HR-201201-01傲基公文规范管理制度.doc

HR-201201-01傲基公文规范管理制度

编号：
HR-ZD-201201-01
深圳市傲基电子商务有限公司
公文规范管理制度
版本号：第 1 版
拟订时间：2012.01
第一章 总则
1、 为规范公司文件管理，明确文件收文、行文、发文及管理等流程，充分发挥公文在公司各项工作中的指导作用，特制定本制度。
2、 本规定适用于公司各部门。
3、 公司类文件的收发、综合处理由人力资源部负责，文件处理必须及时、准确、安全、保密。
第二章 公司内部发文规范
4、 发文是指以公司或部门的名义行文并发至相关部门的文件。
5、 文件分类
5.1 按级别分为：公司级文件和部门级文件。具体界定如下：
5.1.1 以公司名义行文并发布的文件，简称公司级文件。主要包括：涉及重大决策、机构调整、部门负责人以上人员的人事任免、总经理奖惩、重要制度、重要奖惩、重要精神等重大事项的文件；
5.1.2 以部门名义行文并发布的文件，简称部门级文件。
5.2 按文件性质分为：制度类和非制度类文件。具体界定如下：
5.2.1制度类：以公司或部门名义行文并发布，要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。受文对象为全体员工，且所有员工需遵守并执行文件内容，不可随意改动、持续性使用、规范性操作的文件。
5.2.2非制度类：以公司或总部相关部门名义行文并发布，除制度类以外的文件。如：关于ⅹⅹⅹ工作安排的通知、关于ⅹⅹⅹ的任免决定等文件。
5.2.3 制度类和非制度类的确定由行文部门、人力资源部确定。
5.3 文件分类说明：以级别分类和以性质分类，互为交集。即文件分为两类，制度类、非制度类。
第三章 文件管理归口明确
6、 各部门在拟订内部文件时，不能与公司框架性制度相冲突。若发生冲突时，以公司制度为准。
7、 制度类文件管理
人力资源部负责公司制度的统筹规划及管理，公司制度发布均须报辖管总监复核，总经理签批，否则视为无效；
8、 非制度类文件管理
非制度类由人力资源部负责的统筹规划及管理，非制度类文件发布均须报总监复核、人力资源部复核、总经理审批，否则视为无效。
第四章 文件签批规范
9、 文件签批规范
9.1公司级文件签批流程：拟文—>审核—>批准—>复核—>签发—>发文
9.2 部门级文件签批流程：拟文—>审核—>批准—>复核—>发文
9.3如文件的受文对象涉及到多个部门时，由拟定部门决定应组织会签。会签格式见附件四。
10、 各类文件签批责任人
签批流程
文件分类
拟文人
部门负责人
直属总监或直属副总
总经理
发布
公司级制度类

公司级非制度类

部门级制度类

部门级非制度类

备注： 是指必须签批环节， 是指非必须签批环节。
11、 各级签批责任人职责
11.1 拟文：拟文人根据业务或管理需要，拟制文件。拟定时应符合公司章程、制度、行文规范；并负责呈送给各级领导签批。
11.2 审核：部门负责人审核、检查文件的符合性、有效性、适宜性，并与拟文人修正文件；
11.3 复核：直属总监或副总与人力资源部确定文件内容是否符合公司规章制度、是否符合公司文化、是否符合文件的行文规范等；涉及制度类和奖惩类统一由人力资源部复核；
11.4 批准/签发：是指对文件的内容及发布表示同意；
11.5 发文：文件统一由人力资源部发布。
第五章 文件行文规范
12、 文件用纸规范
12.1 公司级文件：使用“深圳市傲基电子商务有限公司文件”专用红头文件格式（文件模板详见附件一）
12.2 部门级文件：使用“深圳市傲基电子商务有限公司普通文件”格式（文件模板详见附件二）
12.2 具体行文规范：
13、 公文名命名规范
13.1 制度类公文，应明确ⅹⅹⅹ的制度、规定、办法、章程等制度命名；非制度类管理公文订为关于ⅹⅹⅹ的通知，或根据公文的实际内容，明确命名。
13.2 如公文为初建版本，应该注明第X版，拟定时间，格式为年月；如公文为更改修订版本，更改版本号，注明修订时间，格式为年月。（版本号用阿位伯数字1、2、3表示），
第六章 公文的发布及存档
14、 公文的发布及存档：
14.1 公文以完成纸质版本的形式进行发布，发布时应注意签批纸质内容与电子版保持一致；在文尾部分只显示拟文、审核、批准的名字，不显示复核以及会签人员的名字。
14.2 公司发文归口：公文统一由人力资源部发布、编号、管理；
14.3 公文存档：公司级及部门级制度类非制度类公文原件统一由人力资源部存档，公司级制度类保存复印件；
14.4 公文公共平台上传
14.4.1 公文统一由人力资源部进行发布，制度文件发放复印及予各部门，部门进行签收，并在公告栏及公共平台进行发布；
14.4.2 在公共平台发布时应分门别类，制度类管理统一发布到制度类管理的相关部门公文夹，非制度类管理分别上传到非制度类管理的相关部门公文夹。
第七章 外来公文管理
15、 外来公文管理：
15.1 外部公文统一由人力资源部查收、登记，其它部门收到外部公文后应送交人力资源部。业务类外部公文由业务部门自行处理。
15.2 人力资源部收到来文后进行登记，并送交相关领导或部门处理。
15.3 各类来文由人力资源部初审，并根据公文内容提出处理意见，由专人提交各部门具体阅处、承办。必要时报相关领导阅处。
15.4 承办人收到公文须办理签收，及时阅处。处理完毕的公文交还人力资源部存档。如有需要，可自行复印保存，原件交还人力资源部。
第八章 公文的保管、借阅及办理
16、 发布公文原件由专人进行分类存档，保证档案的齐全、完整。个人不得擅自留 存、销毁公文。
17、 没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和相关负责人批准，可以定期进行销毁。销毁时应粉碎彻底销毁或使用碎纸机销毁，并在监销人的监督下进行销毁，以确保公文不丢失、信息不泄露。
18、 员工经部门负责人批准可查阅公文，但原则上公文原件不予借出，特殊情况必须借出时，应办理公文借阅手续，定期归还。
19、 各部门负责人必须保证公文精神在三个工作日内传达到每位员工，并对员工的任何疑问做好 解释或说明工作。如不能解释的，应即时与发文部门联系。如果公文要求反馈意见，各级员工应积极配合按要求做出反馈。
20、 对公司发文具有承办任务的部门，部门负责人或指定的专人必须抓紧办理，不得延误、推诿。涉及与其它部门协作的，主办部门应主动与有关部门协商。协商有分歧的，由人力资源部进行协调，共同解决。
第七章 附则
21、 本制度发文之日起执行。
22、 本制度由人力资源部负责修订，最终解释权归人力资源部。
附件一：红头公文模板
附件二：制度类管理公文和非制度类管理公文模板
附件三：文件会签表
附件四： 文件审批表
附件五：行文及发文工作流程

实施时间
2012年 1 月18日
批 准
迮会越
审 核
迮会越、庄丽艳
拟 文
刘艳

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