大型展销会议、展销活动筹备规划表.xlsx

大大型型展展销销会会议议、展展销销活活动动筹筹备备规规划划表表预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。客客户户对对接接及及方方案案策策划划序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1客户背景调查调查客户业内口碑和背景，是否可靠调查客户既往是否存在重大违约行为或其他问题，必须确认无误后方可合作2021/5/10 周一2客户需求确认确认客户（甲方）具体需求及建议需确认活动费用预算、活动背景、活动目的、活动创意思路、参与活动人群、双方权责划分明细等2021/5/10 周一3活动时间、活动人数规模、活动地点除特别节日、或特殊意义日子外，活动时间建议尽量安排到周五至周日2021/5/10 周一4活动场地确认及提前预定准备3个以上不同类型场地备选，确认了提前一个月预定场地2021/5/14 周五5市场调研制作问卷调查调研活动背景（竞品、同类型活动）2021/5/10 周一6方案+提案团队头脑风暴，确定方案初稿（内部）由策划团队主导方案，内部其他部门参与思讨论，形成方案初稿2021/5/17 周一7内部方案把控及审核由策划经理主导，对方案进行包装，确认方案基本框架内容2021/5/17 周一8方案第一稿提交（外部提案）至少准备3套方案，2套备用，每套方案包括方案整体叙述word文档、方案ppt演示2021/5/17 周一9第一稿方案反馈及修改由策划经理直接反馈给责任策划，不要二次传达2021/5/24 周一10修改版提交客户修改版由策划经理及总监审稿后提交客户2021/5/31 周一11修改版反馈、调整及确认如需继续修改，转由策划经理撰稿2021/6/3 周四12确认本次活动的供应商，要求贴合主题、专业、靠谱必须为公司长期合作的供应商，选择2-3家进行比价，择优选择/13确认活动所有参与方主办、承办、协办、赞助商等等/14活动进度管理活动整体时间进度表提交与甲方讨论及确定整体进度表2021/5/17 周一15活动整体时间进度表修改及确认下发各责任部门，进行部门工作分工2021/5/24 周一活活动动费费用用管管理理序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1活动费用活动报价提交由策划经理制作活动费用预算单2021/5/10 周一2调整报价提交由策划经理修改活动费用预算单2021/5/21 周五3活动方案如有修改报价实时调整根据供应商报价进行调整2021/5/24 周一4活动款项结算提交由财务进行审核2021/5/28 周五5活动款荐结算最终确认由财务进行审核2021/5/31 周一活活动动人人员员管管理理序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1确认项目核心团队项目核心团队人员确认活动负责人、主创策划、设计师、活动执行、媒介、演艺2021/5/14 周五2根据筹备表召开活动分工会确认本项目所有内部参与人员2021/5/24 周一3确认合作团队制作活动内外部联络表由活动负责人统筹管理，进行人员分工安排2021/5/28 周五4合作商对接导演、导播、音视频制作设计、摄影录像、礼仪等2021/5/31 周一5供应商对接搭建、音响、舞美、灯光、场地、大屏、物料等/活活动动设设计计视视觉觉呈呈现现管管理理大大型型展展销销会会议议、展展销销活活动动筹筹备备规规划划表表预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1平面设计活动主KV设计的修改及确定由项目主设计师设计及把控2021/5/21 周五2PPT模板设计提交由设计师提供2021/5/24 周一3PPT模板审核确认、内容撰写由设计师进行美化2021/6/4 周五4延展设计提交主会场背景及LED画面、分会场设计、签到处背板、展区设计、胸卡、指示系统设计等2021/6/11 周五5延展设计确认由主设计师设计及把控2021/6/15 周二6会场摆位图确认具体操作由甲方负责人决定2021/6/15 周二7所有场地整体平面图确认留存备用2021/6/25 周五8制作物平面设计及完稿提交设计师进行审核，切勿遗漏2021/6/11 周五9制作物平面设计及完稿确认活动负责人与策划经理进行审核，切勿遗漏2021/6/15 周二10舞美设计主舞台布置方案提交与甲方进行讨论，提出修改意见2021/6/25 周五11主舞台设计、舞台结构确认活动负责人确认无误后，安排素材印刷及搭建2021/6/15 周二12分会场布置方案提交会场负责人进行验收2021/6/28 周一13设计结构确认负责人进行验收2021/6/21 周一14招商展台设计提交负责人进行验收2021/6/15 周二15主办方展台设计提交负责人进行验收2021/5/21 周五16外场搭建方案提交负责人进行验收2021/5/24 周一17外场搭建方案确认负责人进行验收2021/6/4 周五大大型型展展销销会会议议、展展销销活活动动筹筹备备规规划划表表预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。18施工文件制作负责人进行审核2021/6/11 周五搭搭建建及及后后勤勤管管理理序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1AV管理场地尺寸核对负责人进行验收2021/6/11 周五2主会场与分会场AV设备布置方案确认负责人进行验收2021/6/15 周二3所有主舞台相关素材测试视频、PPT、KV、题词/4AV进场布展、AV设备调试技术组跟进/5AV技术、内容彩排技术彩排、演员彩排、模拟直播2021/6/15 周二6现场呈现负责人进行验收/7搭建管理场地尺寸核对负责人进行验收/8主舞台及外场搭建结构终稿提供负责人进行验收/9主舞台及外场搭建结构确认负责人进行验收/10所有搭建平面输出负责人进行验收/11所有搭建平面确认负责人进行验收/12制作材质确认负责人进行验收/13制作相关小样确认负责人进行验收/14喷绘小样确认负责人进行验收/15搭建进场布展负责人进行验收/16安检检查、消防用电检查负责人进行验收/大大型型展展销销会会议议、展展销销活活动动筹筹备备规规划划表表预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。