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集团财务信息化管理制度实用文档
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北大荒农垦集团总公司
财务信息化管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强总公司（以下简称“＊＊*”）财务信息化建设工作，提高财务信息系统的可靠性、稳定性、安全性及数据的完整性和准确性，保证财务信息化系统工作的统一、规范和有序开展,使财务信息化系统更好的服务于＊＊＊的管理和战略发展需求，根据《中华人民共和国会计法》、《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制应用指引第18号－信息系统》、《财政部关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》（财会〔2021〕6号）及《企业会计信息化工作规范》（财会[2021］20号)等相关法律法规及规章制度的要求，制订本制度。
第二条 财务管理信息化是会计工作的发展方向，是促进会计基础工作和提高财务管理水平的重要手段和重要措施.
第三条 财务管理信息化是一项系统化工程，＊＊*财务部是实施财务信息化的主要领导部门并负责信息化的日常管理工作.
第四条 ***所属各公司财务部门各岗位工作人员，要严格执行制度要求，相互配合，及时发现信息化建设工作中存在的问题，积极提出合理化建议和改进措施，推动公司财务管理信息化的健康发展.

第二章 财务管理信息化岗位管理
第五条 信息化岗位设致.根据会计核算与管理需要，财务信息化主要设置系统管理员、软件操作员和档案管理员三类工作岗位.系统管理员由各公司财务部指定人员兼任,也可由公司专业技术人员兼任，软件操作人员指财务部各岗位的工作人员,档案管理员由财务部相关人员担任。
第六条 信息化系统管理人员职责.
1、负责财务信息化系统的运行维护与管理；
2、进行财务信息化系统的日常维护工作，协助各岗位操作人员建立账套和报表系统，协助总账增加或删除会计科目及辅助核算选项；
3、负责财务信息化设备的管理，财务软硬件、办公软件的安装、维护及日常故障的排除；
4、硬件的管理与维护,主要包括服务器、各操作终端、打印输出设备；
5、在信息化应用软件技术人员的帮助和指导下,设定会计核算岗位、科目编码数据库的建立、软件试用等业务的初始化工作。
6、负责定期对财务信息化数据资料的备份。
第七条 软件操作员管理规定
1、掌握WINDOWS操作系统一般指令的使用方法，熟悉OFFICE办公软件并能够熟练运用;
2、掌握所使用微机及附属设备的基本性能和使用方法,能够熟练运用金碟、用友、久其等财务软件；
3、各操作人员只能在操作系统管理员确定的权限范围内使用软件的功能，不得擅自越权操作；
4、各操作员必须牢记自己的密码，不得告诉非授权人员，不定期修改自己管理的计算机口令；
5、严格按照操作规程要求进行操作，进入系统时必须以自己的真实身份登录，工作完毕后或暂时离开工作岗位时应及时退出操作系统；
6、出纳员和复核员进行网上银行业务操作时，严格按照网上银行操作程序和权限进行操作，操作结束后及时退出系统，妥善保管自己的密钥，不定期修改网上交易密码，确保本单位银行资金的安全.
7、办理网上远程纳税认证时，操作员持密钥登录系统进行相关操作，操作结束后及时退出系统。
8、各操作员关机前一律要退出财务软件系统，下班离岗之前应切断总电源,以防止线路故障发生火灾。
9、各操作员年末负责打印所分管会计账簿并按规定装订成册。
第八条 档案管理员管理规定
1、全面负责财务信息化形成的磁性数据档案管理，负责财务软件生成的纸质会计档案的整理和归档工作;
2、对磁介质会计档案按规定和要求妥善保管，做好防磁、防尘、防潮、防火等相关工作；
3、配合系统管理员做好数据的定期备份工作，负责保管系统管理员备份形成的磁质，确保数据信息的安全与完整；
4、年终审计结束后,负责将数据介质和纸质会计资料移交公司档案室管理。

