某房地产集团合同管理程序.doc

合同理程序

1.目的
使合同的签订、履行标准化并限度的防止风险。

2.适用范围
适用于对外采购或/和效劳类合同的理。主要包括勘察合同、设计合同、营销合同〔不含售楼和出租〕、广告设计/制作合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同、土地受让/合作开发合同、财务合作及借款合同、培训合同等。其他采购合同的起草、会谈、签订及履行及所有合同的法律审查按照GFP3-14?法律事务处理程序?处理。

3.定义
无。

4.职责：
4.1总经理负责：
相关规定需要由其合作或由其批准施行方案的工程的相应合同的审批；
所有合同的付款审批。
4.2主副总负责：
相关规定由其合作或由其批准施行方案的工程的相应合同的审批；
所主部门上报总经理审批的合同的审核；
所主部门的合同付款审核。
4.3本钱部负责：
勘察、设计合同、工程监理合同及广告设计、制作合同的审核；
施工分承包合同及材料/设备采购合同的起草、会谈及定稿；
本部门起草合同的编、分发、保存；
组织本部门起草合同的交底及执行情况的跟踪记录并填写?合同执行情况记录表?〔见GFP7-11-F2〕；
勘察、设计、施工合同付款的审核；
工程所有合同的汇总、统计。
4.4设计部负责：
勘察、设计合同的起草、会谈及定稿；
本部门起草合同的编、分发、保存；
本部门起草合同的执行情况的跟踪记录并填写?合同执行情况记录表?；
提起勘察、设计合同的付款申请。
4.5营销部负责：
营销合同的起草、会谈及定稿；
本部门起草合同的编、分发、保存；
本部门起草合同执行情况的跟踪记录并填写?合同执行情况记录表?；
提起营销合同的付款申请。
4.6品牌推广部负责：
广告设计/制作合同的起草、会谈及定稿；
本部门起草合同的编、分发、保存；
本部门起草合同执行情况的跟踪记录并填写?合同执行情况记录表?；
提起广告设计/制作合同的付款申请。
4.7工程部：
工程监理合同的起草、会谈及定稿；
负责本部门起草合同的编、分发、保存；
负责本部门起草合同的执行情况的跟踪记录并填写?合同执行情况记录表?；
提起工程监理合同、施工分承包合同及材料/设备采购合同的付款申请。
4.8开展研究部负责：
土地受让/合作开发合同的起草、会谈及定稿；
本部门起草合同的编、分发、保存；
本部门起草合同的执行情况的跟踪记录并填写?合同执行情况记录表?；
提起土地受让/合作开发合同的付款申请。
4.9财务部负责：
财务合作合同及借款合同的起草、会谈及定稿；
本部门起草合同的编、分发、保存；
本部门起草合同的执行情况的跟踪记录并填写?合同执行情况记录表?；
所有合同付款的审核。
4.10行政负责：
培训合同的起草、会谈及定稿；
本部门起草合同的编、分发、保存；
本部门起草合同的执行情况的跟踪记录并填写?合同执行情况记录表?；
提起培训合同的付款申请；
所有合同的盖章和归档。

