第七章商务企管部资料管理办法.docx

第七章、商务企管部资料管理办法
一、总则
（一）为规范商务企管部项目文件资料的管理，确保部门资料系统、完整和有效，满足随时查询使用的需要，特制定本办法。
（二）本办法规定了本部门项目资料整理的基本原则和方法.
二、资料管理的基本原则及办法
（一）管理范围
商务企管部所负责的招投标、合同、进度、结算等项目资料及公司红头文、部门来文等其它文件。
(二）明确资料管理员
资料管理员（以下简称：“资料员”）：即具体经办各环节资料的工作人员。针对商务企管部项目文件种类繁多,资料管理量较大，可明确项目资料管理员和内务文件(红头文、部门来文等其它文件)管理员，但具体经办招投标、合同、进度、结算的工作人员要配合资料员，必要时给以规范指导.
（三）资料员的职责
做好资料的收集、整理、登记和分类管理，建立管理台帐，保证部门各项项目资料真实、准确和完整，对资料的实物和台账进行妥善管理，较好地满足随时查询的需要。
（四）文件资料的接收
1.原则上各单位提供给商务企管部的项目文件（招投标、图纸、进度、结算等资料)及**公司各方面的文件由各分管资料员接收，如资料员有事在外，由其他同事代收后转交。
2。资料员对接收的项目资料必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知相关单位补送。
3.资料员需及时建立项目文件接收总登记帐和分类账（薄式台账和电子台账），并能利用计算机进行各类项目文件的查询检索。
4。登记完毕的项目文件应及时予以处理,在保证留存份数后，按要求及时报送有关单位和部门.
(五）文件编号原则
为便于项目资料的规范管理和检索查询，对已形成的各项文件资料应进行编号。编号不宜复杂，有专用编号的用专用编号,无专用编号的用序号即可,每份资料只能有一个编号标识，不得有重号、空号和编号不完整的现象。
(六）资料的质量要求
1。项目资料应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制。
2。整理归档的项目资料所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
（七）资料发送
需向各相关单位和部门发送的项目文件资料由资料员统一归口发送，做好发文记录,建立资料分发台账。
(八)资料的借阅
1.因工作需要，其他人员需借阅商务企管部文件资料时，需办理借阅手续,且经部门领导批准后才能借出。
2。部门以上领导借阅资料时，不用办理借阅手续，但管理员需做好登记记录，并复印备份。
3。借阅时需告知借阅者爱护资料,保持整洁,严禁涂改，不得转借和遗失.
（九）定期清理各项资料
为确保资料的齐全和规范,资料员需定期对资料进行全面核查清理.主要是对编号进行查重和补漏，及时催还外借资料，补齐相关缺失资料，清理作废(或多余）资料等等.
(十）资料的销毁
1.部门任何个人非经允许不得擅自销毁部门已归档的文件资料。
2.若归档文件确实需要销毁时，凡属于密级的资料须经公司分管领导批准方可销毁；不涉密的资料，由部门负责人批准后即可销毁。销毁资料时，必须指定专人监督销毁。（资料的秘级须报公司相关管理部门审定）
三、资料类别的具体管理
（一）项目资料
1.招投标、合同、预结算等资料由资料管理员负责资料台账和实物的管理.
2。招标资料:在招标工作完成后，由资料员将招投标文件定期移交＊*公司档案室,拟制移交清单，办理移交手续。资料员需对中标通知书和移交清单进行登记和归档存放，针对中标通知书建立管理台账。
3.合同资料:原合同电子台账不变,为便于合同的查找和管理，另建合同资料管理台账。
4.预结算资料:为便于结算资料管理和查找使用，在管理好原有《竣工结算统计表》的同时，资料员需对结算资料的接收建立电子台账，使用完毕后按台账编号顺序将竣工结算资料妥善存放管理。
（二）内部文件的管理
1.凡涉＊＊公司红头文件或其它来文，由部门内务人员负责管理。
2。内务管理人员首先将收到的文件按程序进行处理，之后将其分类、编号和登记，建立电子台账,并按编号进行妥善存放,便于随时查看。
3.如部门人员需查阅文件，在用完以后及时归位存放,以便下次查找使用。
四、补充说明
(一）本办法规定类别的文件资料，应根据其性质归入相应的类别;不能判定其类别的,可归入相关类资料的其他项中，并进行编码标识。
本系列办法须经部门研讨通过后方可执行，从执行之日起，部门所有文件资料均按本办法进行管理；之前部门遗留下来且未作规范管理的文件资料，鉴于量较大，建议在以后的工作中分时段、分步骤按本办法陆续完善。