第三章 财务信息化硬件管理

第九条 财务信息化硬件设备专用于运行账务处理软件和常用办公软件，任何人不得用于电子游戏、不得用于对外服务;
第十条 配备于会计核算的计算机终端，要严格建立管理台账，由系统管理员负责定期检查和日常维护保养，非系统管理员不得随意移动微机设备和网络信号线;
第十一条 各操作员要爱护办公设备，严格按操作规范使用机器设备，外来人员未经本部门领导允许，不得使用任何一台办公自动化设备.
第十二条 要加强对财务专用服务器存放的机房的管理，系统管理员要对机房的环境，安全负责,对访问机房人员实行登记制度。系统管理员要定期对机房进行巡查，对安全隐患进行及时排查。

第四章 财务信息化软件安全及管理

第十三条 财务系统软件无论是自行开发还是委托开发，均要视同会计原始档案，保管期限是该系统停止使用或有重大修改之后的五年,对在用的系统软件不得擅自修改。
第十四条 财务软件升级或二次开发修改完毕的软件统一安装到各终端后应及时拷贝归档，归档软件应和系统现运行软件保持一致.

第五章 财务信息化数据管理

第十五条 为了保证财务信息化系统的安全、正常、可靠、稳定运行，各公司系统管理员，要定期对财务数据进行备份。
第十六条 财务信息化会计数据进行备份形成的备份数据文件不少于两份,分不同的场地进行保管.具体工作要求为：
（一） 备份策略
1。 备份策略的选择需要统筹考虑信息系统中需备份的总数据量,线路带宽、数据吞吐量、备份窗口等因素;
2. 备份策略包括,但不仅限于数据备份范围、备份方式、执行时间、备份频率、任务执行顺序、保存时限、离线及异地备份频率、备份介质编号规则、恢复测试频率等；
3. 系统管理员要记录系统数据备份相关工作，对失败的备份操作处理需进行汇报、跟进及记录；
4. 备份对象发生变更后,应同时评估、调整备份策略。备份策略的变更应得到财务负责人审批；
5.财务部长应定期对备份工作记录进行检查，确保备份工作的完整性以及出现的问题已得到适当处理。
（二） 备份介质
1. 所有备份介质一律不准外借，不准流出公司;
2。 离线或异地备份介质存放地至少应具备防火、防水、基本的门禁装置等设施。备份介质存放应有详细记录，记录内容包括但不仅限于：备份介质编号、存放人、存入日期等；
3. 数据正本与备份应分别存放于不同地点,防止因火灾、水灾、地震等事故产生不利影响；
4。 系统管理员每年对备份介质进行检查，一旦发现介质损坏，应立即更换；
5. 存放备份数据的介质需要废弃或销毁时，应履行审批、登记和交接手续，并保证双人以上在场。
（三） 备份恢复
1.如果需要对备份数据进行恢复，应履行审批手续，经财务负责人批准后方可执行；
2. 系统管理员应定期对备份数据进行恢复性测试，以确保所备份数据的可用性，测试结果要形成报告并经财务负责人签字确认后存档。
3。 备份恢复的审批文档及备份恢复工作的系统日志应归档保存。
（四） 日常工作电脑中的数据备份
财务人员要对工作电脑中的工作数据完整性，有效性负责，需要定期将重要信息备份至移动存储设备.对于以前年度的重要工作文档和底稿可以刻录光盘，以备长期保存、参考.

