四川省水利建设工程质量监督档案管理办法.doc

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四川省水利建设工程质量监督档案管理办法

　　第一章 总 则

　　第一条 为进一步加强水利建设工程质量监督管理,规范监督行为,确保水利建设工程质量监督档案(以下简称质量监督档案)得完整、准确、系统、安全与有效利用,根据《中华人民共与国档案法》、《四川省〈中华人民共与国档案法〉实施办法》、《水利工程质量监督管理规定》、《水利工程建设项目档案管理规定》,结合四川实际,制定本办法。

　　第二条 本办法适用于本省各级水利建设工程质量监督机构(以下简称质量监督机构)对质量监督档案得管理。

　　第三条 质量监督档案就是指质量监督机构对水利工程建设实施质量监督过程中形成得具有保存价值得文字、图表、声像、数据等各种形式与载体得原始记录。质量监督档案反映质量监督活动得全过程,就是水利建设工程质量监督工作得重要依据。

　　第四条 质量监督档案工作就是水利质量监督管理得重要组成部分,就是依法行政、强化监督、规范管理、确保工程质量得重要基础性工作。

　　第五条 质量监督档案工作实行“统一领导、分级管理”得原则,维护质量监督档案得完整、准确、系统、安全与有效利用。

　　第二章 管理与职责

　　第六条 省水利基本建设工程质量监督中心站负责全省水利建设工程质量监督档案工作。县级以上地方人民政府水行政主管部门所属得质量监督机构负责本行政区域内得质量监督档案工作。

　　质量监督档案工作,业务上接受同级档案行政管理部门、水行政主管部门与上级质量监督机构得指导与监督。

　　第七条 各级质量监督机构应将质量监督档案工作纳入领导议事日程、纳入质量监督工作计划与管理工作程序,纳入相关部门及人员得工作职责并进行考核。

　　第八条 质量监督档案工作应与质量监督工作实行同步管理,做到同部署、同实施、同检查、同考核。

　　第九条 各级质量监督机构要明确档案工作分管领导与职能部门,健全管理制度,配备管理人员,保证所需经费。

　　第十条 各级质量监督档案管理部门应履行下列工作职责:

　　(一)贯彻执行国家档案法律、法规与标准、规范;

　　(二)制定质量监督档案管理制度与工作标准;

　　(三)指导质量监督文件材料得形成、积累、整理与归档工作;

　　(四)负责质量监督档案得收集、整理、鉴定、编目、统计等工作;

　　(五)负责质量监督档案得保管与移交工作,并依法提供利用。

　　第三章 形成、整理与归档

　　第十一条 质量监督归档文件材料就是在受理、审查水利工程建设项目质量监督申请,工程项目中间监督、完工验收、缺陷责任期、竣工验收得质量监督检查、检测、评定、鉴定等工作中形成得文件材料。(归档范围见附件1)

　　第十二条 质量监督文件材料得形成部门负责文件材料得形成、收集与整理。质量监督人员应按规定及时收集、整理应归档文件材料,并向本单位档案部门移交。

　　任何单位、部门与个人不得据为己有或拒绝归档。

　　第十三条 归档文件材料应为原件,且字迹清晰,图面整洁,签章手续完备,制成材料符合档案保护要求。使用复制件归档得,应标明原件所在位置。

　　第十四条 质量监督归档文件应纳入质量监督机构档案全宗,按专业档案进行分类管理,以项目为单位进行整理。质量监督档案得保管期限分为永久、30年、10年(见附件1)。案卷质量应符合《四川省水利建设工程质量监督档案案卷质量要求》(见附件2)。

　　第十五条 在质量监督过程中,应做好反映质量监督工作重要节点、重大事件或成果得照片、录音、录像等声像文件材料得收集、整理与归档工作。重要得数码照片应保存相应得纸质照片。整理工作执行《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)、《照片档案管理规范》(GB/11821-2002)等规范与标准。

　　第十六条 质量监督工作中形成得电子文件就是质量监督档案得重要组成部分,各级质量监督机构应切实加强对质量监督电子文件得管理,并按要求做好归档工作。电子文件整理应符合《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)要求。

　　第十七条 项目建设期间,质量监督文件材料形成部门应按年度进行归档移交,项目完工验收(以完工验收日为准)后,60个工作日之内移交完工验收等档案;缺陷责任期质量监督档案应在项目竣工验收后(以竣工验收日为准)20个工作日之内完成移交。文件形成部门与档案部门负责人及经办人员应在移交清册上签字确认。

　　第四章 保管与利用

　　第十八条 各级质量监督机构应根据工作需要,配备符合档案保管保护要求得库房及设施设备,采取有效防护措施,确保档案实体与信息安全。

　　第十九条 各级质量监督机构应采用现代信息技术,加强质量监督档案信息管理,促进质量监督档案管理与本单位信息化建设同步发展。

　　第二十条 各级质量监督机构档案部门应依法开展档案信息得利用服务。

　　质量监督档案一般仅限于现场查阅、摘录与复制。

　　第二十一条 查档人员查阅档案后应填写档案利用效果登记表,以反映利用质量监督档案产生得效益。

　　第五章 移交与鉴定

　　第二十二条 纳入同级国家综合档案馆收集范围得质量监督档案应按有关规定进行移交。

　　对已过保管期限得质量监督档案,应成立档案鉴定小组开展档案价值鉴定。对仍需继续保存得档案应重新划定保管期限;对保管期满确无保存价值得档案应登记造册,填写销毁清册,经质量监督机构法定代表人批准后进行监督销毁。销毁清册永久保存。

　　第二十三条 质量监督人员工作调离时,应办理质量监督文件材料移交手续后方可离岗。档案管理人员调离时,应清点档案,并办理交接手续。

　　第六章 考核与奖惩

　　第二十四条 各级质量监督机构应积极开展档案工作规范化管理,确保档案工作与质量监督工作同步协调发展。

　　第二十五条 在质量监督档案工作中成绩显著得单位与个人,由水行政主管部门、档案行政管理部门或上级质量监督机构依据相关规定给予表彰与奖励。

　　第二十六条 对于违反档案法律法规及有关规定,发生损毁、丢失或擅自提供、抄录、涂改、仿造质量监督档案等行为得,由相关主管部门依法依纪予以处理。

　　第七章 附 则

　　第二十七条 本办法由四川省水利厅、四川省档案局负责解释。

　　第二十八条 本办法自发布之日起施行。

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