行政部工作执行方案(标准化).doc

深圳满堂红装饰(集团)石家庄公司
行政部工作标准化执行方案
一、 总体目标
（一）目的：根据目前行政工作的缺点与不足，结合公司目前的状况，制定出属于自己部门的标准化。
（二）最终目标：日后任何工作人员，见到标准化工作流程就可以根据自己的岗位，一目了然的明白自己的工作内容.
(三）展开工作的前提：
l 加强每位人员整体的职业化形象
l 明确每位人员的岗位职责
l 工作内容标准化
(四）人员配备：
行政主管:任晓林
行政专员：吕慧芳，孙晓晓
前台接待：李冰,石晓晶
(五）人性化的要求(前提）：
把握原则性与灵活性的平衡。任何事务工作不允许任何人以任何借口拖延贻误。
二、 具体实施计划（标准化)
（注：此部分流程将行政部工作分为三部分,分别为：前台工作；行政部日常管理；人力资源部工作）
A、 前台工作流程
时间
序号
事件
标准
有关文档
承办人员
每天早上
1
卫生
1、收拾前台卫生，保持前台干净、整洁

每天中午
2
值班
1、每天中午一人留守值班

每天
3
客户接待
1、 详见客户接待流程内容
2、 督察相关负责人员记录客户的来访信息
3、 若是新客户监督设计师填写《客户来访信息表》，老客户注意填写每天的客户流量登记《客户登记表》
《客户来访信息表》
《客户登记表》

每天
4
员工外出登记
1、 员工外出必须填写
2、 行政-前台人员注意查看外出登记表
3、 将关于客户的量房信息提供给总经办人员，打设计师的量房信息回访
《员工外出登记表》
《设计师量房登记表》

每天
5
广播
1、 每天上班进行广播，工作期间不定期广播
2、 每天下班温馨提示
3、 员工生日当天给予问候祝福
4、 客户签单
5、 广播形式找设计师/设计部经理
《员工生日记录表》

流程说明—“前台接待"
1。 每天前台2个人，负责前台接待。
a．具体接待工作流程,详见客户接待流程明细。（前台接待流程-客户接待流程）。
b．注意填写《客户来访信息表》，方便日后工作。
2. 任何员工无论职位大小均需要填写《员工外出登记表》。行政—前台人员监督员工的外出信息登记.
a． 任何外出情况均需要填写外出登记表。
b． 若是设计师外出量房，行政—前台人员将客户的量房信息(小区名称、客户电话）汇总提供给客服部，督促客服部的回访信息，同时行政主管注意检查回访的满意程度，将定期上报总经理.
c． 若是看主材信息，归来填写学习成果。
d． 若是去施工工地，在备注中可说明：施工进程，客户的满意度,工地的问题。。。
3。 广播。
A．调动公司工作气氛。
a．可根据实际情况，每天上下班广播.
b．上午大概11点左右,下午大概4点左右，可根据实际情况调节公司工作气氛（可以放1—2首流行音乐）。应能体现出公司的年轻活力,文化,服务。。。
c．统计员工生日，给予全公司的问候。
d．可定期以专题的广播形式，调节公司工作气氛。
B．合理的人员分配（试运行）
a．以广播形式为客户服务，可根据实际情况，如果签单感谢客户对公司的信任。
b．前台接待客户完毕以广播形式，广播设计师/设计部经理，到洽谈室。
（例如：设计部××请到第×洽谈室，有客户等候;
设计部经理请到第×洽谈室,客户等候咨询）
B、 行政日常管理工作流程
时间
序号
事件
标准
有关文档
承办人员
每周二
1
会议纪要
1、 每周二上午10点中层会
2、 行政主管负责记录会议纪要。
3、 总经理审核会议纪要的内容后，将会议纪要以电子版形式下发给各个部门经理。

每天
2
合同
1、行政专员到财务室领取合同资料；
2、每位设计师从行政人员手中领取合同档案一份时需做详细的登记记录.
3、每签一份合同需记录一次客户合同信息,定时询问此客户的施工进展。
《附件四:合同领用登记表》《附件五:已签合同客户记录表》

每天
3
值班
1、 行政值班人员每早8：30—8：40左右开门
2、 下班前检查办公环境中的水电设施
3、 每天下班先将后门锁上
4、 下班后需向加班人员交接：前门及办公室状态
《附件六：值班信息表》

4
投标资质
1、 提前准备出投标资质文件
2、 领取资质签需填写领取表
3、 资质设计内容：公司荣誉证书（2页）、税务登记证（正/副）、承包工程资质、企业法人营业执照、组织机构代码证、设计资质。(共计8页）
《附件七:资质领取登记表》

4
物品采购
1、 办公物品采购
2、 财务报销
《附件八：物品采购申请单》报销凭证

5
固定资产统计
1、 统计公司固定资产
2、 统计物品入库情况
《附件九：固定资产统计表》
《物品入库单》

6
物品领用
1、 领用物品必签物品领用登记
2、 以旧换新
《附件十：物品领用登记表》

每天
7
考勤
1、 每天登记考勤信息
2、 注意查看请假公休等记录表
3、 工作期间不定期检查员工的出勤状况
4、 对违反考勤规定者予以处罚
《附件十一：考勤表》《附件十二：请假单》《处罚单》《处罚通知汇总表》