第六章 财务信息化病毒防护

第十七条 所有财务人员必须严格遵守公司病毒防范制度，主动配合反病毒工作。公司信息中心应定期发布杀毒软件病毒库、操作系统补丁，及时对财务信息化系统的计算机进行病毒库升级、查杀和系统漏洞修复.对财务信息化系统的内部软件特别是工具软件及时进行升级。具体工作要求为：
（一）各公司的财务系统管理员要负责病毒防护工作, 财务专用服务器、工作站必须安装防病毒软件.
（二）系统管理员要负责对所有的财务专用服务器的杀毒软件进行监督、管理，以保障公司财务专用服务器和客户端的病毒库代码被及时更新，并针对病毒库代码未能及时更新的客户端进行手动更新和杀毒。
（三) 如果发现病毒，财务人员应立即联系系统管理员或公司专业技术人员，对受感染的计算机进行有效的隔离，病毒清除后,应检查其最近使用过的软盘、光盘和移动存储设备，避免漏杀。
（四） 禁止在计算机上安装与工作无关的软件；禁止从互联网上随意下载程序、数据，如果确实需要，应当先进行病毒检测后再使用;财务人员不得随意打开陌生人发送来的邮件附件或可疑邮件，必要时将其直接删除。
（五） 外来的软盘、光盘和移动存储设备应先进行病毒检查后方可使用；对购置、借入的计算机及其他网络存储设备，应当及时进行病毒检测。

第七章 附 则

第十八条 ＊*＊所属各公司可结合实际情况制定本单位的财务信息化管理制度。
第十九条 本制度由＊**财务部制定并负责解释.
第二十条 本办法自印发之日起执行。
采购管理办法
1.目的：为规范公司采购行为，降低采购成本，确保采购的工程产品或服务符合规定的采购要求，保证质量和工期,体现公司效益的最大化,特制定本办法。
2.适用范围:公司用于房地产、旅游开发项目的设备、材料等工程产品以及策划、设计、咨询、监理、测绘等项目服务的采购、招标工作。
公司承建项目的机械设备、周转材料和主材、辅材等工程物资以及专业分包等服务的采购招标工作.
3.机构及职责：
集团董事长负责重大采购决策。
3.1集团成立项目采购/招标决策工作小组（简称工作小组）.小组是采购工作跨部门决策机构,起集体决策作用。小组成员至少包括总经理（适用于分、子公司）、集团采购分管领导、集团采购部经理、工程部经理(必要时）、项目部经理(必要时)、营销策划负责人（必要时）等组成.小组负责项目采购、招标管理工作。负责建立供应商信息库和审批合格供应商目录；负责编制和发放邀标书和招标文件、组织评标、确定中标单位、进行合同谈判、签订合同等.负责单项金额二十万元（含）以上的项目采购决策及合同审批。
