会议管理制度(全套、超实用).doc

会议管理制度(全套、超实用)

集团会议管理制度
集团会议管理制度

一、目的
规范集团公司各类会议的准备、召集、决议、记录、执行、归档等工作，提升会议效率，切实解决问题，有效推进各项工作开展。
二、 适用范围
本制度适用于集团各公司召开的各类会议。
三、 会议分类
（一） 固定例会：经营分析会、月/周公司例会、月/周部门例会、月/周系统例会、早晚班会等。
（二） 不固定会议：董事长会议、专题会、临时处理突发事件的会议等。
四、 会议管理责任部门
集团办公室、各公司办公室（地产公司为计划运营部）。
五、会议管理要求
（一） 主持人要求
1、 主持人一般为会议的主讲人；
2、 会前明确会议主题（原文：开会目的）、会议议程、时间安排等；
3、 控制会议进程和时间，按照议程进行，减少与议题无关的争辩和讨论；
4、 正确讨论总结内容，达成会议目标，形成决议方案。
（二） 参会者要求
1、会前了解会议主题，做出建议准备，提出本部门问题；
2、会中发言，要求思路明确言简意赅，直奔主题；
3、做好会议记录：公司重要决议及本部门具体工作指示。
（三）会议要求
1、会议原则：议题明确，决议明确，有记录，有落实，有反馈，高效务实。
2、会议记录：会议纪要应在第二天提报董事长，要求有明确的会议时间、内容及决议等。
3、保密规定：会议中涉及公司保密信息，因事先限定参会人员，要求参会人员严禁对外传播会议内容及公司保密信息；
4、会议时长：提高效率，严禁拖沓，开无效会议，会议一般不超过2小时。
4、会议通知要求：
（1）发布会议通知，应明确告知参会人员相关参会信息，包括会议议题、议程、时间、地点、参与人员、参会需准备资料或发言等，并确认通知到位。
（2）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为参会人员、会务服务提供部门。
六、会议召开流程
（一） 会前准备
1、 明确会议要求及主题，确认会议时间、地点、参加人员
2、 通知参会人员，做好相关参会准备
3、 做好会议日程安排及资料准备
4、 做好会场、设备、资料、签到、会议记录等相关准备
5、 会议前一天再次提醒参会人员参会信息
（二） 会中管理
1、 提出问题
2、 讨论解决办法
3、 形成决策
4、 确定任务目标 / 责任人 / 完成时限
5、 形成会议记录提报 / 归档
6、 工作执行 / 跟进+反馈
（三） 会后管理
1、 除早晚班会外，其他会议均需整理会议纪要，重要会议需留存会议录音或视频；
2、 会议纪要经会议主持人审核后，须经集团办公室报送董事长审阅，同时发与相关参会人员；
3、 会议纪要提交时间：12：00之前结束的会议，会议纪要应在次日8：30前提报集团；12：00之后完成的会议，会议纪要应在次日13：30前提报集团；特殊情况需经集团办公室请示确认后另行约定会议纪要提交时间；
4、 会议管理责任部门跟踪监督会后工作的落实情况，重点工作应按照会议决议按期向董事长汇报，并于集团办公室备案。
七、会场纪律
（一）与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料，并提前做好发言准备；
（二）与会人员应提前10分钟到达会场完成签到，做好会议准备；
（三）会议期间应将手机关机或调为振动、静音状态；
（四）会议期间禁止吸烟；
（五）会议期间禁止接听电话，如遇紧急来电时，应经得主持人同意后离场接听；
（六）与会人员遇突发事件急需离场处理时，应知会主持人同意。
八、罚则
（一）会场纪律
1、公司会议无故迟到罚款100元/次；
2、违法制度第七条所述其他会场纪律，影响会议正常进行的给予500元/次罚款；
3、无故缺席会议者给予500元/次罚款（上述额度是否董事长示意过？）；
4、以上行为第二次处罚翻倍，第三次辞退；
（二）会议管理
1、会议准备不充分，致使会议无效、冗长、无结果等，责任人罚款200；
2、会议纪要未能及时报董事长审阅，会议责任部门负责人罚款500元/次；
3、会议纪要提报后集团办公室未能及时传送董事长审阅，集团办公室负责人罚款500元/次；
4、未能按时完成会议决议的行动计划，责任人处罚300/项，监督人处罚100/项，特殊情况需另行请示。
（三）保密规定：
参会人员对外传播公司会议及秘密信息者，视情节严重及给公司带来损失程度，给予当事人2000—5000元/人处罚，并保留追究相关法律责任的权利。
九、附则
（一）本制度由集团办公室负责解释。
（二）本制度由董事长批准后生效，自颁布之日起执行，原相关制度同时废止。
（三）相关表单
附件1、会议通知单
附件2、会议签到表
附件3、会议纪要模板
附件4、会议决议跟进表附件1：
会议通知
会议主题

时间

地点

主持人

记录人

主要目标

主要内容
及议程

参会人员

知会人员

会议说明
1.请各参会人员准时参会；
2.相关会议资料于XXXX前提报至运营部；
3.请参会人根据会议通知做好准备，重点汇报需协调事项，并对相关事宜提出问题或出具解决方案；
4.请XXXX部列席会议；
5.请办公室做好会议服务工作。

附件2：
会议签到表
会议主题

日 期

时 间

主持人

记录人

会议地点

序号
参加人员
签字确认
备注
序号
参加人员
签字确认
备注
1

22

2

23

3

24

4

25

5

26

6

27

7

28

8

29

9

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20

41

21

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此次会议应到______人，实到_____人，缺席_____人。
注：签名请用正楷字体书写，谢谢合作！
附件3：
会 议 纪 要

集团纪﹝2018﹞1号

会议时间：2018年6月21日09:00-10:30
会议地点：**项目二楼会议室
主 持 人：XXX
参会人员：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX
记 录 人：XXX
会议主题：关于**项目限价问题的应对措施/**周公司例会（举例）
会议内容：
一、会议主要内容
1.
二、行动计划
事项
达成目标
完成时间
责任人
跟进、监督人

三、需董事长决策、协调事项
2018年6月21日
呈 报：董事长
主 送：与会人员
抄 送：决议相关人员、集团办公室 留 存

主题词： 限价 补款 车位贷

11

会 议 决 议 跟 进 表

公司

地点

时间

决议跟进人

会议主旨

序号
事项
计划达成目标
计划完
成时间
责任人
是否完成
未完成原因
备 注

附件4：