财税实务：EXCEL使用十大技巧.pdf

EXCELEXCEL 使用十大技巧使用十大技巧1.如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？例如：在单位的人事资料，在 excel 中输入后，由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法，省时又省力：（1）假设证书号在 A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为 B 列；（2）在 B2 单元格写入：=“13”&A2 后回车；（3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到 B2 位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入：=A2&“13”后回车。2.如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。3.在 EXCEL 中输入如“1-1”、“1-2”之类的格式后它即变成 1 月 1 日，1 月 2日等日期形式，怎么办？这是由于 EXCEL 自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了。4.在 EXCEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时保存文件？点击“工具”菜单“自动保存”项，设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏”选上“自动保存”，“确定”。然后进行设置即可。5.用 Excel 做多页的表格时，怎样像 Word 的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？在 EXCEL 的文件菜单页面设置工作表打印标题；可进行顶端或左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即可。这样 Excel 就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。6.在 Excel 中如何设置加权平均？加权平均在财务核算和统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要理解加权平均值其实就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公式解决（其实就是一个除法算式），分母是各个量值之和，分子是相应的各个数量之和，它的结果就是这些量值的加权平均值。7.如果在一个 Excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚？如何才能一次打印多个工作表？把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel 自动设置的名称是”sheet1、sheet2、sheet3”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。8.EXCEL 中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了，可要是手动一个一个改序号实在太慢太麻烦，用什么方法可以快速解决？如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作 EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不会影响序号了。9.用 Excel2000 做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.)，想输出成工资条的形式。怎么做？这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。使用自定义方式重装了一遍中文office，Excel 的打印纸选项中只有 A4 一种，怎么办？随便安装一个打印机驱动程序就可以了。10.在 Excel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，无论怎样设置选项都无济于事，该怎么办？这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在 Windows 的控制面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开 Excel 就一切都正常了。小编寄语：会计学是一个细节致命的学科，以前总是觉得只要大概知道意思就可以了，但这样是很难达到学习要求的。因为它是一门技术很强的课程，主要阐述会计核算的基本业务方法。诚然，困难不能否认，但只要有了正确的学习方法和积极的学习态度，最后加上勤奋，那样必然会赢来成功的曙光。天道酬勤嘛！