每天
8
卫生
1、 合理分配卫生工作量
2、 制定检查标准
3、 检查卫生状况，保障每个角落干净整洁
《卫生区域划分明细表》
《卫生检查标准》《卫生检查表》

每天
9
监督各个部门工作。
1、 协调各个部门的工作，汇总问题
2、 收取各个部门每天的会议纪要进行汇总。
3、 注意部门与部门之间的工作流程。(逐步汇总部门间的协作关系/工作流程）
《各个部门工作总结表》《意见反馈表》
待完善
(目前此类工作由总经办负责)
每天
10
工作氛围
1、 调节公司整体的工作氛围
2、 工作时间不定时巡检工作状态

待完善中
每天
11
日常管理(公司各项规章制度的制定、贯彻、落实)
1、 上班期间对违反制度员工进行处罚
2、 每天不定期检查员工工作状态
《处罚单》
《石家庄满堂红日常管理制度》（日常考勤、奖励、处罚)

每月
12
汇总各个部门费用
1、 每月统计各个部门费用去向
2、 将数据汇总上报总经理
《×月各部门费用统计表》

13
各部门电话统计
1.统计各个部门使用的电话号码，费用等,做为参考记录
《各部门电话记录明细表》

14
部门间协作
1.涉及到部门间的工作联系，注意填写<任务签收单>,防止此项工作遗忘。
《任务签收单》

15
奖励
1.每月统计全勤员工给予奖励

16
处罚
1.对违反公司管理条例的员工进程处罚
《处罚单》

17
员工电话不断更新
1.将电话记录表不断更新

18
名片申请
1. 各部门名片制作统计
2. 除设计部及互动部所有人员每个月只允许申请一盒名片

19
打印复印
1. 各部门打/复印文件需填写记录表
《打/复印登记表》

流程说明-“行政日常管理”
1。会议纪要：公司机密文件，任何人泄露均需承担法律责任。
2.合同:
a。若有设计师合同，签写合同领用登记表，详细记录：领取时间、领取人、合同编号、归还时间(若未签合同填写归还时间）、备注（若签合同在备注中体现）；
b.若设计师签合同，注意检查合同是否有漏填项目，完整无误将合同提交给财务部保管;
c。定期到财务室统计《已签合同客户记录表》
d.不定期询问施工进展。
3.值班：
a。每天一位员工值班.
b。早上8点半开门。开灯、放音乐，早迎接（“早上好！！！"）
c。中午值班。巡检时注意检查电源情况。离开工位超过20分钟的员工（除机器处于正常的工作状态外），请随手关机,节约能源。并及时填写《值班信息表》
d.每天下午下班后首先将后门锁上。
e.下午下班离开前若有员工需要加班， 需将值班的工作内容交接（例如：未走人员的办公环境中的水电安全交接、前门交接、空调），并在《值班信息表》中签字，交接值班内容.
11。日常管理：（包括事件7/8）
详见内容请见《石家庄满堂红日常管理制度》
C、 人力资源部工作流程
时间
序号
事件
标准
有关文档
承办人员

1
员工访谈
1、对各部门员工不定期访谈，了解最新员工工作状态,要求及须改进的地方。
《员工访谈信息表》

2
人员信息
1、 电子版形式将在职人员信息进行汇总
2、 合同管理
3、 员工保险
《人员人事档案》

3
面试
1、 所有新员工必先经过行政人事部面试通过后方可与面试部门经理进行面试沟通
2、 填写应聘表
3、 试用员工登记表
《应聘表》
《试用员工登记表》

新进员工第一天
4
培训
1、 新员工统一培训
2、 行政部培训公司文化、公司管理制度
3、 行政人事部培训结束后交由部门经理进行工作讲解培训
PPT:新员工入职培训
待完善

5
考核
1、 员工试用期3个月结束后，填写试用员工转正申请表
2、 由部门经理对需转正员工整体做一次考核
3、 行政人事部队需转正员工进行综合评价
4、 将所有信息存档
《试用员工转正申请表》
《部门员工考核表》
《试用员工综合评价表》

6
离职
1、 访谈，问其离职原因，总结出该员工对本公司的建议。
2、 填写离职登记表，存档
《离职登记表》

7
辞退
1、 与工作不合格的员工沟通
2、 工作交接
《离职登记表》

8
不定期员工调查
1、不定期对员工的心态及对公司不满意、对部门经理不满之处的,进行沟通，调查

待完善
流程说明—“人力资源部”
1. 员工访谈
A． 员工上班第一周访谈，了解适应情况.
B． 员工上班第一个月访谈，了解工作状态.
C． 不定期员工访谈，搜集见解。
2. 面试（正规的面试形式可以能更好的展现公司形象地位)
A. 电话通知面试人员，注意让其携带简历.
B. 面试问题（例如：自我介绍，介绍家庭，工作经历…），通过面试提问了解面试人员的心理素质,表达能力，真诚、诚实度……
C. 填写:应聘表/试用表
3．新入职员工培训（行政人事部的培训内容）
A．了解公司文化（满堂红员工手册）。
B．各项规章制度。
C．岗位职责
4。员工转正
A．试用期3个月。
B．转正申请。
C．考核