3。2采购专业小组（简称专业小组）:各分子公司按各自主管业务范围分别成立采购专业小组，由公司核心人员、采购部经理（如有）和相关业务部门经理等组成,根据不同的采购内容可成立不同的专业小组，成员不得少于3人。负责单项金额一万元以上二十万元以下的项目采购决策及合同审核，报集团审批后实施采购。
3.3采购部门（具体业务部门）：负责编制、更新采购计划、负责经办单笔金额一万元以内的采购实施。
3。4工程部/预算部：负责提供项目开发作业计划、工程量清单、编制经济标书报价要求或标底参考造价。负责提供项目采购用图纸、负责确定设备材料样板的建筑性能、效果。
3.5分子公司总经理：负责各自主管范围内单笔金额一万元以内的采购合同审批和合同签署。
3.6项目经理部:负责组织按公司要求对进场材料设备进行验收。
3.7各业务部门：负责收集供应商信息,建立详细的供应商信息库;参加与本部门有关的招标或采购工作，参与本部门有关的合同谈判,起草合同初稿、整理和发放标书,整理会议记录等工作。
4.采购/招标原则：
4。1 全面招标原则：符合招标方式的项目采购都要以招标方式确定供方。
4。2 整体招标原则：禁止将一单完整的采购肢解或化整为零。
4。3事前预算原则：在招标前,进行目标成本的预测或编制标底参考造价。
4。4资质审查原则:只有符合本文件规定条件的投标人才有资格参加投标。
4。5 合理低价中标原则:在技术标合格的情况下,合理低价中标原则.
4.6性价比择优原则:在技术标合格的情况下，对比性价比,择优选择.
4.6透明公正原则：采购过程透明，禁止暗箱操作.
4.7保密原则：标底、投标文件、评标、定标有关信息和文件的转播范围只限于有关部门参与人员及项目采购/招标决策小组成员，每个人均有义务保密，以防影响招标的公正与效果。
5.采购方式
5。1招标采购
适用单项合同额度20万元以上的招标。
5.2集中采购
适用能够利用公司资源充分发挥规模采购效益、容易形成材料设备统一的应用标准和操作模式的采购项目。
5.3直接委托
5。3。1单项合同估算〈20万元
5。3。2政府垄断的工程施工、咨询服务、设计;垄断经营的材料设备采购
特急业务(不立即开展会对公司造成重大损失的应急事项）
6。工作流程：
6.1项目服务、甲供和乙供物资：
6.1。1项目服务包括策划、规划、咨询、代理、广告、设计、测量测绘、监理、造价咨询审计等.
6.1。2甲供物资包括:电梯、空调设备、消防工程设备、冷水塔、水泵、自动供水设备、水处理机、发电机组、安防监控设备、高低压开关柜、变压器以及根据实际情况由甲方指定供应的材料.
6.2。3乙供物资包括:钢筋、水泥、砂石、地砖、照明箱、开关、插座、电线、管材、阀门等（根据实际情况可调整为甲供）.
乙供物资决策小组可指定品牌、监督质量、咨询和指导价格。
6.2采购、招标流程