5.程序
5.1合同的起草、会谈、定稿
勘探、设计合同的起草、会谈、定稿
设计部负责依根据设计进度方案要求完成勘探、设计合同的起草、会谈、定稿〔合同一式六份〕。
施工及设备/材料采购合同的起草、会谈、定稿
本钱部根据材料进场及承包商进场方案要求在完成了承包商及供给商选择工作后及时组织完成施工及设备/材料采购合同的起草、会谈和定稿〔合同一式六份〕。
营销合同的起草、会谈、定稿
营销部根据营销工作要求完成营销合同的起草、会谈和定稿〔合同一式六份〕。
广告设计/制作合同的起草、会谈、定稿
品牌推广部根据广告工作要求完成广告设计/制作合同的起草、会谈和定稿〔合同一式六份〕。
工程监理合同的起草、会谈、定稿
工程部根据监理工作要求完成监理合同的起草、会谈和定稿〔合同一式六份〕。
土地受让/合作开发合同的起草、会谈、定稿
开展研究部完成土地受让/合作开发合同的起草、会谈、定稿〔合同一式六份〕。
财务合作及借款合同
财务部根据需要完成财务合作及借款合同的起草、会谈、定稿〔合同一式四份〕。
培训合同
行政根据需要完成培训合同的起草、会谈、定稿〔合同一式四份〕。
5.2 合同的审批
勘察、设计合同
.1设计部将定稿后的合同及附件连同?合同审批及合同盖章审批表?〔见GFP7-11-F1〕一起传至本钱部审核。
.2本钱部对合同条款进展复核复核后交主工程副总审核。
.3主工程副总按GFP7-12?设计分承包方选择控制程序?的规定对合同进展审批或审核后提交总经理审批。
.4审批完的合同由行政加盖合同章并自行存档一份后转至设计部合同成立。
施工及设备/材料采购合同
.1施工合同
.1.1本钱部将定稿后的合同及附件连同?合同审批及合同盖章审批表?一起传至工程部审核。
.1.2工程部对合同条款进展复核复核后主工程副总审核。
.1.3主工程副总按GFP7-5?施工承包商选择控制程序?及GFP7-14?材料设备供给商选择控制程序?的规定对合同进展审批或审核后提交总经理审批。
.1.4审批完的合同由行政加盖合同章并自行存档一份后转至本钱部合同成立。
.2设备/材料采购合同
.2.1本钱部将定稿后的合同及附件连同?合同审批及合同盖章审批表?一起传至设计部审核。
.2.2设计部对合同条款进展复核复核后主工程副总审核。
.2.3主工程副总按GFP7-14?材料设备供给商选择控制程序?的规定对合同进展审批或审核后提交总经理审批。
.2.4审批完的合同由行政加盖合同章并自行存档一份后转至本钱部合同成立。
营销合同
5.2.3.1营销部将定稿后的合同及附件连同?合同审批及合同盖章审批表?一起交主营销副总。
.2主营销副总按GFP7-7?工程筹划及营销理程序?的规定对合同进展审批或审核后提交总经理审批。
.3审批完的合同由行政加盖合同章并自行存档一份后转至营销部合同成立。
广告设计/制作合同
5.2.4.1品牌推广部将定稿后的合同及附件连同?合同审批及合同盖章审批表?一起传至本钱部审核。
.2本钱部对合同条款进展复核复核后交主品牌副总审核。
.2主品牌副总按GFP7-18?广告设计、制作承包商选择、控制程序?的规定对合同进展审批或审核后提交总经理审批。
.3审批完的合同由行政加盖合同章并自行存档一份后转至品牌推广部合同成立。
工程监理合同
.1工程部将定稿后的合同及附件连同?合同审批及合同盖章审批表?一起传至本钱部审核。
.2本钱部对合同条款进展复核复核后主工程副总审核。
.3主工程副总对合同进展审核后交总经理审批。
.4审批完的合同由行政加盖合同章并自行存档一份后转至工程部合同成立。
土地受让/合作开发合同
.1开展研究部将定稿后的合同及附件连同?合同审批及合同盖章审批表?一起提交主副总。
.2主副总对合同进展审核后交总经理审批。
.3审批完的合同由行政加盖公章并自行存档一份后转至开展研究部合同成立。
财务合作及借款合同
.1财务部将定稿后的合同及附件连同?合同审批及合同盖章审批表?提交总经理审批。
.2审批完的合同由行政加盖公章并自行存档一份后转至财务部广部合同成立。
培训合同
.1行政将定稿后的合同及附件连同?合同审批及合同盖章审批表?一起提交主行政副总。
.2主行政副总按GFP2-6?员工培训理程序?的规定对合同进展审批或审核后提交总经理审批。
.3审批完的合同由行政加盖公章并自行存档一份合同成立。
5.3合同的编、登记、保、存档
