001文件控制管理程序意嘉.doc

文件控制管理程序

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序号
修订日期
修订内容
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备注

1.0 目的
为建立和保持一个有效的文件管理体系，而制定有关文件的管理要求以方便文件的检索和查阅，并确保在质量管理体系运行中各个工作场所都能使用到有效版本的文件。
2.0 适用范围
适用于公司所有质量体系文件和资料的管理。
3.0 定义
3.1 外来文件:指客户提供的图纸、技术性资料、检验标准、其他要求以及由相关部门搜集的国际/国家/行业标准、法律法规、环境资料等。
3.2 DCC：文件控制中心，简称文控中心。
3.3 BG：由程序或作业指导书所引出的表格或记录。
3.4 OP：运作程序(Operation Procedure)，根据ISO9001：2008、ISO14001：2004而编制的程序文件。
3.5 WI：作业指导书(Work Instruction)，指工序/工位操作指导书、检验规程、工艺规程、设备操作/保养/维护规程、基本管理规程等。
3.6 QEM：质量/环境手册(Manage Manual),阐明质量、环境方针及概括质量体系、环境体系的手册。
4.0 职责和权限
4.1 体系部：负责文件（非技术文件）的受控、分发、旧版回收及原件的管理，并制作总的体系文件目录清单。
4.2 工程技术中心文控：负责除体系文件外的其它文件、印章、合同等的作成、受控、分发、旧版回收及管理。
4.3 各部门：负责本部门文件和资料的保管、维护以及文件目录清单的作成，并协助文控进行文件管理。
5.0 流程图：
见附件后
6.0 工作程序
6.1 文件的分级：
6.1.1 质量/环境手册（QEM）、公司规章制度属公司一级文件。
6.1.2 程序文件(OP)属公司二级文件。
6.1.3 作业指导书(WI)、内部技术文件、属公司三级文件。
6.1.4 表格（BG）、记录属公司四级文件。
6.2 文件的编号原则/方法:
6.2.1 管理手册、公司的规章制度（一级文件）
6.2.2 程序文件（二级文件）
6.2.3 作业指导书、技术标准、品质规范等（三级文件）
6.2.4 表单、记录等（四级文件）
6.2.5 外来文件
1) 当外来文件有编号则按其自身编号；
2) 当外来文件无编号则按以下方法编号：
6.2.6 其它（图纸类）：以（工程部）产品编码为文件编号。
6.2.7 版本号
6.2.8 部门代码
部门
代码
部门
代码
管理者代表
GD
财务部
FI
行政人事部
HR
体系部
DC
工模部
EM
仓库
HC
塑胶部
ZS
工程部
EN
采购部
CG
品质部
QM
PMC
PU
包装
BZ
业务部
SL
信息部
XX
6.3 文件制订与评审管理：
No
文件类别
责任部门
作成
审核
批准
1
管理手册
体系部
经理
管代
总经理
2
公司管理制度
人力资源部
经理
企管
总经理
3
运作程序文件（二级文件）
各部门
部门经理
体系经理
管代
4
作业指导书、技术标准、品质规范、图纸、内控文件
各部门
部门经理
体系经理
管代
5
记录（表单）
各部门
部门经理
体系经理
管代
6.4 文件受控、发行、回收管理：
步骤
作业内容
责任人
依据或记录
1
文件受控申请
需求部门
文件电子档和纸质文件
2
文件评审（检查格式、文件内容）
文控
《文件控制管理程序》
3
文件编号
文控
《文件控制管理程序》
4
录入文件管控清单
文控
《文件管制一览表》
5
受控状态识别管理
文控
控制印章识别
6
受控文件发行
文控
《文件发放与回收记录表》
7
逾期或原版文件回收
文控
《文件发放与回收记录表》

6.5 受控文件管理要求：
6.5.1 公司所有活动现场使用的文件必须保持受控状态识别以及获得有效版本支持各类现场作业使用；
6.5.2 公司所有活动场所的受控文件不可复印、不可转借给任何人员或部门，受控文件必须具备足够的防护以及页面整洁（乱写乱画、涂改、私自更改）；
6.5.3 管理体系文件和资料分为原稿文件、受控文件。原稿文件作为复制受控文件、受控文件仅限在公司内部使用；
6.5.4 因某种需要须将文件提供给客户及其它相关方使用时，必须经管理者代表批准同意后，在文件正面盖蓝色“参考文件“印章后提供。
6.5.5 若受控文件发生破损或遗弃时由使用部门填写《文件申请单》，经管代批准后方可补发；
6.6 文件的修改：
步骤
作业内容
责任人
依据或记录
1
文件修改提出
需求部门
《文件申请单》
2
与文件有关的部门评审
相关负责人
《文件申请单》
2
文件修改批准
管代
《文件申请单》
3
文件更改
体系
《文件控制管理程序》
需求部门更改内容
4
更新文件管控清单
文控
《文件管制一览表》
5
受控状态与版本识别管理
文控
控制印章识别
6
受控文件发行
文控
《文件发放与回收记录表》
7
逾期或原版文件回收
文控
《文件发放与回收记录表》
6.7 外来文件收集、更新与控制管理：
步骤
作业内容
责任人
依据或记录
1
识别、收集
需求部门
公司各部门接收外来文件或资料
2
文件受控申请
需求部门
文件电子档和纸质文件外来文件
3
文件编号
文控
《文件控制管理程序》
4
录入文件管控清单
文控
《文件管制一览表》
5
受控状态识别管理
文控
控制印章识别
6
受控文件发行
文控
《文件发放与回收记录表》
7
逾期或原版文件回收
文控
《文件发放与回收记录表》

7.0 印章图
序号
印章名
印章样式
印章颜色
印章用途
1
受控文件

红色
发放受控文件标识用
2
参考文件
参考文件

蓝色
提交外部机构文件标识
3
作废文件
作废

红色
作废文件标识
4
外来文件
外来文件

蓝色
外来文件标识
8.0 相关文件
无
9.0 相关记录
《文件管制一览表》
《文件申请单》
《文件发放与回收记录表》
《临时使用文件发放一览表》
10.0 文件控制管理流程