各业务部门收集相关供应商资料，建立详细的供应商信息库

小组从供应商信息库中选择供应商进行考察或评价

小组提交考察或评价报告并建立合格供应商名录

小组将供应商信息报董事长批准

小组从合格供应商名录中选择竞标单位邀标报价

业务部门编制投标邀请书和招标文件报小组审核

竞标单位将标书密封，送至招标/采购小组

小组制订评标办法，组织评标，确定中标单位

小组与供应商进行合同谈判

小组将中标单位报董事长批准

签署合同

合同交底
总经理室拟定合同

跟踪、监控合同执行
总经理室拟定合同

相关部门组织验收
总经理室拟定合同

6。3流程说明：
6。3。1中标单位以及合同均需报董事长批准后方能生效.
6。3.2 设计、景观、土建工程和机电安装在10万元(含）以上、广告制作类在5万元（含）以上、以及甲供材料原则上需要招标;对于金额五万元以上又可不招标的,由小组从合格供应商名录中选择供应商洽谈,价格经小组审核后，报董事长批准。
6.3 每次招标采购，参与竞标的单位一般情况下不得少于3家.如由于供应商实力或市场等因素造成不能选取三家竞标单位的，必须提供充足的理由，并经招标/采购决策小组认可后方能实施。
6。4 对于经常发生的单笔金额在5万元（含）以下的小型业务（如小型广告、制作、印刷等)或合格供应商名录中只具备1—2家合格供应商时，专业小组可确定1-2家长期合作单位，长期合作单位应提供常规项目的价目表供专业小组审定，合作期内其价格不得超过专业小组审定的价目表上的价格；在此范围内的工作由具体业务部门将具体业务内容、价格等信息资料，附上专业小组审定的价格,报公司相关部门会签、常务副总经理审批后执行。专业小组每年至少要对长期合作单位评价一次,作为是否与其继续合作的依据。
6.5 对于竞标单位的报价，小组必须要求其将投标书密封，并加盖公司公章于封口，否则取消其竞标资格。
6。6 对于装饰装修工程，设计单位、设计方案及施工单位的确定由工程部作为具体业务部门进行办理.
6。7 特殊情况下经请示董事长同意，可直接确定承包单位。
7。合格供应商名录：
7.1 供应商信息库的建立：
7.1。1 各具体业务部门负责收集供应商提供的营业执照、资质证书、技术配备、工程业绩等资料，建立初步的供应商信息库。
7.1.2 各部门均可补充提供供应商信息,小组汇总各部门的各类供应商信息后，建立详细的供应商信息库。
7。1.3 各具体业务部门和小组应对供应商信息库进行共享。
6。2对供应商的考察
7。2.1 考察人员：各类供应商考察人员为小组部分成员和具体业务部门负责人或技术人员。
7。2.2 考察内容：营业执照、资质证书、注册资金、公司规模、技术先进性、施工工艺、机械设备、检测手段、企业质量认证、企业信誉、工程业绩、售后服务等。
7.2.3 考察方法:考察小组采取以下一种或几种考察方法对供应商进行考察。
A、实地考察公司状况.
B、实地考察已建和在建项目情况。
C、实地或通过其他方式了解质量、技术水平、管理水平、服务态度、企业信誉等。
D、资质评价:要求供应商提供营业执照、资质证书等企业证明材料，并加以核实。
E、业绩评价：对供应商业绩工程的质量状况与信誉等进行评价。
7.3 编制合格供应商名录：考察小组将考察结果分类填入《供应商评价表》，将符合公司要求的供应商列入《合格供应商名录》，同一招标项目至少应有3个合格供应商可供选择，《合格供应商名录》经考察人员会签后报送董事长批准.
7.4 对已列入《合格供应商名录》的供应商,采取以下方法进行控制：
7。4。1 各具体业务部门负责建立供应商档案，包括：《供应商评价表》、《合格供应商考核表》、各方面提供的供应商情况反馈意见。
7.4。2 公司与供应商合同履行完毕后，由小组对合格供应商进行一次全面评价，填写《合格供应商考核表》，并纳入合格供应商档案，评价时主要依据:供应商提供的企业证明资料、工程项目合同、服务态度、工程质量和进度、工程返修率等。
7。4.3小组成员可根据供应商的履约情况以及完成质量情况向小组提出取消其合格供应商资格的建议。
7。4.4 为确保《合格供应商名录》的实时更新，小组不定期召开合格供应商名录专题会议，会上根据各方面信息,确定合格供应商名录的种类增减及完善事宜.
8.验收:
8.1材料设备及服务验收：
8.1.1材料设备到场时,项目部经理组织项目部及施工单位、监理单位等有关人员（如属甲供设备，具体业务部门必须派人到场参与验收）联合对材料设备按照合同规定条件进行开箱验收，现场专业工程师根据验收情况填写《甲供物资进场检验单》。验收合格的材料设备才允许进场使用，验收不合格的材料设备由项目部将验收记录反馈给具体业务部门，具体业务部门联系供应商要求其整改；通过验收但须整改的设备分别由产品供应商和安装承包商按各自责任进行整改，整改完成之后，方可正式签发设备验收证书.
8.1.2施工单位在安装过程中造成产品损坏的由具体业务部门、施工单位一起联系分包方进行协调,并按照合同规定执行。
8.1。3设备安装完成之后进行调试，试运行阶段由项目部经理组织验收（必要时具体业务部门经理必须到场参与验收），现场专业工程师填写设备验收调试记录。
8.2具体业务部门会同监理公司按照合同对承包商的工作完成情况进行验收，验收合格才允许交付使用,验收不合格的由具体业务部门联系承包商要求其整改至验收合格止。
信息化管理制度