合同起草部门负责对合同进展编编的原那么是：首先按工程工程进展分类以大写的拼音字母表示如JHW〔金海湾〕、HJ〔海景〕；再按合同的类别进展分类以大写的拼音字母表示如SJ〔勘察设计合同〕、SG〔施工合同〕、CG〔材料/设备采购合同〕、YX〔营销合同〕、GG〔广告设计/制作合同〕、JL〔监理合同〕、MD〔土地受让/合作开发合同〕、CW〔财务合作合同〕、JK〔借款合同〕、PX〔培训合同〕、QT〔其他合同〕最后按合同签订的先后顺序进展排序以阿拉伯数字表示如：01、02；详细如：JHW-SG-01。
合同起草部门负责将签订的合同做以下处理：
.1设计部负责将勘察设计合同分发给乙方2份本钱部1份部门存档2份室1份；
.2本钱部负责将施工合同分发给乙方2份工程部1份部门存档2份室1份。
.3本钱部负责将材料/设备采购合同分发给乙方2份设计部1份部门存档2份室1份。
.4营销部负责将营销合同分发给乙方2份本钱部1份部门存档2份室1份。
.5品牌推广部负责将广告设计、制作合同分发给乙方2份本钱部1份营销部1份部门存档1份室1份。
.6工程部负责将工程监理合同交付对方2份本钱部1份部门存档两份室1份。
.7开展研究部负责将土地受让/合作开发合同交付对方2份、本钱部1份部门存档两份室1份。
.8财务部负责将财务合作及借款合同交付对方2份部门存档1份室1份。
.9行政负责将培训合同交付对方2份部门存档1份室1份。
5.3.2.10集团参与的/采购工程合同起草部门负责将合同和过程资料一起上报集团备案。
5.4合同的交流、执行、反应与总结
合同交流：合同起草部门负责及时组织和合同执行部门一起进展合同的交流并将交流情况形成。
合同执行：合同执行部门有责任按合同条款要求对合同全面执行。
合同反应：合同执行部门将合同执行过程现的问题及时填写?合同履行反应表?反应给合同起草部门。
合同工作总结及合同范本
.1各部门根据相关程序规定对合作商进展评定工作
.2起草部门根据?合同履行反应表?填写?合同执行情况汇总表?如无反应纪录那么不必填写。
.3合同起草部门根据需要拟定合同范本并根据?合同执行情况汇总表?对合同范本不定进展修正。
5.5合同变更、补充协议的签订
合同起草部门负责组织合同变更、补充协议的起草、会谈、定稿。
其它程序与原合同一样。
5.6合同资料信息处理
本钱部按工程不同对土地受让/合作开发合同、勘察、设计合同、施工及设备/材料采购、营销合同、广告设计/制作合同、工程监理合同进展汇总、统计编制?**工程**合同一览表?〔见GFP7-11-F3〕并将一览表中信息在本钱信息系统上发布每个月更新一次。
5.7合同的付款
勘察、设计、施工、材料/设备采购合同
.1合同预付款
合同签订后工程部、设计部根据合同预付款要求填写?**工程付款建议书?和?**工程历次付款一览表?〔见GFP7-11-F7〕并传至本钱部、财务部、主工程副总审核总经理审批。
.2工程进度付款
.2.1工程部负责根据合同约定的付款方式审核工程的形象进度并向本钱部提供下述资料：
· 施工的工程款支付申报表；
· 工程部审核确认的工程形象进度。
.2.2 本钱部负责根据资料完成工程进度款的审核工作,填写?**工程进度款审核表?〔见GFP7-11-F5〕并传至工程部作为进度款支付的根据。
.2.3工程部负责根据?**工程进度款审核表?填写?**工程付款建议书?和?**工程历次付款一览表?〔见GFP7-11-F7〕并传至本钱部、财务部、主工程副总审核总经理审批。
.3工程结算款支付
.3.1本钱部根据设计、工程部提供的开工结算资料结算手续并?**合同结算协议书?连同?**工程结算书?封面分别传回工程部、设计部作为合同结算款支付的根据。
.3.2设计、工程部负责根据?**工程结算书??**合同结算协议书?填写?**工程付款建议书?和?**工程历次付款一览表?并传至本钱部、财务部、主工程副总审核总经理审批。
.4工程保修款支付
合同规定的保修满由设计部、工程部负责根据?**工程结算书??**合同结算协议书?填写?**工程付款建议书?和?**工程历次付款一览表?并交由物业理或工程使用部门/审核以确定该工程是否存在质量问题以及施工是否存在水电费等往来欠款的扣付事项并确定最终的扣付金额后传至本钱部、财务部、主工程副总审核总经理审批。
营销代理、广告制作合同、工程监理合同、土地受让/合作开发合同、财务合作及借款合同、培训合同及其他合同
按照GFP1-5?费用、资产购置报销和借支理程序?付款手续。

