管理费用审核流程.docx

费用报销相关规定

为方便各部门报销费用，规范管理，现制定以下费用报销要求，请各部门认真学习，财务部审核费用票据按以下要求执行：
一、报销单的填制要求
1、报销单的日期、报销人、付款种类、付款单位、付款金额大小写保持一致，要求内容填写清楚，字迹清晰，涂改无效；报销单上不能同时出现冲账和付款，给付单位开户行及账号填写准确，冲账时，则在报销单人处填写经办人姓名、给付单位全称，给付单位开户行及账号不用填写。
2、报销单上部门处应加盖部门章，费用应根据用途进行分类及填写，涂改无效，报销单上“附单据张数” 应为“粘贴单的票据张数”加上“其他自制单据”（如实物资产验收单等）的合计数。
3、负责人签字应遵循联签制度。（1）签字审批：部门领导→分管领导→主管领导→公司领导→财务部（会计）→财务经理→财务总监，签字结束；（2）付款：每笔报销款依据各部门预算执行付款。
二、费用报销票据要求
1、票据要求真实、准确、规范。
2、发票的开具日期、付款单位全称的填写，所有国税定额发票都需有销货单位开具销货清单并盖章，机打发票，如名称中无法体现购买的物品，都需提供税务系统机打销货清单和实物资产验收单，由税局代开发票的，需加盖原单位发票专用章。
3、加油卡充值款的发票不给予报销；报销加油费用发票，后附实物资产验收单，并加盖部门章。
4、招待客户时，总监级及以下人员需有OA招待申请，不能使用以下票据报销：景点门票、XX会所、按摩足浴、健身房、KTV、酒吧、夜总会、洗浴中心等所有娱乐场所。招待用烟、酒类发票数量、金额不可过大，购买物品金额相同的情况下，首选开具增值税专用发票。
5、差旅费的报销，总监级及以下人员需有OA出差申请，符合差旅费报销管理制度的按照报销标准实行限额、凭票报销，伙食实行限额补助，只补不报的方法，节约奖励的部分月末统一上交。
6、开具会务费、培训费发票需附上包含时间、地点、参会人员、 主要议题或培训内容和发起的通知，汽车修理费后应附修理费清单并加盖发票专用章。
三、票据粘贴的要求
1、项目、金额、总金额、单据张数、经办人签字需填写完整，并加盖部门章，粘贴单上“项目”合计数，应与报销单事项保持一致。
2、票据粘贴应“自下而上”“从右往左”粘贴，票据不得超过粘贴单的四边，左边不得超过装订线，粘贴票据的间隔为两指为宜，定额发票每张粘贴单上最多粘贴16张，发票填写内容涂改无效；增值税专用发票粘贴时，每张粘贴单上不超过4份发票，粘贴整齐。
3、实物资产验收单应与销货清单相对应，销货单位、金额，部门章，经办人需填写正确，书写整洁，不得涂改；下方签字要求领料人、经办人可为同一人，验收人需为不同的人，签字人员属于本部门员工。
4、报销费用及冲账款等，统一使用报销单，在汇款、支票、汇票、冲账、其他处选择划“√”号。
四、增值税发票报销要求：
2016年5月1日全国实行全面营改增，以前相关票据使用期延长至2016年6月27日。发票要求：
1、 打印开票日期清晰；
2、 购买方信息完整（名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号）；
3、 密码区信息不得出边框；
4、 货物名称、单位、数量、单价、金额、税率、税额填制信息完整且不能涂改，打印出边框，价税合计大小写金额一致；
5、 销售方信息完整（名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号）；
6、 销售方在备注处加盖发票专用章，否则无效；若由税局代开发票的，需加盖原单位发票专用章。
7、 发票下方收款人、开票人可为同一人，但复核不得是同一人，必须为打印人名。
五、费用报销时间要求
费用报销时间为每月预算下发后10号左右至本月28号下午5点截止，本月29号以后不再收取任何报销费用票据（注：由于银行付款原因，如遇28号为周五，报销截止日期将提前一天），请各部门严格按照以上要求办理相关费用的报销。
易成新能财务部
2016年6月14日