（一）信息管理程序
1、监理项目部信息系统管理员负责信息系统管理和维护工作,具体负责各类数据、文字、文件、报表、资料的收集、处理、分类、保存、归档管理工作.
2、监理项目部按照铁路总公司和建设单位有关信息化管理要求配备信息化管理软、硬件设备，并接入铁路总公司和建设单位信息化管理系统，实现信息化管理.
3、利用信息建立监理管理资料台帐，及时为建设单位提供真实信息资料。
4、监理项目部和监理组信息系统管理人员应认真执行《值班制度》、《监理日记、监理日志制度》，及时处理与建设单位、施工单位和设计单位的来往文件，确保信息传递畅通、准确、及时。
5、各级监理人员配备的通讯工具应保持24h开机状态，确保联络通畅，信息传递及时。
6、监理项目部信息管理人员,应不定期检查施工单位配备信息化管理设备情况，检查信息化管理网络建立和运用状况，及时按要求上传数据、文字、报表等信息资料，并检查其对内对外的信息、文件、资料传递是否畅通。
7、监理项目部对外发出的有关工程项目的各类信息,必须得到总监理工程师的批准，防止发出错误信息。总监理工程师应对发出的信息负责。
（二）信息的收集、来源
1、国家、中国铁路总公司（原铁道部)颁布的法律、法规、技术标准、施工规范、验收标准、价格信息、当地气象部门的气象信息等；
2、建设单位：合同、设计文件、设计变更、规章制度、各类文件、函件、函件回复、会议纪要、请示报告的批复、书面指令、 指令、书面通知、 通知、会议发言等;
3、设计单位:设计文件、施工图、函件、函件回复、书面通知、 通知、会议发言等;
4、施工单位：施工现场实施数据、各类报表、审批资料、报验资料、试验资料、汇报资料、申请报告、调查报告、函件、函件回复、《监理工程师通知回复单》、《监理工作联系单》的回复等;
5、监理项目部：监理公司文件、《质量手册》、通知、内部来往函件、请示报告的批复、试验结果统计表、监理规划及实施细则、各种管理台帐、监理日志、监理日记、监理原始记录、检查记录、调查记录、验收记录等;
6、各级监理人员平时要注意信息的收集.收集时要注意信息的真实性、可靠性、完整性、有效性，必要时进行调查落实。对需要签认归档的资料类信息要保证其准确性，并保留可追溯的原始记录。
（三）信息的处理
1、记录
各级监理人员接收到信息后,无论是纸面信息,还是电子信息、语音信息，均应做好登记、记录。内容包括时间、地点、来源。记入监理日记、监理日志、登记表格、台帐、会议记录等。 、会议内容的记录应忠实于发言者,不要加记录人的感情色彩，以确保记录的真实性。重要的电传文件应原件存放。
监理项目部外来文件（电传、电报）均由信息管理员统一签收、编号、登记后交总监阅批和相关人员阅办。
2、传递
上传:对施工单位或其他单位的申请、请示、汇报并超出监理审批权限的；遇有需要上级单位帮助解决的问题时；突发事件按报告制度上传;上级单位索要的信息;规定必须上传的信息,如月报、调查报告、评估报告等；其他需要上传的信息.
下传:强制执行的法律、法规、规章制度、技术标准、施工规范、验收标准；指令性文件、执行类文件、书面指令、 指令；需下传的发言记录、 记录、会议记录；其他需要下传的信息。
互传:《监理工作联系单》及回复;往来文件、函件及回复；监理单位、监理人员之间需相互交流的信息等。
拟发文的经信息管理工程师核对、编号、登记后呈报相关人员会签和总监签发；经签发的文件由信息管理工程师排版打印、拟稿人核对后，由信息管理工程师负责印刷、用印、分发、签收确认，并组卷归档.
3、签认
需签认并在权限范围内的各类报告；各类报验资料；各类统计报表等。签认前应严格执行相应的程序和制度，检查、复核。
4、保存归档
对需要保存的信息，应及时分类整理归档，以便于今后的查阅、使用.
（四）信息的使用
1、利用法律、法规、规范、验标等制定监理规划、监理细则、工作管理制度。并随新信息的获得及时进行修改调整。
2、利用获得的各类信息，对工程施工的全过程，开展全面的监理活动，通过对信息的统计分析，及时进行预测、预防、纠偏、纠正工作。
3、利用各类信息,对工程实体的各个阶段进行质量评估、评定,形成相应验收或评定、评估报告、竣工文件等。
4、利用各类信息，形成监理工作月报、季报、年报,专题报告、调查报告、会议纪要、处理报告、各阶段工作总结报告等各类报告;
5、利用各类信息，建立监理项目部的管理台帐图表，如工程形象进度图等。
6、利用各类信息，开展协调工作.监理项目部对外的协调工作由总监或其授权人负责进行，以确保协调信息传递的有效性和唯一性。