6.附件
6.1 GFP7-11-F1?合同审批及合同盖章审批表?
6.2 GFP7-11-F2?合同履行情况反应表?
6.3 GFP7-11-F3?**工程**合同一览表?
6.4 GFP7-11-F4?合同执行情况汇总表?
6.5 GFP7-11-F5?**工程进度款审核表?
6.6 GFP7-11-F6?**工程付款建议书?
6.7 GFP7-11-F7?**工程历次付款一览表?

GFP7-11-F1.2
XXX地产
合同审批及合同盖章审批表
部门： 合同编：
合同名称

工程负责人

**部门经理
〔起草部门〕

**部门经理
〔审核部门〕

律师

主副总

总经理

备注

注：1.集团参与的招工程最后审批为。
2.各级指导签字确认后由行政在合同上盖章后返回起草部门。
3.对使用非我司范本的合同且合同总标的等于或超过人民币十万元需经律师审查。

GFP7-11-F2.1
XXX地产
合同履行情况反应表
合同编： 第 页共 页
工程名称

乙方

工

质量等级

记录人

记录时间

问题描绘

处理

改良

备注

履行部门负责人：

GFP7-11-F4.1
XXX地产
合同执行情况汇总表
合同编： 第 页共 页
工程名称

乙方

工

质量等级

合同起草人

记录时间

问题描绘

处理

改良

备注

起草部门负责人：
附?合同履行情况反应表?_____页 GFP7-11-F3.1 XXX地产
工程 合同一览表
部门： 制表人： 第 页共 页
分判方式
合同编
合同名称
合同价款
负责人
生效
日
付款情况

 注：本表随时更新并在信息平台上发布。

GFP7-11-F5.1
______工程进度款审核表
合同编：
合同总价：
施工：
序
工 程 项 目 名 称
进度款
申报价
进度款
审核价
按合同条款下浮
本应付
进度款
备注

日：

GFP7-11-F6.1
XXX地产
工程付款建议书
工程名称

合同编

乙方

负 责 人

合同造价
￥：
结算造价
￥：
形象进度

本次付款
人民币〔大写〕： ￥：
累计付款
￥：
累计付款比例〔％〕

保修款支付

备注

设计/工程部：

签名：
日：
本钱部：

签名：
日：
主工程副总：

　签名：
日：
财务部：

签名：
日：
总经理：

签名：
日：

说明：1.?**工程历次付款一览表?须作为本建议书的附件随行审批。
2.支付工程保修款时请将该表交由物业理或工程使用部门审核确定最终的扣付金额并在保修款支付一栏内签署。
GFP7-11-F7.1
XXX地产
工程历次付款一览表
工程名称：                                               第 张 共 张
乙方
负责人：
名称：
帐：
银行：
预 算
编：
造价：
编制人：
大写：
合 同
合同编：
合同造价：
合同签订人：
大写：
结 算
结算编：
结算造价 ：
结算编制人：
大写：
付款
付款日
形象
进度
付款率
付款金额
〔 〕
累计金额
〔 〕
累计百分数
备注
按合同
按结算

填表人：

内容总结

（1）合同理程序

1.目的
使合同的签订、履行标准化并限度的防止风险
（2）主要包括勘察合同、设计合同、营销合同〔不含售楼和出租〕、广告设计/制作合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同、土地受让/合作开发合同、财务合作及借款合同、培训合同等
（3）4.3本钱部负责：
勘察、设计合同、工程监理合同及广告设计、制作合同的审核
（4）培训合同
行政根据需要完成培训合同的起草、会谈、定稿〔合同一式四份〕