作到切实可行。九 计划 一、计划的概念、特点和种类（一）概念 计划：是党政机关、社会团体、企事业单位预先对一定时期的工作、学习、生产等作出科学性部署或安排，并以书面形式写出来的书面文体。（二）计划的特点 1较强的预见性 2明确的目的性 3措施的可行性（三）关于计划和计划类应用文：规划、纲要 计划 设想 打算 方案 工作要点 工作意见或工作安排（五）制订计划的要求：第一，要符合政策。第二，要从实际出发。第三，要具体明确。第四，要留有余地。（六）计划的写作方法一）标题 完整的计划标题要求写明：单位名称、适用时间、计划内容、文种等四项；如果是个人计划，则不将名字写在标题中，而是写在标题下或写在落款处。二）正文（1）开头部分：简要说明制订计划的目的要求、指导思想、理论依据等，这是制订计划的立足点和出发点。（2）主体部分。这是计划的核心和重点。一般要讲清楚“三要素”，即目标（“做什么”）、措施（“怎么做”）、步骤（“何时完成”）（3）结尾部分。即计划的结语。或提出注意事项，或强调工作中的重点和主要环节，或展望计划实施的前景，或提出希望或号召。也有的计划不写结尾部分。（三）落款多数计划有落款，一般包括制订计划的单位名称或个人姓名以及制订日期。制订日期也可写在标题下方正中。十 总结 （一）概念：总结：是对已经完成的工作进行全面回顾、分析、评价、研究，从中找出规律性认识的书面文体。（二）总结的特点：1实践性：2指导性：3理论性：（三）总结的类型：1综合性总结：2专题性总结：（四）撰写总结的要求：第一，要充分占有资料，并实事求是地反映情况。第二，要善于分析材料，并找出规律性的东西来。第三，要合理地取舍内容，以突出重点。第四，要深入研究问题，以写出特色。（五）总结的写作：1，标题：2，正文：（前言、主体、结语）、前言：说明撰写总结的目的，或概述总结的内容 主体：1）成绩和经验 2）问题和教训 结语：进一步明确有待解决的问题和今后努力的方向 3，落款：单位名称+日期 十一 调查报告 一、调查报告的概念、特点和种类 （一）概念：就是经过深入细致的实地调查和认真严肃的分析研究以后写出来的反映客观事物本质，揭示其规律的书面文体。常见的“调查”、“调查记”、“调查汇报”、“调查综述”、“情况调查”、“考察报告等，都是调查报告的别称。（二）调查报告的特点1政治上配合中心任务2行文上运用事实说话3内容上要求系统完整它有以下三个特点：第一，真实性。第二，针对性。第三，典型性。（三）调查报告的种类：1介绍典型经验的调查报告 2反映基本情况的调查报告 3研究探索问题的调查报告 4揭露问题的调查报告 5科学研究实践的调查报告 二、调查报告的写作准备（一）深入调查，充分地掌握材料（二）认真研究，科学地分析材料（三）明确观点，精心地选择材料 三、调查报告的结构（一）标题：公文式标题：如独生子女大学生发展状况调查分析新闻式标题：如社区盛开科普花上海市群众性精神文明创建活动调查 正标题点明文章的主旨 副标题讲被调查的对象（二）正文 这是调查报告的主体，一般分三部分：开头部分：要求开门见山，提纲挚领，紧扣主旨。或点出调查的目的，要调查和解决的问题；或简要介绍被调查单位的概况；或概括被调查单位所取得的成绩、经验或存在的问题、教训；或提出一个大家关心的问题或一件引人注目的事情；或叙述所调查事情的发生、发展、变化过程；或说明调查的全过程，包括调查的时间、地点、方法、对象、范围等。主体部分：按照内容，一般有四种写法：一是按照事物性质归类，并列地从几个方面来组织材料的“横式结构”，也称“并列结构”。二是按照事物发生、发展的先后顺序安排材料，分成几个互相衔接的层次，层层分析说明的“纵式结构”。三是遵循作者或读者认识活动的规律，从事物的外部情况入手，逐层深入地揭示事物的内在联系的“递进式结构”。四是兼用上述几种结构，相互交错，穿插配合，称之为“综合式结构”。结尾部分：（三）落款四、调查报告的写作要求 （一）要坚持实事求是的态度 （二）要注意观点和材料的统一 （三）要体现本单位、本部门的特色 （四）要合理安排文章的结构，反复推敲，准确地使用语言