内内容容管管理理序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1内容撰写素材管理主策划负责整理/2内容大纲提供主策划负责整理/3视频内容调整及修改意见策划经理进行确认/4最终视频确认策划经理进行确认/5演讲PPT嘉宾演讲PPT收集主策划负责整理/6流程管理主体大会流程确认活动总负责进行确认/7信息收集主策划负责整理/8嘉宾演讲PPT收集整理敲定演讲主题和大纲，主策划负责整理，敲定截止时间/9确认彩排时间，并给出最终的彩排时间计划提前预约所有嘉宾时间，做出彩排表/10提前一天现场彩排第一时间确认嘉宾是否能到场，按彩排表进行彩排/11分会场管理流程确认活动总负责进行确认/12演讲需求收集主策划负责整理/13确认彩排时间，并给出最终的彩排时间计划活动总负责进行确认/14提前一天现场彩排活动总负责进行确认/重重要要嘉嘉宾宾管管理理序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期大大型型展展销销会会议议、展展销销活活动动筹筹备备规规划划表表预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。1嘉宾服务确认重要嘉宾邀请名单接待组负责人进行确认，确认嘉宾Title、照片、成功安全、Demo/2嘉宾动态跟进（参考行程表）机票酒店安排、接送机、用餐、短信通知、能与通知、迎来送往、彩排、落坐位置、上场次序、嘉宾礼品、PPT是否对外等细节/3协助重要嘉宾服务明细（包括VIP室安排，会议期间用餐安排）接待组负责人进行确认/媒媒体体管管理理序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1媒体管理协助媒体采访间安排媒体组负责人进行确认，避免混进闲杂人员/赞赞助助管管理理序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1招商管理招商方案提交市场经理跟进及修改调整/2招商方案确认（包括调整后最终确认）市场经理跟进、确认/3招商进行市场经理跟进/4招商最终确认市场经理跟进/5赞助商展位管理赞助方LOGO收集市场经理与设计师跟进/6展位工作人员名单提供市场经理跟进/7提交展位特别需求表（用电、网络等）市场经理与设计师跟进/8提交海报设计对接设计师/9主办方活动审批对接公安消防等部门/大大型型展展销销会会议议、展展销销活活动动筹筹备备规规划划表表预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。10展位结构搭建制作对接搭建方/11资料、礼品运输清单市场经理跟进/12赞助商演讲确认演讲人（收集演讲人资料，包括履历、照片及演讲讲义）主策划负责整理，按照统一的格式提供，确保所有内容无误/13提交演讲初稿主策划负责整理/14赞助商完成slides修改并最终确认所有内容主策划负责整理/15收集所有演讲者的演讲需求是否需要联网，确认演讲设备及其他需求/16提前一天现场彩排活动总负责进行确认/17运输管理展区进场搭建时间活动总负责进行确认/18展区撤场时间活动总负责进行确认/现现场场执执行行序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1执行管理活动执行手册的撰写活动总负责根据分工单，进行现场统筹管理（含联络分工表、流程、Rundown、场地规划图、物料清单、场地安排、采访间安排、第三方人员管理、VIP名单、桌卡名单、座位排序等）/2活动前TE内部会议活动总负责召开/3执行手册提交活动总负责确认/4活动前整体Check Point会议活动总负责召开/物物料料及及印印刷刷品品序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期大大型型展展销销会会议议、展展销销活活动动筹筹备备规规划划表表预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。1物料管理所有设计物料统筹设计师跟进/2物料第一稿确认设计师跟进，活动总负责及客户确认/3定稿、制作、打印、物料设计师跟进/4印刷品管理印刷小样完成并提交设计师跟进/5小样确认设计师跟进/6成品提交设计师跟进/7运输管理物料运输单整理后勤负责人确认/8对讲机提前充电及现场发放、收回后勤负责人确认/活活动动总总结结序序号号筹筹备备阶阶段段关关键键步步骤骤活活动动详详细细内内容容注注意意事事项项开开始始日日期期1活动总结活动整体报告撰写、提交活动总负责确认/2活动剩余物料整理、运输后勤负责人确认/3活动照片后期处理、刻盘、提交、发布活动总负责确认/4活动视频后期处理、提交、发布活动总负责确认/5活动复盘、团队总结活动总负责确认/大大型型展展销销会会议议、展展销销活活动动筹筹备备规规划划表表预计活动筹备开始日期为2021.5.10，活动周期共3个月，所有活动进度需按照此规划表执行，如有特殊情况及时和总负责人报备。结结束束日日期期2021/5/10 周一2021/5/14 周五2021/5/14 周五2021/5/17 周一2021/5/17 周一2021/5/24 周一2021/5/24 周一2021/5/24 周一2021/5/28 周五2021/5/31 周一2021/6/3 周四/2021/5/21 周五2021/5/24 周一结结束束日日期期2021/5/17 周一2021/5/21 周五2021/5/24 周一2021/5/28 周五2021/5/31 周一结结束束日日期期2021/5/17 周一2021/5/28 周五2021/5/31 周一2021/6/3 周四/结结束束日日期期2021/6/3 周四2021/6/7 周一2021/6/7 周一2021/6/11 周五2021/6/15 周二2021/6/28 周一2021/7/2 周五2021/6/18 周五2021/6/25 周五2021/7/2 周五2021/6/28 周一2021/7/2 周五2021/7/2 周五2021/7/6 周二2021/6/3 周四2021/6/7 周一2021/6/7 周一2021/6/11 周五结结束束日日期期2021/6/18 周五2021/6/18 周五/2021/6/18 周五/结结束束日日期期/结结束束日日期期/结结束束日日期期/结结束束日日期期/结结束束日日期期/结结束束日日期期/结结束束日日期期/